Bienvenue Séance d’information pour les coordonnateurs d’événements spéciaux 2016

Aperçu Donner les outils et les conseils nécessaires pour planifier des événements spéciaux au sein de votre ministère. Faire connaître les exigences relatives aux permis pour jeux de bienfaisance Définir les procédures liées aux demandes de reçus à des fins fiscales pour les événements spéciaux Séance de remue-méninges

Fonds amassés lors d’événements spéciaux Dans la RCN ₋Les fonds amassés lors d’événements spéciaux représentent de 8 à 10 % de tous les fonds amassés (approximativement 1,6 M$ en 2015) -Les sommes amassées lors d’événements spéciaux sont partagées entre Centraide Ottawa, Centraide Outaouais et PartenaireSanté -Les fonds sont distribués à chaque bénéficiaire désigné en fonction du pourcentage des revenus de la campagne que chaque bénéficiaire a obtenu grâce à votre campagne ministérielle.

Coordonnateur d’événements spéciaux Responsable de : – Coordonner les événements (peut comprendre la plannification et l’exécution) – Tenir le trésorier informé – Recruter des membres de l’équipe et assigner les tâches Doit obtenir le soutien et la participation des cadres supérieurs

Ce que vous devez savoir Pratique exemplaire – le choix du moment est critique : prévoir les événements spéciaux après la sollicitation Les événements spéciaux complètent votre campagne de sollicitation; ils ne remplacent pas la sollicitation

Août Septembre Échéancier de la campagne Octobre Stimulate/Educate What Can invest bring! / Ce qu’investir peut engendrer! Stimuler – éduquer Donate Pledge / Promesse de don Donner Celebrate Special Events / Événements spéciaux Célébrer Communicate / Communiquer

Ce que vous devez savoir Les événements spéciaux nécessitent un grand nombre d’employés, tant dans la planification, l’exécution (bénévoles) que la participation Une bonne planification est essentielle

Planification d’un événement spécial Questions à poser avant de commencer – Que veut-on accomplir? – Votre ministère a-t-il déjà essayé cet événement dans le passé? – Combien de temps est nécéssaire pour planifier et exécuter? – Avez-vous besoin d’autorisations spéciales (du ministère)? – Avez-vous besoin d’une licence de jeux ou de tout autre permis?

Planification d’un événement spécial (suite) Évaluez les coûts Déterminez les besoins en matière de bénévoles Informez votre trésorier de votre projet à l’avance Pensez à utiliser des outils de sensibilisation / d’éducation Bureau des conférenciers, Les tournées « Le voir, c’est le croire ») Approcher des organismes pour faire don d’articles pour votre ou vos événements (notez que vous devrez obtenir la permission du bureau de votre sous-ministre)

Liste de contrôle pour événements spéciaux  G énéral - Événement approprié, coordonnateur, licence  Date - Disponibilité des invités, délais pour l’obtention des licences  Endroit - Personne-ressource sur place, permis, stationnement, nombre de participants, sécurité, besoins techniques, etc.  Heure et déroulement de l’événement – Penser aux tâches, scénarios, conférenciers, média, billets  Clôture de l’événement – Équipe de démontage, réutilisation des fournitures

Liste de contrôle pour événements spéciaux (suite)  Enregistrer les résultats/faire le suivi – Participation, impact, réalisations/objectifs, fonds recueillis, remerciements et reconnaissances – Assurez-vous d’inclure un rapport pour l’équipe de l’année suivante Une liste de contrôle détaillée se trouve dans le site Web de la CCMTGC Web de la CCMTGC

Initiatives de collectes de fonds de la CCMTGC

Permis pour jeux de bienfaisance pour l’Ontario Un permis pour jeux de bienfaisance est nécessaire pour : Les jeux de hasard (bingos, tirages, tirages moitié-moitié, casino) qui offrent des prix (argent, biens, services, etc.) – lorsqu’il y a un élément de chance Percevoir un droit d’entrée (p. ex. billet) Des tirages avec incitatifs (tirages anticipés) réservés aux donateurs La liste de vérification pour jeux de bienfaisance est disponible dans Boîte à outils du coordonnateur d'événements dans le site Web de la CCMTGC.Boîte à outils du coordonnateur d'événements 15

