Comptabilité des sections

Sommaire Introduction aux principes comptables Echéancier Prélèvement mensuel Présentation du journal 1. Méthode 2. Plan comptable 3. Pièce comptable 4. Rapprochement bancaire

Comment organiser les comptes La comptabilité est un langage dont la fonction est de collecter, de combiner, de l’information quantifiée. Pour l’association, l’organisation de la comptabilité se concrétise par :  L’adoption d’un plan de comptes  Le choix d’un système comptable  Le choix d’une procédure de traitement de l’information.

La comptabilité COMPTE COURANT COMPTE LIVRET COMPTE COURANT COMPTE CAISSE

L’adoption d’un plan de comptes On appelle plan de comptes une liste méthodique de comptes. Le plan de comptes adopté doit être suffisamment détaillé pour permettre à l’association d’effectuer tous les enregistrements correspondant à ses besoins propres en matière d’information. Les enregistrements dans les comptes doivent s’appuyer sur une pièce justificative datée et signée susceptible d’être présentée à toute demande.

Le choix d’un système comptable Enregistrement des documents de base (pièces justificatives) dans un journal. Le journal est un document comptable obligatoire. Il constitue la mémoire de l’association. 1. Report des enregistrements dans les comptes 2. Regroupement des comptes et établissement d’une balance.

Le choix d’un système comptable Livre Journal Livre Caisse Livre Livret

Le choix d’une procédure de traitement de l’information La tenue manuelle : effectuée par les différentes sections ou associations de l’ESM. Le traitement informatique : effectué par les services généraux de l’ESM en conformité avec les règles comptables et vérifié par le commissaire aux comptes.

Obligations Tenue d’un journal comprenant toutes les opérations de recettes et dépenses pour chaque compte (compte courant, compte livret, compte caisse) En prenant en compte toutes les interactions entre les différents comptes.

Principes généraux « A l’effet de présenter des états reflétant une image fidèle de la situation et des opérations de l’association, la comptabilité doit satisfaire, dans le respect des règles de prudence, aux obligations de régularité et de sincérité »

Le principe de régularité : « la régularité est la conformité aux règles et procédures en vigueur ». Ce principe fait référence aux règles légales ou d’usage qui s’appliquent à la tenue des comptabilités. Le principe de sincérité : « la sincérité, c’est l’application de bonne foi des règles et procédures en vigueur en fonction de la connaissance que les responsables des comptes doivent normalement avoir de la réalité et de l’importance des opérations, évènements et situations. » ne Le rôle de la bonne foi est essentiel. En effet une comptabilité régulière dans la forme perd sa valeur probante si l’on ne peut établir qu’elle est sincère.

Le principe de prudence : « la prudence est l’appréciation raisonnable des faits afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats de l’entreprise. » On retrouve dans le P.C.G. l’homme juridique dit « le bon père de famille » réputé prudent et l’on observe par définition que le principe de prudence résulte d’un jugement porté (appréciation raisonnable) sur les faits. Le principe d’image fidèle : l’obtention de l’image fidèle est quasiment automatique dès lors que les principes de régularité et sincérité sont observés. Il s’agit de parvenir dans les états financiers à obtenir une image comptable de l’association aussi objective que possible.

Les principes techniques Le principe de continuité de l’exploitation: l’association continuera dans le futur son activité dans les même conditions que le passé. Le principe de permanence des méthodes: la cohérence des informations comptables au cours des périodes successives implique la permanence dans l’application des règles de procédure. Le principe de la non-compensation: les opérations sont enregistrées dans les comptes dont l’intitulé correspond à leur nature. Toute compensation est interdite. Le principe d’autonomie des exercices: en comptabilité générale le résultat se rapporte à une période dénommée exercice. La conséquence essentielle de ce principe est qu’il faut opérer un tri des charges et des produits afin de rattacher ceux-ci au seul exercice qui les concerne.

Le journal Date N° compte N° Pièce Libellé Montant N° chèque PCRBRB RecettesDépenses REPORT du solde de l’exercice précédent

Livre journal Date : classé par ordre chronologique en prenant en compte les éléments du / des chéquiers ainsi que les virements, prélèvements, encaissements, transfert de compte à compte N° compte : à l’aide du plan comptable fournit par nos services, il faut attribuer en fonction de la nature de l’écriture un compte codifié.

