MODULE BUDGET Formation comptables CTB - avril 2010

A l’issue de la formation, le participant sera capable : Interpréter le budget dans sa structure Interpréter et expliquer les différentes versions du budget Les modifications budgétaires Produire différents rapports nécessaires à la gestion du projet Objectif Général

1.1. Notions Ensemble des moyens financiers mis à la disposition du projet en vue de lui permettre d’atteindre ses résultats ou objectifs visés, par la mise en œuvre des activités du projet. 1. Notions et structures du budget

Il est un instrument de suivi qui permet de vérifier si : Les limites budgétaires sont respectées Les moyens sont encore disponibles dans les différentes lignes budgétaires Un changement budgétaire est possible Les fonds sont utilisés de manière efficace et efficiente.

Moyen pour le suivi d’avancement du projet et un instrument de communication des résultats financiers du projet aux décideurs. Ces rapports peuvent s’adresser à la fois aux acteurs externes et internes. Nous distinguons deux modes d’exécution budgétaire: La Cogestion La Régie

La cogestion : gestion en commun d’un organisme. Coexistence des parties congolaise et belge dans l’exécution des projets La Régie: mode d’exploitation directe d’un service public par les activités locales. Il n’y a qu’un seul partenaire. Ces deux modes d’exécution du budget déterminent comment le budget du projet doit être géré.

Le budget détermine les limites financières à l’intérieur desquelles le projet doit être exécuté. Il est un chronogramme des dépenses étalées sur les années successives d’activités du projet. Le budget est établi pour toute la durée du projet. Il est un et indivisible. Lorsqu’il est divisé en plusieurs périodes, pendant la formulation, on parle de chronogramme des dépenses ou de programmation financière pendant l’exécution du projet.

1.2. Structure du budget Le budget du projet est divisé en 3 parties : Le budget des activités du projet Le budget des moyens généraux La réserve du budget. Chaque partie du budget comprend trois niveaux : Le volet : objectifs spécifiques visé (A) Le résultat : Résultat (A_01) Les lignes budgétaires : Activités (A_01_01)

Budget des activités du projet Il comprend: le niveau volet qui correspond à un objectif spécifique du cadre logique le niveau résultat correspondant à un résultat dans le cadre logique le niveau activité, c’est le niveau ligne budgétaire. Dans le budget des activités de projet, une ligne budgétaire peut correspondre à : Une activité; Un groupe d’activité; Une sous-activité

Budget des activités du projet (suite) Une ligne budgétaire peut correspondre à : Une activité; Un groupe d’activité; Une sous-activité

Budget des moyens généraux Il comprend les moyens généraux nécessaires pour la réalisation du projet. Ils peuvent être divisés en : Investissements; Frais du personnel; Frais de fonctionnement; Audit, suivi et évaluation. Chacune de ces 4 rubriques est subdivisée en lignes budgétaires.

Réserves budgétaires Prends en compte l’incertitude budgétaire représentant un maximum de 5% du budget des activités de projet. Ne JAMAIS imputer sur cette ligne budgétaire sans l’accord préalable de la SMCL

Conditions d’utilisation de la réserve Le caractère imprévu de la dépense doit être démontré L’autorisation préalable de la SMCL L’utilisation de la réserve budgétaire (après accord de la SMCL) doit toujours s’accompagner d’un changement budgétaire.

2. Versions de budget Un budget peut avoir plusieurs versions. La modification d’un budget s’effectue au niveau projet par l’intermédiaire d’une version NEW. Lorsque cette version NEW est approuvée, une référence est attribuée automatiquement à la version selon la modification. Le budget est exclusivement géré au niveau du projet lorsqu’il est dans sa version C01.

Gestion des versions budgétaires Chaque version approuvée d’un budget possède une référence unique suivant le format suivant : Xnn où X est une lettre Nn sont deux chiffres

Cette référence unique peut connaître les changements suivants : Lorsque la lettre change (Xnn) = o soit le montant total du budget a été modifié, o soit la répartition de ce montant entre les deux modes de financement (régie et cogestion) a été modifié. Alors, la référence Xnn devient Ynn, soit C01 devient D01.

Par contre, lorsque les chiffres changent (Xnn) = o soit la structure du budget a été modifiée o soit il y a eu changements entre les lignes du budget sans affecter ni le montant total du budget ni la répartition de ce montant entre les deux modes de financement Alors, Xnn devient Xnn+1, soit C01 devient C02.

3. Modification et création version NEW Toute modification implique la création d’une version NEW à partir de la dernière version approuvée.

