Réunion de lancement des relais locaux en DRAAF 07 février 2011

Introduction M. MOREAU Adjoint du chef de service des Ressources Humaines

Objectifs de la réunion ● Présenter le fonctionnement de la future chaine d'assistance utilisateurs au SIRH ● Expliquer quel sera votre mission au sein de cette chaine d'assistance et présenter les activités associées ● Présenter les outils mis à votre disposition pour vous accompagner dans votre nouvelle mission ● Répondre à vos questions

Programme de la réunion ● Pourquoi une assistance locale au SIRH de 1er niveau en DRAAF? ● Le nouveau dispositif local d'assistance au SIRH – Liens avec l'assistance centrale ● Les outils mis à disposition des relais locaux pour les aider dans leur mission d'assistance ● Les autres activités du relais d'assistance pour accompagner les gestionnaires locaux ● Bilan de la phase pilote ● Démarrage opérationnel du nouveau service d'assistance

Pourquoi une assistance locale au SIRH ? (1/2) ● Dispositif privilégié par le comité de pilotage d'Agorha (participation de représentants des DRAAF) ➔ Suite à l'analyse de l'existant et à une étude sur le renouvellement de l'assistance utilisateurs au SIRH ➔ Prise en compte du contexte RGPP et de la mise en place des DDI ✔ Nécessité d'accompagner les nouveaux gestionnaires des DDI ✔ Nécessité de renforcer les DRAAF et leur rôle par rapport aux DDI ➔ Prise en compte du déploiement d'Agorha

Pourquoi une assistance locale au SIRH ? (2/2) ● Création d'un groupe de travail « assistance » ➔ Composé notamment de représentants de DRAAF ➔ S'est réuni 2 fois : les 04/02/2010 et 15/04/2010 ➔ Chargé de définir le nouveau dispositif d'assistance ✔ Périmètre : l'utilisation du SIRH (Epicéa et Agorha) la réglementation de base associée au SIRH ✔ Les utilisateurs de cette assistance Gestionnaires RH des DDI et de l'enseignement agricole ● Une phase pilote mise en place dans 3 régions ➔ Pour estimer la charge de travail induite ➔ Cf bilan présenté plus tard

Le nouveau dispositif local d'assistance au SIRH Liens avec l'assistance centrale (MiSIRH)

La nouvelle chaine d'assistance au SIRH Relais Locaux en DRAAF Utilisateur Gestionnaires en DDI ou en établissement d'enseignement Equipes informatiques SDSI MISIRH

Les niveaux 1 et 2 de la chaine ● Les relais locaux d'assistance (niveau 1) ➔ Réceptionne les demandes locales d'assistance ✔ demande d'information (guidage sur l'utilisation d'une procédure du SIRH) ✔ déclaration d'incident (blocage sur une demande SIRH) ➔ Traite la demande à son niveau s'il le peut ➔ Sinon, la transmet par messagerie à la MiSIRH ➔ Après intervention de la MiSIRH, renseigne le gestionnaire sur le traitement de sa demande ● La MiSIRH (niveau 2) ➔ Traite les demandes envoyées par les relais locaux ➔ Après traitement de la demande, fait un retour par messagerie au relais local ➔ Retourne toute demande d'un gestionnaire DDI ou EA ne provenant pas d'un relais local

Pour joindre l'assistance MISIRH (2ième niveau d'assistance) ● Pour les modules Agorha consultation et Agorha gestion ➔ ● Pour les modules Epicéa gestion ➔ ➔ Messagerie Epicea bouton :

Assistance de 1er niveau Principaux sujets (1/2) ● Les agents ➔ Visualiser la situation ou la carrière d'un agent ➔ Editer, imprimer, exporter des listes, des états, etc ➔ Visualiser des échéanciers ➔ Accéder à Agorha interface agent ● Les procédures et les demandes ➔ Quelle procédure utiliser pour enregistrer une demande? ➔ Comment agir sur une demande non totalement validée ( la supprimer, la remettre à l'état de pré- instruction, la modifier) ? ➔ Quelle population est concernée par une procédure? ➔ Suivi de la « vie » de la demande

Assistance de 1er niveau Principaux sujets (2/2) ● Les structures ➔ Rechercher,visualiser,modifier,fermer une structure ➔ Editer la liste des agents par structure ● Les codes utilisateurs dans Epicéa ou les habilitations dans Agorha ➔ Qui gère les codes utilisateurs d'une structure ? Epicéa ➔ Comment activer, attribuer ou fermer des codes de connexion ? - Epicéa ➔ Comment obtenir un certificat et un périmètre structure ? - Agorha ● Les primes ➔ Utilisation du module ➔ Extractions possibles

Modalités d'accès à l'assistance Suggestions ● Privilégier les messages écrits: mail ou messageries internes (Epicéa/Agorha) ➔ le mail permet l'envoi de pièces jointes ➔ la messagerie Epicéa permet d'atteindre son interlocuteur sans avoir à quitter l'application ➔ la messagerie Agorha permet l'envoi d'une pièce jointe ● Mettre en place une adresse électronique dédiée ➔ pour ne pas recevoir les demandes d'assistance dans votre boite nominative ● Limiter les appels téléphoniques à des plages horaires clairement définies ➔ Meilleure gestion de votre temps de travail ➔

Quelles informations à préciser dans une demande d'assistance? ● Une description précise et complète de la demande pour un traitement efficace : ➔ nom, prénom et coordonnées (tél) du gestionnaire demandeur ➔ nom(s) et prénom(s) de l'agent ou des agents concerné(s) par la demande ➔ numéro de la demande ➔ intitulé de la procédure traitée (congé maladie, primes, mobilité, DIF, …) ➔ description la plus détaillée possible du problème rencontré (ex: congé maladie enregistré à la place d'un congé pathologique, …) ➔ Libellé exact du message d'erreur de l'application (ex: « Le dossier de l'agent ne vous est pas autorisé à la date de référence »)

Quels outils pour accompagner les relais locaux ?

Les applications SIRH (1/2) ● Agorha Consultation ➔ Visualiser et guider (y compris extractions) sur : ✔ Agents ✔ Procédures ✔ Vie de la demande ● Agorha « Gestion » ➔ Guider (et éditer) sur le fonctionnement de : ✔ Habilitations ✔ DIF ✔ Messagerie interne

Les applications SIRH (2/2) ● Epicéa Gestion ➔ Guider (et éditer) sur le fonctionnement de : ✔ Habilitations ✔ Déroulement des procédures ✔ Agents ✔ Vie de la demande ✔ Primes ✔ Structures ✔ Interface agent ✔ Formation ✔ Communauté de travail ✔ Grèves

Mise à disposition d'un vademecum ● Spécialement conçu pour familiariser les relais locaux aux procédures les plus utilisées ● Composé de différents éléments : ➔ des diaporamas qui présentent ✔ les grands principes de fonctionnement d'Epicéa et d'Agorha ✔ le déroulé de plusieurs procédures courantes ✔ les informations importantes à connaître pour bien traiter ces procédures ➔ un tableau Excel qui détaille par thème, les problèmes les plus souvent rencontrés par les utilisateurs...et leurs solutions ➔ une fiche type de circulation des demandes d'assistance

Une documentation utilisateur complète ● Décrit les procédures individuelles les plus utilisées ➔ Disponible sur le portail Agorha ➔ ● Elle permet ➔ de compléter et d'actualiser ses connaissances en matière d'utilisation d'Agorha et d'Epicéa, de réglementation et de textes statutaires ➔ d'apporter des éléments de réponse aux collègues sur une grande partie des procédures du SIRH

Et pour les agents de l'enseignement agricole... ● Le site ChloroFil ➔

Circulation de la demande Proposition d'un modèle de fiche

Enregistrement des demandes Proposition ● Enregistrement et suivi des interventions ➔ Pour garder une trace de l'activité d'assistance ✔ quantification de la charge (mise à jour de SALSA) ✔ identification des besoins de formation des utilisateurs ou d'évolution du SIRH (à partir des demandes récurrentes) ➔ Exemple de fichier

Des droits d'accès en consultation élargis ● Elargissement du périmètre des structures auxquelles le relais local pourra accéder en consultation (rôle CGP) ➔ Pour qu'il puisse consulter les mêmes données (agents, structures, …) que les gestionnaires (DDI et établissements d'enseignement) de sa région ➔ Cette opération de mise à jour des habilitations sera menée par le responsable local des habilitations (RLH) de la DRAAF

Autres activités du relais local complémentaires de son rôle d'assistance

S'associer au DRFC pour définir les besoins de formation (1/3) ● Le dispositif Agorha formation ➔ Dispositif de formation ouverte et à distance (FOAD) qui comprend : ✔ des modules/leçons d'auto-formation (e-formation) ✔ une base de connaissances ✔ des actions de formation complémentaires (en présentiel) qui seront réalisées en fonction des besoins exprimés : problèmes de compréhension de certaines leçons besoins d'échanger ses pratiques avec d'autres collègues souhait d'un perfectionnement réglementaire... ➔ L'e-formation est un préambule obligatoire aux actions complémentaires

S'associer au DRFC pour définir les besoins de formation (2/3) ● Le dispositif Agorha formation (suite) ➔ Un formulaire d'expression de besoins disponible sur le Portail Agorha (onglet Formation/Expression de besoin complémentaire)

S'associer au DRFC pour définir les besoins de formation (3/3) ● Le dispositif Agorha formation (suite) ➔ Comment un utilisateur du SIRH fera-t-il remonter ses besoins de formations complémentaires ? ✔ En transmettant son formulaire, préalablement rempli, au responsable/correspondant local de formation (RLF) de sa structure ✔ Après analyse, le RLF fera parvenir le formulaire au délégué régional à la formation continue (DR FC) pour qu'il organise au niveau régional et/ou inter-régional les actions de formation complémentaires adaptées aux besoins exprimés ➔ Comment le relais local fera-il remonter les besoins de formation des gestionnaires de sa région? ✔ Par des échanges avec le DRFC sur les difficultés rencontrées par les agents

Rediriger le gestionnaire vers le bon interlocuteur (1/3) ● La demande du gestionnaire ne concerne pas le SIRH ➔ le relais local répond à la demande s'il le peut ➔ sinon, il ré-oriente le gestionnaire vers le service compétent ● Principaux interlocuteurs possibles ➔ Au niveau local ✔ Relais locaux de formation Recensement des besoins de formations Gestion des apprenants ✔ Délégué régional à la formation continue (DRFC) Organisation de formations (formateurs internes) ✔ Responsable local des habilitations (RLH) ✔ Autorité d'enregistrement local (AEL)

Rediriger le gestionnaire vers le bon interlocuteur (2/3) ● Principaux interlocuteurs possibles (suite) ➔ En administration centrale ✔ Bureaux de gestion RH Modalités de gestion des agents Réglementaire ✔ Bureau des politiques statutaires et réglementaires Réglementaire gestion des mouvements de grève dans le SIRH ✔ Bureau de la performance et des relations avec les services Communauté de travail Gestion des structures ✔ Bureau des pensions Demandes de retraites gérées dans le SIRH Réglementaire

Rediriger le gestionnaire vers le bon interlocuteur (3/3) ● Principaux interlocuteurs possibles (suite) ➔ En administration centrale (suite) ✔ Bureau de la formation continue et du développement des compétences Réglementation FPTLV et DIF Auto-formation Agorha ✔ Bureau des affaires sanitaires et sociales Réglementation Droits des agents du MAAPRAT

Etre relais d'information entre niveau local et niveau central ● Informer les utilisateurs et relayer les messages importants provenant du niveau central (MiSIRH, mission Agorha, …) ➔ via l'organisation de réunions d'information ➔ via l'envoi de messages ● Etre l'interlocuteur local privilégié du niveau central ➔ Centraliser et faire remonter à la MiSIRH les besoins d'amélioration ou d'évolution du SIRH (ergonomie, besoins métiers) ➔ Faire remonter directement au bureau FORMCO les questions récurrentes en lien avec l'auto- formation

Possibilité de participer aux tests des modules d'e-formation (1/2) ● Pourquoi des tests ? ➔ Avant d'être validés et mis à disposition des agents, les modules d'auto-formation sont testés ➔ Ces tests ont pour objectif de vérifier ✔ si la leçon est compréhensible ✔ si les simulations et exercices sont pertinents ✔ si les informations indispensables sont présentes ➔ Toute autre remarque que le testeur juge utile peut être faite

Possibilité de participer aux tests des modules d'e-formation (2/2) ● Comment se déroulent les tests ? ➔ Accès à la base test ✔ les testeurs accèdent aux modules par une adresse internet (avec identifiant et mot de passe) ➔ Période de test ✔ La période de test, planifiée par le bureau FORMCO, est d'une durée de 15 jours. ● Pourquoi vous ? ➔ Vous avez une bonne connaissance de l'outil ➔ La plate-forme d'auto formation pourra être une aide dans le cadre de votre mission d'assistance ➔ Pour découvrir « en avant-première » les modules d'auto-formation

Bilan de la phase pilote

Description de la phase pilote ● Trois DRAAF pilotes ➔ Basse-Normandie ➔ Haute Normandie ➔ Poitou-Charentes ● Deux périodes dans la phase pilote ➔ du 21 juin au 30 septembre 2010 ✔ assistance sur l'utilisation d'Agorha ➔ à partir du 01 octobre 2010 ✔ assistance sur l'utilisation d'Agorha et d'Epicéa

Bilan quantitatif dernier trimestre 2010

Quel retour d'expérience des régions pilotes ? ● Modalités d'accès au service d'assistance (mail, téléphone)? ● Principales procédures/fonctionnalités ayant généré de l'assistance ? ● Charge d'assistance enregistrée? ● Retour des gestionnaires locaux concernant ce nouveau service d'assistance ? ● Mise en place de réunions d'information des gestionnaires locaux sur le SIRH?

Démarrage opérationnel du nouveau dispositif d'assistance ● Fixé au 1er mars 2011 dans toutes les régions ● Avant cette date, nécessité de communiquer auprès des structures concernées (DDI et établissements d'enseignement) ➔ Niveau DRAAF ✔ Pour informer sur le nouveau service d'assistance et les moyens d'y accéder (cf exemple de formulaire dans la note de service du 05/01/2011) ➔ Niveau national ✔ via la messagerie interne d'Epicéa ✔ via le portail Agorha ● Organisation d'une réunion d'étape à la mi- mai avec l'ensemble des relais locaux