La gestion du changement, de la théorie à la pratique Présenté par : Étienne Leduc, Collège de Valleyfield Johanne Babin, SRIC
La gestion du changement Récit d’une implantation Le démarrage du projet La gestion du changement Les leçons apprises Les acteurs clés Les grandes étapes Le plan de mise en œuvre
La gestion du changement Démarrage du projet Première rencontre avec l’équipe de direction Présentation du projet et des phases d’implantation Les impacts potentiels sur l’organisation Les conditions de réussite Rencontre sur les changements organisationnels Rencontre sur la gestion du changement en général
La gestion du changement Démarrage du projet Les leçons apprises de grands projets technologiques Projet d’information et de gestion institutionnelle et non de remplacement technologique Nécessité de l’engagement de la haute direction Importance de l’engagement de chaque gestionnaire à mobiliser son équipe Les ressources internes les plus appropriées et dédiées au projet
La gestion du changement Les leçons apprises Importance d’une gestion du changement omniprésente Ce n’est pas uniquement un changement de structure mais aussi un changement de culture Une communication efficace entre les différents acteurs est un facteur clé pour le succès du projet Quelques exemples au Collège de Valleyfield
La gestion du changement Les leçons apprises Les principaux obstacles à la mise en œuvre Résistance de l’organisation au changement 82% Direction organisationnelle déficiente 72% Attentes irréalistes 65 % Faible motivation au changement 46 %
La gestion du changement Les acteurs clés La haute direction : elle doit exercer les rôles stratégiques requis pour le changement. Elle doit donner un mandat clair. Elle doit faire connaître son engagement (« commitment ») Les champions et les équipes porteuses du changement : ils constituent les leviers opératoires de la mise en œuvre du changement. On doit les identifier et les supporter. Les gestionnaires des équipes visées : ils vivent le changement et doivent gérer des équipes de ressources en situation de changement. Ils doivent recevoir le support nécessaire et l’appui de la direction pour mettre en œuvre les changements. Les équipes et les acteurs : ils vivent le changement. On doit les encourager dans leur démarche.
La gestion du changement Les étapes Les 4 grandes étapes de la gestion du changement La gestation Identifier les avantages de la solution La légitimation Former une équipe pour concevoir le plan de mise en œuvre La transition Identifier les changements dans les processus de travail en collaboration avec le personnel L’appropriation Écouter Clarifier les rôles et responsabilités
La gestion du changement Les étapes Le processus de changement 3 - Intégration (nouvel équilibre) Enthousiasme et exaspération Fierté et satisfaction 1-Déséquilibre (rupture avec le passé) Insécurité et anxiété Espoir et méfiance 2- Transition (exploration) Fatigue, confusion, sentiment d’incompétence
La gestion du changement Ce qui est remis en cause… Les compétences La motivation Les outils de travail L’organisation du travail
La gestion du changement Les impacts prévisibles dans l’organisation La communication se détériore La productivité diminue Le travail en équipe prend un coup On préserve sa part de territoire ou de pouvoir Le moral tombe à plat
La gestion du changement Les impacts prévisibles chez l’individu Sentiment de perte L’enthousiasme dégringole Sentiment de confusion et d’ambiguïté Diminution de la confiance Augmentation du stress
La gestion du changement Les étapes d’adaptation 1-Choc /le déséquilibre 4- L’appropriation 3- L’engagement 2- La remise en question
La gestion du changement Pistes d’actions Stratégies efficaces pour maintenir la motivation Ce que je peux contrôler Ce que je ne peux contrôler S’investir S’acharner Actif Renoncer Lâcher prise Passif
La gestion du changement La démarche de mise en œuvre Questions sur la démarche de mise en œuvre La coordination est-elle adéquate? La gestion des résistances est-elle efficace? La formation est-elle intégrée à l’action? Quelle est la stratégie de communication? Quelle est la stratégie pour impliquer les employés? Est-ce qu’il y a un suivi et une évaluation des résultats? Le soutien est-il adéquat pour intégrer le changement? Est-ce qu’il y a une écoute des personnes et des équipes touchées par le changement?
Le plan de mise en œuvre
Une chronologie L’avant…. Nommer et dégager une personne en charge Former une équipe d’au moins 5 personnes Recevoir et accepter les recommandations sur la gestion du changement Analyser les potentiels de changements positifs pour l’organisation Se donner un plan de communication inclusif Bien anticiper et ajuster le calendrier des formations Réunir les syndicats professionnels et soutiens Agrémenter la démarche d’implantation Informer, informer et encore informer
Une chronologie Le jour J! Tout devrait bien se passer, il faut prévoir une personne stand-by.
Une chronologie ….l’après. Continuer d’appuyer les usagers Anticiper les deux premières semaines Organiser le temps de l’accompagnateur par priorité Prendre en note les demandes à formuler pour l’avenir
La gestion du changement Conditions de réussite Ressources dédiées Gestion des attentes Gestion des attentes Respect du plan d’action + Échéancier respecté + + Succès Communication + Travail d’équipe =
Questions - Commentaires Merci !