1 POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE DE LA VILLE DE RIMOUSKI PAR Me MARC DOUCET, GREFFIER Octobre 2011

2 CONTENU DE LA PRÉSENTATION I-Dispositions générales; II-Encadrement du processus contractuel; III-Encadrement post-contractuel; IV-Dispositions finales.

3 I-Dispositions générales 1.Objectif de la politique; 2.Application; 3.Portée de la politique.

4 1.Objectif de la politique Promouvoir la transparence de loctroi des contrats municipaux dans le respect des règles relatives à ladjudication de tels contrats. (Projets de loi 76 et 102)

5 Instauration de mesures visant à : - Assurer que tout soumissionnaire ou lun de ses représentants na pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de linfluencer, avec un des membres dun comité de sélection relativement à une demande de soumission pour laquelle il a présenté une soumission;

6 Instauration de mesures visant à : - Favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; - Assurer le respect de la Loi sur la transparence et léthique en matière de lobbyisme (chapitre T ) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté sous légide de cette loi;

7 Instauration de mesures visant à : - Prévenir les gestes dintimidation, de trafic dinfluence ou de corruption; - Prévenir les situations de conflit dintérêt;

8 Instauration de mesures visant à : - Prévenir toute autre situation susceptible de compromettre limpartialité et lobjectivité du processus de demande de soumission et de la gestion du contrat qui en résulte; - Encadrer la prise de toute décision qui a pour effet dautoriser la modification dun contrat.

9 2.Application -Tout contrat dachat de biens ou services ou de vente (de gré à gré et par appels doffres sur invitation ou public) -Responsable : le directeur général -Contrôle : le maire

10 3.Portée de la politique À légard de : -la Ville; -les mandataires, adjudicataires et consultants; -les soumissionnaires; -les citoyens.

11 Portée à légard de la Ville La politique lie le conseil municipal, ses membres, les dirigeants et employés de la Ville.

12 Portée à légard du mandataire ou consultant -Tenu de respecter la politique dans lexercice du mandat confié par la Ville; -Obligation de signer un engagement de confidentialité.

13 Portée à légard des soumissionnaires La politique sapplique à tout document dappel doffres auquel les soumissionnaires doivent obligatoirement se conformer.

14 Portée à légard des citoyens Peuvent soumettre au responsable de la gestion des plaintes (directeur général) toutes situations préoccupantes de contravention à la politique dont ils ont connaissance.

15 II - Encadrement du processus contractuel 4.Processus pré-appel doffres et précontractuel 5.Processus dappel doffres

16 4.Processus pré-appel doffres et précontractuel A)Transparence lors de loctroi dun contrat - Normes déthique applicables : Assurer la transparence dans le traitement des dossiers contractuels;

17 - Normes déthique applicables : Faire en sorte dappliquer la présente politique dans le meilleur intérêt de la Ville et de ses citoyens; Assurer un traitement équitable à tous les fournisseurs;

18 - Normes déthique applicables : Éviter tout conflit dintérêts ou toute situation qui pourrait entraîner des avantages personnels; Prévenir toute situation de favoritisme, de malversation, dabus de confiance, dapparence de conflit dintérêt ou autres formes dinconduite;

19 - Normes déthique applicables : Naccepter, ne recevoir ou ne solliciter en aucun cas, pour quiconque y compris lui- même, des gratifications, des avantages, des dons ou autres marques dhospitalité, quelle que soit sa valeur en échange dune décision quil doit prendre, qui est susceptible dinfluer sur son indépendance de jugement ou risquant de compromettre son intégrité. La présente règle ne sapplique pas dans le cas qui relève des règles de bienséance, de la courtoisie, du protocole ou de lhospitalité et qui est dune valeur raisonnable dans les circonstances.

20 - Normes déthique applicables : Prévenir lutilisation inappropriée des ressources de la Ville; Ne pas divulguer, avant louverture des soumissions, et ce, en conformité avec les exigences de la loi, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou lidentité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumission ou dun document auquel elle renvoie;

21 -Mise en concurrence des soumissionnaires Lors de loctroi du contrat de $ à $, demande doffres dau moins deux (2) fournisseurs, locaux si possible, ou dun seul avec justification écrite.

22 B)Transparence lors de la préparation dun appel doffres -Obligation de confidentialité des mandataires et consultants chargés de rédiger des documents ou dassister la Ville dans le cadre de lappel doffres (signature de lengagement de confidentialité)

23 - Interdiction de fractionnement de contrat sauf pour motifs de saine administration consignés à la recommandation du gestionnaire B) Transparence lors de la préparation dun appel doffres

24 B) Transparence lors de la préparation dun appel doffres ­ Mise à la disposition des documents dappel doffres Contrat de $ et plus : Système électronique dappel doffres (SEAO) Contrat de $ à $ : Vente par le responsable des approvision- nements et de lopération de laéroport

25 5.Processus dappel doffres

26 A)Comité de sélection pour lanalyse des offres pour services professionnels 1.Délégation au directeur général du pouvoir de nommer les membres du comité à partir de la liste déligibilité des gestionnaires municipaux.

