Cas "Alexis DUBOIS" Organisation de la comptabilité Procédures de classement Traitement des pièces comptables

Caractéristiques de l'entreprise fictive Raison sociale : ALEXIS DUBOIS Adresse fictive : Ch. des Cèdres 33, 1004 Lausanne Activités : Menuiserie et agencement Propriété : Immeuble occupé par la menuiserie + locaux commerciaux loués à M. Assin Etat des titres : 5 obligations Canton de VD 3 1/4% 2003 25 actions Publicitas SA, (cours env. 530.-) No utilisés : CCP 10-15001-0 BCV 303.975.10 Compte courant BPS 525-10-215.520.0 Crédit 525-10-215.520.1 Hypothèque TVA 123 321

Le classement dans l’entreprise Correspondance reçue + double de l’envoyée. Classement alphabétique Correspondance Classement minimum Contrats Pièces comptables Dans des chemises pour éviter les perforations ! Chaque pièce est numérotée. Classement par objet, voir plus loin…

Les pièces comptables

La comptabilisation des flux n’est qu’une des opérations dans l’organisation comptable de l’entreprise. En fait, l’organisation commence par le traitement des documents justificatifs des flux. Réception Comptabilité Saisie Analyse Examen Classement Facturation

Opération no 1 Séparer les documents reçus des documents émis par l’entreprise.

Opération no 2 Numérotation des pièces et pré-classement chronologique des documents

Classement antichronologique Opération no 3 Organisation du classement Débiteurs Factures non échues – Classement mensuel Encaissés – Classement alphabétique Factures échues – Classement par rappels Fournisseurs À payer – Classement par l’échéance Payés – Classement alphabétique ou par genre de dépenses (marchandises – frais de personnel) Autres factures À payer – Classement par l’échéance Payés – Classement alphabétique Divers Documents comptables Clôture Trésorerie Caisse Poste Banque Titres Classement antichronologique

Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Conservation Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Le stockage numérique ou sur microfilms est admis à condition que l’information puisse être lue en tout temps.

Précédures de traitement Opération no 4 Nos factures Opération no 5a Factures comptabilisées Opération no 5b Factures non-comptabilisées

Opération no 4 Protocole pour le parcours des factures émises par l’entreprise : Comptabilité Facturation Trésorerie Factures à nos clients : Enregistré le …, no … Classement provisoire Encaissé* le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Versement * Encaissé au sens large ! = payé par le débiteur

Opération no 5a Protocole pour le parcours des factures fournisseurs et achats à crédit : Comptabilité Réception Trésorerie Factures des fournisseurs et achats à crédit : Reçu le … Enregistré le …, no … Classement provisoire Payé le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Paiement

Opération no 5b Protocole pour le parcours des autres factures à 30 jours. Comptabilité Réception Trésorerie Documents à traiter … (ordre chronologique) Factures payées : Reçu le … Payé le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Paiement

Opération no 6 Rechercher les informations sur les factures : Nom et adresse de l’émetteur Nom et adresse du destinataire No d’assujettissement TVA Date d’émission No unique permettant d’identifier la facture Description et quantités des biens ou services livrés Montant brut Montant net Taux TVA Escompte, rabais, remise… Conditions de paiement No compte postal ou bancaire No de référence pour BVR 1 3 2 5 4 6 10 9 7 11 13 12 8