FACTURATION ELECTRONIQUE TELEPAIEMENT ET FACTURATION ELECTRONIQUE

INTERVENANTS Le bureau DAF A3 - Maîtrise d’ouvrage GFC L’équipe de la Diffusion nationale GFC de Montpellier

1. TELEPAIEMENT Préambule 1.1. Prérequis Télépaiement 1.2. Paramétrages 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement 1.4. Affichage en NetSynchro 1.5. TS Paiement 1.6. Traitement en TIPI 1.7. Retour des encaissements dans GFC

2. FACTURATION ELECTRONIQUE Préambule 2.1. La plate-forme CPP 2017 2.2. Les fonctionnalités de CPP 2017 2.3. Mise en œuvre dans l’EPLE 2.4. La fiche structure 2.5. Préparer l’échéance du 1er/01/2017 2.6. Modifications dans GFC Calendrier

1. TELEPAIEMENT Préambule Généralisation du Télépaiement au 1er septembre 2016. Avantages pour : l'agent comptable : gain de temps, sécurisation des flux financiers les familles : confort, visibilité, souplesse, sécurité 5

1. TELEPAIEMENT GFC TIPI Créances SRH ou créances Voyage. TS ADMIN Configurations SIECLE ADMIN ATEN TS Saisie données Poste client Utilisateur Compte parent ATEN NETSYNCHRO Retour encaissements Intégration réception encaissements Envoi créances Echange paiement Notifications Saisie données bancaires Créances SRH ou créances Voyage.

1. TELEPAIEMENT 7

1.TELEPAIEMENT 1.1. Prérequis techniques et juridiques Ouverture du Téléservice « Paiement en ligne » par l’ADSI académique (accès pour tous les EPLE). Demander la convention TIPI au correspondant territorial de la DGFiP, Faire voter par le CA la mise en place du Télépaiement, Faire voter par le CA la convention d’adhésion TIPI entre la DRFiP/DDFiP et l’EPLE, Attribution à l’établissement d’un numéro client TIPI, le NumCli, Initialisation dans la base DGFiP de l’adresse générique paiement.rne@ac-academie.fr. 8

1.TELEPAIEMENT 1.2. Paramétrages Le responsable de l’établissement se connecte à l’interface SIECLE et se rend dans le menu « Administration Téléservices ». 9

1. TELEPAIEMENT 1.2. Paramétrages L’académie étant éligible au télépaiement, le menu « Paiement en ligne des factures » apparaît. Inactif par défaut. Cliquer sur « Ouvert » pour l’activer, puis enregistrer cette modification par « Valider ». 10

1. TELEPAIEMENT 1.2. Paramétrages Dans le menu « Gestion des services » cliquer sur la ligne « Paiement en ligne des factures ». 11

1. TELEPAIEMENT 1.2. Paramétrages Renseigner sur cette interface:   Renseigner sur cette interface: Le NumCli fourni par la DRFiP/DDFiP. Le montant minimum renseigné à partir duquel un télépaiement pourra être réalisé par les familles. Le mail de contact pour communiquer avec les familles: paiement.rne@ac-academie.fr. Numéro client TIPI Montant minimum Mail de contact 12

1. TELEPAIEMENT POINT D’ATTENTION 1.2. Paramétrages Si le numéro de client TIPI est trouvé dans le référentiel, un message invitant l’utilisateur à confirmer son identification est affiché. Bien vérifier que le nom de l’établissement affiché par le message est le bon. POINT D’ATTENTION Ce paramétrage ne sera reconnu par le TS-Paiement que le lendemain (délai de synchronisation nécessaire avec l’interface responsable). Si l’agent comptable paramètre le télépaiement le jour J, il ne pourra effectuer les transferts des créances que le jour suivant J+1. 13

