COMmunication Electronique des Données d’Etat Civil - 13 septembre – SDITEC Présentation du dispositif

2 Depuis le 1 er janvier 2014, le dispositif COMEDEC est proposé à toutes les communes françaises Modernisation de l’état Initié par ministère de la Justice, Mis en œuvre par l’Agence Nationale des Titres Sécurisés Décret publié le 10 février 2011 modifiant celui de 1962 Plateforme d’échanges dématérialisés et sécurisés de données d’état civil entre les mairies dépositaires des registres de l’état civil et les destinataires des données d’état civil

3 Décret relatif aux échanges par voie électronique des données à caractère personnel contenues dans les actes d’état civil.  Le décret dispense les usagers de l'obligation de produire un acte de l'état civil lors de leurs démarches administratives en permettant aux administrations et organismes légalement fondés de demander directement ces actes auprès des officiers de l'état civil qui en sont dépositaires.  Les demandes faites aux officiers de l’état civil sont dématérialisées  Le décret s’applique dans les mêmes termes aux notaires Le Décret du 10 février 2011 modifiant celui de 1962

4 La mise en œuvre du dispositif COMEDEC vise des objectifs multiples Simplification des démarches relatives à l’état civil UsagerAdministration Protection de la vie privée Lutte contre la fraude documentaire Sécurisation de la communication des données d’état civil Garantie du fondement de la demande de vérification

5 Le dispositif COMEDEC met en relation l’administration et les services d’état civil Périmètre actuel Données d’extrait d’acte de naissance suite à une demande passeport Actes de naissance, mariage, décès suite à une demande d’un notaire Périmètre actuel Données d’extrait d’acte de naissance suite à une demande passeport Actes de naissance, mariage, décès suite à une demande d’un notaire

6 Le dispositif COMEDEC repose sur plusieurs grands principes Liberté d’adhésion* Utilisation du logiciel d’état civil Signature de deux conventions par le maire Editeurs homologués : Arpège, Berger-Levrault, Digitech, JVS, Logitud… Echange de données structurées Pas d’échange d’image Accès sécurisé via une carte d’authentification et de signature individuelle Cartes du plus haut niveau de sécurité technique et juridique (RGS 3*) Gratuité du dispositif Pas de tiers de télétransmission comme pour ACTES ou HELIOS et fourniture gratuite des cartes de signature * Sauf si le projet de loi justice du 21e siècle est promulgué

7 La demande de passeport est simplifiée grâce au dispositif COMEDEC Avant COMEDEC : l’usager est au cœur des démarches UsagerAdministration L’usager se rend dans une mairie « passeport » pour y déposer son dossier de demande de passeport accompagné de son extrait d’acte de naissance La mairie « passeport » réceptionne la demande et l’envoie à la préfecture La préfecture instruit le dossier L’usager demande son extrait d’acte de naissance papier à sa mairie de naissance 1 1 La mairie de naissance transmet un extrait d’acte de naissance papier à l’usager PREFECTURE MAIRIE

8 La demande de passeport est simplifiée grâce au dispositif COMEDEC Avec COMEDEC : l’administration communique directement avec les services d’état civil UsagerAdministration L’usager se rend dans une mairie « passeport » pour y déposer son dossier de demande de passeport La mairie « passeport » réceptionne la demande et l’envoie à la préfecture La préfecture instruit le dossier Une demande de vérification est envoyée automatiquement à la mairie de naissance 2 2 La mairie de naissance vérifie l’état civil de l’usager et envoie sa réponse à la préfecture PREFECTURE MAIRIE

9 Utilisation de COMEDEC pour le passeport Comment l’usager est-il informé de cette nouvelle modalité ?

10 L’information des usagers doit donc évoluer … sinon … Pour toutes les mairies : L’usager doit savoir si il doit amener (ou non) un acte d’état civil à l’appui de son dossier de demande de passeport : -Le site internet service public permet a été mis à jour en conséquence -Un formulaire permet de savoir si sa commune de naissance est raccordée -Le site internet de mon service public informe les usagers qu’ils n’ont plus a fournir leur acte En mairie : -Les agents d’accueil doivent connaitre cette nouvelle modalité -Les agents d’accueil doivent avoir accès à internet -Le site de la mairie doit de la même manière indiquer ces nouvelles modalités sur la page consacrée à cette démarche Pour les mairie qui participent au dispositif La page sur les modalités de demande d’acte doit préciser qu’il n’est plus nécessaire de fournir son acte pour un dossier de passeport Sinon les mairies participantes seront saisies deux fois

