Optimisation ‘Stocks pièces de rechange’ Pierre PATUREL 11/09/02 Optimisation gestion PR Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO (tel 04.42.42.97.92.)

Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Sommaire Introduction Etats des lieux Outils et bonnes pratiques D’optimisation des stocks tournants et dormants De réduction de montant de stocks Approche anti-dérive Tableau récapitulatif & Tableau de bord Partage des responsabilités Suite à donner 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Introduction Déroulement mission: Etude stocks & bonnes pratiques Rencontre différents sites xx, xx, xx, xx, xx, xx (principaux sites de production) Rencontre différents intervenant: magasin-gestion / maintenance / achat Étude données GMAO Synthèse / validation lors d’un Workshop gestion-magasin Restitution / bilan Périmètre de l’étude Pièces de rechanges Inférieure à 10 k€ Des sites ATO sous dernière GMAO 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Rappels Différence matière première (MP)/ Pièce Rechange (PR) MP: Peu référence / conso + régulière / conso significative PR: nb ref / conso irrégulière et faible 80% du stock est quasi-dormant Risques liés à une réduction excessive des stocks + magasin pirate (illégal comptablement) magasin chez entreprise maintenance extérieure => Sur-coût global Coût d’1 arrêt d’unité >> économie de stock 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Sites analysés: montant des stocks x x Total: #X M€ Conso globale: #X M€ x k références stockées x x x x xx xx xx xx xx xx xx Mise en garde: donnée issue d’extraction de la GMAO sur l’ensemble des stocks des sites => différence possible de périmètre 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

État des lieux Répartition du stock par quantité stockée 9% 5% 1 seule pièce en stock 2 pièces en stock 3-5 pièces en stock 6-10 11-20 +20 pièces en stock 9% 41% 17% 60% du stock correspond à des références dont le stock est de 1 ou 2 ! 20% ! informations brutes - Hors MP - Analyse sur les montants Données issues d’une ‘photo’ de la BDD GMAO du 9/7/2 – Moyenne de 6 sites 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Segmentation stock Conso annuelle minimum sur 3 ans > 1 => stock tournant Impact: approche d’optimisation différente 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Sommaire des outils & bonnes pratiques Optimisation des stocks Optimisation pièces tournantes Optimisation pièces dormantes Sorties de stocks (et partages) Mutualisation Externalisation Stock consignation Approche anti-dérive Grands arrêts Travaux neufs Processus mise en stock 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Optimisation stock tournant 1 Objectif : diminuer délais d’appro (=>stocks moyens) Méthodologie : Fiabiliser délais livraison Réduire délais Suivre systématiquement délais réels & qualité livraison Site référence rencontré: XX - contact: M X X jours ..; ... ... ... ... ... ... xx xx xx xx xx xx xx 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Optimisation stock tournant Objectif : optimiser le taux couverture Méthodologie : Ré-évaluer les quantités mini & quantités de réappro automatique en fonction des évolutions De consommation observée (GMAO) Des délais de livraisons observés (GMAO) (Suivant criticité de la pièce faire valider aux utilisateurs) Mettre à jour les données Fréquence: 1 fois par an Mise à niveau du stock: automatique par épuisement Site référence rencontré: XX - Contact: M X 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Etat lieux: Taux couverture pièces tournantes (en mois) 14 12 10 XX XX 8 XX XX XX 6 XX XX Objectif 4 2 2000 2001 2002 Mise en garde: donnée issue d’extraction de la GMAO sur l’ensemble des stocks des sites => différence possible de périmètre 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Objectifs stocks tournants Formalisation objectif*: Taux couverture < 6 mois * l’externalisation est pénalisante vis à vis de cet objectif =>Prendre en compte le taux d’externalisation ‘Economies’: -4% stock total (-25% stock tournant) -X M€ pour ensemble des sites Difficultés: augmentation charge travail gestion-mag +30% travail mag-achats en plus 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Sommaire des outils & bonnes pratiques Optimisation des stocks Optimisation pièces tournantes Optimisation pièces dormantes Sorties de stocks (et partages) Mutualisation Externalisation Stock consignation Approche anti-dérive Grands arrêts Travaux neufs Processus mise en stock 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Optimisation stock pièces dormantes Objectif: identifier pièces clefs à garder & pièces inutiles Méthodologie: Filtrer des pièces ‘suspectes’ Act: magasin - gestion Pièces sans conso depuis X ans et non rattachées à une fonction Pièces rattachées à une fonction supprimée Pièces élec instrum obsolètes suite évolution produits installés Etablir des listes personnalisées de pièces ‘suspectes’ par personne apte à étudier (GU, tech maintenance zone, expert, inspect…) Par famille … inférieurs à 50 pièces par personne Act: magasin - gestion Décider de garder ou éliminer chacune des pièces pièces proposées (30 min/pièce) Act: ‘maintenance’ 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Optimisation stock pièces dormantes Méthodologie suite: Mettre à niveau le stock Revente interne/externe (! Ressources interne) Ferraillage Réappro automatique supprimée / conditionné par nouvelle procédure ‘light’ de mise en stock (valable pour pièce dormante faiblement mouvementé) Fréquence 1 fois tous les 2 ans (avec filtres différents) Site référence rencontré: Tous 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Etat lieux: Taux couverture pièces dormantes (en année) 8 7 6 5 XX XX XX 4 XX XX XX 3 XX Objectifs 2 1 2000 2001 2002 Mise en garde: donnée issue d’extraction de la GMAO sur l’ensemble des stocks des sites => différence possible de périmètre 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Objectif stock pièces dormantes Formalisation objectif*: Taux couverture < 3 ans * objectif révisable suivant les sites (criticité,…) * ratio montant stocks dormants / valeur à neuf de l’installation plus pertinent ‘Economies estimées’: (! Criticités site & process non prises en compte) -17% stock total / -20% stock dormant - X M€ Risques: forts Difficultés: Connaissance BdD GMAO & Maitrise SQL pour filtrer les pièces ressources + motivation maintenance pour étude 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