1. TELEPAIEMENT 1.2. Paramétrages Dans SIECLE ADMIN-TS, vérifier la « Notification en masse » des comptes téléservices des responsables, sinon la lancer (voir écran affiché ci-dessous dans le menu « Accès des responsables »). Activation des comptes des responsables indispensable: - attribution d’un login/mot aux responsables (parents), - puis accès aux services en ligne, dont le télépaiement, - autant de comptes que d’enfants. 14

1. TELEPAIEMENT Attention 1.2. Paramétrages Les académies décident d’offrir ou non la possibilité de regrouper des comptes et, dans la négative, le bouton « Regrouper les comptes » n’apparaît pas. La page qui s’affiche par la suite permet d’indiquer l’identifiant et le mot de passe d’un compte à regrouper. 15

1. TELEPAIEMENT 1.2. Paramétrages Lors du regroupement de comptes, le compte avec lequel le responsable est connecté s'associe au compte à rattacher. Une fois que l'opération est effectuée, le compte avec lequel le responsable est connecté est conservé et le second compte est détruit. Toutes les informations relatives aux élèves associés seront alors accessibles depuis le compte actuel. On clique pour choisir l’enfant 16

1. TELEPAIEMENT 1.2. Paramétrages Cocher l’option dans l’onglet « Télépaiement » du BP, Saisir le compte 5115x Cartes bancaires à l’encaissement, Choisir les comptes de liaison à utiliser : Comptes du BP ou des BA. Seuls sont proposés en comptes de liaison des comptes de racine 4111, 4112, 4117 et 4118. 17

Schéma des interactions entre les logiciels 18

1. TELEPAIEMENT 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement Pour l’établissement sélectionné (BP ou BA), sont transférées toutes les créances des comptes 4111, 4112, 4117 et 4118 avec conditions suivantes:   créance appartient à l’EPLE (BP ou BA). créance SRH ou créance voyage. créance non soldée, non supprimée. créance réceptionnée de GFC. créance manuelle non transférable vers TS Paiement. 19

1. TELEPAIEMENT Attention 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement élève scolarisé dans l’EPLE de la créance (BP ou BA). affichage des créances soumises à prélèvement ne pouvant faire l’objet de télépaiement. Attention Un transfert correspond à l’état des créances à l’instant du transfert, il est indépendant des transferts précédents. Chaque transfert écrase le précédent. Il ne s’agira pas d’un différentiel. 20

1. TELEPAIEMENT 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement Transmission effectuée établissement par établissement, déclenchée manuellement depuis l’application GFC à l’initiative de l’agent comptable depuis l’établissement agence comptable. « Encaissements /Télépaiements /Créances / Transfert… » 21

1. TELEPAIEMENT 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement 22

1. TELEPAIEMENT 23

1. TELEPAIEMENT 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement 24

1. TELEPAIEMENT 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement « Le téléservice n’est pas ouvert pour cet établissement » : établissement non paramétré depuis SIECLE. Un problème technique est rencontré du côté de NetSynchro: remonter l’erreur auprès de votre support académique « télépaiement ». 25

1. TELEPAIEMENT 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement 26

1. TELEPAIEMENT 1.3. Transfert des créances GFC vers TS Paiement Trimestre affiché uniquement pour les créances SRH (pas pour les créances voyages). Montant restant à réaliser sur la créance. Affichage si prélèvement automatique. Informations de chaque transfert de la créance (n° de constatation uniquement pour SRH). 27

1. TELEPAIEMENT 1.4. Affichage en NetSynchro Exemple de réception de données dans NetSynchro visibles par l’ADSI uniquement. Créances transmises au TS-Paiement via NetSynchro en mode asynchrone. Une fois le transfert fini, le TS-Paiement retourne un acquittement avec: Un code de réussite, si le transfert est bien passé, Un code d’ erreur en cas d’échec de transfert.