27 A)Comité de sélection pour lanalyse des offres pour services professionnels 2.Désignation par le directeur général du greffier ou de lassistante greffière à titre de secrétaire du comité de sélection et des trois membres du comité.

28 A)Comité de sélection pour lanalyse des offres pour services professionnels 3.Aucun lien hiérarchique entre les membres du comité. 4.Au moins un des membres du comité doit avoir des connaissances dans le domaine visé par lappel doffres.

29 A)Comité de sélection pour lanalyse des offres pour services professionnels 5.Rôle et responsabilité du secrétaire du comité : -Procède à louverture des offres aux heures et date stipulées dans lappel doffres; -Statue sur la conformité des offres reçues;

30 5.Rôle et responsabilité du secrétaire du comité: -Constitue le dossier danalyse des offres et le transmet au comité de sélection pour lévaluation des offres; -Préside et agit à titre de secrétaire, pour animer les travaux du comité de sélection lors de la rencontre préliminaire et lors de la réunion dévaluation;

31 5.Rôle et responsabilité du secrétaire du comité : - Rédige la fiche de cheminement de recommandation à soumettre au directeur général pour acceptation par résolution du conseil municipal.

32 6. Déclaration solennelle des membres du comité : - Engagement à juger les offres des soumissionnaires, sans partialité, faveur ou considération;

33 6. Déclaration solennelle des membres du comité : -Attestation quils ne possèdent aucun intérêt pécuniaire ou lien daffaires avec les soumissionnaires; - Affirmation quils ne divulgueront en aucun cas leur mandat et garderont le secret de leurs délibérations.

34 7.Processus dévaluation : -Attribution à la soumission, eu égard à chaque critère de pondération, dun nombre de points; -Évaluation individuelle de chaque soumission sans en connaitre le prix et sans les comparer;

35 7.Processus dévaluation : -Signature de lévaluation par les membres du comité. -Travail à latteinte du consensus en comité;

36 B)Rôles et responsabilités des employés et dirigeants municipaux 1. Confidentialité et discrétion Obligation de faire preuve de discrétion absolue avant et après tout processus dappel doffres et de conserver la confidentialité des informations à leur connaissance.

37 1. Confidentialité et discrétion Obligation de sabstenir en tout temps de divulguer le nom des soumissionnaires potentiels ou avérés tant que les soumissions nont pas été ouvertes.

38 2. Loyauté Obligation de sabstenir en tout temps de se servir de sa fonction afin de favoriser loctroi dun contrat en faveur dun soumissionnaire en particulier.

39 3.Dénonciation obligatoire dune situation de collusion, truquage, trafic dinfluence, intimidation ou corruption Tout membre du conseil, dirigeant municipal ou employé de la Ville qui a connaissance ou auquel lon porte à son attention une pratique suspecte ou une telle situation doit obligatoirement le dénoncer au directeur général.

40 4. Déclaration dintérêt -Obligation des dirigeants et des employés municipaux de remplir une déclaration dintérêt; -Engagement de discrétion absolue et de confidentialité;

41 4. Déclaration dintérêt -Engagement de ne pas divulguer le nom des soumissionnaires avant louverture des soumissions; -Engagement de ne pas favoriser un fournisseur ou soumissionnaire, notamment lors de la rédaction des documents dappels doffres;

42 4. Déclaration dintérêt -Déclaration dabsence de conflit dintérêt; -Déclaration et description du conflit dintérêt potentiel.

43 C)Obligations des soumissionnaires 1.Déclaration dabsence de collusion et de tentative dinfluence auprès dun comité de sélection. -absence dentente avec un concurrent relativement aux prix, à la décision de présenter ou non une soumission ou de présenter une soumission qui ne répond pas aux spécifications de lappel doffres.

44 C)Obligations des soumissionnaires 2.Déclaration relative aux communications dinfluence auprès de la municipalité. 3.Déclaration dintérêt. -liens familiaux, financiers ou autres susceptible de créer un conflit dintérêts direct ou indirect avec les membres du conseil, les dirigeants ou employés de la Ville.

45 4.Déclaration devant témoin. C)Obligations des soumissionnaires 5.Inscription obligatoire au registre des lobbyistes.

46 6.Avantages à un employé, dirigeant, membre du conseil, comité de sélection Il est strictement interdit à un soumissionnaire deffectuer des offres, dons, paiements, cadeaux, rémunérations ou tout autre avantage à un employé, dirigeant, membre du conseil ou du comité de sélection. Obligations des soumissionnaires C)Obligations des soumissionnaires

47 7.Obligation de produire avec sa soumission la déclaration du soumissionnaire sous peine de rejet automatique de sa soumission. Obligations des soumissionnaires C)Obligations des soumissionnaires

48 D)Transmission dinformation aux soumissionnaires 1. Nomination dun responsable de linformation aux soumissionnaires Pour chaque appel doffres, un responsable des informations adminis- tratives et techniques à fournir aux soumissionnaires est nommé.

