GESTION BUDGETAIRE suivis et modifications FORMATION DES COMPTABLES Avril 2010

GESTION BUDGETAIRE AVRIL 2010 A l’issue de la formation, le participant sera capable de faire un suivi budgétaire régulier durant toute la durée du projet(BI ou IS) dans le respect des procédures en vigueur à la CTB. 1.Suivre le budget du projet 2.Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu 3.Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu 4.Calculer le solde budgétaire OBJECTIF MODULE GESTION BUDGETAIRE

GESTION BUDGETAIRE AVRIL 2010 Types des projets à la CTB La C.T.B. distingue, selon les sources de financement, deux types de projets: Projets BI (financés par le royaume de Belgique), ils sont aussi appelés projets bilatéraux Projets IS (au financement multiballeurs) ou projets multilatéraux

GESTION BUDGETAIRE AVRIL 2010 La gestion budgétaire = Plan ou un état prévisionnel des ressources et emplois présumés qu'une structure aura à encaisser et à consommer pendant une période donnée.

GESTION BUDGETAIRE AVRIL 2010 Echange d’expérience: Dans vos projets respectifs, comment suivez- vous les budgets des projets? 1. Suivis budgétaire du projet

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Objectifs du suivi budgétaire Instrument de suivi financier d’un projet Les limites budgétaires sont-elles respectées? Quels sont les moyens encore disponibles pour la réalisation des activités Les fonds sont-ils bien utilisés? Instrument de suivi d’avancement d’un projet Indication sur l’état d’avancement d’un projet

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Objectifs du suivi budgétaire (Suite) Instrument de communication interne et externe sur les résultats du projet Rapports intermédiaires pour la direction du projet, les collaborateurs, les partenaires locaux, les bénéficiaires, la SMCL, les bailleurs… Instrument d’analyse et d’aide à la prise de décision Procéder à une modification du budget? Anticiper une demande de prolongation du projet? Adapter les activités, revoir les objectifs? Réaliser des économies de coût…

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Processus de suivi budgétaire Processus: Cf Q-platform Intranet / Menu Q-Platform / présentation Platform / processus Suivi régulier à mettre en place au niveau du projet Au moins une fois par trimestre (avant ou lors des PF) Une fois par mois lors des 6 derniers mois d’un projet

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Processus de suivi budgétaire (Suite) Compte-rendu écrit résumant les conclusions du suivi budgétaire Prévoir un moment formel de compte rendu avec l’équipe projet (équipe FIN/ADMIN + PO opérationnel) Plan d’action des actions éventuelles à entreprendre (adaptation activités, économies de coûts, modification budgétaire, prolongation…) Suivi régulier de ce plan d’action à convenir.

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Analyser un rapport de suivi budgétaire Quels sont les facteurs qui peuvent fausser l’exercice de suivi budgétaire? Les informations sur les dépenses ne sont pas disponibles à temps. Les informations sur les dépenses sont incomplètes Les changements dans les budgets n’ont pas été communiqués Les informations sur les engagements ne sont pas disponibles

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Analyser un rapport de suivi budgétaire (Suite) Quels risques peuvent se produire en cas de suivi budgétaire incorrect/incomplet? Les activités sont postposées suite à l’incertitude sur les ressources disponibles Dépassement du budget suite au manque d’information exhaustive: Commandes libérées alors que les fonds sont épuisés Le budget n’est pas basé sur de bonnes hypothèses et/ou le contrôle du budget ne se base pas sur des chiffres corrects: Mauvaises décisions prises…

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Analyser un rapport de suivi budgétaire (Suite) But: Comparer le budget du projet aux dépenses et engagements. Différents types de rapports existent en fonction de l’analyse souhaitée (Fit) Conditions préalables à un bon suivi: les données sont disponibles à temps, exactes, complètes et sont correctement converties en €.

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Analyser un rapport de suivi budgétaire (Suite) Points d’attention lors de l’analyse du suivi financier Analyse des montants (pertinence, exhaustivité (tous les PHQ inclus), cohérence (moyens généraux), efficacité dans l’utilisation…) Tenir compte des factures et engagements en cours. Faire le lien avec la planification opérationnelle Analyser les dépassements constatés ou potentiels (par ligne et mode de financement) en distinguant la partie activité de la partie moyens généraux. Cohérence des imputations Tenir compte des cycles de paiement (TDR, MP, ctrt, activité, facture, paiement) Annexe

GESTION BUDGETAIRE AVRIL 2010 Echange d’expériences 1.Dans vos Projets respectifs, à quel moment procédez-vous à des modifications budgétaires? 2.Dans vos Projets respectifs, comment procédez-vous pour effectuer ces modifications budgétaires? 2. Modifications budgétaires

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu 1.Augmentation du budget total 2.Transfert entre les modes de financement 3.Modification de la structure du budget 4.Utilisation de la réserve budgétaire 5.Glissement entre les lignes budgétaires Pour les points 1 à 4, une modification doit avoir lieu dans tous les cas. Pour le point 5, conditions préalables requises!

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu (Suite) Points d’attention: Une modification budgétaire entre lignes budgétaires au sein d’un volet doit avoir lieu uniquement si une des conditions ci dessous est présente: Dépassement du volet « general Means » ; Dépassement constaté/prévu de 10% d’une rubrique des general means; La ligne budgétaire dépasse(ra) son montant établit lors de la dernière version du budget de plus de 10% et ce dépassement est supérieur à 1% du budget total par mode de financement

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu (Suite) Exceptions sur le point 5 «glissement entre lignes budgétaires» Les budgets de type « fonds d’expert »: Pas de modification nécessaire (sauf dans le cas d’une augmentation du budget ou d’un transfert entre mode de financement). La SMCL de démarrage pourrait décider de fixer d’autres règles si opportun (fixer le seuil à 15%, par exemple) Donc, dans ce cas là, càd les dépassements qui restent en dessous de ces limites définies, sont autorisés. Il n’y a donc pas besoin de faire de modifications.

