Enchères inversées: Pourquoi, comment, et pour qui? Yves Richelle Président, MinMax Groupe Conseil Journée des acquisitions, octobre 2008

SOMMAIRE Comment? Pour qui? Pourquoi? Composantes d’une enchère Application à l’approvisionnement Avantages Problèmes potentiels Comment? Procédure en deux phases Prise en compte d’autres dimensions que le prix Appels d’offres synchronisés Pour qui? Montants impliqués Regroupement d’achats

Composantes d’une enchère Pourquoi? Composantes d’une enchère Estimation de l’objet Publicité Recherche d’acheteurs ne connaît pas le prix maximum qu’il peut obtenir pour l’objet a le « pouvoir » d’utiliser une enchère pas de concurrence d’autres vendeurs ou moins de vendeurs que d’acheteurs existence d’une concurrence entre acheteurs valeur de l’objet suffisante pour couvrir les coûts d’organisation intéressé à maintenir une réputation de neutralité chargé d’appliquer les règles prévues par la procédure de manière transparente interagit avec les acheteurs pour déterminer le nouveau propriétaire et le prix de l’objet en vente règles d’organisation de la concurrence plusieurs règles possibles avec leurs avantages et leurs inconvénients identiques du point de vue du vendeur: $ de l’un = $ de l’autre pas de relation prolongée avec le vendeur processus coûteux: disponibilité requise à une date (un lieu) déterminé

Application à l’approvisionnement fournisseurs identiques du point de vue de l’acheteur ??? « le prix n’est pas le seul critère pour évaluer les offres, il faut aussi tenir compte de la qualité des produits, de la réputation, des garanties, … » rencontre unique entre acheteur et vendeur ??? « la relation entre un fournisseur et un acheteur va bien plus loin que la simple fourniture de marchandise … » Réel pouvoir de l’acheteur à imposer les règles de négociation aux fournisseurs ??? logiciel adapté aux méthodes d’appel d’offres spécifiques à l’acheteur plutôt qu’un « logiciel cherchant utilisateurs »

Avantages Amélioration de l’efficacité: la procédure par enveloppes scellées est potentiellement inefficace… Dans une procédure par enveloppes scellées, chaque fournisseur réalise un arbitrage entre: augmenter sa chance de remporter l’appel d’offres en diminuant son prix; augmenter son profit s’il remporte l’appel d’offres en augmentant son prix. À l’issue de l’appel d’offres, il est possible qu’il reste un fournisseur qui aurait pu soumettre une meilleure offre que celle du gagnant mais qui ne l’a pas fait suite à de mauvaises anticipations sur ses concurrents,…

Avantages … alors qu’une enchère mène « généralement » à une situation efficace … La procédure d’enchère permet aux fournisseurs de réagir à l’offre de leur concurrent; À l’issue de l’appel d’offres, il ne reste donc plus de fournisseur qui aurait pu soumettre une meilleure offre que celle du gagnant. … ce qui conduit, pour l’acheteur, à des baisses de prix (qui peuvent être substantielles selon le type de produits) ou à une offre présentant un meilleur rapport qualité/prix; pour les fournisseurs, à abandonner la recherche d’informations sur leurs concurrents pour se concentrer sur l’évaluation de la meilleur offre qu’il sont capable de soumettre

Avantages Incitation à réduire les coûts et/ou augmenter la qualité Dans une procédure par enchères, la seule manière de remporter l’appel d’offres est de devenir le meilleur; Les fournisseurs sont donc incités à trouver des manières de réduire leurs coûts et/ou d’augmenter leur qualité afin de pouvoir espérer remporter des appels d’offres dans le futur; Ce processus conduit à une meilleure satisfaction des besoins de l’acheteur dans le futur (meilleurs prix et meilleure qualité). Incitation à la participation de nouveaux fournisseurs Avec une enchère, c’est moins coûteux de participer car il suffit de connaître le coût pour satisfaire les besoins de l’acheteur pour soumettre une offre intéressante; Dans une procédure avec enveloppes scellées, il faut aussi connaître les particularités de l’industrie pour anticiper les offres des concurrents potentiels.

Problèmes potentiels Refus de participer émis par des regroupements de fournisseurs Démonisation des enchères: nouvelle méthode pour « presser le citron » et obtenir des prix plus bas, abandon des critères de qualité, …; L’adoption des enchères ne fera pas l’unanimité: celui qui obtenait le contrat avant risque soit de ne plus l’obtenir soit de l’obtenir mais en soumettant un prix plus bas. Confiance entre les fournisseurs et l’acheteur Intervention de l’acheteur durant le processus d’enchère (fournisseur fictif); Manipulation des résultats après l’enchère.