Suite : N° pièce : par ordre de numérotation à partir de 1 Libellé : Précision sur la nature de l’achat et toutes les informations utiles pour l’enregistrement comptable. Recettes : entrées Dépenses : sorties

Fin N° Chèque : information sur le n° chèque, de virement ou prélèvement PC : pièce comptable, la codification est 0 pour une pièce manquante et 1 pour une pièce donnée. RB : rapprochement bancaire, à la fin du mois, on vérifie les écritures de notre journal avec celles passées sur le relevé bancaire.

Plan comptable - Charges DEPENSES Contrepartie 6063Matériel sportifTout le matériel n'excédant pas 450 euros prix unitaire 60631Petit matériel sportifCD, t-shirt,,vêtements de sports,,, 6064Fourniture de bureaupapier, encre imprimante, pharmacie 6065Autres fourniturestissu, bobine 6070Achats marchandisesMatériel acheté pour la revente Entretien maintenanceréparation 6162Assurance 6181Documentationabonnement à revues 6226Honoraires du commissaire aux comptes 6231cadeaux aux adhérents 6232cadeaux au personnel 6243cadeaux aux bénévoles 6244cadeaux manifestations 6250Frais de déplacementHors compétitions

Suite - Charges 6251Frais de stage Frais de manifestation sportives Frais de manifestations hors compétitionsrepas de bureau, AG, fête de club Frais de formationpersonnel, bénévoles 6260Frais postauxtimbres 6261Frais de Telecomtéléphone 6270Frais bancairesfrais de banque 6277frais sur ANCV 6450Charges afférentescharges patronales 6480ACMS: médecine du travail 6510Cotisations fédérationsaffiliation, amende,,, 6511Droits d'engagements 6520Licences 6550Aide au fonctionnement

Plan Comptable - Produits RECETTES Contrepartie 7078Vente d'équipements Subvention 74401Subvention Conseil Général 74402Subvention Fédérale 74403Subvention FNDS 74409Subvention exceptionnelle CNASEA 756Cotisations/ Licences 7580Produit de gestion courante 7510Manifestations sportives Manifestations hors compétitions Produits financiers 79125Stages 6251

Immobilisations IMMOBILISATIONS 2150Matériel sportif Comptes à utiliser à la place du 6063 si la valeur de l'unité excède 450 euros. 2180Matériel de bureau

Charges de personnel COMPTE DE CHARGES 4211Rémunération du personnelSalaire net verse au salarié 4250Acomptes sur salaires 4686Charges à payerCharges mensuelles (salariales et patronales)

Banque COMPTE DE BANQUE 512Banque 520Livret 530Caisse

La Pièce comptable : Une pièce comptable doit comporter : La date La nature de l’achat L’en-tête ou le tampon du vendeur La somme AU MINIMUM Toutes les factures doivent être des originaux. Toutes les factures doivent être au nom de l’association : ESM + nom de la section

Cas particuliers  achat par internet : par ex. un billet de train ou d’avion  fournir le billet électronique  indemnités aux bénévoles (URSSAF)  fournir obligatoirement le calendrier des compétitions  indemnités aux bénévoles (kilométriques)  utiliser le barème kilométrique en vigueur, fournir obligatoirement la photocopie de la carte grise (qui doit correspondre au nom de la personne remboursée. Ne pas faire de remboursement kilométriques à quelqu’un de mineur. OBLIGATOIRE : Il faut fournir les feuilles de match, de rencontre ou la convocation aux compétitions, tout ce qui peut faire office de justificatifs.

