23/05/2006 Résultat Final Business Consulting Services Pré-étude portant sur l'implémentation et l'organisation d'un système de gestion des connaissances au SPF Finances Information (Processus 44) versus Gestion de la Connaissance (Processus 78) Version validée par le groupe de pilotage du 23 mai 2006

Business Consulting Services 23/05/2006 Résultat Final 2 Délimitation future entre les processus 44 et 78 Processus 44: Information Raison dêtre: Gérer l'information (et la connaissance) dans le système de gestion de la connaissance (base de données) Tâches principales: Collecte et screening permanents des sources dinformation externes Recevoir et analyser des tâches concernant l'information et la connaissance Chercher et parcourir les sources Rédiger ou adapter linformation à garder ou à diffuser, y compris un commentaire, un résumé ou la dépersonnalisation de linformation Ajouter des méta-données Stocker dans la base de la connaissance Développer la manière dont linformation sera offert Sélection du canal de distribution dans le canal dinformation digitale & diffusion Passer l'information préparée au processus CRM Surveillance de la qualité de linformation dans le système de gestion de la connaissance (cleaning, anomalies, traitements des plaintes,...) Gestion de la structure taxonomique dans le système de gestion de la connaissance Gestion des méta-données (mots-clés, groupes ciblés,...) Gestion système des communautés, des espaces de travail pour les équipes des projets, des réseaux dexperts, des profils dutilisateurs Larchivage Processus 78: Gestion de la Connaissance Raison dêtre: Gestion stratégique du cadre de la connaissance Tâches principales: Stimuler lutilisation des communautés, des espaces de travail pour les équipes de projets et des réseaux dexperts, et élaborer des procédures concernant ces formes de gestion de la connaissance Promouvoir la taxonomie globale à lorganisation Fournir un support par accréditer des experts et mettre en place des groupes dexperts Développer une politique et des procédures concernant larchivage, la déontologie et le respect de la vie privée Évaluer la gestion de la connaissance et introduire des programmes de connaissance (mentoring, léchange dinformation et de la connaissance, etc.) Gestion du changement pour la gestion de la connaissance

Business Consulting Services 23/05/2006 Résultat Final 3 La différence entre le processus 44 ancien et futur Analyse de la mission: Enregistrement du dossier Information Gestion administrative du dossier Information Déterminer le type de dossier et désigner le Documentaliste Senior Collecte et screening dinformation Analyse rigoureuse Rechercher les sources et rédiger un rapport Évaluer et coordonner les sources et décider Sélectionner, répertorier et analyser toutes les données Établir une projet de décision de communication Évaluer la communication et décider Reprendre dans son propre documentation Rédiger le contenu et mettre linformation à disposition: Rédiger linformation à communiquer Rédiger le commentaire Elaborer le plan de communication Evaluer la communication / le plan de communication et décider Traduire Mettre à disposition linformation Processus 44: Information (ancien)

Business Consulting Services 23/05/2006 Résultat Final 4 Analyse de la mission et exploration de linformation : Enregistrer du dossier Information Gestion administrative du dossier Information Déterminer le type de dossier et désigner le Documentaliste Senior Collecter et screening permanents des sources dinformation externes Analyser rigoureuse Rechercher les sources et rédiger un rapport Évaluer et coordonner les sources et décider Sélectionner, répertorier et analyser toutes les données Établir une projet de décision de communication Évaluer le projet de la communication et décider Déterminer les groupes ciblés, les destinataires et les canaux: Développer la manière dont linformation sera distribuée (groupes ciblés, destinataires et canaux) Si nécessaire, proposer de traduction de (parties de) linformation Évaluer la manière de diffusion de linformation et décider Rédiger le contenu et mettre linformation à disposition: Rédiger ou préparer linformation à diffuser Rédiger un commentaire Si nécessaire, traduire linformation Ajouter des méta-données et stocker provisoirement linformation dans la base de la connaissance Ajouter des destinataires pour le canal dinformation digitale (si prévu) Approuver linformation et les méta-données ainsi que les destinataires et les canaux Gérer le système de gestion de la connaissance: Recevoir et examiner les plaintes et les idées damélioration Monitorer le système de gestion de la connaissance et effectuer un contrôle de qualité périodiquement Évaluer et définir des propositions damélioration Améliorer, actualiser et nettoyer le système Gérer les méta-données (mots- clés, groupes ciblés,...) et la taxonomie Gérer le système des communautés (réseaux dexperts, profils, chat-rooms, team- rooms,...) Archiver la connaissance Répertorier les sources dinformation Approuver les changements dans le répertoire des sources dinformation La différence entre le processus 44 ancien et futur Processus 44: Information (futur)

