Gestion de trésorerie Gestion financière des projets

2 Avril 2010Gestion de trésorerie OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer la trésorerie tout au long de la durée du projet dans le respect des procédures en vigueur au sein de la CTB; il pourra : Expliquer l’importance de la gestion de trésorerieExpliquer l’importance de la gestion de trésorerie Expliquer le mode de financement de la CTB et de ses projets Mener à son terme le processus de cash call Expliquer les différents modes de paiement utilisés à la CTB Gérer ses comptes bancaires Gérer ses caisses

3 Avril 2010Gestion de trésorerie 1OBJECTIFS DE LA GESTION DE TRESORERIE Garantir la disponibilité des fonds Minimiser les moyens sur les comptes des projets. Limiter les risques Minimiser les coûts des transferts et frais bancaires Garantir la disponibilité de l’information dans les temps sur les soldes bancaires et les transactions Garantir un processus fluide et sûr de paiements

4 Avril 2010Gestion de trésorerie OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer la trésorerie tout au long de la durée du projet dans le respect des procédures en vigueur au sein de la CTB; il pourra: Expliquer l’importance de la gestion de trésorerie Expliquer le mode de financement de la CTB et de ses projetsExpliquer le mode de financement de la CTB et de ses projets Mener à son terme le processus de cash call Expliquer les différents modes de paiement utilisés à la CTB Gérer ses comptes bancaires Gérer ses caisses

5 Avril 2010Gestion de trésorerie 2FINANCEMENT CTB ET PROJETS Financement de la CTB CTB reçoit moyens financiers de l’Etat belge sur base du budget approuvé

6 Avril 2010Gestion de trésorerie 2FINANCEMENT CTB ET PROJETS Financements des projets Premier transfert après signature CMO (cash call de démarrage) Sur base des appels de fonds = cash call Chaque trimestre appel et versement de fonds Synchronisation entre les flux entrants et sortants 4 tranches: chaque trimestre Projets pour autres bailleurs: défini dans contrat

7 Avril 2010Gestion de trésorerie OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer la trésorerie tout au long de la durée du projet dans le respect des procédures en vigueur au sein de la CTB; il pourra: Expliquer l’importance de la gestion de trésorerie Expliquer le mode de financement de la CTB et de ses projets Mener à son terme le processus de cash callMener à son terme le processus de cash call Expliquer les différents modes de paiement utilisés à la CTB Gérer ses comptes bancaires Gérer ses caisses

8 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL 3.1 Montant Calcul Solde disponible sur les comptes (banques et caisses) Programmation financière des dépenses locales Budget disponible

9 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL A : Estimation des moyens disponibles sur les comptes projet à la fin du trimestre en cours (A = 1-2+3) Total des moyens disponibles au début du trimestre Programmation financière dépenses locales trimestre en cours Fonds reçus dans trimestre en cours B : Programmation financière dépenses locales trimestre suivant C : Cashbuffer (1/3 du trimestre suivant, maximum de EUR) => Cash call = B – A + C

10 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL 3.1Deux restrictions Montant cash call <= budget – fonds reçus – dépenses HQ (réalisées + programmées) Si A >= B alors montant cash call = 0 (fonds disponibles > programmation) jamais uniquement versement du buffer

11 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL 3.2 Conditions Comptabilité trimestre précédent clôturée Version programmation du trimestre en cours établie et validée Signature sur papier Cogestion: par les 2 directeurs de projet (+ co-ordonateur) Régie: directeur de projet

12 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL 3.3 Information Information sur le budget, transferts reçus et dépenses par HQ (réalisées et programmées) Calcul du montant du cash call Données et adresse du projet Données compte bancaire (compte principal) et institution financière Signatures

13 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL 3.4 Deadlines Deadlines Projet vers RR: 10 mars / 10 juin / 10 septembre / 10 décembre De la représentation vers le siège: 20 mars / 20 juin / 25 septembre / 20 décembre Le 10 mars 2008 le cash call doit être introduit pour Q (financement du trimestre suivant) Ce cash call est basé sur la version programmation financière Q1 2008, établie en février

14 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL 3.5 Cash call d'urgence Introduction anticipée cash call Pourquoi? Circonstances inattendues Éviter surestimation consciente de la programmation Conditions: nouvelle programmation + commentaire + comptabilité trimestre précédent clôturée Paiement dans les 14 jours du montant nécessaire pour trimestre en cours Le reste à la date normale de paiement

15 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL 3.6 Transferts de fonds Début de chaque trimestre (ou plus vite si possible) Analyse de la faisabilité globale au siège Division/report: exception Division: Première tranche à la date normale de paiement Deuxième tranche à la demande du projet (si nécessaire) Si la première tranche suffit jusqu’au prochain financement: le solde du cash call ne sera pas versé (clôturer cash call)

16 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL Schéma de financement spécifique Par exemple pour projets d’infrastructure et projets avec marchés publics considérables Concertation avec projet Confirmation du transfert sortant par HQ Confirmation du transfert entrant par projet à la représentation Problèmes de transferts: après 2 semaines pas de fonds -> communiquer à RR

