PRESENTATION SARA FED DP M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRESENTATION SARA FED DP Introduction SARA: Special Account Régie d’Avance Logiciel de Gestion budgétaire et comptable des Devis Programmes financés par le FED. conçu conformément au dernier Guide Pratique des Procédures applicables aux Devis Programmes financés par le FED produisant automatiquement les états de sortie et rapports exigés par le Guide Pratique. PRESENTATION GENERALE

PRESENTATION SARA FED DP M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRESENTATION SARA FED DP Caractéristiques Comptabilité générale en partie double et comptabilité budgétaire Environnement: Windows XP,Vista, W7 Monoposte ou réseau interne Compatible avec SARA ON (peut lire les bases de données envoyées par le service de l’ON utilisant SARA ON) PRESENTATION GENERALE

PRESENTATION SARA FED DP M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRESENTATION SARA FED DP Caractéristiques (2) Suivi du budget du DP (engagements, décaissements et opérations diverses) Gestion multidevises Protection des données: 4 niveaux de mots de passe pour différents types d’utilisateurs 3 langues (Français, Anglais, Portugais) PRESENTATION GENERALE

PRESENTATION SARA FED DP M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRESENTATION SARA FED DP Caractéristiques (3) Exportation/importation de données en format excel Impression en format pdf et Excel Possibilité de demander un paramétrage (payant) des états de sortie. PRESENTATION GENERALE 4

PRESENTATION SARA FED DP M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRESENTATION SARA FED DP SARA Principal Interface PRESENTATION GENERALE

PRESENTATION SARA EDF PE M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRESENTATION SARA EDF PE Fonctionnalités de base Saisie du Projet & du Devis Programme (signalétiques & budgets) Saisie des Contrats et bons de commande Saisie des décaissements,opérations diverses et opérations de trésorerie (transferts, émission de chèques, avances) ) Préparation des demandes de paiement et des mémoires de dépenses (Annexes 9 & 10 du guide pratique). PRESENTATION GENERALE

PRESENTATION SARA EDF PE M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRESENTATION SARA EDF PE Fonctionnalités supplémentaires Gestion des chèques (possibilité de chèques à imputation multiple) Validation commentée des écritures Suivi des avances, inventaires, IOVs, comptes fournisseur, dépenses par zone et par agent du DP PRESENTATION GENERALE 7

PRESENTATION SARA EDF PE M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRESENTATION SARA EDF PE Fonctionnalités supplémentaires (2) Gestion de la TVA (même avec plusieurs taux différents pour la même facture): la TVA est enregistrée automatiquement en opération diverse dans le formulaire “opération de trésorerie” Saisie décentralisée des dépenses d’un DP sur plusieurs sites Gestion séparée des subventions PRESENTATION GENERALE 8

Le projet/ Identification M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Le projet/ Identification Identification du Projet LE PROJET

Le projet / Plan financier M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Le projet / Plan financier LE PROJET

Le Devis Programme/ Identification M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique FONCTIONNALITES Le Devis Programme/ Identification IDENTIFICATION DU DEVIS PROGRAMME DEVIS PROGRAMME

Le devis programme/Lignes Budgétaires M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique FONCTIONNALITES Le devis programme/Lignes Budgétaires Saisie des Codes Budgétaires Analytiques et des codes généraux Saisie des lignes budgétaires du DP CBA + CG+montant DEVIS PROGRAMME

Le Devis Programme/ Lignes Budgétaires M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Le Devis Programme/ Lignes Budgétaires DEVIS PROGRAMME 13

FONCTIONNALITES Les Contrats M.D.2.I. 3ème niveau engagements Management, Développement International & Informatique FONCTIONNALITES Les Contrats 3ème niveau engagements Toujours liés à une ligne budgétaire du DP CONTRATS

les Paiements / Structure des Paiements M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique les Paiements / Structure des Paiements Les Paiements sont: soit directement liés à une ligne budgétaire du DP (= Paiement sans contrat) soit liés au contrat (même ligne budgétaire et même monnaie que le contrat) (= paiement sur contrat) soit directement liés à l’Engagement Financier, pas à une ligne budgétaire (= opération de trésorerie) LES PAIEMENTS

Les Paiements / Modes de Paiement M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Les Paiements / Modes de Paiement 4 modes de paiement: Par banque Par caisse Par chèque (imputation simple ou imputation multiple) Par justification d’avance PAIEMENTS

Les Paiements / Modes de Paiement M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Les Paiements / Modes de Paiement PAIEMENTS 17

