Gestion des coûts du projet GIS 345 : Gestion de projet en TI Professeure: Manon G. Guillemette

Objectifs Comprendre les bénéfices de la gestion de la performance des projets Expliquer les principes généraux, concepts et termes de la gestion des coûts du projet Comprendre le processus d’estimation des coûts d’un projet de nature technologique Maîtriser l’utilisation de la technique de la valeur acquise

Principes de base de la gestion des coûts du projet Les membres du conseil de direction sont familiers avec le langage financier mal outillés pour comprendre le langage TI Donc, il faut que le gestionnaire TI apprenne à traduire les besoins TI en opportunités financières

Coût total de possession Source: Gingras, Bergeron, Laudon et Laudon chapitre 6. Source: Gingras, Bergeron, Laudon et Laudon chapitre 6, 3e ed.

Principes de base de la gestion des coûts du projet Coûts et bénéfices tangibles et intangibles Coûts directs et indirects Coûts irrécupérables (sunk cost) : Sommes dépensées. Ne doivent jamais constituer un argument pour poursuivre un projet Phénomène d’escalade (Keil 1995)

Phénomène d’escalade (Keil 1995) Keil, M., (1995), « Pulling the Plug: Software Project Management and the Problem of Project Escalation”, MIS Quarterly, 19(4). (Keil 1995)

Principes de base de la gestion des coûts du projet Théorie de l’apprentissage Lorsque plusieurs éléments sont produits plusieurs fois, le coût unitaire de ces éléments diminue Architecture modulaire Réserves Sommes incluses dans les estimations de coût qui permettent de réduire le risque du projet en donnant une marge de manœuvre pour les imprévus Les inconnus connus (réserve de contingence) Les inconnus inconnus (réserve discrétionnaire)

Principes de base de la gestion des coûts du projet Estimation du coût des activités de l’échéancier du projet Liens avec les procédures organisationnelles Par exemple: règles comptables de l’organisation Liés à la gestion des délais et à la gestion du contenu Prévoir les dates auxquelles on contrôlera formellement l’état d’avancement des dépenses par rapport aux budgets alloués Qu’est-ce qui serait un bon moment pour faire cela?

Processus de gestion des coûts du projet 1. Estimation des coûts Processus servant à déterminer une valeur approximative du coût des ressources nécessaires à l’achèvement des activités du projet 2. Budgétisation Processus d’agrégation des estimations de coût d’activités individuelles ou de lots de travail qui permet de fixer une référence de base des coûts 3. Maîtrise des coûts Processus utilisé pour influencer les facteurs générateurs d’écarts de coûts et maîtriser les modifications apportées au budget du projet

1.1 Types d’estimation de coûts Type d’estimation Quand? Pourquoi? Précision? Estimation par ordre de grandeur (ROM estimate) Très tôt dans le cycle de vie du projet Fournir une estimation qui sera utilisée dans la sélection des projets - 25 % à + 75 % Budgétaire Après la sélection du projet Créer le budget du projet - 10 % à + 25 % Définitive Tout au long de l’exécution du projet Suffisamment détaillé pour permettre d’estimer les coûts réels du projet - 5 % à + 10 %

Méthodes d’estimation des coûts Estimation par analogie Utilise le coût réel de projets similaires antérieurs comme base d’estimation du coût du projet actuel Estimation ascendante Estimer le coût des activités détaillées (SDP) puis faire le total par niveau Estimation par détermination du coût des ressources Recherche des coûts unitaires pour chacune des activités prévues à la structure de découpage du projet. Ne pas oublier l’indexation

Méthodes d’estimation des coûts Estimation paramétrique Utilisation de modèles statistiques prévisionnels (données historiques et autres variables) Analyse des offres des fournisseurs Processus d’appel d’offres et de soumissions. Les estimations obtenues servent à déterminer les coûts.

Processus d’estimation des coûts Entrées Contexte organisationnel Énoncé du contenu du projet Structure de découpage et son dictionnaire Plan de gestion du projet (échéancier, RHs, risques) Outils et techniques Estimation par analogie Estimation ascendante Estimation paramétrique Détermination du taux des coûts des RHs Analyse des offres Analyse de la réserve Coût de la qualité Logiciels en gestion de projet Sorties Estimation des coûts des activités Détails de l’estimation Modifications demandées Plan de gestion des coûts (m.a.j.)

