Modalités financières & formulations Formation RC / MAF mars 2011

2 Introduction -Importance des formulations -Évolution des modalités financières -Rôle transversal

Formation RC/MAF mars Objectifs vous donner des informations concernant le processus de formulation, la définition des modalités financières et les outils vous convaincre de /confirmer l’importance de votre rôle dans les formulations de projets partager les expériences « formulations » et « rédaction modalités financières »

Formation RC/MAF mars Table des matières PARTIE I : Les formulations de projets PARTIE II : Les modalités financières PARTIE III : Guideline NEX (Overall assessment - Organizational assessment - Choix des modalités financières)

Formation RC/MAF mars PARTIE I : Les formulations de projets

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets Contenu : -Quels sont les objectifs? -Quelles sont les étapes? -Quel est votre rôle? -Quels sont les outils? -Difficultés rencontrées

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) Objectifs : Finance s’assure que : le budget est un outil de gestion efficace du projet. Les fonds définis dans le budget sont bien fondés et permettent la réalisation de l’objectif. le budget, utilisé dans le système de gestion financière de la CTB, a une structure cohérente. Finance s’assure que les modalités financière du projet vont pouvoir garantir la bonne gestion des fonds publics et la maîtrise des risques financiers. Finance s’assure que les ressources humaines sont suffisantes pour assurer la bonne gestion financière du projet

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) Cela concerne les projets bilatéraux, les bourses (Fabien) et les FEE (pas aide budgétaire, ni IS)

Formation RC/MAF mars Formulations - étapes Overall Assessment PIC IDE CS CMO 9 mois ( 36 semaines ) SMCL CCQ Envoi DTF à la DGD 10 jours ouvrables Réception en interne du DTF pour validation 2 semaines Budget du projet Choix et rédaction des modalités financières d’exécution Scenario de la formulation et Validation Mission(s) de formulation Organizationnal Assessment

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 1)Planning -Octobre n-1 : Tableau des formulations ( DGD CTB) -Coordination des formulations -Suivi et coordination au sein de Controlling -Johan : gestion financière fonds de formulation -Patricia : vue d’ensemble, suivi des étapes  Rôle RC/MAF : infos sur manager et sur échéances (proactivité)

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 2) Overall Assessment NEW ! NEX (mardi 08/03)

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 3) IDE & Scenario = démarrage de la formulation -manager de formulation -scénario de la formulation (et budget) -template existe -timing, études, rôles et responsabilité, etc.  le RC/MAF est impliqué et fait partie de l’équipe de formulation (proactivité) -SMCL valide les TDR

Formation RC/MAF mars Formulations - étapes Overall Assessment PIC IDE CS CMO 9 mois ( 36 semaines ) SMCL CCQ Envoi DTF à la DGD 10 jours ouvrables Réception en interne du DTF pour validation 2 semaines Budget du projet Choix et rédaction des modalités financières d’exécution Scenario et Validation Mission(s) de formulation Organizationnal Assessment

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 4) Mission terrain & études (Mettre à jour le planning) -Déterminer les organisations partenaires et les activités -Commencer le budget (niveau de détail interne) -Déterminer les modalités financières  Suivi et participation des RC/MAF O utils : budget (canevas, guide), liste de coûts, check list budget, template et check list modalités financières

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 5) Organisational Assessments NEW ! NEX / Accords d’exécution (mardi 08/03)

Formation RC/MAF mars Formulations - étapes Overall Assessment PIC IDE CS CMO 9 mois ( 36 semaines ) SMCL CCQ Envoi DTF à la DGD 10 jours ouvrables Réception en interne du DTF pour validation 2 semaines Budget du projet Choix et rédaction des modalités financières d’exécution Scenario et Validation Mission(s) de formulation Organizationnal Assessment

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 6) Rédaction des modalités d’exécution financières  Rédaction des modalités financière par RC/MAF avec input équipe formulation -Motiver le choix (document interne controlling) -Déterminer les risques et les mesures de maîtrise -Appui conseil (& suivi de l’ensemble des projets) (Patricia)

Formation RC/MAF mars Formulations - étapes Overall Assessment PIC IDE CS CMO 9 mois ( 36 semaines ) SMCL CCQ Envoi DTF à la DGD 10 jours ouvrables Réception en interne du DTF pour validation 2 semaines Budget du projet Choix et rédaction des modalités financières d’exécution Scenario et Validation Mission(s) de formulation Organizationnal Assessment

