LES INVENTAIRES Formation des comptables CTB Du 12 avril au 16 avril 2010

Contribuer à l’acquisition et à la bonne gestion des investissements du Projet : En maîtrisant du processus d’acquisition des biens En établissant un lien entre l’inventaire comptable et la gestion physique des biens En faisant le suivi des dépenses de maintenance des biens Objectifs de la formation

Contenu 1. Processus d’acquisition des biens 1.1.Planification des investissements d’achat 1.2. Acquisition des biens 2. Inventaire comptable et gestion physique des biens 2.1. Inventaire comptable 2.2. Gestion physique des biens du Projet 2.3. Classement des documents 3. Suivi des dépenses de maintenance des investissements 3.1. Maintenant ces investissements 3.2. Suivi des dépenses de maintenance et d’investissements

1.1. La planification des investissements d’achat Le Projet acquiert ou réalise un certain nombre d’investissements dans le cadre de son fonctionnement normal. Ces investissements contribuent à la réalisation des activités et des objectifs du Projet. Le Projet doit dans la mesure du possible planifier, programmer et budgétiser l’acquisition de ces différents investissements dont il aura besoin pour son fonctionnement. 1. Processus d’acquisition des biens

1.2. Acquisition des biens Les besoins d’achat doivent être conformes à la programmation des dépenses en cours d’exécution. Pour cela, le comptable doit se poser une série de questions par rapport à l’exécution d’une dépense d’achat : Est-ce que l’achat est-il prévu dans la programmation financière en cours d’exécution? Est-ce que les moyens budgétaires sont-ils disponibles? La dépense est-elle nécessaire pour obtenir les résultats visés ou pour bien gérer le projet ? (la pertinence de l’achat, de la dépense…).

Les besoins d’achat obéir aux directives de la CTB sur les achats: Consultation d’au moins TROIS fournisseurs Egalité de traitement des fournisseurs Analyse des offres et motivation du choix de l’offre retenue Etablissement d’un bon de commande signé par le chef du Projet ou un responsable du PST (Portfolio support team) Réception et validation de la facture Paiement de la facture N.B. : Ces directives sont à considérer conjointement avec la législation belge sur les marchés publics.

Les besoins d’achat obéir aux directives de la CTB sur les marchés publics en RDC La législation Belge sur les marchés publics est toujours d’application pour les projets bilatéraux. Les projets sont responsables de tous les marchés ne dépassant pas €. Ces marchés peuvent être passés en PNSP (procédure négociée sans publicité). Les marchés dont le montant est supérieur à € sont de la responsabilité de la Cellule Marchés Publics de la Représentation.

Marché < € Les dispositions du CGC (Cahier Général des Charges) ne sont pas applicables pour ce type de marché. Le Projet doit consulter au moins TROIS fournisseurs (pro forma) avant de conclure un marché. Le marché peut se constater par une simple facture acceptée.

Marché entre € et € Les dispositions du CGC (Cahier Général des Charges) peuvent être appliquées en partie ou en totalité. Le Projet procède aussi à la consultation du marché avant la conclusion du marché Le marché est constaté par la notification de l’approbation de l’offre par la signature d’un contrat. Le Projet est tenu d’appliquer toute la procédure jusqu’à la réception et au paiement du bien acheté. Le Projet tient, pour ce type de marché, un registre de marchés publics lequel doit être régulièrement mis à jour et envoyé au PST pour information et contrôle. Ce registre est un dossier important pour la mise à jour du dossier inventaire du Projet.

2. Inventaire comptable et gestion physique des biens 2.1. Inventaire comptable Le Projet acquiert pour son fonctionnement des biens qui demeurent sa propriété jusqu’à sa fin. Tous les investissements du Projet doivent être repris dans un inventaire. L’inventaire, du latin inventus, est une liste exhaustive des biens considérés comme un patrimoine matériel ou une somme de biens du Projet afin d’en faciliter l’évaluation ou la gestion. Les investissements du Projet sont enregistrés dans leur totalité dans la sous classe 604 laquelle constitue l’inventaire comptable. Ces investissements ne sont pas amortissables.

La sous classe 604 comprend les lignes comptables suivantes : : Matériel Roulant (véhicules, motos, tracteur, etc…) : Equipements informatiques (PC, Imprimantes, Photocopieuses, licences informatiques, scanner, etc…) : Matières Premières (sauf celles destinées à la construction, stock de départ de semences, médicaments, engrais…) : Autres équipements (mobilier, matériels, téléphonie, etc…) : Constructions immobilières (Immeubles, aménagement bureaux, matériaux destinés à la construction…)

N° Description du véhicule Fournisseur Année d'acquisi tion Année de 1ère mise en service Quant.Valeur en €Etat MarqueModèlePlaque 1NISSAN Jeep Terrano 003 IT 072 AUTO TRANSPOR T COMPANY ,00 € véhicule amorti 2TOYOTA Hiace commuter 003 IT 202 CRFAO MOTORS ,00 €Très bon 3NISSAN Civilian 003 IT 307 AUTO TRANSPOR T COMPANY ,00 €Très bon 4MITSUBISHIPajero 003 IT 325 BUKKEHAV E Ltd ,46 €Très bon TOTAL ,46 €

