Denys Bussières Janvier 2009 Service des finances

Entrée en vigueur: 1 er octobre 2008 Trois règlements: Approvisionnements (biens); Services; Travaux de construction. 2

Ministères et organismes du gouvernement; Commissions scolaires, les collèges denseignement général et professionnels, les universités; Les agences de santé et des services sociaux; Le Conseil Cri de la santé et des services sociaux; La Corporation dhébergement du Québec. 3

Municipalités; C.S.S.T.; Hydro-Québec; Loto-Québec; S.A.Q.; S.A.A.Q. 4

Transparence dans les processus; Traitement intègre et équitable des concurrents; Accessibilité; Développement durable et environnement; Assurance de la qualité; Reddition de comptes fondée sur limputabilité des dirigeants. 5

Deux modes dacquisition: Gré à gré (limites définis dans la politique dachat de Polytechnique); Appel doffres public. (Contrats > $) 6

« Un organisme public ne peut scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but déluder lobligation de recourir à la procédure dappel doffres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de la loi. » 7

1. Situation durgence; 2. Seul fournisseur possible -Garantie; -Droit de propriété ou exclusif; -Raisons dordre technique ou scientifique liées à la recherche et au développement ou à lenseignement 3. Question de natures confidentielles ou protégée; 4. Lorsque lappel doffres ne servirait pas lintérêt public; 5. Tout autre cas déterminé par règlement -Services juridiques; -Services bancaires. 8

Uniquement le prix: selon le prix le plus bas. Une qualité minimale et un prix: selon le prix le plus bas; Rapport qualité / prix: selon le prix ajusté le plus bas; Uniquement la qualité: selon la note finale la plus élevée. 9

Lancement de tout appel doffres public avis dans SéAO Modification avis dans SéAO au moins 7 jours avant fermeture si incidence sur les prix Affichage minimum 15 jours Ouverture publique responsable du dossier + témoin heure et endroit prévus public invité 10

Polytechnique peut décider dévaluer le niveau de qualité dune soumission. Polytechnique doit prévoir dans les documents dappel doffres les règles dévaluation. Les soumissions sont évaluées par un comité de sélection composé dun secrétaire et dau moins 3 membres. (si logiciel ou matériel informatique, un représentant du SI est membre) 11

Délai prévu dans la loi Publication du nom des soumissionnaires (4 jours) Publication du résultat dappel doffres sur SéAO (15 jours) Nom de ladjudicataire Condition dadjudication Information aux soumissionnaires de leur classement et du résultat obtenu (15 jours) Publication des contrats > $ négociés de gré à gré (6 mois) 12

Modifiée par le Conseil dadministration le 11 décembre

Meilleure définition du terme « construction ». Le mot « construction » comprend l'érection, l'édification, l'aménagement, le réaménagement, la rénovation, la réfection, la réparation, ou la démolition d'un ouvrage, ou tout travail comportant la fourniture et l'installation de biens et requérant une main-doeuvre spécialisée relevant d'entrepreneurs généraux et d'entrepreneurs spécialisés excluant : ajout de mobilier, appareillage, outillage (MAO); ajout des technologies de l'information et de communications (TIC) (téléphonie, audio-visuel, câblage réseautique); développement informatique; honoraires professionnels; frais de gestion; taxes; autres dépenses notamment support des ateliers du Service des immeubles (SDI), frais d'impression, permis de, etc. 14

Meilleure définition du terme « construction » Révision des modalités reliées au processus dacquisition (i.e. introduction de la provenance des fonds (avec ou sans restrictions)) Révision du fonctionnement des comités de sélection Ajout dune clause sur les modifications de contrat qui devront faire lobjet dun processus particulier pour les changements de plus de 10 % de la valeur du contrat Approbation de la direction 15

Processus dacquisition Pour les achats financés uniquement par des fonds avec restrictions, le demandeur doit satisfaire aux exigences des organismes subventionnaires et appliquer les modalités suivantes : Achats de 1 $ à $ Demandeur indique la description de la marchandise, le coût exact par item et le nom du fournisseur suggéré sur le formulaire Achats de $ à $ Contacter au moins deux fournisseurs. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix Achats de $ à $ Contacter au moins trois fournisseurs, obtenir des soumissions écrites valables. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix Achats de $ et plus Appel doffres public via les approvisionnements 16

Ajout dune clause sur les modifications de contrat Toutefois, dans le cas d'un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d'appel d'offres public, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire de plus de 10 % du montant initial du contrat doit être approuvée par le Conseil d'administration. Si le total des dépenses supplémentaires n'excède pas 10 % du montant initial du contrat et que le budget est suffisant, la modification peut alors être autorisée selon les règles suivantes : Modification inférieure à $ : Directeur du service concerné; Modification inférieure à $ : Directeur de département; Modification inférieure à $ : Directeur fonctionnel; Modification inférieure à $ : Directeur des ressources financières et matérielles Modification inférieure à $ : Directeur général; Modification inférieure à $ : Comité exécutif; Modification égale ou supérieure à $ : Conseil d'administration 17

Approbation de la direction Contrats à commande / contrats à exécution sur demande ( durée maximale de 3 ans, sur approbation peut être de 5 ans) Contrats à commande / fournisseurs multiples (< 10 % écart de prix un ou lautre sur approbation préalable) Appel doffre de construction (validité des offres 45 jours, sur approbation peut être plus) Un seul soumissionnaire a présenté une soumission conforme Un seul soumissionnaire a présenté une soumission acceptable 18

Des questions? 19