Formation bénévoles CMTRA 13 avril 2013 Module 1 et 2 : Organiser un événement musical (concert, stage, bal, festival) Formation bénévoles CMTRA 13 avril 2013

Programme de la journée Horaires : de 9h30 à 13h 30 et de 14h30 à 18h30 Contenu prévu : Construire sa programmation, connaître les droits d’auteurs, communiquer sur son événement, être dans les règles, bâtir des partenariats, mobiliser ses bénévoles …

Programme de la journée 10h : Présentation des intervenants 10h15 : Tour de table des participants 10h45 : Créer un événement : Les bonnes questions à se poser 11h15 : Pause 11h35 : Etude de cas : définir les objectifs des Jeudis des musiques du monde et de vos événements 12h40 : Quelles sont les étapes de l’organisation ? 13h30 : Déjeuner

Programme de la journée 14h30 : Programmer un événement et gérer les artistes 15h15 : Organisation, administration et sécurité d’un événement 16h20 : Pause 16h40 : Communiquer sur son événement 17h45 : Bilan de la journée

Tour de table Qui êtes-vous ? Organisez-vous des événements ? Si oui lesquels, quels sont-ils ? Quel est votre rôle spécifique ? Qu’attendez-vous de la journée ? Par rapport au programme prévu ? Par rapport à votre (vos) événement(s) ?

Créer un événement les bonnes questions à se poser QPPOQC Quoi ? quel type d’événement ? Pourquoi ? quels objectifs ? quels résultats attendus ? Pour qui ? quels publics visés ? Quelle participation du public ? Où ? quel lieu ? Quand ? quelle période ? quel jour ? Comment ? quels besoins ? quelle organisation ? quel budget ? par qui ? avec qui ?

Créer un événement les bonnes questions à se poser Fixer des objectifs clairs et simples Des objectifs partagés par l’équipe d’organisation. Plus les objectifs de votre événements seront bien énoncés mieux vous réussirez : À les présenter à des partenaires A mettre en place un événement qui réponde vraiment aux objectifs fixés A faire évoluer l’événement s’il ne répond pas pleinement aux objectifs A VOUS DE JOUER !

Les étapes de l’organisation Préalable : il faut être une structure (association par exemple) Réunir et animer une équipe d’organisation Valider des objectifs partagés Programmer un événement : cet après-midi Prévoir le budget Demander toutes les autorisations administratives : cet après-midi Communiquer : cet après-midi Prévoir la logistique et organiser le jour J : accueil des artistes, répartition des tâches, organisation des équipes…

Réunir et animer une équipe d’organisation Partager des valeurs et un projet Organiser les réunions = outil animer une réunion Mobiliser les équipes (salariés ou bénévoles) Planifier les actions = outil rétroplanning Répartir les tâches

Réunir et animer une équipe d’organisation Confier des responsabilités (même petites : restauration, billetterie, nettoyage, montage, démontage, transport des artistes, accueil hôtellerie, responsible des bénévoles, responsable des caisses et fonds de caisses, responsable sécurité, reponsable général…) Former et accompagner les bénévoles : l’information partagée facilite l’engagement et la participation de tous Informer sur les consignes de sécurité.  Prévoir au maximum tous les détails : plus on anticipe plus on est en capacité de gérer les imprévus

Prévoir le budget Un budget doit être équilibré recettes / dépenses Poste de dépenses : salaires organisateurs et techniciens, boissons et nourriture pour revente, spectacle, mission réception (hôtel, restauration artistes et organisateurs, transport), assurance, droits d’auteurs, communication, TVA si assujetti, location matériel,… Poste de recettes : subventions, sponsors, mécénats, recettes billetterie ou coût de formation, recettes ventes (buvette, restauration…), prêt de matériel de la ville ou d’associations partenaires. Valorisation des prêts ou don de matériel. Penser également à la Trésorerie

Les partenaires Les partenaires indispensables : prêt de matériel, de salles Les associations Les médias Les financeurs  Ils sont indispensables et peuvent permettre de couvrir une partie des frais

Programmer un événement et gérer les artistes Critères de programmation Accueil des artistes Contrat des artistes Licences entrepreneur du spectacle ou licences occasionnelles.

Organisation, administration et sécurité d’un événement Responsabilité de l’organisateur Les différents codes appliqués Dossier de sécurité : Descriptif de l’événement Indication des jauges public et des issues de secours Indication des services d’ordre et secouristes Descriptif des mesures de sécurité incendie Autorisation préfecture Autorisation ville Licence boissons Information des services de police Autorisations de bon montage : scènes, chapiteaux, tentes, podiums, son… par les prestataires.

Organisation, administration et sécurité d’un événement Spécificité des événements plein air Assurance Service d’ordre et Secouristes Billeterie

Communiquer sur son événement Supports de communications Relations presse Site internet et réseaux sociaux Invitations