49 2.Le responsable de linformation aux soumissionnaires émet les addendas au besoin. D)Transmission dinformation aux soumissionnaires

50 3.Visite de chantier -autorisée par le directeur général sur recommandation du directeur du service génie-travaux publics. -visite sur une base individuelle. D)Transmission dinformation aux soumissionnaires

51 -limitée au projet de réfection douvrages existants dont lampleur peut être difficilement décrite de façon précise aux documents dappels doffres. 3.Visite de chantier -tenue par le responsable de linformation aux soumissionnaires qui compile les questions et émet un addenda sil y a lieu.

52 E)Droit de non-attribution du contrat -Prix beaucoup plus élevés que les taux du marché ou par rapport à lestimation des couts. -Prix manifestement trop bas de nature à compromettre lexécution du contrat ou de beaucoup inférieur à la valeur du bien mis en vente.

53 F)Interdiction du retrait dune soumission après louverture

54 G)Gestion des plaintes Responsable : directeur général Mesures : -apporte les ajustements ou correctifs requis.

55 -transmet si nécessaire ses recommandations au conseil muni- cipal ou au besoin au MAMROT ou aux autorités compétentes en matière de crimes et dentrave à la libre concurrence. G)Gestion des plaintes

56 -lauteur de la plainte peut ladresser au maire en cas de conflit dintérêt du directeur général ou directement au MAMROT ou autres autorités compétentes. G)Gestion des plaintes

57 III - Encadrement post-contractuel ________________________________ 6.Gestion de lexécution du contrat 7.Obligation de non-sollicitation à lembauche 8.Sanctions pour irrespect de la politique

58 6.Gestion de lexécution du contrat 1.Modifications au contrat initial Le responsable du projet doit faire une demande de modification écrite avec motifs au directeur général; Modification accordée seulement si constitue un accessoire au contrat et nen change pas la nature et ne pouvait de manière prévisible être inclus au contrat initial;

59 Une modification entrainant une dépense inférieure à 10 % du cout du contrat, jusquà un maximum de $ peut être autorisée par écrit par le directeur général; 1.Modifications au contrat initial

60 Pour une dépense supérieure à $, le maire peut écarter le processus décisionnel quant aux modifications de contrat dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux; 1.Modifications au contrat initial

61 2.Gestion des dépassements de couts Mêmes principes que pour les modifications à un contrat.

62 7.Obligations de non-sollicitation à lembauche Interdiction pour un soumissionnaire ancien, actuel ou futur de retenir les services ou dengager un dirigeant ou un employé de la Ville ayant participé à lélaboration dun appel doffres de la Ville en vertu duquel un contrat lui a été octroyé pendant la période dun an suivant la fin du contrat.

63 IV – Dispositions finales _____________________________________ 8.Sanctions pour irrespect de la politique

64 A)Sanctions pour le membre du conseil Tout membre du conseil qui sciemment contrevient à la politique est passible : de toute perte ou préjudice subi par la Ville et déclaré inhabile à exercer pendant 2 ans.

65 Test Sciemment : en pleine connaissance de cause

66 Test Contravention : (Notion dinconduite définie par larrêt Bourbonnais vs Parenteau – (Cour dappel du Québec, 19 décembre 2007 – ) Tout geste posé qui séloigne de la norme à laquelle on doit sattendre dune personne exerçant une fonction publique et qui est posé en vue de lui procurer, directement ou indirectement, un avantage matériel (ou moral).

67 B)Sanctions pour le dirigeant ou employé Toute contravention est passible de sanctions disciplinaires en fonction du principe de la gradation des sanctions et de la gravité de la contravention (suspension sans salaire ou renvoi)

68 C)Sanctions pour le mandataire ou consultant Outre toute pénalité prévue au contrat, peut voir son contrat résilié et voir son nom retiré du fichier des fournisseurs de la Ville pour une période de 5 ans (contrat de gré à gré ou sur invitation)

69 D)Sanctions pour le soumissionnaire Possibilité de rejet automatique de la soumission si le manquement est dune gravité le justifiant et de voir son nom retiré du fichier des fournisseurs pour une période de 5 ans (contrat de gré à gré ou sur invitation)

70 E)Sanctions pour le membre du comité de sélection Peut voir son nom retiré de la liste des candidats au comité de sélection et est susceptible de faire face à une poursuite en dommages-intérêts dans le cas où sa conduite cause un préjudice à la Ville.

71 Conclusion Un code déthique et de déontologie en surplus (PL 109, sanctionné le 2 décembre 2010) Toute municipalité a jusquau 2 décembre 2011 pour adopter un code déthique et de déontologie des élus municipaux et jusquau 2 décembre 2012 pour les employés municipaux.

72 MERCI DE VOTRE ATTENTION