3.1. Différentes manières de modification A.Ajouter des volets, résultats et lignes budgétaires en vue de changer la structure du budget (hiérarchie à respecter) Procédure a. Dans le menu de démarrage FIT, cliquer sur Budget tool en effectuant les opérations suivantes : Cliquer sur New version S’il existe une version New, sélectionner-la

Procédure (suite) b. Dans la fenêtre Budget tool, cliquer sur : New part pour ajouter un nouveau volet (d’abord) New result pour ajouter un nouveau résultat au budget en sélectionnant d’abord le volet dans lequel vous souhaitez créer le nouveau résultat (ensuite) New budget line pour ajouter une nouvelle ligne budgétaire (enfin) en précisant le mode de financement

Procédure (suite) c.Compléter le montant approprié pour les nouvelles lignes budgétaires d.Cliquer sur RECALC pour voir les effets des modifications apportées au budget e.Cliquer sur save.

3.2. Modifier les montants affectés aux lignes budgétaires avec ou sans impact sur le montant total du budget Procédure a. Dans le menu démarrage FIT, aller sur Budget tool en cliquant sur New version b.La fenêtre budget version apparaît c. Cliquer sur le champ orange de la ligne budgétaire dont vous souhaitez apporter la modification d.Cliquer sur recalc pour voir les modifications apportées au budget e.puis cliquer sur Save.

3.3. Modifier les intitulés des nouveaux volets, résultats et lignes budgétaires 3.4.Modifier le mode de financement de nouvelles lignes budgétaires 3.5. Supprimer un volet, un résultat ou une ligne budgétaire 3.6. Ajouter des informations au sujet d’une ligne budgétaire.

4. Approbation des modifications Après modification du budget: il doit être approuvé avant que les modifications prennent effet. Ces modifications attribution une nouvelle version au budget approuvée Elles créent la disponibilité des nouvelles lignes budgétaires pour la comptabilité, la PF et le Cash flow.

4.1. Conditions d’approbation Chaque volet doit contenir un résultat ; Chaque résultat doit contenir au moins une ligne budgétaire Aucune ligne budgétaire n’a un montant nul

Procédure a.Aller sur Budget tool en sélectionnant la version NEW du budget b.Dans la fenêtre budget Version, cliquer sur Approuve après que les modifications nécessaires aient été apportées au budget c.Entrer votre Account name et Password liées au droit d’accès.

5. Elaboration des rapports 5.1. A propos des versions du budget FIT vous permet d’élaborer les rapports suivant portant sur la version d’un budget. Il s’agit de : Overview: Ce rapport contient un aperçu général des montants du budget par ligne Budgétaire Chronogram: Ce rapport contient un aperçu des montant du budget par ligne budgétaire, programmé par année d’activité, et n’est disponible que pour une version de budget précédant C01.

Modifications : Ce rapport contient un aperçu des modifications qui ont été apportées à une version de budget par rapport à la version précédente approuvée. Compare to C01: Ce rapport contient un aperçu des modifications qui ont été apportées à une version de budget par rapport à la version C01 du budget. Output to Excel : Ce rapport contient une vue des lignes budgétaires sous format Excel

Comment générer le rapport d’une version du budget ? Procédure a.Dans le menu de démarrage FIT, cliquer sur budget tool b.Dans la liste Budget versions, sélectionner la version du budget pour laquelle vous souhaiter élaborer un rapport

c.Dans la fenêtre budget version, cliquer sur l’un des éléments suivants : Overview Modifications Compare to C01 d. Effectuer l’une des opérations suivantes : Print pour imprimer le rapport Quit pour revenir dans la fenêtre Budget versions.

Vue du budget sous format Excel Il y a deux étapes à suivre en cliquant sur « Output to ». Une fenêtre s’ouvre et vous demande : a. De spécifier le format sous lequel vous voulez sauver le fichier en sélectionnant « Excel files(.xls) » b. De nommer le fichier et sélectionner l’endroit sur votre ordinateur où vous souhaitez sauvegarder le fichier ; c. ouvrir le fichier en Excel.

5.2. A propos de suivi budgétaire FIT vous permet d’élaborer différents rapports de suivi d’exécution budgétaire disponible à partir de la dernière version approuvée du budget et pour les versions de budget postérieur à C01.

Types de rapports Il y a deux types principaux de rapports : Year to date : Ces rapports contiennent toutes les transactions qui ont été enregistrées, qu’elles soient clôturées ou non. Les transactions de la période en cours seront incluses. Year to month : Ces rapports contiennent toutes les transactions clôturées jusqu’à la dernière période clôturée. Les transactions de la période en cours ne seront donc pas reprises.

Pour élaborer les rapports de suivi budgétaire Procédure (cas pratique) Aller dans Budget toll Cliquer sur l’onglet Report Sélectionner l’une des options des rapports existants

MERCI DE VOTRE ATTENTION