L’informatisation des bibliothèques - 3 Alain Jacquesson Bibliothèque publique et universitaire Ville de Genève Vers.3.01 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Les fonctions d’un système informatisé Fonction ou fonctionnalité : « Commande ou ensemble de commandes permettant de réaliser une tâche dans un système informatique (pour bibliothèque) » Exemple : le prêt d’un livre Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

L’architecture des fonctions d’un système de gestion de bibliothèque Système intégré : on trouve toutes les fonctions sur un système unique Système spécialisé : ne gère qu’une seule fonction Solution composée : utilise plusieurs systèmes spécialisés dévolus à des tâches spécifiques Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Solution composée homogène On utilise plusieurs systèmes identiques, chacun pour des fonctions spécifiques Exemple : La Suisse RERO et VTLS / Virtua IDS et Aleph Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Problèmes... Normalisation des données Vis-à-vis de l’extérieur Importer, exporter des données Cohérence des données Internes à la base Synchronisation des données Les données et le temps Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Les qualités d’un système de gestion de bibliothèque La qualité des données niveau de catalogage exhaustivité des données cohérence des données Les richesses des fonctionnalités du système L’ergonomie du logiciel qualité du dialogue lisibilité des données temps de réponse, etc. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Les acquisitions Données concernant les commandes Données concernant les fournisseurs Données concernant les lecteurs Système comptable des acquisitions Sommes engagées et dépensées Différents comptes Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Structure générale d’un système des acquisitions Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Sous-Fonctionnalités des commandes Génération d’une notice de commande Je saisis la notice / J’importe la notice J’engage la somme nécessaire Je sélectionne un fournisseur Envoi de la commande Par poste / Par fax / Par courrier électronique Suivi de la commande Disponibilité : disponible/épuisé/réimpression Délais Prix final (y.c. TVA, douane, transport, etc.) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

L’envoi par courrier électronique Norme EDIFACT Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport Structure de données normalisée et sécurisée Norme BISAC Book Industry Systems Advisory Committee (USA) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Livres francophones - Electre LivresHebdo et EAN en codes-barres Minitel : 3617 Electre (600’000 notices) Depuis 12 ans (1987) CD-Rom Electre Mise-à-jour mensuelle Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Notice dans « LivresHebdo » Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Commandes : autres pays V.L.B. CD-Rom Verzeichniss Lieferbare Bücher Allemagne, Suisse allemande BiblioFile (US) CD-Rom Books in Print (US) CD-Rom BookBank (UK) CD-Rom Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Commandes par le Web Courrier électronique non formaté A Genève : Ellipse, Georg, Skorianetz... Librarie électronique (Grand public) http://www.amazon.com règlement par carte de crédit Distributeurs spécialisés Librissimo (Livres anciens libres de droit) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

