La gestion de projet chez Easi-Wal Aide-mémoire À extraire pour le triptique de bureau Octobre 2008

… le faites-vous aussi … ? CHECK-LISTE 6 : pour tous … ne pas oublier … Les règles de temps … … le faites-vous aussi … ? Plus on a de temps, plus on en prend "Le temps nécessaire pour accomplir une tâche varie en fonction du temps disponible" Se discipliner … "L’individu va spontanément vers ce qui est facile ou ce qui lui fait plaisir et s'arrange pour fuir ou repousser ce qui est difficile ou lui procure un déplaisir" Ne pas se laisser systématiquement interrompre "Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était effectué de manière continue" On estime toujours trop court … "Chaque chose prend plus de temps qu'on ne l'imagine au départ" Le 80-20 "Au delà d'un certain seuil, la productivité du temps investi décroît puis devient négative"

Contenu FICHES METHODES 1 : Les activités d’Easi-Wal 2 : Qu’est ce qu’un projet? 3 : Un projet se gère 4 : Les qualités d’un chef de projet 5 : Les 6 phases d’un projet 6 : Les outputs de chaque phase 7 : Les acteurs 8 : Rôles du chef de projet et du commissaire 9 : Le pilotage du projet 10 : Acteurs, comités et degré d’implication 11 : Acteurs et flux d’information « reporting » CHECK-LISTE : les questions à se poser 1 : pour le chef de projet 2 : pour le commissaire 3 : pour l’équipe projet 4 : pour les fonctions transversales 5 : Objectifs SMART 6 : les règles du temps MODELES 1 : le dossier projet 2 : Exemple de scenarios 3 : Le plan de communication 4 : Le reporting d’avancement 5 : Le planning détaillé 6 : Fiche « changement de périmètre » 7 : Aide pour l’« évaluation des risques » AM ok Pas dans le tryptique Garder le schéma de droite pour mettre en haut de la page A3 avec liste des activités ZOOM sur les rôles et responsabilités

MODELES

FICHES METHODE

MODELE 1 : Le dossier projet – les éléments de référence (1/2) Le dossier projet permet de systématiser la formalisation des « éléments de référence » relatifs au projet, par le commissaire ou par le chef de projet selon les éléments. Le dossier devra être constitué pour chaque nouveau projet lancé par Easi-Wal, avec validation pour chaque partie du dossier par le commissaire en charge et/ou commissaire. L’output de la phase 1 : Initiation (ordre de mission) Rempli par le commissaire en charge lors de la phase d’initiation ; Description des éléments de contexte et des objectifs du projet, des contraintes, de sa criticité. L’output de la phase 2 : Etude Remplie par le chef de projet lors de la phase d’étude ; Scenarios utilisateurs (avec personas), options de réalisation, étapes du projet et 1er plan d’actions, conditions de mises en œuvre et risques potentiels ; Si marché, premiers éléments du CSC. L’output de la phase 3 : Modalités de réalisation Détail des modalités de réalisation : option choisie, planning détaillé, plan de communication, interactions avec les services transversaux, … ; Si marché, la partie 3 référencera le CSC (+ rapport de sélection du fournisseur) qui aura été lancé en début de phase 3 (lien avec PuRe). Les modèles se trouvent sur le serveur

FICHE METHODE 1 : Les activités d’Easi-Wal Les différents types d’activités menées au quotidien Étude veille 1 activité « Core business » d’Easi-Wal Apport d’expertise Projet Maintenance et suivi opérationnel  méthode de gestion adaptée DES ROLES ET DES RESPONSABILITES DES PHASES AM ok Pas dans le tryptique Garder le schéma de droite pour mettre en haut de la page A3 avec liste des activités UNE STRUCTURE DE GESTION ET DE REPORTING

