Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux GESTION DES LITS SYNTHESE DU DIAGNOSTIC ET DU PLAN D’ACTIONS Date Insérer le logo de l’établissement

2 SOMMAIRE ETAT DES LIEUX SITUATION GLOBALE DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF POINTS CLES ET LEVIERS D'ACTION ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux ETAT DES LIEUX CONTEXTE DE L’ETABLISSEMENT

4 Description de l’établissement et de son contexte en lien avec la thématique gestion des lits, notamment : Taille de l’établissement : Nombre de lits et places installés en MCO Nombre de lits en MCO Nombre de places en UHCD Fractionnement de l’établissement: Nombre de services Nombre de pôles d’activité Part de l’activité non programmée (part des urgences et volume d’entrées directes dans les services – si information disponible) Spécialités Taux d’équipement en structures d’aval dans le territoire de santé Enjeux du projet médical Développement d’activité attendu …. ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT Reprendre la note de cadrage p3 ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS

5 ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT Exemple de représentation XX lits et places XX salariés XX praticiens Urgence, réanimation, USIC, surveillance continue Spécialités chirurgicales (ORL, ophtalmologie, Soins de suite, HAD Chirurgie orthopédique Spécialités médicales (neurologie, pneumologie, cardiologie, médecine interne, dialyse, gériatrie, gastro-entérologie, néphrologie) Maternité, néonatalogie, chirurgie gynécologique) Site 1 XX lits et places XX salariés XX praticiens Site 2 Oncologie médicale (Cancérologie et radiothérapie) Chirurgie digestive, viscérale, vasculaire, endocrinienne Chirurgie de l’obésité Soins de Suite Soins palliatifs ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS ETAT DES LIEUX

6 Rappeler le périmètre et la période d’analyse Périmètre retenu  Périmètre d’étude : L’ensemble de l’établissement /Pôle/site  Période d’analyse : prendre une période représentative et suffisamment récente, privilégier 12 mois glissants ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS ETAT DES LIEUX

7 MATRICE SWOT (forces et faiblesses) ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS ETAT DES LIEUX Origine Interne FORCESFAIBLESSES  A compléter Origine externe OPPORTUNITESMENACES  A compléter Copier / coller la SWOT

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux SITUATION GLOBALE LES GRANDS ENJEUX

9 Présentation générale – grille d’analyse GRILLE D’ANALYSE 1 / OPTIMISER LA DUREE DE SEJOURS -Se situer par rapport aux établissements de sa catégorie et de son niveau d’activité : se donner un objectif de progression -Structurer les filières de prise en charge -Travailler sur la pertinence des journées d’hospitalisation -Travailler sur l’anticipation de la sortie et la gestion prévisionnelle des séjours (DPS) -Organiser et fluidifier les séjours cliniques du patient : programmer les séjours, orienter vers la bonne unité de prise en charge, faciliter l’accès aux plateaux techniques; anticiper et organiser les suites d’hospitalisation. -Développer l’ambulatoire en médecine comme en chirurgie 2/ REDEPLOYER, TRANSFORMER DES LITS, REDIMENSIONNER, REGROUPER LES UNITES -Soutenir les dynamiques d’activité en adaptant les capacités -Regrouper les unités par type de prise en charge selon des proximités médicales entre spécialités -Adapter les modes d’hospitalisation aux besoins des patients et à l’activité -Ajuster le schéma capacitaire aux évolutions des prises en charge et de l’activité La transformation sur la gestion des lits et sur l’organisation des séjours cliniques porte sur deux leviers principaux, l’un axé sur le processus de prise en charge, l’autre plus structurel sur le juste dimensionnement des modes et des capacités d’hospitalisation. Il est proposé de retenir ces deux leviers comme clef de lecture pour le diagnostic opérationnel de cette thématique. ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS SITUATION GLOBALE