2. Budgétisation Consiste à cumuler les estimations de coûts d’activités de l’échéancier afin de fixer une référence de base du coût total, laquelle est destinée à mesurer la performance du projet Tient compte du temps de réalisation du projet Possibilité de ventiler les coûts à l’intérieur de comptes budgétaires particuliers Permet d’identifier des problèmes potentiels de gestion des flux de trésorerie

2. Budgétisation (suite) Inclure une réserve qui ne fera pas partie des calculs du coût du projet, mais qui doit faire partie du budget Prévoir des mécanismes pour autoriser l’utilisation de cette réserve Évaluer la possibilité de faire un lissage des dépenses Introduire des contraintes de complétion d’activités dans la gestion du contenu et des délais Prévoir une utilisation différente des ressources

Processus de budgétisation Entrées Énoncé du contenu du projet Structure de découpage et son dictionnaire Détails de l’estimation du coûts des activités Échéancier Calendrier des ressources Contrat Plan de gestion des coûts Outils et techniques Agrégation des coûts Analyse de la réserve Estimation paramétrique Rapprochement des limites de financement Sorties Référence de base des coûts (baseline) Exigences liées au financement Plan de gestion des coûts m.a.j. Modifications demandées

Maîtrise des coûts Entrées Référence de base ces coûts (baseline) Exigences liées au financement Rapports d’avancement Information sur la performance du travail Demandes de modifications approuvées Plan de gestion du projet Outils et techniques Système de maîtrise des modifications aux coûts Analyse de la mesure de la performance (technique valeur acquise) Prévision Revues de la performance du projet Gestion des écarts logiciels sorties Mises à jours de l’estimation des coûts, de la référence de base des coûts, du plan de projet Mesures de performance Échéancier (date de fin prévue) Modifications demandées et actions correctives recommandées

Technique de la valeur acquise Technique de gestion de la performance du projet qui prend en considération les éléments de contenu, de temps et de coût Comparaison du réel (contenu, coûts et temps) avec un baseline Baseline: planification approuvée + changements approuvés

Technique de la valeur acquise On doit calculer et utiliser trois valeurs de base: Valeur planifiée (planned value): montant budgété pour réaliser une activité Budget total pour une activité Budget cumulatif pour une activité à un temps donné Coût réel (actual cost) : coût réel total encouru pour effectuer le travail Valeur acquise (earned value) : montant du travail budgété effectivement réalisé pour un composant de la SDP au cours d’une période donnée. Calcul: Valeur planifiée * pourcentage d’avancement des travaux

Technique de la valeur acquise - Analyse des écarts Écart des coûts Valeur acquise – Coûts réels Si négatif = dépassement de coûts Si positif = économies de coûts Écart des délais Valeur acquise – valeur planifié (à cette date) Si négatif = en retard Si positif = en avance

Technique de la valeur acquise – indices de performance Indice de performance des coûts (IPC) IPC = Valeur acquise / Coût réel  100% indique un dépassement des coûts  100% indique une économie de coûts Indice de performance des délais (IPD) Permet de prévoir si la date d’achèvement du projet est en danger IPD = Valeur acquise / Valeur planifiée  100% indique un retard  100% indique une avance

Technique de la valeur acquise – prévision du coût final estimé (CFE) CFE = Budget total – valeur acquise valeur acquise/coûts réels + Coûts réels Indice de performance des coûts

Technique de la valeur acquise – indices de performance d’avancement Indice de performance d’avancement des coûts (IPAC) IPAC = Coût réel / Nouveaux coûts finaux estimés Utilisé avec une nouvelle estimation des coûts basée sur le travail accompli Indice de performance d’avancement du budget (IPAB) IPAB = Valeur acquise / Coûts budgétés à l’achèvement

Technique de la valeur acquise - considérations Une avancée dans une activité peut cacher un retard dans une autre et un dépassement des coûts dans une activité peut être compensé par une récupération des coûts dans une autre N’est utile qu’à condition d’avoir fait une bonne planification du projet Les tâches ne s’exécutent pas toujours de façon linéaire La méthode peut donc projeter une fausse image de l’état de santé du projet

Technique de la valeur acquise - considérations Travailler sur les niveaux supérieurs de la SDP plutôt que sur les lots de travail Utile seulement si on a des estimés relativement fiables Très utile pour faire une gestion par portefeuille de projet Réallocation des ressources financières en fonction du degré d’avancement

Sommaire Quelles sont les activités liés à la gestion des coûts du projet? Quelles sont les différentes méthodes d’estimation des coûts? Quel est le processus de préparation des budgets et de l’estimation des coûts d’un projet de nature technologique? Quels sont les bénéfices de la gestion de la performance des projets? Et la technique de la valeur acquise, sauriez-vous la mettre en œuvre?