Permis pour jeux de bienfaisance pour l’Ontario (suite) Il incombe aux ministères et aux agences d’obtenir les licences et les lettres d’appui de la ville et de Centraide Ottawa. La Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO) est responsable de l’émission des permis en Ontario. Le renouvellement des demandes doit se faire au moins 30 jours avant l’événement. Les nouvelles demandes doivent se faire au moins 45 jours avant l’événement. 16

Permis pour jeux de bienfaisance pour le Québec Nouveau cette année : les tirages moitié-moitié pour lesquels la somme du tirage est de moins de $ sont acceptés. La Régie des alcools, des courses et de jeux Québec (RACJ) est responsable de l’émission des permis au Québec. Les demandes doivent se faire au moins 30 jours avant le premier tirage. Les demandes sont valides pour un an. Tous les tirages doivent avoir lieu pendant la période de validation. Une seule licence permise par ministère. l’événement. Les tirages ne peuvent pas être de plus de $. La vente des billets et le tirage DOIVENT avoir lieu le même jour (sans exception). 17

Reçus – Événements spéciaux Un reçu à des fins fiscales ne peut être émis si le donateur reçoit une contrepartie Des reçus à des fins fiscales peuvent être émis pour les dons en nature Seuls les dons de biens, s’ils sont utilisés pour amasser des fonds, peuvent faire l’objet d’un reçu à des fins fiscales (p. ex., ordinateurs, œuvres d’art) Les dons de services et les promesses de services ne représentent pas des dons de biens, et ne peuvent donc bénéficier d’un reçu officiel à des fins fiscales Un reçu à des fins fiscales ne peut être émis pour des prix incitatifs (réputés être un don au ministère et non à des fins de bienfaisance) 22

Reçus – Événements spéciaux On peut demander un reçu à des fins fiscales pour des dons en espèces faits lors de certains événements spéciaux : Exemples : – Pour les tournois de golf, seule la partie dite de bienfaisance peut faire l’objet d’un reçu et non toute la somme payée. On doit soustraire le coût de la partie de golf, de la voiturette, du repas, etc. – Pour les marchethons ou les courses, seule la partie dite de bienfaisance peut faire l’objet d’un reçu. Si le participant reçoit quoi que ce soit en contrepartie du droit de participation, le coût de l’article doit être soustrait Vous devez inclure les reçus pour indiquer le coût des articles/services reçus (le cas échéant) Ne promettez pas de reçu à des fins fiscales. Obtenez d’abord l’autorisation de votre gestionnaire de la CCMTGC. 23

Reçus – Événements spéciaux Il vous incombe de soumettre toutes les demandes de reûs à des fins fiscales à votre trésoriers avec les fonds amassés. Les demandes doivent accompagner le formulaire d’événements spéciaux correspondant et être glissées dans l’enveloppe du trésorier. Vous devez utiliser le formulaire de la CCMTGC qui se trouve dans la boîte à outils du trésorier (site Web de la CCMTGC). Il y a deux types de formulaires. Assurez-vous d’utiliser le bon : Formulaire de dons en nature : pour les dons non monétaires Demande de reçu à des fins fiscales d’événements spéciaux : pour les dons en espèces 24

Formulaire de don en nature 25

Demande de reçu à des fins fiscales pour les événements spéciaux 26

Une licence est-elle nécessaire pour : – Tirage moitié-moitié? O/N – Prix de participation au lancement de la campagne? O/N Peut-on obtenir un reçu à des fins fiscales pour : – Une personne qui fait don d’un iPad comme prix incitatif ? O/N – Une personne qui donne une œuvre d’art pour une vente aux enchères? O/N – Un don à quelqu’un qui participe à une course/marche de charité Frais d’inscription du participant/ Don au participant? O/N Dons amassés auprès de la famille et des amis – Y/N

Séance de remue-méninges Comment pouvez-vous intégrer le message relatif aux « besoins communautaires » dans votre événement spécial?

Outils Disponible sur le site Web de la CCMTGCsite Web de la CCMTGC

Merci!