Système de gestion des connaissances Système d’imagerie documentaire Benjamin Barthelet Pierre-Philippe Paquette GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Plan Introduction La gestion des connaissances Définition Cycle de vie de la connaissance Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur le Web Gestion électronique des documents (GED) Objectifs poursuivis par l’imagerie documentaire Avantages Inconvénients Étapes de mise en œuvre Facteurs de succès Solutions offertes sur le marché Étude de cas Conclusion GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Introduction Selon certains théoriciens, la connaissance et le savoir forment un actif aussi important voire plus que les actifs physiques et financiers. La connaissance rend l’entreprise plus concurrentielle Le succès de l’entreprise dépend de sa capacité à recueillir, produire, maintenir et diffuser les savoirs Nécessité de tirer profit de ces ressources grâce à une gestion des connaissances efficace GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

La gestion des connaissances GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Définition « Processus actif de gestion et d’optimisation systématique des bases de connaissances d’une organisation. » (Laudon & Laudon) La gestion des connaissances est le procédé par lequel les organisations identifient, rassemblent et partagent la connaissance de leurs propres employés et d’autres compagnies plutôt que de réinventer la roue à chaque fois. GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Définition Valorisation de la compétence de l’organisation, par la capitalisation des connaissances en s’appuyant sur les NTIC et sur des méthodes de travail en groupe 3 types de connaissance Connaissance interne structurée (savoir) Connaissance extérieure Connaissance interne informelle (tacite, savoir-faire) GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Cycle de vie de la connaissance 4 étapes Création des connaissances Mobilisation et codification des connaissances Mise en commun des connaissances Diffusion des connaissances GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Cycle de vie de la connaissance Création Systèmes pour le travail intellectuel Mobilisation / Codification Systèmes d’intelligence artificielle Mise en commun Systèmes de soutien du travail de collaboration Diffusion Systèmes de bureautique Temps % qui a accès à la connaissance GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Gestion électronique des documents GED ou ECM (Enterprise Content Management) Ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, stocker et diffuser des documents La GED apporte un accès sélectif, la capacité de décentraliser les traitements, la sécurité (verrouillage d’accès, limitation de la circulation de l’original…), des économies importantes : temps de recherche, un nouveau potentiel : l’enrichissement des compétences de l’organisation. GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Gestion électronique des documents GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Système d’imagerie documentaire « Système qui convertit les documents et les images en forme numérique, qu’on peut stocker en mémoire. » (Laudon & Laudon) Système qui récupère, traite, et stocke l’image numérisée d’un document Suppression de la version papier, qui représente 85% de l’information d’une entreprise GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Système d’imagerie documentaire GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Témoignage Le président de Walters Gardens, Inc nous parle du système d’imagerie documentaire implanté dans sa société depuis 3 ans par Document Imaging Solutions, Inc GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Objectifs de l’imagerie documentaire Recueillir l’information sous forme numérique Garder au sein de l’organisation son savoir-faire et ses connaissances Pouvoir les diffuser aux personnes concernées GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Avantages Économie de temps Meilleur contrôle sur les documents et sur leurs modifications Réduction des coûts GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Avantages Augmentation de l’efficience organisationnelle Possibilité de partager l’information entre les départements Possibilité de partager l’information à travers Internet Augmentation du niveau de service à la clientèle GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Avantages Mais surtout : Conservation des connaissances aussi bien tacites qu’explicites au sein de l’organisation GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Inconvénients Peut coûter très cher Difficulté d’implantation Difficulté à lire et à modifier les documents Dépendance envers le système d’imagerie documentaire Possible problème de sécurité GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Étapes de mise en œuvre Analyse et planification Acceptation du projet Achat des systèmes et des outils informatiques Implantation du système d’imagerie documentaire GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Implantation du système Installation Faire des tests du système individuel avec les autres systèmes de l’entreprise Former les utilisateurs Mettre à jour la documentation Convertir les fichiers GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Implantation du système Modifier les procédures existantes Passer de l’ancien système au nouveau système Maintenance du système Mise à jour fréquente des « backup » GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Facteurs clés de succès Être certain d’avoir besoin du système d’imagerie documentaire Les gestionnaires et les employés Avoir la bonne équipe Implication de tous et support approprié Bonne communication GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Facteurs clés de succès Changement organisationnel reconfiguration des processus organisationnels Intégration de l’imagerie documentaire Support technique GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Solutions offertes sur le marché Le marché de l’imagerie documentaire Document Imaging Solutions DocImage Docubase Kodak … Peu de sociétés spécialisées Les solutions d’imagerie documentaire sont offertes par les sociétés spécialisées dans la GED GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Solutions offertes sur le marché Les systèmes d’imagerie documentaire sont indissociable des systèmes de GED Le marché de la GED Les huit premiers éditeurs du marché mondial de la gestion de contenu Editeurs Part de marché 2003 IBM 20% Documentum 14% Open Text 9% Vignette 7% Hummingbird Staffware 6% Interwoven 4% FileNet Source Wintergreen Research GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Étude du cas Bouygues Télécom Parmi les premiers opérateurs mondiaux : couverture internationale étendue à plus de 180 pays Bilan 2003 7 millions de clients 7 000 collaborateurs 3 283 millions d'euros de chiffre d'affaires 16,3% de part de marché en France GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Étude du cas Bouygues Télécom Objectif Accéder à l’information en temps réel La facturation : principal support client En 2002 Mise en place de Docubase Systems Gestion et consultation de l’ensemble des factures 10 millions de pages entrent chaque mois dans le système 3 000 utilisateurs déclarés 500 accès simultanés 15 000 consultations par jour GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Résultats Amélioration de la relation client Identification rapide de son profil de consommation Un des outils informatique adopté pour limiter le recours au papier dans le cadre de la politique de développement durable 750 000 feuilles de papier économisées GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Conclusion GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Merci de votre attention Questions ? GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Bibliographie Sites web utilisés http://solutions.journaldunet.com/dossiers/webcontent/sommaire.shtml http://solutions.journaldunet.com/0210/021014_panorama_portails.shtml http://www.docubase.com http://www.lentreprise.bouyguestelecom.fr http://www.developpementdurable.bouyguestelecom.fr Les systèmes d’information de gestion (Laudon & Laudon) GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications

Difficulté de lecture GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications