Chapitre 4 : la gestion électronique des documents Thème 1 : La gestion documentaire Chapitre 4 : la gestion électronique des documents

Gain de temps, d’argent, de place La GED : Système informatisé visant à Acquérir, Classer, Stocker Archiver une documentation volumineuse Gain de temps, d’argent, de place

La GED : Les enjeux Des économies de temps : jusqu’à 60 jours par an Coordination du travail d’équipe Archivage et indexation d’un documentation dont le volume évolue de façon exponentielle La GED est une méthode de travail collaboratif

La GED : Le document électronique C’est une donnée informatique Exploitable hors impression Pour lequel la gestion de la présentation et la gestion du contenu sont dissociées L’écran en est le support privilégié Se pose alors le problème de la compatibilité des formats de fichiers Mais il existe des file viewers libres pour les fichiers propriétaires (ex : acrobat Reader) ou encore des formts de fichiers standardisés non propriétaires (htm, sgml, xml) et autres formats spécifiques Recherche google : « fichier propriétaire », puis trouver le lien vers wikipédia très explicite.

La GED : Le cycle de vie d’un document Élaboration, soumission, validation Maintenance : conservation suivant le respects des règles en vigueur (droit fiscal, secret professionnel, non falsification, etc.) Elimination : suivant l’utilisation qui doit en être faite (aspect historique par exemple), et au regard du droit

La GED : méthodologie pour la GED L’acquisition Par numérisation de documents papier Par intégration de documents électroniques existants Par la production de nouveaux documents électroniques via groupwaree ou collecticiels (logiciel d’informatique de groupe) .

La GED : méthodologie pour la GED L’échange de données informatisées : EDI Interconnexion de différents systèmes d’information via un dispositif EDI. Les fichiers doivent être au même format. Le workflow : chaine de validation de l’information tenant compte des profils utilisateurs et de leurs droits attachés

La GED : méthodologie pour la GED Le classement : L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre : L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de recherche. L'indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent ; on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document pour vous familiariser avec l'édition. En lien avec le cours : page wikipedia

La GED : méthodologie pour la GED TAF : rechercher le module Word qui vous permet de mieux gérer vos documents (propriétés du documents)

La GED : méthodologie pour la GED Le stockage Le support est adapté au volume et de la fréquence d’utilisation du document L’organisation en est réfléchie Durée et coût sont également à prendre en compte La diffusion Internet (centralisée) Intranet (décentralisée) En tenant compte des profils utilisateurs

La GED : Applications EXO : organisez la GED de vos documents Word en utilisant les propriétés du document. Testez l'accès par mots clés en lançant une recherche EXO : évaluer et adapter une solution GED