Votre solution de réservation Hôtel Julie Bontemps

Introduction ▐ iAlbatros est votre solution de réservation d’hôtels ▐ L’hôtel est pris en charge par L’Université Bordeaux Montaigne: aucune avance de frais pour vos missionnaires ▐ Vous pouvez réserver vos hôtels en France et à l’étranger ▐ iAlbatros propose hôtels dans le monde ▐ iAlbatros et l’AMUE vous proposent l’accès à des tarifs spéciaux pour l’enseignement supérieur et la recherche (Universités, CNRS, INRA, INRIA, etc …)

Votre politique Voyage Politique VoyagePrix par personne par jour, Petit déjeuner inclus Missionnaires Prix par personne par jour, Petit déjeuner inclus Gestionnaires Ile de France110€120€ Bordeaux, Marseille, Lyon 70€ 85€ 80 € France70€ International65% du per diem

Connexion directe ▐ Vous vous connectez à l’adresse : ▐ Vos identifiants sont ceux que vous utilisez pour vos connecter au portail de votre université

L’ensemble de vos services à portée de clic Accès gestionnaire de voyage

Recherche avancée (mappe monde bleue) 1. Clic sur la mappe monde 2. Saisie d’un lieu spécifique : métro, gare, …

Recherche avancée (mappe monde bleue) 1. Clic sur « trouver sur la carte » 2. La carte google retrouve votre site

Recherche avancée (mappe monde bleue) 1. Clic sur « utiliser l’emplacement sur la carte comme destination» 2. Vous pouvez alors lancer une recherche autour du site choisi : les hôtels les plus proches vont s’afficher

Etape 1 : La recherche QUI ? OU ? QUAND ?

Etape 2 : la Liste de Résultats

Etape 2 : la Liste de résultats Les hôtels sont triés du moins cher au plus cher Services proposés par l’hôtel

Liste de résultats : critères de recherche avancés Les filtres avancés vous permettent de modifier les critères de recherche par défaut : -Avec/ sans petit déjeuner -Rayon de recherche -Prix -….. Prix des chambres Rayon de recherche WIFI Petit déjeuner ….

Etape 2 : Recherche par la carte Onglet « hôtels sur la carte » Zoomer pour trouver votre hôtel Réservation depuis la carte

Etape 2 : Liste de résultats Clic sur « voir les prix des chambres »

Etape 2 : Liste de résultats Passez la souris sur le tarif pour voir les conditions d’annulation

Liste de résultats : meilleurs prix en temps réel RESERVER Choix du meilleur tarif Choix des meilleures conditions d’annulation

Etape 3 : Finaliser la réservation

Finaliser la réservation : Hors Politique Voyage En cas de réservation en dehors de votre politique voyage, une raison de Non-Conformité devra être sélectionnée pour permettre la réservation

Confirmer la réservation Il est important de relire et accepter les conditions d’annulation RESERVER

Boucle d’approbation : 1. Envoyez votre réservation pour approbation 2. L’approbateur valide 3. Le missionnaire reçoit le bon prépayé par L’approbateur est par défaut le gestionnaire de la réservation s’il possède ce droit

Circuit d’approbation : Demande de validation par Connection sur le site Vous approuvez ou refusez la demande

Circuit d’approbation : Approuver ou rejeter Onglet « réservations » Le bon prépayé n’est envoyé qu’après approbation En cas de non validation dans les délais, la commande est annulée automatiquement (juste avant la date limite d’annulation sans frais)

Circuit d’approbation : BDC (5 chiffres maximum) UBCR (Liste déroulante) Ordre de Mission (1-4 chiffres) OBLIGATOIRE

Paiement centralisé Le séjour est réglé directement par iAlbatros Tout extra non inclus dans le bon prépayé sera à régler sur place N’oubliez pas d’annuler la chambre si votre déplacement est annulé/reporté

Le voucher doit être présenté à l’hôtel ▐ iAlbatros règle l’hôtel pour le missionnaire ▐ Ce bon prépayé prouve à l’hôtel que votre chambre est réglée. Il est préférable de le présenter à l’hôtel (imprimé ou format électronique) ▐ Le missionnaire ne règle à l’hôtel que les extras (non compris dans le bon de réservation) en aucun cas il ne doit régler la chambre.

La modification Nouvelle réservation Modification d’un dossier Annulation en ligne En faisant d’abord votre nouvelle réservation vous vous assurez de la disponibilité avant d’annuler. Le centre d’appel iAlbatros est là pour vous aider

Annuler une réservation Onglet mes réservations Clic sur « annuler réservation» Confirmer annulation

L’annulation Onglet « réservations » Accès aux réservations faites par vous et pour vous Téléchargement du voucher si besoin Annulation directement depuis le site

Assistance ▐ Pour toute demande d’assistance ▐ Un seul numéro : (+33) (non surtaxé) ▐ Accessible 24/7 ▐ Vous retrouvez ce numéro sur le bon prépayé et l’ de confirmation.

Réservation OFFLINE ▐ Pour toute demande de réservation pour les groupes et les cas complexes ▐ Une seule adresse ▐ Accessible 24/7 ▐ Accessible UNIQUEMENT aux gestionnaires de voyage (pas aux missionnaires) ▐ L’utilisation du formulaire de réservation est obligatoire, ainsi que le Bon de Commande et si dérogation une autorisation officielle du Président

Formulaire de Réservation Demande Offline en cas de dépassement de la Politique Voyage, avec le Bon de Commande et une lettre de dérogation du Président Obligatoire pour toute demande de réservation Offline

Hôtels favoris Vous pouvez enregistrer un hôtel comme favori Clic sur « ajouter aux favoris »

Hôtels favoris Il apparaitra dans la liste des hôtels recommandé, chaque fois que vous chercherez dans cette ville Cet hôtel est marqué comme favori uniquement pour votre affichage

Merci de votre attention