PLACE & ROLE DU COMPTABLE AU SEIN D’UN PROJET Formation comptables CTB

1 Objectifs de la formation 1.1 Objectif général A l’issue de la formation, le comptable sera capable de : Circonscrire les TdR implicites et explicites à la fonction Percevoir son rôle dans la gestion et organisation fonctionnelle de l’information financière du projet Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

1 Objectifs de la formation 1.2 Objectifs spécifiques Le comptable sera capable de : Comprendre au mieux son rôle au sein d’un projet Relever les aptitudes organisationnelles nécessaires à la fonction Porter son attention par rapport à l’aspect transversal de sa fonction Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

2 Structure d’un projet Du point de vue taille du staff Le rôle du Comptable est fonction de la taille du Projet qu’il gère : il convient donc de percevoir ses tâches selon qu’il s’agit d’un projet : au staff réduit au staff moyen au staff complet Du point de vue sites d’activités Le rôle du comptable est aussi distingué selon que le projet a des sites d’interventions géographiquement variés ou multiples Unicité du site, mais à interventions géographiques diversifiées Multi sites Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

2 Structure d’un projet Au Staff réduit : Au Staff complet : AT AT Comptable Chauffeur Au Staff moyen : Secrétaire – réceptionniste Au Staff complet : AT Homologue Logisticien Comptable Caissier Secrétaire – réceptionniste Chauffeur Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

2 Structure d’un projet 2.1 Implications de la taille, sites du projet dans le rôle du Comptable Circuits d’informations complexes ou non définis Cumul des fonctions Charges du travail Incompatibilité trop accrue des rôles 2.2 Documents Directives de Gestion financière des prestations (trop général) Manuel des procédures (spécifique au Projet) Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

- TRAITEMENT / PROCEDURES - 2.3 Ligne d’activité du Comptable L’exécution de l’enveloppe financière du Projet passe par les décaissements des activités suivant l’objet social de la prestation, et le rôle du comptable s’étend sur toute la ligne en partant par l’engagement, décaissement jusqu’ au rapportage. En amont - TRAITEMENT / PROCEDURES - En aval - Engagements - - Décaissements - - Reporting - Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

3 JOB DESCRIPTION DU COMPTABLE 3.1 Fonctions essentielles Tenir la comptabilité des Projets Assurer et préparer les paiements des activités du projet Participer au suivi financier du Projet Assurer le bon déroulement du cycle d’achat Veiller au respect des procédures administratives et comptables Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

3 JOB DESCRIPTION DU COMPTABLE 3.2 Autres mots apparentés à la fonction Tenir : C’est réaliser la tâche d’imputations Assurer, préparer : C’est organiser, apprêter le travail au quotidien Participer : C’est appuyer, coopérer, apporter les inputs nécessaires à la réalisation de la tâche Veiller : C’est garder, contrôler le processus Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

3 JOB DESCRIPTION DU COMPTABLE Contrôler, organiser, réaliser et appuyer à la gestion de l’information financière du projet sont les maîtres mots de la profession Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

4 DOMAINES DE RESULTATS 4.1. Comptabilité Pour rappel, les principales exigences à respecter pour la Comptabilité sont Respect des délais Exactitude Exhaustivité Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

4 DOMAINES DE RESULTATS 4.1. Comptabilité Sous la supervision de l’AT et du LAF, le comptable a pour tâches pour ce domaine des résultats : Vérifier, encoder et classer les pièces comptables Préparer la comptabilité mensuelle Assurer la bonne gestion comptable du projet Contribuer aux audits internes et externes Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

4 DOMAINES DE RESULTATS 4.2 Trésorerie & paiements Les Cash Call sont payés sans faille selon les deadlines définis, pourvu que le planning financier Q-1 ait été approuvé et envoyé à HQ. L’importance de la trésorerie : La disponibilité des fonds : Veiller à ce que le projet dispose des moyens suffisants pour mener à bien ses activités Suivre la position de trésorerie : suivi régulier de l’ensemble des fonds disponibles en banques et cash en les rapprochant au fond de roulement et engagements du projet. Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