Business Consulting Services 23/05/2006 Résultat Final 5 La différence entre le processus 78 ancien et futur Processus 78: Gestion de la connaissance (ancien) Identifier les besoins en connaissance: Réceptionner et centraliser les besoins en information qui ont été définis Répertorier les connaissances existantes Identifier les domaines où la connaissance manque Examiner les causes du manque de connaissance: systèmes, processus ou personnes Etablir des plans daction concernant le manque de connaissance identifié Identifier les sources: Déterminer quelles personnes/fonctions peuvent amener la connaissance en collaboration avec les piliers et les services dencadrement Cautionner lidentification dune source dinfo Contacter les sources dinformation adéquates qui amèneront de la connaissance (pro-actif) Réceptionner et traiter les sources dinformation qui apparaissent en vue damener de la connaissance Répertorier les sources dinformation Étayer la création: Développer et fournir les templates Remplir ensuite les templates Structurer linformation Filtrer la connaissance ré- utilisable Etayer la préparation des documents avec la connaissance la plus relevante et ré-utilisable (par exemple les templates, les FAQs, les interprétations,etc.) Effectuer un contrôle de qualité de la connaissance créée Cautionner la mise à disposition: Déterminer quelles personnes/fonctions peuvent consulter la connaissance en collaboration avec les piliers et les services dencadrement Structurer la connaissance amenée (par exemple en créant des bases de données) Conseiller les piliers sur lendroit où les connaissances doivent être mises à disposition Coordonner la distribution, la répartition et la capitalisation de la connaissance (à travers la gestion des forums de discussion, de communautés,etc.) Donner un support aux utilisateurs Contrôler lintégrité: Donner un support aux piliers et services dencadrement dans la vérification de la justesse et de lintégralité de linformation (validation) Apporter les corrections / Adaptations Identifier et éliminer linformation redondante Suivre et faire rapport de lactivité du système

Business Consulting Services 23/05/2006 Résultat Final 6 Processus 78: Gestion de la connaissance (futur) Identifier les besoins en connaissance: Répertorier la connaissance et lexpertise présentes Identifier les domaines où la connaissance fait défaut Examiner les causes du manque de connaissance Déterminer la stratégie de gestion de la connaissance: Déterminer les besoins pour la gestion de la connaissance Mettre en place une stratégie pour la gestion de la connaissance Mettre en place des plans daction pour la gestion de la connaissance Communiquer la stratégie établie pour la gestion de la connaissance Gérer le cadre de la connaissance: Stimuler les communautés Promouvoir une taxonomie globale à lorganisation Fournir un support en accréditant des experts Développer une politique et des procédures concernant les divers aspects de la gestion de la connaissance (par exemple, larchivage, la déontologie, le respect de la vie privée, etc.) Encadrer lélaboration de plans daction pour la gestion de la connaissance Évaluer la gestion de la connaissance et introduire des programmes de connaissance Gestion du changement pour la gestion de la connaissance: Déterminer le programme de gestion de changement Exécuter le programme de gestion du changement Monitorer et adapter le programme de gestion du changement La différence entre le processus 78 ancien et futur