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? (Suite) Réserve budgétaire Ne jamais imputer ou programmer de dépenses sur cette ligne! L’utilisation de la réserve est formalisée dans une proposition de modification budgétaire La proposition doit être validée en SMCL

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu Pré requis avant toute modification: Les propositions de modifications doivent se baser sur une analyse budgétaire réalisée à l’aide du rapport FIT « Follow-up and new budget proposal » et d’une partie narrative. Existence de suffisamment d’informations et de probabilité sur la réalisation et le coût total des activités qui concernent la/les lignes budgétaires à modifier. Si des nouvelles activités sont décidées, une nouvelle ligne budgétaire doit être créée. On ne crée jamais de ligne « divers » ou « imprévus » pour imputer des dépenses suite à une modification budgétaire.

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Processus de modification budgétaire 1.Proposition de changement budgétaire 2.Vérification du changement budgétaire 3.Analyser la proposition de changement budgétaire 4.Approuver la proposition de changement budgétaire 5.Mise à jour de la base de données 6.Contrôle du changement budgétaire

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Processus de modification budgétaire (Suite) 1. Proposition de changement budgétaire Une proposition de modification budgétaire est préparée et motivée. Objectif final: S’assurer que les chiffres présentés en SMCL sont corrects! Moyens: Préparer méthodiquement la proposition, la partager et la discuter entre projets et représentation Outil: Template « proposition de modification budgétaire ».

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Processus de modification budgétaire (Suite) Timing à respecter: Tous les documents préparatoires doivent être transmis à la représentation 3 semaines avant la réunion de la SMCL pour vérification et validation. Exception: Si augmentation du budget, la proposition d’augmentation doit être déposée au moins 1 an avant la fin du projet sauf circonstances imprévues clairement justifiées.

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Processus de modification budgétaire (Suite) 2. Vérification du changement budgétaire La proposition de modification budgétaire est vérifiée sur le plan de: Sa nécessité (il est utile de faire un changement?). L’exactitude et de l’exhaustivité des chiffres. Sa forme (transmission de l’ensemble des documents requis) 3. Analyser la proposition de changement budgétaire La proposition de changement budgétaire est analysée en SMCL 4. Approuver la proposition de changement budgétaire La proposition de changement budgétaire est approuvée en SMCL

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Processus de modification budgétaire (Suite) 5. Mise à jour de la base de données La base de données projet est mise à jour. (Fit) 6. Contrôle du changement budgétaire La modification budgétaire enregistrée dans la base de données projet est contrôlée

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Nouveau rapport narratif «Proposition de changement budgétaire» Quoi présenter? 1.Explication de la situation budgétaire 2.Narratif de proposition de modification budgétaire et Rapport « Follow-up and new budget proposal» 3.Liste des engagements les plus importants (les dépenses à imputer) 4.Solde budgétaire calculé selon la méthode de trésorerie Quand? 1.Envoyer cela 3 semaines avant la SMCL

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Nouveau rapport narratif «Proposition de changement budgétaire» (Suite) Avec qui? 1.Se référer au RACI des processus concernés 2.Information du RC 3 semaines avant SMCL dans tous les cas 3.Support du RC si transfert entre les modes de financements, augmentation du budget et changement de la partie régie d’un budget incluant des PHQ

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Proposer une modification budgétaire (chiffres et narratif) sur base des rapports Proposer une modification budgétaire (chiffres et narratif) sur base des rapports

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Modifier le budget dans FIT (exercice sur base notre Fit formation) Modifier le budget dans FIT (exercice sur base notre Fit training)

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Calculer le solde budgétaire But: Etre capable d’estimer à un moment donné dans la vie d’un projet, le solde disponible d’un budget. Deux méthodes possibles: 1.Suivi budgétaire suivant les différents rapports Fit 2.Suivi budgétaire suivant la méthode de trésorerie

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Méthode de suivi budgétaire Principe: Se base sur les dépenses effectuées en € Points d’attention: 1.Tous les montants sont convertis en € (avance ouverte et solde de banque en USD sont donc convertis par après). 2.Ecarts de conversion.

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Méthode de suivi budgétaire (Suite) Méthode: Budget – dépenses = Solde disponible - soldes des engagements = solde disponible pour les engagements futurs

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Méthode de trésorerie Principe 1.Basé sur la trésorerie d’un projet 2.Prend en compte les alimentations et paiements faits par le siège (PHQ) 3.Prend en compte les soldes des banques et des caisses Points d’attention 1.Tous les montants sont en € 2.Pas d’écarts de conversion des devises

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Méthode de trésorerie (Suite) Méthode: Total du budget - Cash calls reçus - Paiements faits par le siège = Solde disponible pour alimentations ET paiements futurs faits par le siège + Soldes des banques et caisses + Avances ouvertes = Solde disponible - Solde des engagements = Solde disponible pour les engagements futurs

GESTION BUDGETAIRE AVRIL Calculer le solde budgétaire selon la méthode de suivi budgétaire et de trésorerie Cf. Annexe 4.3.1a-b