Certification des comptes point de vue d’un médecin de DIM Dr. Gabriel Nisand (hôpitaux Universitaires de Strasbourg) Collège des médecins de DIM de CHU

Compréhension des enjeux La comptabilité permet de mieux connaître, mieux gérer, mieux préserver le patrimoine matériel et immatériel d’un établissement et donc les finances publiques dans leur ensemble Elle permet de guider les décisions et l’évaluation de ces dernières avec certitude C’est une source d’information claire et pertinente pour la Direction, le conseil de surveillance, l’ARS, l’AM, l’état et (financeurs, fournisseurs, créanciers publics, salariés, banques, …)

Compréhension des enjeux La fiabilisation des comptes améliore la gestion, le pilotage et de ce fait la performance Le contrôle interne est un attribut d’une gestion responsable avec prise de conscience des risques. Il est un objectif en soi, et un pré-requis de la certification La certification des comptes est inscrite dans la loi

Principes « Régularité, sincérité, image fidèle du résultat de la gestion » Réalité (les événements se sont produits et se rattachent à l’entité) Exhaustivité Exactitude Rattachement au bon exercice Bonne imputation Régularité (conformité aux lois traçabilité et justificatifs) Sincérité

Méthode de préparation Démarche : itérative, long terme, vertueuse Préconisations générales Plan d’action sur la fiabilisation des états financiers Déploiement d’un dispositif contrôle interne et de maîtrise des risques comptables et financiers (organisé, documenté, tracé, évalué, en lien avec contrôle de gestion) Documentation (descriptions, procédures, trace des actions, …). Les procédures doivent être formalisées, documentées, connues et aboutir à une harmonisation des pratiques

Méthode contrôle interne 5 niveaux : Cycles, processus, procédures, tâches , opérations comptables 6 cycles : personnel, immobilisations, recettes ou produits, achats, endettement ou trésorerie, fonds déposés La méthode d’audit permet : L’identification des processus les plus à risque avec une cartographie des risques par processus (qui permet d’Identifier les points de fragilité des SI) Les risques sont évalués selon : - La probabilité de survenance - Les impacts sur les comptes Un plan d’action est formalisé avec des échéances réalistes Suivi du plan d’action

À l’issue de la démarche Le certificateur exprime son opinion « Les comptes annuels sont réguliers, sincères et donnent une image fidèle » Ou - Certification avec réserves - Refus de la certification des comptes - Impossibilité de certifier Compte-tenu de la masse des opérations, le certificateur ne vérifie pas tout (limites de la confidentialité médicale). Sa mission est d’analyser et d’évaluer avec une approche par les risques : - Les organisations - Les méthodes - Les systèmes d’information - Les processus et les dispositifs de contrôle mis en place

Place du DIM Recettes et produits (T2A) sont issus de la « facturation médicale » , du PMSI Système d’information, informatisation de la production des soins, paramétrage Participation à la gestion du fichier commun de structure Rôle important dans la politique d’identito-vigilance Contrôles internes, évaluations Organisation des processus (admission, identification, recueils des actes, des diagnostics, des molécules onéreuses, des DMI, des IGS, tenue du dossier, sortie, Confidentialité des données

Cartographie des risques et DIM Cycle produits : Processus Procédure Tâche risque produit de l’activité Accueil patient identification erreurs PIE, urgences, soins urgents, AME, soins non AM, …

Cartographie des risques et DIM  mauvaise facturation (sous, sur, non conforme, non étayée, tardive, trop coûteuse) PIE, séjours contigus Type de séjour Étiquettes (d’un séjour précédent) Facturation d’actes non réalisés, non tracés Exhaustivité, qualité, rapidité du codage des actes Problème de SI, de référentiel (CCAM, LPP, RPPS, INSc, UCD), d’interfaces Codage des diagnostics, hiérarchisation Tenue du dossier et traçabilité MO, DMI, respect des recommandations HAS, horodatage et synchronisation, traçabilité

Projet à risque - Le contrôle interne est un projet transversal long et chronophage - Les délais nécessaires dans la mise à niveau de certains comptes - Nécessité d’une vision claire et précise du rôle des acteurs, des compétences à réunir, changement fréquent des intervenants - Nécessité d’un travail d’équipe pluridisciplinaire sans conflit de pouvoir - Bien déterminer les moyens humains et matériels nécessaires - Risque d’impossibilité pour les référents d’y consacrer le temps nécessaire - Risque d’une faible adhésion, voire d’un rejet des services de la démarche

Conclusion Opportunité pour les hôpitaux qui perdent des moyens par une adaptation incomplète aux nouvelles règles d’obtention des moyens Cela nous oblige à structurer en démarche projet systématique des actions d’amélioration qui relevaient avant d’opportunités ou de découvertes fortuites Méthode pour renforcer nos actions T2A dont certaines exigences sont partagées avec FIDES, le contrôle AM Démarche en profondeur et remise à plat de tous nos process (entrée, sortie, SI, organisation des recueils, complétude, contrôles) Sensibilisation, formation, responsabilisation des acteurs TEMPS et RESSOURCES pour mener cela à bien