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 7) Validation interne Budget & Modalités financières -Validation interne formelle par Controller  Communication à Danny par le RC/MAF -Information et signature à temps -Prendre en compte les échéances (planning, équipe de formulation) -Si «specifique» alors backing durant la formulation et documents transmis quelques jours à l’avance avec questions précises

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) « Par la présente, je confirme, Que le budget du projet/programme est bien structuré, que les montants sont argumentés et que les totaux sont corrects ; Que les modalités d’exécution financières sont basées sur une analyse, elles sont motivées et sont clairement définies ; Que les moyens (personnel / audit) sont suffisants pour pouvoir garantir la bonne gestion financière du projet/programme».

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 8) Envoi DTF à DGD  RC/MAF s’assure que le DTF validé est envoyé -Budget FIT (processus) -Historique / informations (V:) -Suivi des risques

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) 9) CCQ & SMCL -Décision CCQ -Approbation DTF en SMCL (attention aux changements) -Signature CS CMO  Suivi par le RC/MAF (et coordination)

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) Outils : Formulation – modalités financières des projets- Recommandations concernant les aspects financiers des formulations de projets/programmes, janvier 2010 (idem EST) Tableau des formulations et échéances (idem EST) BUDGET Template budget (avec un niveau de détail interne supplémentaire) Liste de coûts pays (et template liste de coûts) Check list validation budget Guide élaboration du budget d’un projet Instruction input Fit Instruction send Fit Data MODALITES Template Modalités financières (régie cogestion) Check list Modalités financières Template motivation du choix des modalités

Formation RC/MAF mars Partie I : Les formulations de projets (suite) Questions ? (organisation – outils - planning – rôle) Difficultés rencontrées? Points d’attention?

Formation RC/MAF mars Table des matières PARTIE I : Les formulations de projets PARTIE II : Les modalités financières PARTIE III : Guideline NEX (Overall assessment - Organizational assessment - Choix des modalités financières)

Formation RC/MAF mars Partie II : Les modalités financières Contenu : -Les modalités d’exécution : Overall Framework -Modalités financières : définition et structure -Exemples

Formation RC/MAF mars Partie II : Overall framework project modalities Partnership We always decide everything together with the partner

Formation RC/MAF mars Partie II : Overall framework project modalities

Formation RC/MAF mars Partie II : Overall framework project modalities Projects are multi-modal Many partners with different capabilities Not necessarily the same modality in each field (Fin, RH, ….)

Formation RC/MAF mars Partie II : Overall framework project modalities « Fiche signalitique »

Formation RC/MAF mars Partie II : Overall framework project modalities Who takes responsibility ? Together (Cogestion) BTC (Regie) Partner (Nex)  What system to be used ? To be decided BTC system, most of the time Partner system, most of the time 

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières Définir les Modalités financières = définir l’organisation financière du projet, qui garanti la bonne gestion des fonds publics et la maîtrise des risques financiers (càd les conditions financières, les modes d’exécution financières, … ) Définies de manière à : -Etre le plus clair possible -Garantir la bonne gestion financière des activités -Permettre la maîtrise des riques fiduciaires Se mettre en situation, être réaliste et motiver les choix

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières Risques fiduciaires = (déf. OCDE) Possibility that the funds of an aid intervention: Are not used for the intended purposes Do not achieve value for money (cost effectiveness) Are not properly accounted for

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières Domaines de gestion financière = Cycle de la dépense -Préparation du budget : format, niveau de détail, classification, timing, etc. -Exécution du budget : Gestion du budget et programmation, engagement, contrôle interne -Cash management : comptes bancaires, pouvoirs de signature, transferts, paiement -Comptabilité et rapportage financier -Audit -Staff financier

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières  Choix des modalités : définition des des risques et actions de maîtrise des risques  Contenu concret  Définition des modalités sur différents points  Pas de solution standard, bonne combinaison à trouver  Motivation du choix

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières MODALITIES Risks for donor depends on Performance of organisation Risk profile of project Modalities will be defined based on risk level Feasability issue also has to be analysed Motivation report

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières Budget : Elaboration -Montant total -Durée totale (enveloppe) -Niveau de détail du budget -Flexibilité budgétaire (variations autorisées)

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières Budget : Exécution -Fréquence des suivis demandés -Fréquence des planning financiers demandés -Contenu (nature dépense) -Compte bancaire spécifique ou non -Plafonds -Mandats, pouvoirs de signature -Double signature exigée -Fréquence et conditions des versements -Transparence, extraits bancaires -Fonds de roulement / activités spécifiques -Etc.

