TRESORERIE Cash Call Envoi de fonds Comptabilisation (Formation des comptables/projets) 1

Plan du travail 1. Déterminer le montant du Cash Call 1.1. Montant du Cash Call 1.2. Céation et Soumission Cash Call 1.3. Cash Call d’urgence 2. Comptabilisation Cash Call et envoi de fonds 2.1. Comptabilisation Cash Call 2.2. Envoi Fonds 3. Echange d’expérience 2

1. Définition du cash call Un cash call est une demande d’alimentation en fonds faite par le projet en vue de permettre l’exécution des activités de ce dernier. Activités du projet : voir structure du budget du projet (voir module Programmation financière) Au debut de Projet: Cash Call de démarrage (fichier Excell) 3

Contenu du cash call (annexe 2) Informations sur le budget, les transferts reçus ( ), les dépenses HQ ( prévues et réalisées) Calcul du montant du cash call Coordonnées du projet Données relatives au compte bancaire et a l’institution financière Signature chef de projet Remarques éventuelles 4

1.1. Calcul du montant du Cash call Montant Cash Call= (B - A + C) A=Somme des fonds disponibles à la fin du trimestre en cours (Q) sur les comptes du projet ( convertis en Eur) A= 1 – = somme des fonds disponibles sur les comptes du projet convertis en € au debut du trimestre en cours 2=Programmation financière pour le trimestre en cours 3= fonds reçus du siège pendant le trimestre en cours B=Programmation financière pour le trimestre suivant (Q+1) C= Cash Buffer (tampon), égal a un tiers de la programmation financière du trimestre suivant (Q+2), avec un maximum de EUR. 5

1.1. Calcul du montant du Cash call (suite) Deux restrictions Montant cash call <= budget – fonds reçus – dépenses HQ (réalisées + programmées) Si A >= B alors montant cash call = 0 Exemple (Cfr fichier PDF) Annexe 1 6

1.2.Création d’un cash call Effacer les cash call précédents qui n’auraient pas été payés Fermer (via la commande change status) les cash call précédents payés partiellement Création du nouveau cash call ( commande create a new cash call Regie dans FIT) Compléter les PHQ ( payments by HQ = dépenses payées par le siège ) dans les cases en orange Si montant cash call = 0, envoyer le fichier PDF de ce dernier au PST 7

1.2.Création d’un cash call (suite) Introduire les noms des personnes ayant le pouvoir de validation du CC Contrôler les éléments suivants: l’ensemble des cash call reçus, le budget et PRG FIN sont corrects et correspondent à la réalite, les données bancaires et du projet, cohérence avec le cash call précédent (numéro référence, montant indiqué Procéder a l’approbation du CC, exporter et envoyer au PST 8

Conditions de soumission du cash call La programmation financière approuvée La comptabilité du dernier trimestre a été clôturée Signature : si co-gestion 2 signatures, si Régie 1 signature Envoi du fichier au PST (version électro et papier signée) Délai: CC a envoyer au PST, au plutard le 05 du dernier mois du trimestre en cours 9

1.3. Cash call d’urgence Définition: soumettre le Cash call du trimestre suivant de manière anticipée. Pourquoi: circonstances imprévues, éviter que le projet surestime sa programmation financière parceque n’étant pas sûr des dépenses prévues Processus: identique à celui du CC ordinaire Conditions: modification de la programmation financière, explication écrite des circonstances imprévues, clôturer la comptabilité du trimestre précédent. 10

Les statuts d’un cash call Un cash call peut avoir un des statuts suivants: Statut d’approbation o Approved o Not approved (draft) Statut de paiement o Not Paid (Open) o Partially paid (Open. Peut être changé en Closed si plus aucun paiement ne sera fait sur base de ce cash call) o Paid (Closed) 11

BUDGET DB BCDC Caisse USD Caisse CDF SOFICOM + PST PROJET HQ-RR-PST CASH CALL DGCD Schéma du circuit des fonds du Projet 12 Fournisseur Entrepreneur

2. Comptabilisation cash call et envoi de fonds 2.1. Comptabilisation cash call Le cash call se comptabilise en Les transferts entre comptes financiers du projet passent en (d’abord en OUT dans le compte qui cède, puis en IN dans le compte qui reçoit). 13

2.2. Transfert de fonds Particularité des transferts via SOFICOM à la fin du mois Si SOFICOM est remboursé au courant du même mois : on passe en Si SOFICOM est remboursé le mois suivant : on passe d’abord en avance IN ( ) Au début du mois suivant, on fait un repayment, et on active le transfert IN qui sera lettré avec le transfert OUT de la banque. 14

Circuit financier avec Soficom Demande de transfert de fonds 1.Après constitution du dossier de paiement, le PST adresse une demande de fonds à SOFICOM qui donne le code. 2.Le PST communique le code au projet qui retire les fonds ou qui le transmet au bénéficiaire 3.Après paiement par SOFICOM, le projet confirme et renvoie la preuve de retrait au PST 4.Le PST qui a déjà reçu la facture SOFICOM joint la preuve au dossier et effectue le remboursement sur le compte banque du projet. 15

Dossier de paiement / Soficom Eléments essentiels pour constituer un dossier de paiement La facture ( vérifiée en fond et en forme) Le bon de livraison (ou PV de réception, ou rapport) Bon de commande ou notification Une autorisation de dépense Suivi des paiements (travaux/paiements échelonnés) 16

MERCI DE VOTRE ATTENTION 17