Rencontres Internationales des Responsables Intranet Décembre 2010

Le ministère > agents > Services régionaux et départementaux, services centraux, délégations interministérielles sous pilotage du ministère > Etablissements publics : - FranceAgrimer, - Agence de Service et de Paiement, - Office national des forêts (ONF) - Inventaire forestier national, - Etablissements d'enseignement > Un contexte de réforme interministérielle et d’ouverture des SI > Développer une agriculture et une pêche durables > Garantir une alimentation sûre, diversifiée et durable > Valoriser les produits, réguler les marchés > Orienter la formation, la recherche et le développement > Soutenir la production et la gestion forestière, préserver la biodiversité > Piloter la politique d’aménagement du territoire et soutenir le développement rural > Coordonner les services et la conduite des politiques du ministère

Situation internet/intranet avant 2007 > Galaxie de sites statiques avec technologies hétérogènes > Pas de mode participatif > Cohérence entre sites perfectible (pas de chartes éditoriales) > Contenus redondants > Hébergements locaux > Un SI centré sur lui-même (réseau Intranet « fermé ») Pour le travail collaboratif : > Newsgroup smtp, et pour l'enseignement agricole l'outil First Class > Besoin collaboratif peu développé hors sphère ”enseignement agricole”

Le projet Agrispip ENJEUX > Homogénéiser et unifier l'image de la communauté de travail du ministère > Développer l'utilisation de l'outil web > Meilleure cohérence et accessibilité de l'information > Implication des utilisateurs dans le partage d'information > Capitalisation des connaissances > Rationalisation des coûts RESULTAT > Un service industrialisé de publication de site gratuit et complet : hébergement, fourniture de la plateforme logicielle, formation, accompagnement > Un Intranet unifié > + de 200 sites déployés > Sites intranet, internet, extranet > Sites de communication, ”Intranet/extranet métiers” > Projet mutualisé avec ministère de l’Ecologie Enjeux initiaux plutôt orientés publication Web mais une prise en compte anticipée des besoins collaboratifs

Travail collaboratif : un besoin croissant Prise en compte de ces besoins dès le lancement du projet en 2007 > Développement d'espaces à accès restreint selon les droits des utilisateurs et d'outils permettant le travail collaboratif > Notifications aux membres des espaces privés > Wiki > Chat > Réagir à l'article / Commentaires > Forums > Développement de gabarits pour gérer des profils d’utilisateurs (réseau pro) > Liste des utilisateurs connectés à un espace

Travail collaboratif : un besoin croissant Limitations > Outils pas aussi puissants que les solutions collaboratives dédiées : - pas de gestion des versions de documents - pas de gestion de groupes d'utilisateurs > Développements importants sous Agrispip Améliorations prévues > Gestion de groupes > Travail à plusieurs sur un document

Focus sur le projet Intranet du ministère Lancement du projet en 2006 > Affirmer l'unicité du ministère dans la diversité de ses missions et donner plus de cohésion aux différentes directions > Assurer la cohérence de la communication > Rationnaliser la communication Intranet et intégrer environ 50 sites dans un intranet unique du ministère > Rationaliser les projets techniques Un projet novateur > Contribution directe au site par les détenteurs de l'information. Plus de 200 personnes été formées. Mise en place de processus de gestion pour la mise à jour du site. > Mise en ligne en décembre 2007 Ce partage de l'information avait pour objectif de favoriser les synergies entre les différents services du ministère.

Focus sur le projet Intranet du ministère Une réussite > 1,5 millions/visiteurs/an > Information institutionnelle / technique-projet / RH etc. > Magazine : traitement journalistique de l’info par 2 journalistes internes > WebTV : MAAG vidéo hebdomadaire Le tout concerté d’un point de vue éditorial avec la communication sur Internet, notamment alimentation.gouv.fralimentation.gouv.fr, agriculture.gouv.fr, sites des directions régionalesagriculture.gouv.fr Un changement de culture > Pari réussi de l’acculturation de la communauté de travail à l’outil web > Apprendre à partager l’information et à communiquer > Donner un accès facilité à l’information Prochaine étape : les outils collaboratifs 2.0

L’Intranet : Axes de progrès Renforcer la communication transversale et dépasser les organigrammes > Tendance naturelle à communiquer à travers la structure ou le projet qu’il convient de dépasser au profit d’une communication transversale. Eviter la promotion des structures > Écueil fréquent : « l'important c'est d'être visible immédiatement dès la page d'accueil ou le premier niveau d'arborescence » - Un responsable de service. > Il faut rester centré sur les besoins de l’internaute Simplifier l’accès à l’information > Fonds informationnel trop important nécessitant la création de sous-sites métier Prendre garde aux sirènes du web 2.0 > "Il nous faut un intranet collaboratif !" - Un chef de service. Oui mais, pourquoi faire … Un site n’est pas réussi parce qu’il a un forum, un chat, du travail en ligne, un réseau social dédié etc. mais parce qu’il touche sa cible avec des fonctions et des informations utiles

Frontière Intranet / Internet Porosité croissante de la frontière Internet / Intranet > Les sites Intranet et Internet du ministère sont deux supports d’information professionnels utiles au quotidien > Partage d’information entre internet et intranet (ex : vidéos et magazine Alimagri qui sont visibles sur intranet mais en fait publiés sur un support internet) Nécessité d’ouverture des réseaux > Ouverture vers d’autres ministères et établissements publics : changement de ligne éditoriale. Problématique nouvelle de diffusion d’information (demande croissante d’espaces restreints) > Ouverture de la communauté de travail vers l’extérieur du ministère. Apparition de nouvelles problématiques de gestion des accès Sécurité – La tentation des outils gratuits du Web > Equilibre à trouver entre contraintes SI et besoins du projet pour éviter l’utilisation non contrôlée des services offerts sur Internet.

Frontière Intranet / Internet Porosité croissante de la frontière Internet / Intranet > Les sites Intranet et Internet du ministère sont deux supports d’information professionnels utiles au quotidien > Partage d’information entre internet et intranet (ex : vidéos et magazine Alimagri qui sont visibles sur intranet mais en fait publiés sur un support internet) Nécessité d’ouverture des réseaux > Ouverture vers d’autres ministères et établissements publics : changement de ligne éditoriale. Problématique nouvelle de diffusion d’information (demande croissante d’espaces restreints) > Ouverture de la communauté de travail vers l’extérieur du ministère. Apparition de nouvelles problématiques de gestion des accès Sécurité – La tentation des outils gratuits du Web > Equilibre à trouver entre contraintes SI et besoins du projet pour éviter l’utilisation non contrôlée des services offerts sur Internet.

Nouveaux enjeux Démocratisation d'Internet à la maison a rehaussé le niveau d'exigence de l'utilisateur (outils Google) > Facilité d'utilisation, ergonomie > Développement des pratiques collaboratives > Nécessite un accompagnement fort et sur la durée Contexte de réorganisation des services et missions de l'Etat - Besoin nouveau d’ouverture des SI. Exemple : ouverture de l’Intranet ouvert vers d’autres ministères et établissements publics - Besoin d’intégrer de nouvelles communautés de travail (interne/externe/public/privé)