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Les librairies virtuelles Librairie physique / Libraire virtuelle a) Correspond à un stock physique b) Intermédiaire Moyen de payement sécurisé (carte) Livraison à domicile Mondialisation Prix unique du livre Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Prix du livre (France) Auteur 10 % Editeur (fabrication) 8 % Impression, reliure 17 % Editeur (promotion) 7 % Diffusion, représentants 6 % Distribution, stockage 12 % Grossiste 12 % Point de vente 28 % Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Mondialisation du numérique « Mein Kampf » en Allemagne « Notre ami le roi [du Maroc] » Le problème dépasse largement les librairies virtuelles Diffusion des informations concernant les acheteurs Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Chaîne en mutation complète Vente directe par les éditeurs « Livres à la carte » tirages courts retirages pas de stocks Livres numériques e-books (on y reviendra) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Repenser les acquisitions dans les bibliothèques Achat au moindre coût ? Place des librairies dans le tissu culturel et scientifique Emergence du numérique Distributeurs spécifiques aux bibliothèques Librairies virtuelles : concurrents partenaires Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Difficulté actuelle Deux systèmes informatiques celui de la bibliothèque celui du libraire Pas d’interface en terme de message Saisie à double Lent et risqué Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Acquisitions informatisées Librairies électroniques 2 mondes qui ne communiquent pas Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation du catalogage Objectif : Catalogage unique de toute unité bibliographique Melvil Dewey (1851-1931) En 2001, cet objectif ne semble plus utopique même à l’échelle planétaire Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Les données de la description bibliographique Les données descriptives catalogage formel L’analyse de contenu indexation, analyse, classification Les données de gestion locales la localisation, la cote, le propriétaire, etc. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Principes de constitution du catalogue de la bibliothèque Saisie des notices par la bibliothèque Chargement, massif ou ponctuel, de données extérieures Rattachement à un réseau de bibliothèques Solutions mixtes Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Saisie par la bibliothèque Remplacement du système manuel Catalogage initial / Rétroconversion Saisie monoposte Saisie multiposte Doit ou devrait être abandonné, en tout cas fortement diminué Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Chargement de données extérieures Disquettes Mémofiches (FF 1400 l’année - scolaire) CD-Rom Electre, BNF, LC, etc. Bandes magnétiques Chargement en ligne Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Travail en réseau (voir aussi chapitre spécifique) Réseau institutionnel Bibliothèques municipales GE Réseau régional RERO, IDS, etc. Réseau national Pica (Hollande) Réseau international OCLC Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Solution mixte - 1 Constituer son catalogue à partir de données provenant de sources différentiées Solution puissante Solution complexe Solution difficile à maîtriser Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Solution mixte - 2 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Les fichiers d’autorité Ils répertorient les formes adoptées, normalisées et documentées des vedettes utilisées dans un catalogue alphabétique, matière, etc. ainsi que les formes rejetées Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Disponibilité des fichiers d’autorité lisibles par machine Bibliothèque du Congrès LC-Names, LCSH, etc. Bibliothèque nationale de Paris Auteurs personnes physiques, Collectivités, Titres uniformes, RAMEAU, etc. Allemagne Körperschaftsdatei Thesaurus divers Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Fichiers d’autorité Ils sont indispensables : à la décentralisation du catalogage à la coordination du catalogage et du travail en réseau donc à terme : à la fusion de fichiers et aux catalogues collectifs Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Principe des fichiers d’autorité Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Type de saisie Saisie « au kilomètre » on doit saisir soi-même le codage en voie de disparition Saisie par grille abréviations (AUT, TIT, etc.) étiquettes (100,245, etc.) et codes de sous-zones ($a, $b, etc.) normalisés Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Evolution du catalogage Activité marginale des bibliothèques américaines (Taux de recoupement) Identifications uniques des entités bibliographiques (ISBN, EAN, CODEN, ISSN, etc.) Catalogueurs plus rares, mais plus spécialisés Problème de la saisie rétrospective Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Le Bulletinage (Serials Control) a) Commande initiale b) Bulletinage proprement dit (Check In) c) Réclamations (Claims) d) Circulation (Routing) e) Reliure (Binding) f) Gestion des abonnements g) Edition de listes diverses Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Systèmes de bulletinage Systèmes autonomes (Vendeurs de périodiques) Micro-Linx (Faxon) Perline (Blackwell) Systèmes intégrés Explorer, VTLS, Notis, Geac, Aleph, etc. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Bulletinage - 1 Enregistrement d’un fascicule Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Bulletinage - 2 Affichage dans un OPAC Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Bulletinage : réclamations Par courrier postal Impression des lettres de rappels Par courrier électronique non-structuré propriétaire en cours de normalisation Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Prêt informatisé - 1 a) Prêt d’un ouvrage à un lecteur !!! Objet physique (3 vol.) !!! Exemplaires b) Prolongation Livre en main / Par téléphone Un livre / Tous les livres c) Contrôle du retour Dans les temps impartis Lieu correct Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Prêt informatisé - 2 d) Réservation de documents déjà prêtés e) Identifications des prêts hors délais - lettres de rappels imprimées - messages électroniques f) Prêts exclus - ouvrages de référence - ouvrages précieux - ouvrages pour séminaires Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Prêt informatisé - 3 g) Amendes - Délais de grâce (non-communiqués aux lecteurs) - Jours fériés - Payement partiel h) Listes, statistiques Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Schéma général d’un système de prêt informatisé Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Identification automatique d’objets a) Codes à barres - Delta Distance A, code 39, code 128 b) Optical Character Recognition c) Systèmes « exotiques » - Etiquettes ALS des BM/GE - Micro-ondes [3M] (couplage avec système anti-vol) d) Identification des lecteurs - Cartes à puce multi-usages Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Codes à barres Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Identification de livres ISBN 2-05-100869 8 EAN 978 2-05-100869 3 Préfixe Check Digit ISBN = identification bibliographique EAN = European Article Number, identification commerciale Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Lecture des codes-à-barres Stylo optique - Douchette libre- D. fixe Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Quelques spécialités du prêt informatisé... Commandes en magasins La fiche doit s’imprimer dans le bon magasin… (BPU : 57 km de rayons) Commandes et réservations par les lecteurs Self Service (ALS, 3M, etc.) Prêt, sortie, anti-vol Retour, amendes, cartes de crédit, récépissé Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Prêt en « self service » Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Prêt et sécurité Système anti-vol démagnétiser un ouvrage qui sort magnétiser un ouvrage en rentre Activation du système de magnétisation par l’ordinateur chargé du prêt Couplage des deux systèmes Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Prêt entre bibliothèques - 1 Dans un monde homogène Dans le cadre d’un réseau (Ex. RERO) Entre systèmes semblables (Ex. IDS) Dans un monde ouvert, hétérogène Principe de l’interopérabilité (Systèmes différents) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Prêt entre bibliothèques - 2 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