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières Reporting et comptabilité -Fréquence des rapports financiers demandés -Fréquence des rapports opérationnels demandés -Contenu des rapports (suivi budget, planning, etc.) -Approbation des rapports -Niveau de détail exigé -Liste, copies ou originaux des factures -Outil utilisé (Excel, logitiel, etc.) -Gestion des engagements -Etc.

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières Audit -Fréquence des audits exigés -Type d’audits exigés (financier, procédures, value-for- money, etc.) -Audit externes, nationaux, internationaux -Audit commun, spécifique -Plan d’action et suivi des recommandations -Etc.

Formation RC/MAF mars Partie II : Structure Modalités financières Organigramme et staff financier -Participation au choix du staff financier (ANO, mise à disposition, recrutement commun, sélection commune, choix final, etc.) -Estimation du nombre de staff nécessaire -Estimation des profils de fonction nécessaires -Rôle et responsabilités AT (international, national) -Rôle et responsabilités comptable, financiers, etc -Etc.

Formation RC/MAF mars Partie II : Modalités financières Exemples Exemples de modalités (cfr exercice LAF) Exemples de projets et leurs modalités financières Echanges d’expérience

Formation RC/MAF mars Partie II : Modalités financières Questions?

Modalités financières & formulations Formation RC / MAF mars 2011

45 Table des matières PARTIE I : Les formulations de projets PARTIE II : Les modalités financières PARTIE III : Guideline NEX (Overall assessment - Organizational assessment - Choix des modalités financières)

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX Présentation du guide et ses objectifs Overall assessment Organizational assessment

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX - Presentation Rappel du contexte : -DP 2006, Accra 2008, Busan Formulations de projets CTB R&D NEX? : Concepts, responsabilités, processus de décision -Guideline : document commun DGD CTB -Validation : novembre 2010 (New!) Objectif : -Définition modalités financières du projet - volonté de NEX Rôle RC/MAF : -Equipe pays (et équipe formulation)

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX - Presentation - NEX applies to what ? First finance and procurement …

Formation RC/MAF mars Overall framework project modalities Who takes responsibility ? Together (Cogestion) BTC (Regie) Partner (Nex)  What system to be used ? To be decided BTC system, most of the time Partner system, most of the time 

Formation RC/MAF mars Execution modalities as output of risk analysis Overall assessment Organizational assessment Choice of execution modalities

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX - Presentation Overall assessment Organisational assessment Choix des modalités d’exécution financières Dossier de motivation DTF

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX - Choix des modalités PIC Formulations Performance organisation Type of project (budget, Type of activities, …) Modalities used by other donors Feasibility of different modalities Risk level donor Choice of modalities and risk mitigating measures Overall Assessment

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX - Modalities Risks for donor depends on Performance of organisation Risk profile of project Modalities will be defined based on risk level Feasability issue also has to be analysed Motivation report

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX- Presentation - Roll-out Guidelines have to be respected First overall assessment If partner only wants national execution and there is no overall assessment available -> directly doing organisation assessment is an option (joint decision cabinet, DGD, BTC)  Partage des risques ( accords d’exécution)

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX- BTC is responsible for: Formulation Ensuring an adequate risk analysis, Defining risk mitigating measures Execution Verifying that the agreed risk-mitigating measures are properly implemented, and delivering an annual report on that matter, Auditing the project every year and delivering a report, Taking measures, seeking solutions with the partner and possibly using sanctions in case of a negative audit report, including recuperation of misused funds, Informing adequately and timely the Belgian State.

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX – Presentation - Changing modalities A switch to national execution is not allowed unless explicitly provided for in TFF and CS. Amendment of CS necessary If annual audit finds that the organisational performance is declining, this issue will be discussed in the steering committee and the strengthening of the risk-mitigating measures can be decided by BTC. Similarly, BTC can also decide to relax the risk-mitigating measures during project execution following conclusions of the annual audit and after discussion in the steering committee.