2.2. Gestion physique des biens du Projet Tous les investissements du Projet doivent être repris dans un inventaire mis à jour régulièrement. Le but principal de l’inventaire est de faire une comparaison entre les données comptables et le stock physique des biens càd établir un lien entre les écritures comptables fournies par FIT (inventaire comptable) et la présence physique de ces biens pour en faciliter fla gestion. L’inventaire physique des biens doit être conforme aux écritures comptables

2.2. Gestion physique des biens du Projet (suite) La dépréciation des biens, le vol, la destruction ou la disparition affectent directement l’inventaire physique des biens et non les écritures comptables (l’inventaire comptable) car les investissements font partie de l’exécution des dépenses du Projet. Les investissements doivent être repartis en différentes catégories (véhicules, mobilier, matériels, ordinateurs, photocopieuses…).

Le suivi des investissements peut se faire dans un fichier qui comprendra les rubriques suivantes : La description du bien La catégorie du bien Le numéro du bon de commande Le nom du fournisseur Le numéro de la facture Le montant de la facture La valeur en euro Le service utilisateur Observations (voir tableau en Excel en annexe)

2.3. Classement des documents Le comptable du Projet doit, de manière systématique, tenir concomitamment au fichier d’inventaire un classement des documents comptables pour le suivi des investissements. Ce classement des documents doit se faire par catégorie des investissements (véhicules, mobilier de bureau, matériel de bureau, PC, Photocopieuses, etc…)

2.3. Classement des documents (suite) Chaque dossier contiendrait les principaux documents liées à l’acquisition de l’investissement : o Appel d’offres o PV de sélection o PV d’attribution o Bon de commande o Bon de livraison o Facture

3. Suivi de la maintenance des investissements Importance Le Projet doit maintenir un bon rendement de ses investissements afin de s’assurer un fonctionnement optimal de ses activités. Un inventaire final des biens du Projet est exigé à la fin du Projet (rapport final). Les investissements acquis et/ou réalisés dans le cadre d’une prestation de coopération deviennent propriété du pays partenaire (sauf mention contraire dans la convention spécifique qui régit la prestation) (voir fichiers attachés)

3.1. La maintenance des investissements La maintenance des investissements est de la responsabilité du logisticien. La maintenance est définie comme étant un ensemble des actions techniques, administratives et de management durant le cycle de vie d’un bien, destinées à le maintenir ou à le rétablir dans un état dans lequel il peut accomplir la fonction requise. La maintenance contient la notion de prévention et de correction

Types de maintenance Selon que l’activité de maintenance ait lieu avant ou après la défaillance d’un bien, on distingue : La maintenance préventive La maintenance corrective

La maintenance préventive peut être : Systématique càd exécutée à des intervalles réguliers de préétablis ou selon un nombre défini d’unités d’usage sans contrôle préalable de l’état du bien. Exemples : entretien simple du véhicule après km, entretien général du véhicule après km, entretien du serveur, etc… Conditionnelle càd basée sur une surveillance du fonctionnement du bien ou des paramètres de ce fonctionnement selon un calendrier ou à la demande. Elle est subordonnée à l’état du matériel et non à certaines conditions Exemple : entretien du split suite à son mauvais fonctionnement, entretien d’un ordinateur au niveau du soft et du matériel

La maintenance corrective est exécutée après détection d’une panne. Elle donne lieu à une action de dépannage permettant au bien de continuer à fonctionner ou à une réparation. Elle peut être: d’urgence différée.

3.2. Suivi des dépenses de maintenance des investissements L’objectif principal de la maintenance est d’améliorer la disponibilité des équipements. La maintenance entraîne des coûts financiers; par conséquent, elle ne peut pas se faire à n’importe quel prix. Le comptable est tenu de suivre l’évolution des dépenses liées à la maintenance des investissements afin d’éviter des dérapages.

3.2. Suivi des dépenses de maintenance des biens L’objectif principal de la maintenance est d’améliorer la disponibilité des équipements. La maintenance entraîne des coûts financiers toutefois elle ne peut pas se faire à n’importe quel prix. le comptable est tenu de suivre l’évolution des dépenses liées à la maintenance des investissements afin d’éviter des dérapages. (contrôle de la périodicité des interventions, le devis, fiches d’intervention etc…)

3.2. Suivi des dépenses de maintenance des biens (suite) Le comptable peut analyser les coûts de maintenance par : o Par nature : catégorie de biens o Par destination : budget o par type d’intervention : type de maintenance Les différents utilisateurs de biens peuvent aussi contribuer à la minimisation des coûts de maintenance en tant que premier échelon de la maintenance préventive (ex. pour le matériel informatique, la grande partie des interventions se situe au niveau du soft causées généralement par des virus qui détruisent des fichiers système…)

Fin