1. TELEPAIEMENT 1.5. TS Paiement Identification avec login/mot de passe sur le portail ATEN Téléservices 29

1. TELEPAIEMENT 1.5. TS Paiement « Mes factures » : Permet de consulter les créances à payer.

1. TELEPAIEMENT 1.5. TS Paiement « Liste de factures en attente de règlement » : créances éligibles au télépaiement Bouton « Payer » si le paiement en ligne est possible sur la créance. Sinon, une icône « Information » cliquable. Affichage des créances soumises à prélèvement.

1. TELEPAIEMENT 1.5. TS Paiement Paiement factures : Permet de saisir le montant à payer pour une créance. Numérique, 2 décimales maximum, point ou virgule accepté, sans symbole euro Inactif par défaut. Ce bouton devient actif si saisie d’un montant au format attendu

1. TELEPAIEMENT 1.5. TS Paiement Demande de confirmation du paiement, puis redirection vers la plateforme de paiement (TIPI).

1. TELEPAIEMENT 1.5. TS Paiement

1. TELEPAIEMENT 1.5. TS Paiement

1. TELEPAIEMENT 1.6. Traitement en TIPI 36

1. TELEPAIEMENT 1.6. Traitement en TIPI 37

1. TELEPAIEMENT 1.6. Traitement en TIPI 38

1. TELEPAIEMENT 1.6. Traitement en TIPI Coût par transaction = Frais TP + Commission interbancaire ZONE EURO HORS ZONE EURO   Montant <15€ Montant ≥15€ Frais TP: par transaction 0,054€ Commission interbancaire 0,03€ + 0,20% montant 0,05€ + 0,34% montant 0,68% montant  de transaction  de transaction  Exemple : en 2016, un parent règle 40 €. Coût = 0,054 + 0,05 + 0.34%(40€) = 0,054 + 0.05 + 0.136 = 0,24 Coût total = 0,24€ pour cette transaction. . 39

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC « Encaissements/ Télépaiement/ Encaissements /Réception… » 40

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC 41

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC 42

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC 43

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC Ces encaissements en attente doivent être validés pour mettre à jour les créances correspondantes. « Encaissements/ Télépaiements/ Encaissements/ Encaissements en attente » 44

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC En « modification d’un encaissement », seules les lignes d’encaissement sont modifiables (ajouter, modifier ou supprimer). Le format de saisie des lignes d’encaissement est le même que celui des encaissements classiques. Une fois la créance modifiée, son état passe à « Modifié ». Une fois que tous les encaissements « à modifier » ont été traités, on peut passer à l’édition des FE. 45

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC Edition FE non accessible s’il subsiste des encaissements de télépaiement à modifier. Pour l’établissement concerné, la date de validation de session des valeurs générales ne doit pas être postérieure à la date de travail courante. Pour l’établissement concerné, pas de FQE (encaissement du comptable ou encaissement pour ordre) ni de FE (régie et télépaiement) éditée à une date postérieure à la date de travail. 46

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC « Encaissements/ Télépaiements/ Encaissements/ Fiches d’écritures » 47

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC 48

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC 49

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC Une fois validés, les encaissements ne sont plus accessibles en encaissements en attente. Il est édité autant de FE que d’établissements présents dans les encaissements en attente (comme les FQE). Fiches d’écritures numérotées comme les FQE. Fiches d’écritures éditées pouvant être rééditées. 50

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC L’édition de la FE de télépaiement entraînera la génération automatique des écritures d’encaissement de chaque établissement : Budget principal : Montant total des Télépaiements du BP Montant total imputé au compte de liaison (ex : 4112X) 51

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC Budget annexe : Ecriture en BP : Ecriture en BA : Montant total des Télépaiements du BP Compte d’opérations inter services dédié au BA Compte d’opérations inter services pour le montant total des télépaiements du BA Montant total imputé au compte de liaison (ex : 4112X) 52

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC Commissions interbancaires directement déduites du montant qui apparaît sur le compte DFT, mandatées au compte « 627 - Services bancaires » par le compte « 4722 - Commission bancaire en instance de mandatement » (DAO), 53

