AVANCES - SUIVI DE CONTRATS Formation des comptables/projet

GENERALITES Gestion des avances Avances aux fournisseurs non permises si non prévues dans contrat Avance à titre personnel: non permises Pas de nouvelle avance si avance précédente pas encore remboursée ou justifiée Suivi strict des avances ouvertes Régularisations dans les 3 mois Remboursement dans la même monnaie 2

Les frais de mission Les dépenses de la caisse qui attendent les factures Les écritures (banque) dont on n’a pas de PJ, et on ne sait donc pas imputer Les avances en exécution des travaux Les transferts des comptes financiers faits à la fin du mois (DB débité, mais fonds non encore reçu à la BCDC; approvisionnement caisse reçu de SOFICOM, mais non encore remboursé à la fin du mois) 3 Enumérer les cas d’avance

Avance Principe : On ne peut effectuer un paiement qu’après que le service a été exécuté par l’adjudicataire et accepté par le fonctionnaire dirigeant. Exception: certains cas limités: l’art.5 de l’AR préciser dans le CSC les modalités/garanties/ doit être accompagnée d’une garantie bancaire en cas de monopole, quand l’acceptation du marché est subordonné par un versement d’avances.. 4 Différence entre avance et acompte

5 Acompte Un acompte est un paiement partiel d’un contrat. Ce paiement doit correspondre au % d’exécution ou fourniture de service rendu.

Suivi des avances Comment faire un suivi des avances Utiliser le fichier Excel conçu à cet effet Imprimer le rapport FIT des avances ouvertes Lettrage des avances Les frais de mission : Faire un repayment du montant prélevé Comptabiliser les différentes dépenses effectuées selon leur nature et sur la ligne budgétaire correspondante Selon le cas, rembourser au pensionnaire le surplus dépensé, ou le pensionnaire rembourse à la caisse le solde non utilisé. 6

La maturité d’une avance Une avance doit être remboursée dans les trois mois qui suivent son octroi. Principe du remboursement d’une avance Une avance est rembourse dans le compte et la monnaie de son octroi. Il arrive malheureusement de fois que le remboursement soit effectué dans un autre compte et dans une autre monnaie. L’exemple suivant donne la procédure à suivre pour résoudre l’équation. 7

Avance remboursée dans un autre compte et en une autre monnaie Lettrage d’avance remboursée dans un autre compte : Avance de 550 $ faite à un projet qui la rembourse 2 mois après par la banque (400 €) 1.Présence d’une avance OUT NOK dans la caisse USD de 550 $ 2.Comptabiliser le remboursement fait en avance IN NOK à la BCDC (400 €); 8

3. Tirer un chèque de 550 $ sur la banque 4.A l’encaisse de ce chèque (550 $), faire un repayment (avance IN) à la caisse USD pour lettrer l’avance de cette caisse (l’opération 1 est lettrée) 5.A la réception de l’extrait : isoler le montant de 400€ à comptabiliser en avance OUT qui va lettrer l’opération n° 2 et la différence en + ou – sera comptabilisée comme frais bancaires. 9

SUIVI DE CONTRATS Comment suivre un contrat ? À l’aide d’un fichier Excel auquel nous allons nous référer Quels avantages présente ce fichier ? Ce fichier permet de: Connaître le taux d’exécution du contrat Maitriser les engagements restant à honorer tant pour un contrat spécifique que pour tous les contrats en cours d’exécution Editer automatiquement le registre des contrats donnant la vue globale de tous les contrats avec leur statut 10

Quels avantages présente ce fichier ? (suite) Afficher les montants totaux de tous les contrats, le solde de tous les engagements à honorer Suivre l’exécution du contrat par rapport au délai d’exécution Opérer des retenues de bonne fin des travaux lors des paiements des acomptes et retenir éventuellement les avances Calculer le nombre de jour de retard Contrôler le dernier paiement Sur les avances + leur remboursement Sur les retenues de bonne fin des travaux + leur remboursement Sur le montant du contrat (il n’est pas possible de payer 1 centime de + par rapport au montant du contrat sans s’en apercevoir) 11

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