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Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Mutualisation Définition Mutualisation: stock appartenant à ATO partagé entre différents sites ATO Difficulté importante: responsabilité / comptable Qui paye les charges de dépréciation, les frais financiers Qui est responsable de la gestion documentaire Qui est responsable de la réception (technique) des pièces Gains : globalement faibles sans standardisation préalable (entre 2 unités environ 2% des stocks sont communs) 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

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Externalisation stocks Définition Externalisation: stock appartenant au fournisseur Stocké hors site Commun ou non à plusieurs sites Contraintes: valable si bassin porteur pour fournisseur Quantité économique de commande # unité Préalable: Etat des lieux Standardisation matériel Etude à mener par segment (famille,sous-famille…) 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Sommaire des outils & bonnes pratiques Optimisation des stocks Optimisation pièces tournantes Optimisation pièces dormantes Sorties de stocks (et partages) Mutualisation Externalisation Stock consignation Approche anti-dérive Grands arrêts Travaux neufs Processus mise en stock 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Stock consignation Définition: stock appartenant au fournisseur Stocké sur le site Restriction: aucune Avantage: transparent pour les utilisateurs Difficultés: non prévu dans GMAO / possible avec qq outils (pas visibilité sur niveau de stock du fournisseur) Site référence rencontré: XX - contact M X Indicateur (externalisation & consignation) Ratio consommation PR à stock nul / consommation totale PR 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

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Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Grands arrêts Limiter les retours magasin de pièces non utilisée Possibilité reprises (ponctuelle) stock par fournisseur (possibilité de généralisation de la pratique?) Retour sur budget magasin et non BT maintenance (risque: magasin pirate) Distinguer consommation arrêts programmé et consommation d’entretien Intérêt: ne pas polluer les chiffres de consommation d’entretien (qui dimensionnent les stocks) Gains 5% stocks par grands arrêts Site référence rencontré: XX - Contact: M X 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

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Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Travaux neufs Standardisation / limitation nouvelles références Etude référence existante sur le site pour définir une nouvelle installation Prise en compte coûts nouveaux stock dans coûts projet Indicateur: % nouvelles références (en montant) Négociation des coûts PR à l’achat de l’installation Emission liste nouvelles pièces avant livraison => Possible d’étudier sérieusement opportunité de stocker PR 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

