Ph. Corten ULB Introduction Psychologie de Groupe 2012 Conduite de réunion Ph. Corten ULB Introduction Psychologie de Groupe 2012

Conduite de réunion Classification Grands groupes Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de l’animateur

Classification Grands groupes Meeting Conférence

Classification Petits groupes Exercice « Ordre du jour » Informations descendantes Exemples Exposé de rapports Briefing Exposé de décisions Informations ascendantes Exemple: interview de groupe Réunion discussion/décision Réunion négociation Créatif ( résoudre un problème) Conflit Brainstorming Exercice « Ordre du jour » Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre. Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil. Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association

Classification Exercice « Ordre du jour » Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre. Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil. Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association Exercice « Ordre du jour » Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. Info descendante Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre Réunion discussion Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil Briefing Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. Intervew de groupe Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association Brainstorming

Conduite de réunion Classification Grands groupes Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de l’animateur

Disposition spatiale: Podium Meeting Podium

Disposition spatiale: Podium Meeting Participation Podium

Disposition spatiale: Podium Meeting Participation Interactions: Emotion Podium

Disposition spatiale: classe Conférence Info descendante Estrade Orateur

Disposition spatiale: classe Différence entre classe et meeting Participation de l’audience Accrochage individuel du regard Réflexion > émotion

Disposition spatiale: classe Conférence Info descendante Interactions: Réflexion Orateur

Disposition spatiale: table ronde Réunion discussion Créatif

Disposition spatiale: table ronde Réunion discussion Créatif Interactions: Maximales

Disposition spatiale: table ronde Condition: animateur au même niveau que participants (pas d’hiérarchie) Rôle: facilitateur, animateur, régulateur Intérêt: Idées neuves, spontanéité, authenticité

Disposition spatiale: face à face Négociations bilatérales

Disposition spatiale: face à face Négociations bilatérales Interactions: Parole passe par porte paroles N’a de sens que si on est prêt à faire des concessions Méfiance, parano, tension

Disposition spatiale: table « semi-ovale » en V ou en U Réunion discussion - décision Info descendante (briefing) (info ascendante) Animateur

Disposition spatiale: table « semi-ovale » en V ou en U Réunion discussion - décision Info descendante (briefing) (info ascendante) Interactions Très bonnes Animateur reste leader Climat de confiance possible Animateur

Disposition de salle (Exercice) Réunion de la commission sécurité d’une entreprise d’électricité (5 membres) pour l’étude d’incidents récents et décisions à prendre Venue d’un prix Nobel dans votre hôpital Formation gouvernementale. BHV francophones vs néerlandophones Madonna à Charleroi Audit de 6 experts indépendants devant se réunir pour échanger les conclusions d’un rapport final Information de la direction sur les nouveaux horaires à prester

Disposition de salle (Exercice) Question Réponse Réunion de la commission sécurité Prix Nobel BHV Madonna Audit d’experts devant se réunir pour échanger les conclusions Nouveaux horaires Table ovale Classe Face à face Podium Table ronde

Conduite de réunion Classification Grands groupes Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de l’animateur

Principes et règles de fonctionnement du groupe établis à l’avance Principes et règles de fonctionnement du groupe établis à l’avance. Rôle de l’animateur L’animateur de la réunion ne doit pas être un protagoniste du débat, sinon déléguer à un co-animateur Fait respecter l’ordre du jour, il est détenteur des règles (exemples: retards, GSM, moments de pause, votes) Distribue la parole, donne l’occasion de parler aux timides et aux taiseux en respectant leur pudeur, relance la discussion Fait respecter le temps de parole (éventuellement le détermine à l’avance ou use d’un co-chairman) Gère les modes de prise de décision (unanimité? main levée vs vote secret?) Gère un participant irrégulier (éventuellement règles d’exclusion) qui remet tout en question qui critique tout ou coupe la parole … Ouvre un groupe par les présentations mutuelles, présente un invité …

Exercice: se présenter Base: nom, prénom (âge) Au nom de quoi on participe au groupe: Exemple: Diplôme, qualification Institution… Qualités particulières pouvant être intéressantes pour les participants (savoir se vendre !!!)

Conduite de réunion Classification Grands groupes Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de l’animateur

Conditions matérielles: Préparer la réunion La convocation Qui est invité Quand et où la réunion commence Quand elle finit Conflits d’intérêts Approbation du PV ou des accords précédents Que faire si un absent conteste les décisions du PV? En aucun cas autoriser qu’il ne conteste le PV Ordre du jour Avoir une procédure si un point veut être ajouté. Varia En principe dans un varia un point non prévu peut être discuté, mais pas décidé.

Préparer la réunion Ambiance Disposition de la salle Confort suffisant (nuisances) Boissons (sandwiches?) Non intrusion d’un tiers pendant la réunion Règles concernant les GSM Disposition de la salle

Conduite de réunion Classification Grands groupes Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de l’animateur

Favoriser le moral Pouvoir faire abstraction des pressions extérieures en soudant le groupe Dénoncer les manœuvres d’intimidation Renforcer les défenses collectives Rappeler à quoi servira le travail du groupe Ne pas tomber dans la morosité, le piétinement, l’improductivité Rappeler les progrès réalisés

Conduite de réunion Classification Grands groupes Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de l’animateur

Qualités de l’animateur Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire passer ses idées à tout prix) Conscience de l’effet de ses propres attitudes Développer et maintenir la participation Soutenir l’attention Développer les interactions Etre souple dans son rôle

Exercice collectif (Qualités de l’animateur) Qu’est-ce qui est facile pour vous? Qu’est-ce qui est difficile pour vous?

Qu’est-ce qui est difficile pour vous? Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire passer ses idées à tout prix) Conscience de l’effet de ses propres attitudes Développer et maintenir la participation Soutenir l’attention Développer les interactions Etre souple dans son rôle