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX – Risks Fiduciary risk Development risk Reputation risk

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX Présentation du guide et ses objectifs Overall assessment Organizational assessment

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment Guideline NEX § 2.1 Objectif : “The objective of the overall assessment is to allow Belgium : -to take a stand -on the opportunity of using national execution -for financial and procurement management -in projects -in a country (and in key sectors if deemed necessary). The analysis assesses : -the risks and opportunity risks, -both fiduciary and developmental”.

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment Timing: “The Embassy is also responsible for preparing the ICP for the Minister of Development Cooperation and particularly for the eligibility study for budget support. The overall assessment is part of that preparation”.  Les Overall Assessment sont organisés dans le cadre des PIC sur demande de la DGD

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment Conditions – minimum requirements: 1) systèmes (PFM et Procurement) robustes -PEFA -OCDE DAC MANPS 2) volonté prouvée du partenaire

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment Etapes et rôles DGD / CTB :

Formation RC/MAF mars

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment  La DGD fait la demande formelle d’un Overall Assessment  La CTB contribue à la revue documentaire et donne un avis sur la qualité des informations collectées (doc. 3 ans max)  La DGD informe le partenaire et confirme le calendrier de la mission.  Les secteurs sont identifiés par la DGD (si nécessaire).  Les Overall Assessment (partie risques fiduciaires) sont coordonnés par Controlling. Les TDR sont rédigés par Controlling (cfr texte standard) et validés par la DGD.  Le rapport est ensuite discuté avec la DGD et validé par la DGD.

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment L’analyse des risques fiduciaires (étape 6) est réalisée par Controlling (PCD et RC/MAF) et L&A. Avec consultants internationaux et nationaux  Les consultants internationaux sont déjà recrutés (société ADE).  Les consultants nationaux (si nécessaire) sont recrutés par la Représentation.

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment Etape 6 : CS performance assessment Analysis and interpretation of existing credible performance assessment reports and documents, in order to determine the (fiduciary) risks. The objectives of the study are: 1.Appreciating the main risks involved in using national execution for public financial and procurement management during the execution of projects in the key sectors, 2.Providing recommendations: - As to what extent national execution can potentially be used in the key sectors, - On risk mitigating measures. The final product of this analysis is a document including the following elements: 1.Description of the key processes of public financial management and procurement (overall and in the key sectors) 2.Overview of main weaknesses and strengths per field (budget elaboration, budget execution, accounting and reporting, audit, procurement) (overall and in the key sectors); 3.Overview of how weaknesses are being addressed; 4.Appreciation of the main risks involved in using national execution for public financial management and procurement in the execution of projects (overall and in the key sectors); - Recommendations as to what extent national execution can potentially be used in the various public finance management and procurement components and this from a risk point of view; - Recommendations on risk mitigating measures that can be taken

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment  L’analyse « Opportunity Risk » est réalisée par la DGD.  Le tableau final est réalisé la fin du processus càd après l’étape 10 par la DGD.  La position de la Belgique et la soumission de l’agreement avec le pays partenaire sont réalisés par la DGD.

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment Rôles RC / MAF -Connaissance PFM -Connaissance processus FIN. et MP pays -Accompagnement -Suivi des recommandations Overall assessment Rwanda ongoing -Vietnam ongoing -Others : UGA, PZA, MOZ

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment - « things to read » -SIDA PFM Handbook for delegates -DANIDA open course -AFD Gestion des finances publiques -DFID how to manage fiduciary risks -UE cadre opérationnel (2009) utilisation des systèmes nationaux -PEFA cadre de mesure de la performance GFP -OCDE DAC méthode d’évaluation des régimes nationaux de passation de marchés

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment - Exemple Rwanda Préparation : -Revue documentaire -Communication interne, externe et calendrier mission Mission : -Ambassade -Check compréhension objectifs -Présentation fin de mission -Consultants nationaux : processus -Minisitère des finances (et secteurs) -Autres bailleurs de fonds Rapport : -Consultants internationaux -Validation interne -Validation DGD ?

Formation RC/MAF mars Partie III : Overall Assessment - Exemple Rwanda Lesson’s learned - Nouveau pour CTB et DGD -Méthodologie -PFM -Output -Contexte Rwa -Etc. Suite?

Formation RC/MAF mars Partie III : Guideline NEX Présentation du guide et ses objectifs Overall assessment Organizational assessment