ILL BBS / Inter Library Loan Un serveur intermédiaire qui gère les demandes Interfaces avec les différents systèmes utilisés en Suisse Répertoire des bibliothèques suisses pratiquant le prêt entre bibliothèques Gestion des « coupons électroniques » Belle réalisation de l’association professionnelle suisse Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 ILL / BBS Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Pages d’exemples ILL99 Demande à l’extérieur Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Pages d’exemples ILL99 Demande de l’extérieur Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

L’accès public aux catalogues En différé (Off-line) Production de fiches (Désastre magnétique) Listages (Prison, hôpital) COM (Computer Output Microforms) Photo-compositions Flashage professionnel Laser, fichier PDF (Institutionnel) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Problème de l’interruption des grands catalogues Doit-on poursuivre l’alimentation du catalogue sur fiches ? Confort de l’utilisation Poids économique du travail à double Confusion pour les lecteurs Chercher à deux endroits Centrer le travail sur le nouvel outil Option suisse Gel des catalogues sur fiches Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Les catalogues sur microfiches Microfiches standard : 48 X Utilisées par presque tous les projets dans le monde avant les OPAC Distribution multiple du catalogue Seule solution autonome avant les OPAC Très mal acceptée par les lecteurs + lente que les fiches ou les OPAC (?) Solution de sécurité (Back up) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Les produits photocomposés Extraction de la base de données Transfert éventuel sur PC Mise en page spécifique Flashage 2’400 dpi (film offset) Imprimante laser du bureau 600 dpi dpi = dot per inch / point par pouce Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Photocomposition de la « Bibliographie genevoise » Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