10 Insérer ici les principaux indicateurs de performance des services cliniques au niveau de l’établissement Le taux d’occupation corrigé M, C, O L’IPDMS MCO Taux d’ambulatoire (et taux de rotation) Taux de séjours de 1 nuit (selon volume, déterminer le potentiel de substitution ambulatoire Taux de transferts depuis les urgences pour faute de places ETP consacré à la recherche en lits … Possibilité de reprendre ici le tableaux de bord synthétique de l'outil d'autodiagnostic et proposer une première analyse "macro" de la situation de l'établissement Situation globale – principaux constats ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS SITUATION GLOBALE

11 Des enjeux de « juste dimensionnement » des activités et des unités d’hospitalisation  Identifier les grandes unités (30 lits et plus)  Identifier les petites unités (inférieures à 15 lits)  Identifier les HDS et UCA et leur taille (sont elles éparpillées, possibilités de regroupement ? ) Analyser le fichier structure de l’établissement Possibilité de Copier coller depuis l’outil autodiag GDL les capacités en lits saisies dans l’onglet description ES et analyser la taille des unités ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS SITUATION GLOBALE

12 Situation globale – principaux constats Des enjeux de maîtrise de la durée de séjours * Source Hospidiag  L’enjeu pour l’ES est d’améliorer l’IP-DMS de chaque champ pour atteindre les cibles des établissements de même activité les plus performants.  Comparer l’IPDMS de votre ES à l’IPDMS moyen de 80% des ES (8 ème décile), et à l’IPDMS des 20% d’ES les plus performant (2 ème décile) Récupérer le tableau depuis Hospidiag pour votre ES ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS SITUATION GLOBALE

13 Situation globale – principaux constats Des enjeux de maîtrise de la durée de séjours Copier coller les IPDMS par service (cf onglet IPDMS par service)  Comparer vos services de médecine/chirurgie/Obstétrique par rapport à un IPDMS =1 et par rapport à l’IPDMS des ES les plus performant (=IPDMS 2 ème décile)  X services ont des IP-DMS inférieurs à l’IP DMS cible : -Service 1 -Service 2  X services ont des IP-DMS supérieurs à l’IP DMS cible : -Service 4 -…  Un travail de réduction de la DMS permettra de faire diminuer le taux d’occupation des unités qui sont aujourd’hui proche de la saturation, de permettre d’absorber le développement d’activité, de travailler sur un réajustement capacitaire …  Comparer vos services de médecine/chirurgie/Obstétrique par rapport à un IPDMS =1 et par rapport à l’IPDMS des ES les plus performant (=IPDMS 2 ème décile)  X services ont des IP-DMS inférieurs à l’IP DMS cible : -Service 1 -Service 2  X services ont des IP-DMS supérieurs à l’IP DMS cible : -Service 4 -…  Un travail de réduction de la DMS permettra de faire diminuer le taux d’occupation des unités qui sont aujourd’hui proche de la saturation, de permettre d’absorber le développement d’activité, de travailler sur un réajustement capacitaire … IP DMS cible médecine : XX ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS SITUATION GLOBALE

14 Situation globale – principaux constats Des enjeux de « juste dimensionnement » des activités médicales Comparer les journées réalisées dans les unités d’hébergement et les journées de l’activité médicale :  Identifier les unités d’hébergement qui hébergent de manière significative des patients relevant d’autres spécialités  Identifier les unités qui sont sous dimensionnées par rapport à leur activité médicale Illustration: matrice Heb-Med de l’outil ANAP Mouvement SITUATION GLOBALE

15 Situation globale – principaux constats Des enjeux de « juste dimensionnement » des activités médicales Estimer le nombre de lits cibles théoriques pour les unités de soins à partir des données d’activités médicales et de simulation sur des indicateurs de performance tels que le TO, IPDMS et potentiel substituable en ambulatoire Ce travail de dimensionnement doit être complété par une étude de réorganisation des unités et des ressources affectées SITUATION GLOBALE Illustration: Utiliser l’outil de dimensionnement capacitaire cible proposé par l’ANAP

16 Volume de flux d'activité programmée et non programmée Pré admission : quel volume ? Taux de déprogrammation Durée de séjour en UHCD Des enjeux de programmation ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS SITUATION GLOBALE

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux DIAGNOSTIC DETAILLE Faire un focus sur certains services