MODELE 1 : Le dossier projet – les éléments de référence (2/2) Les éléments de référence du projet peuvent évoluer dans le temps en fonction des aléas de la phase de réalisation qui pourraient justifier une modification du planning détaillé et des étapes, voire des phases et du timing initialement prévus. Un autre document aura pour but de formaliser systématiquement ces évolutions : le suivi de réalisation ou état d’avancement du projet. Éléments de référence Date XX Éléments de référence Date YY 1 1 Dossier projet 2 2’ 3 3’ Si modifications importantes lors de la réalisation du projet, la partie 3 (voire 1 et 2) de la dossier projet pourrait être mise à jour Suivi de réalisation (reporting d’état d’avancement) Suivi de réalisation (reporting d’état d’avancement) Suivi projet

FICHE METHODE 2 : Qu’est-ce qu’un projet ? Périmètre Contraintes Client ou Usager (interne, externe) O B J E C T I F S Produits finis Temps Budget Ressources (fin, mat, RH) Un projet Solution ou opportunité Un début Une fin Unique Multi - disciplinaire AM uniquement Livrables Structure de gouvernance

MODELE 2 : Exemples de scenarios (1/2) Quelques “bons” scenarios : Pour le site Easi en refonte Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas été retenu pour un marché. Je voudrais savoir quel concurrent a été retenu et quels étaient les autres sociétés qui ont remis une offre. Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas été retenu pour un marché. Je voudrais connaîre les critères déterminants qui ont motivé ce refus. Pour le portail patrimoine Mon cabinet est aménagé dans une maison de maître classée, je souhaite connaître les aides et subsides liés au classement, et notamment les éléments de déductibilité fiscale. Je me rends compte que je peux trouver un boulot dans la construction. On m’a dit qu’il existe une école pratique qui apprend à travailler des charpentes en bois et de pratiquer la taille d’ardoises à l’ancienne, je voudrais en savoir plus et connaître les conditions d’admission. AM + Triptique

FICHE METHODE 3 : Un projet se gère Rendre compte : reporting et suivi Anticiper, gérer les risques et les points en suspens Gestion de la qualité Maîtriser le cadre (périmètre, dépendances, change request) Gérer le projet Gestion des aspects transversaux Gérer les ressources et planifier (fin, rh, mat) Acteur1 Acteur2 … ActeurN Communication φ 1 φ 2 Sécurité Legal AM uniquement φ 3 … Gérer le changement Liste des tâches φ 4 φ 5 Gérer la documentation Gérer son temps φ 6

MODELE 2 : Exemples de scenarios (2/2) Un mauvais exemple … Remplissant mon formulaire de demande de prime électroniquement, j'ai vu qu'on pouvait le signer avec sa carte d'identité électronique que je viens justement de recevoir mais qu'il faut se procurer un lecteur de carte. Je me dis que cet appareil servira bien à autre chose comme signer ma déclaration d'impôt et je vais donc en acheter un. Je n'arrive pas à l'installer sur  mon ordinateur et, comme j'ai obtenu toutes mes informations auprès du guichet à l'énergie, je m'y rends pour qu'ils me montrent comment faire.  Puisqu'ils proposent de signer une prime de la sorte, ils doivent bien savoir. … en bonne version, ce serait … Je remplis un formulaire en ligne et je vois qu'on peut le signer électroniquement. Je dispose d'une carte d'identité électronique mais je ne sais pas comment l'utiliser et je voudrais savoir comment faire.  Le site ou l'application de vra répondre d'une manière ou d'une autre à cette question de l'usager AM + Triptique

FICHE METHODE 4 : Les qualités d’un chef de projet Le Savoir-Faire C'est le champ de l'opérationnel, l'art de transformer des savoirs théoriques en produits, process, services,...  Savoir-faire théorique  Savoir-faire technique  Savoir-faire organisationnel  Savoir-faire managérial Le Savoir C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait  Savoir théorique  Savoir technique Le Savoir-Etre C'est le champ de l'interpersonnel et du relationnel Communiquer Echanger Négocier Motiver Transmettre  Animer AM uniquement