L’accès en ligne aux catalogues Premiers essais : Intrex / MIT 1965-1973 Opérationnel : début des années 80 Chronologie de l’architecture informatique: Lignes louées (Sibil au début) Telnet (Internet natif) Telnet (Client serveur - VTLS 2000) Accès Web (Web Gateway - Virtua 2001) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Multiplication des points d’accès Catalogues sur fiches 2 ou 3 points d’accès auteurs (personnel, collectivité, « anonyme »), collections, matières, etc. Catalogues informatisés Tout peut être point d’accès Mais... il faut guider le lecteur car les risques de confusion sont grands Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Déploiement des OPAC On Line Public Access Catalog CIEL - Catalogue Interactif En Ligne APEL - Accès Public En Ligne Seule la terminologie anglo-saxonne s’est imposée Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Lieux d’utilisation des OPAC Lieux de recherche assis / debout dans / hors la bibliothèque n’importe quel point du campus accès planétaire lieu convivial : rôle social de l’OPAC lieu de butinage Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Poste de recherche Jusqu’à 1995 environ : 80 colonnes / 24 lignes surbrillance, vidéo inverse, clignotage Aujourd’hui : Windows Clavier + souris Graphique Internet Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Architectures « exotiques » Minitel en France interne à la bibliothèque (BM, scolaire, …) depuis chez soi (Sibil-F, ALS à Marseille, etc.) Videotext (abandonné) BM de Lausanne Prestel en Angleterre Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Mode de dialogue des OPAC Par langage de commande Par menu : caractère ou chiffre touche de fonction écran tactile pointage avec la souris Recherche booléenne Langue naturelle (Prototype) Recherche non-conventionnelle (Prototype) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Ergonomie des OPAC Temps d’apprentissage Aide en ligne Documentation Graphisme de l’affichage Fiabilité du logiciel Temps de réponse Jargon (informatique / bibliothéconomique) Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Lisibilité des résultats - 1 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Lisibilité des résultats - 2 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Complexité des OPAC Compréhension de la notion de localisation par les lecteurs Tout le réseau (BM, RERO, OCLC, ...) Une bibliothèque spécifique Un fonds documentaire / matériel Droit, Médecine, etc. Audiovisuel Nécessité de filtres Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Terminologie... Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Place des OPAC Systèmes d’information des institutions Hiérarchie des sources d’informations L’OPAC n’est qu’une de ces sources Différentiation pour : les professionnels le public Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Architecture d’un système d’information et place de l’OPAC Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Place des OPAC L’OPAC n’est qu’un des modules du système d’information de l’entreprise ou de l’institution Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

OPAC de différentes générations 1ère génération Points d’accès multiples + Tout est point d’accès + Egalité exacte (Exact Match) - Un seul mode de dialogue . 2 modes d’affichage . Statut de disponibilité + Messages d’erreur confus - Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

OPAC de différentes générations 2ème génération Vocabulaire contrôlé + Accès booléen + / - Butinage (Browsing) + Renvois + Plusieurs modes de dialogue + Affichages diversifiés + Tri simple des résultats + Fonction « aide » [Help] + Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

OPAC de différentes générations 3ème génération Accès complet via les notices d’autorités + Utilisation des relations entre autorités + Intégration classification / mots-clés + Liens avec les documents primaires électro. + Réponses « ordonnées » [Best Match] ++ Langage naturel + Affichage à la demande + Aide contextuelle + Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

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Extraction de données biblio- graphiques pour les lecteurs Extraction en ligne / en différé Pilotage de l’extraction par le lecteur par le bibliothécaire système Données structurées / libres Logiciel de gestion de bibliographies personnelles Traitement de texte Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Déchargement de notices à partir d’un OPAC Fournir à l’utilisateur des notices réutilisables dans ses propres travaux bibliographiques Intégration à des logiciels de gestion de bibliographies personnelles Ne jamais ressaisir des informations, même et surtout, par les utilisateurs Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Interface avec un système de bibliographie personnelle Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Déchargement... Principes : - fourniture en format utilisateur - fourniture en format structuré simplifié pour des gestionnaires de bibliographies personnelles - puis intégration à un système de traitement de texte - fourniture en format MARC (Rare : attention au fond de commerce…) - fourniture sous forme structurée : SGML, HTML, XML Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 Envoi de notices d’un OPAC vers la boîte à lettres électronique de l’utilisateur Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Fonctions de gestion d’une bibliothèque Comptabilité Budget Gestion du personnel Sécurité des lieux des objets des personnes Inventaires Bureautique Statistiques etc. Management Tableaux de bord Simulation Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001

Informatisation des bibliobus Traitement en différé (utilisation de cassettes de saisie) Micro-ordinateurs portables Traitement en ligne Bande FM Téléphone cellulaire + Modem GSM, UMTS, Wap, etc. Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001