18 Détailler pour chaque service les indicateurs de performance mesuré dans la première partie Pour ceux qui utilisent les outils d’autodiagnostic de l’ANAP, vous pouvez récupérer les informations suivantes, par service : Analyser les taux d'occupation inférieur à 80% pour la chirurgie et obstétrique, supérieur à % pour la médecine, en lien avec l’IPDMS Analyser le potentiel des séjours de 0 nuit réalisé en forain Analyser le potentiel des séjours de 1 nuit substituable en ambulatoire Analyser le lissage de l’activité sur la semaine, notamment pour l’hôpital de semaine Analyser les taux de rotation pour les unités ambulatoires Analyser les heures d’entrée et de sortie, notamment pour les services proches de la saturation afin d’essayer de gagner des heures en lits Analyser les modes de sortie notamment le % de sortie vers des structures d’aval pour des services de gériatrie Analyser la différence entre les indicateurs suivants pour des services de pédiatrie ou de gériatrie afin d’identifier s’il y a un travail à mener sur les admissions directes sans passage à l’UHCD Exemple d’un service de gériatrie : Taux d'entrées directes des urgences10% Taux de séjours débutant par un passage aux urgences 71%  Réflexion à mener sur les admissions directes en gériatrie sans passage à l’UHCD … DIAGNOSTIC DETAILLE ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC DETAILLE

19 Tableaux à exploiter dans l’outil autodiag Hébergement : Tableaux à exploiter dans l’outil Mouvement : DIAGNOSTIC DETAILLE – Illustrations issues des outils ANAP ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC DETAILLE

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux DIAGNOSTIC QUALITATIF

21 Problématiques d’organisation identifiées à chaque étape du parcours patient (pré admission, admission, séjour, sortie). Des enjeux d’organisation des pratiques Eléments issus du quickscan et complétés par les entretiens, analyses de processus, recherches de causes… Exemple de points positifs : Visibilité de la disponibilité en temps réel Bonne anticipation de l’aval et permanence sociale assurée Partenariat avec les structures d’aval mis en place Pratique de la pré admission existante Programmation conjointe du séjour avec le bloc et les examens complémentaires Existence d’un salon de sortie ? Exemple de points à améliorer : Systématiser la gestion prévisionnelle avec la définition et l’actualisation de la DSP tout au long du séjour patient Poursuivre la mise en place d’une gestion des lits à centralisée en prenant en compte la contrainte d’un multi site Pilotage à mettre en place Etablir des règles d’hébergement Formaliser les sorties le matin et mettre en place une enveloppe de sortie ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS DIAGNOSTIC QUALITATIF DIAGNOSTIC QUALITATIF

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS

23 Exemples de restitution : Réduction de la DMS ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Faits saillantsLevier d’actions REDUCTION DE LA DMS  Des sorties réalisées majoritairement l’après midi entre 14h et 17h  Formaliser les sortie le matin et utiliser systématiquement une check liste de sortie

24 Exemples de restitution : Organisation et fluidification des séjours cliniques du patient ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Faits saillantsLevier d’actions ORGANISATION ET FLUIDIFICATION DES SEJOURS CLINIQUES DU PATIENT  Pas de vision en temps réel des lits disponibles et réservés dans l’établissement  Mettre en place la visualisation des disponibilités en lits

25 Exemples de restitution : Redéploiement des lits, transformation des organisations ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Faits saillantsLevier d’actions REDEPLOIEMENT DES LITS, TRANSFORMATION DES ORGANISATIONS  Des taux d’occupation de l’activité de chirurgie à optimiser Ajustement des capacités en lits de chirurgie :  Identifier l’unité à fermer et du nombre de lits  Identifier l’adéquation des RH actuelles regroupées à l’activité mutualisée  Travailler sur l’optimisation des maquettes organisationnelles

26 Priorisation des actions ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS RangAction

27 Pistes retenues ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS ActionDescription de l’actionEchéance

28 Indicateurs de suivi ETAT DES LIEUX DIAGNOSTIC DETAILLE DIAGNOSTIC QUALITATIF SITUATION GLOBALE POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS POINTS CLES ET LEVIERS D’ACTIONS Libellé d’indicateursValeur initialeValeur cible