MODELE 3 : Le plan de communication Quatre éléments à définir dans un plan de communication relatif à un projet : vers qui communiquer (acteurs), quel sera le type d’information à communiquer (objet de communication), sur quel support et à quel moment (fréquence et timing). AM + Triptique

FICHE METHODE 5 : Les 6 phases d’un projet De l’idée au projet PROJET Phase d’ opportunité Action/projet de simplification ou d’e-gov A intégrer dans le Plan d’Action? Phase 1 : Initiation Est-on capable de la faire en interne ou doit-on passer par un/des marché(s) externe(s) ? Phase 2: Étude Comment va-t-on le faire? Phase 3 : Réalisation  Être « USER AWARE »  Réaliser le projet Phase 4 : Validation  Validation du client : s’assurer que le résultat correspond à la demande Phase 5 : Finalisation Faire en sorte que ce soit « utilisable » livrer un produit fini Phase 6 : Bilan Externe : Est-ce utilisé? Est-ce que cela fonctionne bien? Interne : ressources, délais, budget, … AM + triptique Schéma en 2 temps : Phases + objectifs Phases + obj + output Si marché : définir éléments de base pour CSC Si marché : rédiger CSC et sélectionner fournisseur Si marché : faire valider le CSC et la sélection Si marché : évaluation du sous-traitant

MODELE 4 : Le reporting d’avancement (1/2) AM + Triptique

FICHE METHODE 6 : Les outputs de chaque phase De l’idée au projet PROJET Phase 1 : Initiation Est-on capable de la faire en interne ou doit-on passer par un/des marché(s) externe(s) ? Phase 2: Étude Comment va-t-on le faire? Phase 3 : Réalisation  Être « USER AWARE »  Réaliser le projet Phase 4 : Validation  Validation du client : s’assurer que le résultat correspond à la demande Phase 5 : Finalisation Faire en sorte que ce soit « utilisable » livrer un produit fini Phase 6 : Bilan Externe : Est-ce utilisé? Est-ce que cela fonctionne bien? Interne : ressources, délais, budget, … Si marché : définir éléments de base pour CSC Si marché : rédiger CSC et sélectionner fournisseur Si marché : faire valider le CSC et la sélection Si marché : évaluation du sous-traitant Phase d’ opportunité Action/projet de simplification ou d’e-gov A intégrer dans le Plan d’Action? Output: Plan d’actions Note du Gouv. Notes officielles pour les projets supplémentaires Output Dossier projet partie 1: Ordre de mission (description, contraintes, criticité, besoin marché ou non) Output Dossier projet partie 2 : Etude (scenarios, options, plan d’action, conditions de mise en œuvre, risques + Eléments de base pour le marché) Output (1) CSC et désignation du fournisseur (2) Dossier projet partie 3 : Modalités de réalisation (3) Outputs spécifiques (4) Reporting d'avancement Output Compte-rendus de validation Output PV de clôture + réception provisoire Produit « qui tourne » Documents de support Formation Output Compte-rendus des bilans interne et externe Réception définitive Plan d’action suite au bilan (communication, mesures…) AM + triptique Schéma en 2 temps : Phases + objectifs Phases + obj + output

MODELE 4 : Le reporting d’avancement (2/2) AM + Triptique

… est celui qui … … FICHE METHODE 7 : Les acteurs L’initiateur (usager, Easi-Wal, Administration, Cabinet) … exprime un besoin … est gardien du projet (en général, le commissaire en charge, exceptionnellement le(s) Cabinet(s)) Le sponsor … contrôle l’avancement du projet, aide à la résolution des problèmes, prend les décisions stratégiques Le comité de pilotage … est responsable de la gestion du projet au jour le jour Le « chef » de projet AM Chaque membre de l’équipe projet (interne ou externe) … est en charge de réaliser / exécuter les activités du projet … intervient ponctuellement dans le projet pour ses compétences spécifiques ou interagit avec le projet Chaque autre personne ressource

