Les Archives départementales de la Somme Fiche n°3 Comment bien gérer ses archives ? ©SR Cg80

Organiser ses dossiers La gestion des archives commence dès le travail de bureau. Un bon classement permet de gagner du temps sur l’archivage. En archivistique, on parle généralement de dossier. Il s’agit de plusieurs documents se référant à la même affaire. Par exemple : un dossier scolaire contient le livret scolaire, les attestations de stage, le suivi d’orientation… Un dossier se range généralement de façon antéchronologique : le document le plus ancien est en dessous et le document le plus récent est au dessus. Un gros dossier peut être divisé en plusieurs sous-dossiers thématiques. Identifier ses dossiers Il est important de donner un titre à chaque dossier et d’indiquer ses dates extrêmes. Exemple : comptes-rendus du conseil d’école Il faut éviter de mettre des titres trop génériques comme « divers », « affaires générales ». Ne surtout pas nommer les boîtes avec les noms de la personne qui s’en est chargée : « boîte de Michel » (vos successeurs et les archivistes ne sauront pas forcément qui est ce Michel et s’il était enseignant, directeur, ATSEM … et en quelle année).

Bien conserver ses dossiers Les dossiers doivent être archivés dans des boîtes archives adaptées de 10 cm de large. Il est important d’indiquer sur les boîtes leur contenu et les dates extrêmes. Ex : comptabilité de la coopérative scolaire Lorsque vous archivez, pensez à retirer les doubles et les brouillons. Les élastiques, les agrafes et les trombones sont les pires ennemis de vos documents car ils abîment le papier avec le temps. Préférez une simple feuille A3 blanche pliée en 2 qui fera une parfaite pochette pour y mettre les documents à conserver ensemble. Gestion du local archives Si vous en avez la possibilité, il est important de réserver une pièce pour la conservation des archives. Cette pièce ne doit contenir que des archives et ne pas servir d’entrepôt pour tous types de matériel tels que les produits ménagers, les ordinateurs hors d’usage, ou la réserve de nourriture. Ce local doit être à l’abri de l’humidité et de la chaleur. Il ne doit comporter aucune canalisation d’eau, qui en cas de fuite entraînerait la destruction des documents. Le local doit être aménagé avec du mobilier adapté (éviter les meubles en bois). Les boîtes archives ne doivent pas être collées au mur et doivent être entreposées sur des étagères à au moins 10 cm du sol. Ces préconisations permettent d’éviter les altérations en cas de ruissellement ou de fuites d’eau. ©AC Cg80 Moisissures

Les Archives départementales et vous Une personne chargée des archives des établissements scolaires est à votre disposition pour toutes demandes. Elle peut vous conseiller sur la bonne tenue de vos archives au quotidien, la gestion de votre local archives, vous aider à remplir les bordereaux de versement et d’élimination. Aurélie Caron Service Aide aux administrations Vous pouvez également suivre une de nos sessions de formation gratuite qui se tient sur 2 jours au sein des Archives départementales. ©SR Cg80