11 Les outils d’information du public « service public »

12 Les outils d’information du public : ANTS La ville de naissance renseignée est raccordée à COMEDEC L’usager n’a pas à fournir d’acte de naissance

13 Limitation de l'affluence au guichet Réduction progressive du traitement multi-canal des demandes (guichet, courrier papier, mail, formulaire en ligne) Réduction des volumes des courriers entrants Baisse des délais de réponse (suppression des délais postaux) Diminution des mises sous plis et des frais d’affranchissement Capitalisation des données saisies dans le logiciel d’état civil La mise en place du dispositif COMEDEC permet de multiples bénéfices pour la mairie

14 Les mairies adhèrent à ce nouveau dispositif 370 mairies adhérentes 270 mairies déjà opérationnelles Le service central de l’état civil participe aux échanges 50 % des demandeurs de passeport bénéficie de cette simplification 370 mairies adhérentes 270 mairies déjà opérationnelles Le service central de l’état civil participe aux échanges 50 % des demandeurs de passeport bénéficie de cette simplification Carte de France métropolitaine des mairies adhérentes au dispositif COMEDEC

15 Le périmètre du dispositif COMEDEC s’étend pour intégrer de nouvelles évolutions Demain Extrait d’acte de naissance suite à une demande de CNI (2017) Echanges entre les communes (projet de loi en cours) Echanges d’avis de mention (2018/19) Extension aux organismes de protection sociale Extension aux services du ministère de la justice Demain Extrait d’acte de naissance suite à une demande de CNI (2017) Echanges entre les communes (projet de loi en cours) Echanges d’avis de mention (2018/19) Extension aux organismes de protection sociale Extension aux services du ministère de la justice Aujourd’hui Extrait d’acte de naissance suite à une demande passeport Actes de naissance, mariage et décès pour les études notariales Intégration du Service Central de l’Etat Civil de Nantes Aujourd’hui Extrait d’acte de naissance suite à une demande passeport Actes de naissance, mariage et décès pour les études notariales Intégration du Service Central de l’Etat Civil de Nantes

16 Le projet de loi de modernisation de la justice du 21 e siècle. Mesures liées à la gestion des systèmes d’information : -Encadrement des conditions d’hébergement des données d’état civil contenues dans les logiciels -Possibilité de ne plus réaliser le double du registre et de ne plus transmettre les mentions (sous certaines conditions) -COMEDEC est inscrit dans la loi qui le rend obligatoire pour les communes de naissance -COMEDEC devient obligatoirement la source de délivrance pour les administrations ou les notaires qui y sont reliés -Le dispositif peut être utilisé par les communes pour la constitution du dossier de mariage et la sécurisation des actes de décès - Les évolutions légales et réglementaires prévues

17 Le projet de loi de modernisation de la justice du 21 e siècle sera l’occasion de refondre le décret de Mesures liées à la gestion de l’état civil : -Faculté est donnée aux officiers d’état civil de corriger les erreurs matérielles (liste limitative prévue) -Faculté est donnée aux officiers d’état civil de recevoir les changements de prénom et certaines modification du nom (mise en cohérence avec un nom étranger) -Allongement du délai de déclaration des naissance (de 3 à 5 jours) -Possibilité de célébrer les mariages dans tout bâtiment communal -Les PACS seront déposés en mairie (utilisation prévue de COMEDEC) - Les évolutions légales et réglementaires prévues

18  Site du ministère de la Justice :  Site de l’ANTS :  Vidéo de présentation COMEDEC sur la chaine ANTS :  Contacts :  ou   Lettre d’information COMEDEC : Pour vous inscrire, envoyez un courriel à avec en objet : « SUBSCRIBE » Pour en savoir plus …