17 Avril 2010Gestion de trésorerie 3CASH CALL 3.7 Suivi situation de trésorerie Cash = coût Coût d’opportunité Dépréciation Faillite Limiter moyens non utilisés Éviter soldes négatifs Demander à temps le nouveau cash call S’assurer de la bonne exécution des transactions

18 Avril 2010Gestion de trésorerie OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer la trésorerie tout au long de la durée du projet dans le respect des procédures en vigueur au sein de la CTB; il pourra: Expliquer l’importance de la gestion de trésorerie Expliquer le mode de financement de la CTB et de ses projets Mener à son terme le processus de cash call Expliquer les différents modes de paiement utilisés à la CTBExpliquer les différents modes de paiement utilisés à la CTB Gérer ses comptes bancaires Gérer ses caisses

19 Avril 2010Gestion de trésorerie 4MODALITES DE PAIEMENTS 4.1 Instruments Virement électronique Virement papier Espèces Chèques

20 Avril 2010Gestion de trésorerie 4MODALITES DE PAIEMENTS 4.2 Critères Sécurité Rapidité Coût Travail administratif

21 Avril 2010Gestion de trésorerie 4MODALITES DE PAIEMENTS 4.3 Virement bancaire La meilleure modalité sur tous les plans Privilégier le plus possible paiement électronique Demander aux fournisseurs d’avoir un compte en banque

22 Avril 2010Gestion de trésorerie 4MODALITES DE PAIEMENTS 4.4 Espèces Coût: 0,3% - 2% Transport risqué, risque de vol et de violence Risque d’erreur Risque de fraude Pas d’interêt Coût administratif important

23 Avril 2010Gestion de trésorerie OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer la trésorerie tout au long de la durée du projet dans le respect des procédures en vigueur au sein de la CTB; il pourra: Expliquer l’importance de la gestion de trésorerie Expliquer le mode de financement de la CTB et de ses projets Mener à son terme le processus de cash call Expliquer les différents modes de paiement utilisés à la CTB Gérer ses comptes bancairesGérer ses comptes bancaires Gérer ses caisses

24 Avril 2010Gestion de trésorerie 5GESTION DES COMPTES BANCAIRES Structure de comptes: voir DTF Pouvoir de signature Compte principal: EUR ou F CFA Ouverture et clôture de comptes: Représentation Approvisionnement des comptes Fonds de roulement Besoins pour 1 mois Garder en EUR le plus longtemps possible Pas les derniers jours du mois. Comptes à terme: interdit Solde négatif: interdit

25 Avril 2010Gestion de trésorerie 5GESTION DES COMPTES BANCAIRES 5.1 E-banking Outil local Effectuer des transactions sur les comptes locaux Consulter les comptes locaux Outil Deutsche Bank Régie Effectuer des transactions sur le compte principal Deutsche Bank Consulter les comptes locaux et Deutsche bank Fort recommandé

26 Avril 2010Gestion de trésorerie 5GESTION DES COMPTES BANCAIRES 5.2 Relations bancaires Partenaire bancaire choisi par le siège ensemble avec la représentation Contact avec la banque en cas de problèmes importants via représentation

27 Avril 2010Gestion de trésorerie 5GESTION DES COMPTES BANCAIRES 5.3 Services bancaires du siège Crédit documentaire Garanties bancaires

28 Avril 2010Gestion de trésorerie OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer la trésorerie tout au long de la durée du projet dans le respect des procédures en vigueur au sein de la CTB; il pourra: Expliquer l’importance de la gestion de trésorerie Expliquer le mode de financement de la CTB et de ses projets Mener à son terme le processus de cash call Expliquer les différents modes de paiement utilisés à la CTB Gérer ses comptes bancaires Gérer ses caissesGérer ses caisses

29 Avril 2010Gestion de trésorerie 6GESTION DES CAISSES 6.1 Séparation de fonctions Caissier Comptable Direction du projet

30 Avril 2010Gestion de trésorerie 6GESTION DES CAISSES 6.2 Livre de caisse / sorties de caisse Chaque sortie et entrée doit être enregistrée immédiatement Documenter: pièce justificative orginale ou reçu de décaissement Cahier relié avec pages numérotées

31 Avril 2010Gestion de trésorerie 6GESTION DES CAISSES 6.3 Montant plafond Limiter risques Plafonds ! Comment déterminer? Besoins? Accessibilité banque? Sécurité? Dérogations à la règle: note interne signée, mail.

32 Avril 2010Gestion de trésorerie 6GESTION DES CAISSES 6.4 Certificat et contrôle de caisse Certificat = preuve écrite que la caisse contient bien le montant spécifié Quand? Le dernier jour du mois après la dernière transaction Qui?Préparation: caissier Contrôle de caisse et signature certificat: directeur de projet En cas de différence Noter sur certificat de caisse Régularisation: direction projet Contrôle surprise

33 Avril 2010Gestion de trésorerie MERCI DE VOTRE ATTENTION