4 DOMAINES DE RESULTATS 4.2 Trésorerie & paiements Sous la supervision de l’AT et du LAF, le comptable a pour tâches dans ce domaine des résultats : Vérifier LES SOLDES bancaires et veiller à leur alimentation S’assurer de l’existence exhaustive de toutes les annexes au dossier de paiement Préparer les dossiers de paiement et veiller au respect des autorisations nécessaires Participer à la préparation des demandes trimestrielles d’alimentation en trésorerie Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

4 DOMAINES DE RESULTATS 4.3 Suivi financier du Projet Moyens financiers = Budget de Prestation L’importance de la gestion budgétaire se résume à 4 instruments: Planification : détermine les moyens nécessaire pour atteindre les résultats du projet Suivi financier : permet de vérifier si ; les limites budgétaires sont respectées, les moyens sont encore disponibles sur la ligne, un changement budgétaire s’impose les fonds sont utilisés de manière efficace et efficiente Suivi d’avancement Rapportage Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

4 DOMAINES DE RESULTATS 4.3 Suivi financier du Projet Sous la supervision de l’AT et du LAF, le comptable a pour tâches dans ce domaine des résultats : Participer à l’élaboration des planifications financières trimestrielles Analyser l’exécution budgétaire du projet, Projeter son niveau de réalisation Proposer des ajustements si nécessaires Point d’alerte dans le suivi financier du projet Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

4 DOMAINES DE RESULTATS 4.4 Cycle d’achat Le comptable doit maîtriser les directives sur les achats courants du projet. Il est doit demeurer le point charnière entre la manifestation des besoins et la conclusion d’achat : L’achat est-il prévu dans le budget La dépense est elle nécessaire suivant l’objet social du projet L’alternative retenue est-elle la meilleure – au moindre coût Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

4 DOMAINES DE RESULTATS 4.4 Cycle d’achat Sous la supervision de l’AT et du LAF, le comptable a pour tâches dans ce domaine des résultats : S’assurer du bon fonctionnement des cycles des achats Préparer les marchés de fournitures et services Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

5 EXERCICE DE REFORMULATION DES TdR DU COMPTABLE Nous récapitulons les TdR du comptable par domaine de Résultats Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

5 Termes de référence du comptable Resultat 40% Comptabilité Les principales exigences à respecter pour la Comptabilité sont : Respect des délais Exactitude Exhaustivité Vérifier, encoder et classer les pièces comptables Préparer la comptabilité mensuelle Assurer la bonne gestion comptable du projet Contribuer aux audits internes et externes Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

5 Termes de référence du comptable Resultat 25% Trésorerie & Paiements Garantir la disponibilité des fonds et suivre la position de trésorerie du Projet Vérifier LES SOLDES bancaires et veiller à leur alimentation S’assurer de l’existence exhaustive de toutes les annexes au dossier de paiement Préparer les dossiers de paiement et veiller au respect des autorisations nécessaires Participer à la préparation des demandes trimestrielles d’alimentation en trésorerie Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

5 Termes de référence du comptable Resultat 20% Suivi financier du Projet Participer à la Gestion efficace & efficiente de l’enveloppe financière Participer à l’élaboration des planifications financières trimestrielles Analyser l’exécution budgétaire du projet, Projeter son niveau de réalisation Proposer des ajustements si nécessaires Point d’alerte dans le suivi financier du projet Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

5 Termes de référence du comptable Resultat 10% Cycle d’achat Le comptable doit S’assurer du bon fonctionnement des cycles des achats Préparer les marchés de fournitures et services Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010

5 Termes de référence du comptable Resultat 5% Administration & Procédures Le projet doit être géré de façon à éviter au maximum les contentieux qui pourraient affecter la bonne marche du projet; il doit donc être géré suivant les procédures en vigeur : S’assurer du respect des procédures administratives et comptables de la CTB S’assurer de l’enregistrement régulier des documents administratifs S’assurer de la bonne gestion des inventaires Place et rôle d'un comptable au sein d'un projet Avril 2010