Suite des cas particuliers  remboursement de téléphone : plusieurs cas possibles : 1/La section rembourse une quote part de la facture globale d’un bénévole en fonction de l’activité croissante et décroissante.  fournir la photocopie de la facture d’origine 2/La section rembourse une recharge d’un téléphone portable par exemple  fournir la facture  abonnement annuel : Internet, câble….  si la somme est identique pendant la totalité de l’année : fournir soit le contrat soit une facture mensuelle.  Tickets d’essence : le ticket de carte bleue a valeur de justificatif

Le rapprochement bancaire Le compte "512 Banque" tenu par une association enregistre les mêmes opérations que le compte de l'entreprise tenu par le banquier, mais en sens inverse. Il s'agit donc de comptabilités réciproques. Dans la pratique, les soldes sont rarement égaux car les opérations ne peuvent pas être enregistrées simultanément dans chaque comptabilité pour diverses raisons : 1. les chèques émis par l‘association ne sont comptabilisés par le banquier qu'après encaissement par le bénéficiaire. 2. le banquier enregistre des virements (règlements des clients par virements) au bénéficie de l'entreprise et informe celle-ci dans un deuxième temps. 3. des erreurs sur les sommes peuvent être commises par l'entreprise ou par la banque. La technique de l'état de rapprochement va permettre de justifier les différences de soldes. Il résulte de cette définition que le rapprochement bancaire est l'action qui consiste à associer les opérations déjà enregistrées dans l’association et à la banque afin de faire apparaître les écritures isolées, c'est-à-dire enregistrées uniquement d'un côté ou de l'autre.

Les amortissements Les amortissements sont la constatation d'un amoindrissement de la valeur d'un élément d'actif résultant de l'usage, du temps ou de l'évolution des techniques, ou de toute autre cause. Ceci permet a l'entreprise de dégager les sommes nécessaires pour le renouvellement des éléments d'actif amorti.

L 'amortissement est le fait d'inscrire au bilan la perte de valeur constatée sur les actifs. En effet, les actifs sont inscrits au bilan pour leurs valeurs comptables. Cette valeur comptable ne retranscrit pas la réalité puisque les actifs perdent de leur valeur au cours de leur durée de vie. La valeur comptable est exacte seulement au moment de l'achat de l'actif, c'est la valeur marchande du bien à cet instant. L'amortissement est donc là pour constater cette perte de valeur comptable. Cette perte de valeur est due à deux éléments.  Le premier est l'usure du bien. En effet, l'utilisation régulière d'une machine par exemple, a pour effet d‘en user les composants. La machine peut tomber en panne, il faut alors changer telle ou telle pièce. La machine perd donc au fur et à mesure de son utilisation de la valeur. L'amortissement se fait donc en fonction de l'utilisation de l'actif.  La deuxième raison de la perte de valeur est l'obsolescence. Cela est lié aux diverses innovations technologiques. Dans le cas de notre machine, une autre machine ayant la même fonction mais avec un rendement supérieur peut être apparue sur le marché. Notre machine perd donc de sa valeur. Le détenteur de l'actif a ensuite le choix du type d'amortissement, linéaire ou dégressif.

Détermination du taux BiensTauxDurée Véhicules25 à 20 %4 à 5 ans Mobilier10 %10 ans Matériel de bureau 20 à 10 %5 à 10 ans Matériel informatique 33 à 50 %2 à 3 ans

Les provisions Les provisions servent à anticiper une charge. Les dotations aux provisions obèrent le résultat de l'exercice au cours duquel elles sont passées, afin d'éviter que les charges correspondantes n'influent sur les résultats des exercices au cours desquels elles seront effectivement comptabilisées, alors qu'elles ne s'y rapportent pas économiquement. Au cours de ces exercices, la provision est (partiellement ou en totalité) reprise en produits, ce qui neutralise au niveau du résultat la constatation de la charge. On distingue trois types de provisions : les provisions pour dépréciation d'actifs, les provisions pour risques et charges et les provisions réglementées. Ils reçoivent des traitements comptable, financier et fiscal bien distincts.

Planification mensuelle des prélèvements 1 au 4 5 au 8Prélèvements des charges salariales du mois précédent 9 au 12Prélèvements des dépenses par Carte Bancaire 13 au au 24Calculs et édition des bulletins de paye des salariés 25 au 28Virement des salaires nets des salariés par le comité directeur 29 au 31Prélèvements des salaires nets des salariés sur les sections

ATTENTION Nous ne pouvons effectuer les modifications des feuilles de payes sans vos informations. Sans envoi de votre part à la date limite, la feuille de paye correspond au contrat initial. Les modifications envoyées ultérieurement seront prises en compte le mois suivant. DERNIER DELAI : 20 du mois en cours

C’est simple comme un coup de fil Avenue du Noyer Lambert BP Massy Cedex