Comment? Procédure en deux phases Phase I: Soumission « papier » des fournisseurs Analyse des soumissions comme dans la procédure actuelle: si des critères de qualité sont spécifiés, on procède à la détermination des fournisseurs ayant soumis une offre acceptable, à l’attribution d’une note de qualité et détermination d’un prix ajusté pour chacun de ces fournisseurs, et à la détermination d’un vainqueur potentiel; Phase II: Enchère inversée Seuls les fournisseurs ayant soumis une offre acceptable à la Phase I ont la possibilité de participer à la Phase II et le prix ajusté soumis par le vainqueur potentiel de la Phase I sert de point de départ de l’enchère inversée; Les fournisseurs ne sont pas obligés à participer à l’enchère et peuvent quand même remporter l’appel d’offres

Procédure en deux phases Assure la participation de l’ensemble des fournisseurs Les fournisseurs peuvent continuer à fonctionner comme avant; Si la procédure par enveloppes scellées sélectionnait déjà la meilleure offre possible, aucune autre offre ne sera soumise lors de l’enchère et l’enchère ne servira donc à rien; Assure l’acheteur que la préparation de l’appel d’offres reste la même L’acheteur effectue le même travail qu’auparavant: détermination des critères de qualité, composition d’un comité de sélection, évaluation des offres reçues,…; L’acheteur choisit les critères (avant la publication de l’appel d’offres) qui seront utilisés dans l’enchère: prix et, si désiré, dimensions de qualité.

Prise en compte d’autres dimensions que le prix De manière statique L’outil d’enchère permet de gérer des fournisseurs avec des notes de qualité différentes; Les notes de qualité ne sont pas connues des participants à l’enchère De manière dynamique L’outil d’enchère permet de gérer une concurrence dynamique sur plusieurs dimensions simultanément; Exemple: délai de livraison et prix livraison en 4 jours = 70pts; livraison en 3 jours = 80pts; livraison en 2 jours = 90pts et livraison en 1 jours = 100pts % de la note relative au critère délai de livraison dans la note globale de qualité permet de recomposer les prix ajustés de manière dynamique Permet aux fournisseurs de trouver le meilleur rapport délai de livraison/prix sans se baser sur des anticipations

Appels d’offres synchronisés Synchronisation Les enchères des appels d’offres synchronisés se terminent en même temps; Exemples: ordinateurs de table/ordinateurs portables/imprimantes – plusieurs lots de 50 ordinateurs de table Avantages Les fournisseurs possèdent des stratégies de repli; Permet de mettre en concurrence différents types de fournisseurs (gros/petits – spécialisés/multi-produits) et de vérifier l’avantage procuré par les économies d’échelle ou de gamme Permet à l’acheteur d’imposer des contraintes sur le nombre maximal de lots octroyé à un participant ou sur la valeur totale maximale des contrats accordés à un participant

Pour qui? Montants impliqués Enchères: un outil de gestion courante Coût pour le fournisseur d’utiliser une enchère est très faible; Possibilité de réaliser une enchère pour quelques centaines de dollars; Enchères peuvent être utilisées pour des montants aussi petits que 15 000$ (FedBids mentionne une utilisation pour un montant moyen de 25 000$) Possibilité de réaliser plusieurs appels d’offres (synchronisés ou non) à l’intérieur de la même enchère diminue encore le coût de réaliser un appel d’offres par enchère Disponible pour l’ensemble des acheteurs Les acheteurs peuvent réaliser des économies substantielles en conservant des relations de confiance avec leurs fournisseurs…

Regroupement d’achats Base volontaire Les membres se voient proposer de meilleures offres que celles disponibles auprès du regroupement d’achats: avec une procédure à enveloppes scellées, il reste probablement des fournisseurs qui auraient pu proposer une meilleure offre; si le prix doit être maintenu durant une « assez longue » période de temps, il est possible que des fournisseurs soient capables de proposer des prix plus bas; si l’appel d’offres a empêché certains petits fournisseurs de soumissionner du fait de l’exigence de livrer une trop grande quantité, ces petits fournisseurs peuvent tout de même avoir de meilleur prix à proposer; Les membres sont insatisfaits car on ne tient pas compte de leurs besoins spécifiques…

Regroupement d’achats Exemples: Answork en France: actionnaires: Crédit Agricole, BNP Paribas, Société Générale, Cap Gemini Ernst & Young, France Télécom; achats regroupés pour les actionnaires et pour les acheteurs intéressés; créée en mai 2000 et fermée en mars 2004; Procuron au Canada actionnaires: Bell Canada, CIBC, Banque Scotia, Mouvement des Caisses Desjardins, BCE Emergis; achats regroupés pour les actionnaires et pour les acheteurs intéressés (1G$ d’achat garanti par l’ensemble des actionnaires) créée en septembre 2000 et fermée en septembre 2002

Regroupement d’achats Élément de solution: utilisation appropriée des enchères plus de fournisseur capable de proposer une meilleure offre; utilisation peu coûteuse: plus besoin de prix garanti sur des longues périodes; possibilité de mettre en concurrence des fournisseurs nationaux et des fournisseurs locaux; des fournisseurs de toutes tailles … possibilité de prise en compte d’éléments qualitatifs propres à certain membre du regroupement …

Venez nous voir Stand 606 Nous pouvons vous donner un meilleur aperçu des possibilités de notre outil d’enchère au Stand 606