MODELE 5 : Le planning détaillé (input/complément au reporting d’avancement) AM + Triptique 4

FICHE METHODE 8 : Rôles du chef de projet et du commissaire en charge Chef de projet = coordinateur, chef d’orchestre est responsable de la gestion du projet au jour le jour anticipe les risques et les points de blocage, propose des solutions et fait remonter ces points pour information, avis, décision au commissaire en charge propose et fait en sorte de prendre/faire prendre toutes les mesures qui s’imposent pour que le projet aboutisse selon les modalités prévues Commissaire en charge est gardien de la vision et des objectifs du projet valide les options prises prend les décisions qui s’imposent suite aux risques détectés ou aux problèmes identifiés par le chef de projet (qui aura fait des propositions de solutions) valide la communication vis-à-vis des tiers arbitre les priorités recadre si nécessaire AM + triptique

MODELE 6 : Fiche “changement de périmètre” (input/complément pour reporting d’avancement) Description de la demande : Objectifs : Risques de ne pas le faire : Alternatives : Impacts : Charge : Délais : Ressources : Proposition : AM + Triptique

FICHE METHODE 9 : Le pilotage du projet AM

MODELE 7 : Aide pour l’“évaluation des riques” (input pour reporting d’avancement) Gravité d'un risque en fonction des impacts potentiels Gravité "Coûts" + Gravité "Délais" Gravité "Livrables" Probabilité de réalisation du risque = Gravité relative du risque Appréciation Probabilité estimée de réalisation du risque AM

FICHE METHODE 10 : Acteurs, comités et degré d’implication Opportunité Cabinet +++ Demandeur + + (*) Comité d’accompagnement Commissaire ++ Comité de projet (+) Chef de projet Équipe projet Autres intervenants (++) φ1 Initiation φ2 Etude φ3 Réalisation φ4 Validation φ5 Finalisation φ6 Bilan AM Légende : + : Degré d’implication faible ++ : Degré d’implication moyen +++ : Degré d’implication fort (*) : +++ pour la gestion du changement chez eux

ZOOM sur les rôles et responsabilités

FICHE METHODE 11 : Acteurs et flux d’information “reporting” (*) (*) : Reporting ici est pris au sens large = communication d’information entre les acteurs Le Gouvernement Le Cabinet Partenaires sociaux (RW, villes, communes) Trium Virat Ensemble de l’équipe EASI-Wal Comité scientifique Les Cabinets Les administrations (DG) Membres du pôle Commissaire en charge Groupes thématiques Autres chefs de projets AM + triptique Chef de projet Le coordinateur des projets transversaux Mr Budget Légende : Orange : Easi Bleu : Acteurs institutionnels RW Vert : Partenaires publics Jaune : Prestataires privés Acteurs Transversaux Sous-traitants Equipe projet

ZOOM sur les rôles et responsabilités (1/6)

les questions à se poser CHECK-LISTE: les questions à se poser 

ZOOM sur les rôles et responsabilités (2/6)

CHECK-LISTE 1 pour le chef de projet

ZOOM sur les rôles et responsabilités (3/6)

CHECK-LISTE 2 pour le commissaire AM + Triptique

ZOOM sur les rôles et responsabilités (4/6)

CHECK-LISTE 3 pour l’équipe projet AM + Triptique

ZOOM sur les rôles et responsabilités (5/6)

CHECK-LISTE 4 pour les fonctions transversales AM + Triptique

ZOOM sur les rôles et responsabilités (6/6)

… qu’on les donne ou qu’on les reçoive … CHECK-LISTE 5 : pour tous … ne pas oublier … Objectifs SMART … qu’on les donne ou qu’on les reçoive … S M A R T

ZOOM sur les rôles et responsabilités (6/6)