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Procédure mise en stock Processus mise en stock: Préparation formulaire d’étude d’opportunité de stockage (criticité pièce…) + Rattachement de la pièce à la famille adaptée + Rattachement de la pièce à une fonction Etude du formulaire en Commission validation Avec (au mini) le demandeur + un responsable du mag/gestion (+ achats, resp maintenance,… en cas) Site référence rencontré: XX - Contact: M X Suggestion intéressante: mise en œuvre même processus pour réappro pièce dormantes 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Grille bilan bonnes pratiques Potentiel Périmètre Réduction Bonnes pratiques total Assiette stk Formalisation de l'objectif Révision annuelle des paramètres de stock pièces 15% stocks 25% ass Taux couverture pièce tournante 1 tournates 20% X M€ X M€ < 6 mois Rebalayage stock dormant 15% stocks 20% ass Taux couverture pièce dormante 2 pour sortir pièces inutiles 80% X M€ X M€ < 3 ans glob.2% 3 Mutualisation 0% entre 2 sites 10% stocks 100% Ratio Conso PR externalisée / 4 Externalisation 90% X M€ X M€ conso total PR Ratio Conso PR consigné / conso 5 Stock consignation 100% total PR Maintenance: Gd arrêts + 5% stk/ - accord reprise pièce gd arret de 3% stock 66% 6 - pas retour mag sur BT surstock X M€ X M€ Retour mag < X% budget PR Travaux neufs (standardisation % en montant nouvelles 7 + prise en compte aspect PR) ? références / ensemble ref 8 Procéssus mise en stock ? TOTAL # X M€ 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Proposition tableau de bord stocks Tableau bord stocks Site X Taux couverture en mois Pièces tournantes 3 6 9 12 15 2000 2001 2002 Taux couverture en année Pièces dormantes 1 2 4 Montant des stocks / répartition Dormant-tournant / Surstockage -X X Stock tournant Stock dormant Surstockage / Epuisement Avancement Inventaire (annuel glissant) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Inventaire annuel inventaire VIS* Stocks tournant par VIS Autre Rien S I V Stocks dormant par Délais moyens liv (jours) Délais pièces dormantes (en jours) Délais pièces tournantes (en jours) X X X Remarques: ! Analyse données brutes GMAO ! données annuels caculées au 01/01/02 Périmètre :toutes (!) les pièces en stock>0 le 8/8/2 (et <15000) 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Partage des responsabilités Ma proposition Les pièces tournantes Magasin Gestion Les pièces dormantes Maintenances + : partage réalisable immédiatement et simplement : recentrage de chacun sur son métier - : périmètre / frontières évoluant (dépend consommation) La proposition issue du Workshop Les pièces non stratégiques Magasin Gestion Les pièces stratégiques Maintenance + : peu modification périmètre (fonction évoution classement pièce) - : reclassement préalable toutes les pièces (strat / non strat) : périmètre subjectif 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Part age des responsabilités 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Et la notion de spécifique / banalisé ? (Maintenant) ce n’est qu’une notion comptable Le stock banalisé peut contenir notamment Des pièces stratégiques dormantes Des pièces très spécifique (fabrication spéciale) Le stock spécifique peut contenir Des pièces non stratégiques tournantes Des pièces catalogues banales Elle diffère d’un site à l’autre Cette notion n’a donc pas d’intérêt 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO Suite à donner Validation des rôles & responsabilités des stocks Validation des indicateurs & objectifs (nationaux & personnalisés par sites) Impulsion conjointe DA, BU, Sites sur objectifs Définition structure de pilotage pour la mise en œuvre Identification chef projet Identification relais locaux 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO

Qu’est ce qui va rester après le 20/9 ? Tous les documents Etudes, analyse et rapports Outils … Sont ou seront accessibles sur HA net (Rubrique: Bassin Paca / Optimisation des stocks) hanet/visu/liste_liens.asp?Rub_Rub_ID=1165&p=1 (Je reste joignable à l’adresse mail: Pierre.Paturel@free.fr) 11/09/02 Pierre.Paturel@atofina.com Achats ATO