1. TELEPAIEMENT 1.7. Retour des encaissements dans GFC

2. FACTURATION ELECTRONIQUE Préambule Ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014: obligation de dématérialisation des factures pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et les personnes publiques à compter du 1er janvier 2017, Calendrier échelonné pour les autres fournisseurs, en fonction de la taille de l’entreprise (2018 à 2020). 55

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.1. La plate-forme CPP 2017 Portail Chorus Portail Pro 2017, solution développée par l’AIFE, Permet le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique, Point d’entrée unique et gratuit, Accessibilité à CPP 2017 par le portail PIGP, Identifiant et mode de passe attribués par la DGFiP. 56

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.2. Les fonctionnalités de CPP 2017 Gestion des demandes de paiement par le fournisseur, Gestion des demandes de paiement par l’EPLE, Gestion des engagements juridiques, Gestion des structures et des utilisateurs, Assistance des utilisateurs. 57

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.3. Mise en œuvre dans l’EPLE EPLE récepteur de factures, EPLE émetteur de factures, Seul le mode portail est proposé aux EPLE, Déposer et récupérer « manuellement » les factures sur CPP 2017, EPLE identifié par les services de la DGFiP, Factures sous format PDF. 58

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.3. Mise en œuvre dans l’EPLE

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.4. La fiche structure Identification de l’EPLE émetteur et/ou récepteur de factures par une fiche structure de façon unique dans CPP 2017, Pour le 30/09/2016: identification de chaque EPLE par sa fiche structure - n° SIRET et gestionnaire principal - , Pour le 30/11/2016: identification du ou des gestionnaires secondaires et des autres utilisateurs, Détermination ou pas d’un ou plusieurs codes services (routage de la facture), Référence de l’engagement peut être rendue obligatoire. 60

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.5. Préparer l’échéance du 1er/01/2017 Information des fournisseurs de l’EPLE (10/2016 à 12/2016) Formation des gestionnaires principaux et secondaires, Référent « Facturation électronique » dans chaque académie. Sur le site Pléiade: https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/GBFC/000008/Pages/dematerialisation-des-factures.aspx 61

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications dans GFC Fiche Fournisseur Identification claire des fournisseurs «dématérialisant » Case « Dématérialise » à cocher, Identifiant (SIRET ou autre) sur 20 caractères. Bon de commande ou approvisionnement En paramètres, dans l’onglet « Service destinataire » saisie facultative d’un code service (routage de la facture), Sur le document n° SIRET ou identifiant, Adresse mail. 62

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications dans GFC Fiche fournisseur 63

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications dans GFC Engagement 64

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications Dans GFC Approvisionnement 65

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications dans GFC Liquidation 66

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications dans GFC Mandat Restitution du fichier CPP en « Objet de la dépense », Pas de fichier CPP pour un mandat d’extourne prévisionnel, Restitution du fichier CPP pour le mandat définitif sur crédits d’extourne, Dans la liste des mandats, affichage du fichier CPP si le fournisseur dématérialise, Prise en compte dans l’outil ProgrE des évolutions réglementaires. 67

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications dans GFC 68

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 69

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications dans GFC Fiche client Rajout de la case « Dématérialisation », Information du n° SIRET ou identifiant. 70

2. FACTURATION ELECTRONIQUE 2.6. Modifications dans GFC Mémoire Si le client utilise la dématérialisation alors affichage de l’identifiant du client, du code et du libellé du service, Idem pour le rectificatif de mémoire, Facultatif: référence commande sur 15 caractères, Facultatif: code destinataire sur 30 caractères, le code sur 10 caractères. 71

2. FACTURATION ELECTRONIQUE Calendrier prévisionnel 2 phases de Recette utilisateur: 6 au 13 juin 2016, 4 au 11 juillet 2016. Expérimentation avec le lycée pilote Ventadour d’Ussel en semaine 36. 72

Merci de votre attention. 73