PROCEDURES COMPTABLES Codes comptables, imputations budgétaires et Libellés

Objectif général Le participant sera capable de : Donner une description claire, précise et significative de la transaction; Identifier l’imputation budgétaire correspondant au code comptable

Objectifs spécifiques Le participant sera capable de : Déterminer le bon type de la transaction et lui imputer un code comptable correct; Décrire une transaction de façon claire, précise et cohérente Regrouper les dépenses par leur nature et les affecter par destination.

1. Le libellé C’est la description de la transaction. Le libellé doit être claire, précis et bref (significatif et structuré) Exemple : 1. Paiement de facture d’essence véhicule 003 IT Paiement assurance véhicule 003 IT 385 pour la période de février à juillet /10-07/10 3. Loyer bureaux 01/02 – 30/06/10 4. Connexion internet mars 2010

1. Le libellé (suite) Les termes « achats » et « paiements » ne sont pas acceptés dans la description des transactions. Les transactions de même nature doivent toujours être libellées de la même façon pour de raison de cohérence. Frais bancaires pour parler de commissions/achat devises, de frais de gestion comptes, Appro caisse pour tous transferts entre caisses et de la banque vers les caisses.

2. Le code comptable Le code comptable indique la nature des dépenses ou des transactions. Les codes comptables sont définis par 3 éléments suivants : le code comptable; la description et la catégorie de la transaction (Avance, dépenses et transfert). A la CTB, les dépenses sont considérées dans le cadre de coopération comme des achats qui sont revendus à l’Etat Belge

2. Le code comptable (suite) Dans le Plan Comptable de la CTB, on distingue 2 classes comptables : La classe des comptes de transaction ou de transfert : 58XXXX La classe des comptes de charges et produits : 60XXXX

2.1. Fonctionnement et classes des comptes Les comptes de transfert et les avances : 58XXXX Les comptes de transfert nécessitent un lettrage c-à-d doivent se balancer pour boucler le transfert ou une avance donnée. Nous retrouvons dans cette catégorie: Le transfert HQ : Le compte de transferts projet : Les comptes des avances : et (avances aux boursiers)

Le transfert HQ (580010) enregistre le rapatriement des fonds depuis le siège, en exécution de l’enveloppe financière du projet (alimentations et cash call) Le compte de transfert projet (580020) est utilisé pour alimenter les livres du projet, selon qu’il s’agit de la banque ou de la caisse d’une part, et de différentes devises par livres d’autres part. Le comptes des avances ( et ) enregistrent les avances particulières du projet vers les personnes physiques (frais de mission) ou morales ou des projets. Elles sont obligatoirement remboursables dans les 3 mois.

Exemple : une avance de mission de service sera imputée dans , en attendant de recevoir les justificatifs (factures d’hôtels, taxe aéroportuaire, billet bateau ou d’avion…) dès retour de la mission et elle est non imputable sur le budget (pas de code budget).

Les comptes de charges et Produits : 60XXXX Les comptes de charges et produits « 60XXXX » sont des comptes à imputations en partie simple, dans la mesure où les écritures comptables ne se rapportent que dans les livres de décaissement en OUT ou d’encaissement en IN.

Nous retrouvons les catégories suivantes: Les comptes du personnel : 600XXX (international 6002XX et local 6001XX) Le compte de consultance : 601XXX Les comptes de fonctionnement : 603XXX Les comptes d’investissement : 604XXX Les compte de contribution financière : 6060XX Les comptes de produits : 6091XX

Points d’attention Le compte de garanties et cautions « » enregistre uniquement les fonds remboursables. Il doit absolument se solder à la fin du projet. Les dépenses liées à ce compte ne doivent pas être comptabilisées dans les avances. Les intérêts créditeurs sont enregistrés dans

3. Les imputations budgétaires C’est l’ensemble des lignes budgétaires définies dans le budget de chaque projet. L’imputation budgétaire permet de suivre l’ensemble de dépenses par rapport au budget préétabli. Chaque ligne budgétaire imputée doit correspondre à une valeur prédéfinie dans un budget approuvé et lié au centre de coûts/projet utilisé dans la transaction. A chaque ligne budgétaire correspond un « code budgétaire ».

3. Les imputations budgétaires (suite) Il existe un lien unique d’un code comptable (compte général) vers une ligne budgétaire spécifique. La codification budgétaire est spécifique à chaque centre de coûts/projet donné. Le code budgétaire ne doit être spécifié que pour les dépenses/recettes, pas pour les opérations de la classe 5800XX. Exemple du budget de 3 projets différents en annexe.

4. Quelques points d’attention Encoder avec exactitude la valeur de la transaction, comparativement à la valeur reprise sur le document de paiement Les libellés doivent être clairs, précis et nets Les libellés des opérations de transfert doivent porter la valeur transférée et la référence du document source d’approvisionnement. Ex : dans la banque qui alimente la caisse USD : appro caisse USD (1000$); et la caisse USD réceptrice: Appro par BCDC (820 Eur)

4. Quelques points d’attention (suite) Pour les écritures extournées, il faut renseigner la référence GT de la première écriture de la période antérieure Payments by HQ (PHQ): les transactions doivent être enregistrées manuellement dans FIT.

4. Quelques points d’attention (suite) PHQ: le comptable du projet doit encoder les transactions telles quelles en respectant les codes comptables et budgétaires indiqués. Si le code budgétaire n’est pas correct, l’encoder quand même exactement comme indiqué dans le PHQ, puis signaler l’erreur au PST/siège le plus rapidement possible afin qu’elle soit corrigée dans le PHQ du mois suivant.

4. Quelques points d’attention (suite) Dans le compte banque, n’imputer pas sur base des OV ou chèques, mais sur base des avis de débit, les avis de crédit et extrait de compte Les soldes théoriques (solde FIT) doivent correspondre aux soldes physiques (derniers extraits de bancaires et fiches de contrôle caisses) des comptes financiers.

5. Exercices pratiques Comptabilisez les transactions suivantes dans FIT: Un transfert du Siège pour Eur reçu le 14/11/2009 Une alimentation du compte BCDC (IN et OUT) - taux de conversion us/eur :1,34 Une alimentation de la caisse USD (IN et OUT) Une alimentation de la caisse CDF (IN et OUT) - taux de conversion : 900cdf/USD Une dépense en EUR sur le compte DB (third party – code bugétaire…)

5. Exercices pratiques (suite) Une dépense en Euro sur le compte BCDC Une dépense dans la caisse USD Une dépense dans la caisse CDF Avance de mission non encore justifiée Justification de l’avance Paiement HQ Un transfert SOFICOM pour alimenter la caisse USD pour 1 montant de $ fait au 29 décembre Vérifier les soldes des comptes bancaires et caisses

6. Partage d’expériences