Paiements par chèque M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Paiements par chèque Les paiements par chèque se font en deux fois: Emission du chèque par opération de trésorerie Paiement automatisé du chèque (il suffit d’indiquer son n°) cheque à imputation unique ou à imputation multiple (pour les paiements sans contrat) Les paiements par chèque peuvent concerner des paiements de factures TVA comprises, même à imputation multiple. Ils peuvent concerner des opérations de trésorerie, des paiements sans contrat ou des paiements de contrat. PAIEMENTS

VALIDATION DES PAIEMENTS ET DES CONTRATS M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique VALIDATION DES PAIEMENTS ET DES CONTRATS Le projet peut valider ou annoter ses propres dépenses avant envoi de la demande de paiement et du mémoire des dépenses à l’ON (afin d’éviter les rejets par l’ON) Les dépenses non validées seront intégrées dans le mémoire de dépenses suivant si elles sont validées à ce moment. Seul le contrôleur peut valider ou annoter les dépenses La validation peut être faite pour une période donnée ou écriture par écriture VALIDATION

AUTRES SUIVIS M.D.2.I. SARA permet le suivi des : Management, Développement International & Informatique AUTRES SUIVIS SARA permet le suivi des : Avances et remboursement des avances IOV: objectifs quantitatifs & qualitatifs; lien avec la ligne budgétaire; (méthode basée sur le cadre logique) Inventaires: ‘biens durables’; saisie des informations relatives à ces biens Compte fournisseurs: suivi des contrats Dépenses par zone et/ou par agent: données statistiques Autres suivis

M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique ETATS DE SORTIE On a accès directement aux 2 menus des états de sortie dès qu’un DP est sélectionné. ETATS DE SORTIE

DEMANDE DE PAIEMENT ET MÉMOIRE DE DÉPENSES M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique DEMANDE DE PAIEMENT ET MÉMOIRE DE DÉPENSES SARA prépare les demandes de paiement (avance de démarrage, justification partielle d’avance, réapprovisionnement, recouvrement). La demande de justification d’avance ou de réapprovisionnement peut concerner des dépenses déjà validées (via la procédure de validation) ou toutes les dépenses avant envoi à l’ON. Le calcul du montant du mémoire de dépenses est automatique, aussi bien que l’édition des documents constitutifs du mémoire. MEMOIRES DE DEPENSES

MÉMOIRE DE DÉPENSES: 17 ÉTATS DE SORTIE M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique MÉMOIRE DE DÉPENSES: 17 ÉTATS DE SORTIE Référence pages 50 - 55 du Guide Pratique, et annexes 9 – 10, SARA produit les 17 principaux états et la demande de paiement. MEMOIRE DE DEPENSES

LES 2 ÉTATS DE L’ ANNEXE 9 Page de Couverture M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique LES 2 ÉTATS DE L’ ANNEXE 9 Page de Couverture Estimation des besoins en trésorerie Suivi de la dotation initiale Note: Ces deux états, produits en format EXCEL, sont remplis automatiquement , mais peuvent être librement modifiés. MEMOIRE DE DEPENSES

LES 5 ETATS DE L’ANNEXE 10 M.D.2.I. Page de Couverture Management, Développement International & Informatique LES 5 ETATS DE L’ANNEXE 10 Page de Couverture 1.Tableau récapitulatif des dépenses par rubrique du budget 2. Tableau récapitulatif du suivi des consommations budgétaires par rubrique du budget 3. Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par poste du budget 4. Tableau détaillé des dépenses 5. Etat de rapprochement du solde du compte bancaire “devis programme” MEMOIRE DE DEPENSES

M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Annexe 10 – Tableau récapitulatif des dépenses par rubrique du budget en (monnaie) EXEMPLE

M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Annexe 10 – Tableau récapitulatif du suivi des consommations budgétaires par rubrique du budget en (monnaie) EXEMPLE

SARA prévoit 2 tableaux détaillés différents: M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par poste du budget SARA prévoit 2 tableaux détaillés différents: Le premier reprend seulement tous les postes du budget (les CBA - comptes budgétaires/analytiques) Le second suit en plus, pour chaque CBA, le devis détaillé (par nature de dépenses). MEMOIRE DE DEPENSES 28

M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Annexe 10 – Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par poste du budget en (monnaie) Dans l’exemple, les postes de budget ne vont pas plus en détails que la deuxième position; mais on pourrait aller jusqu’à la sixième position. MEMOIRES DE DEPENSES

M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Annexe 10 – Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par poste du budget et nature des dépenses en (monnaie) Chaque poste de budget est ventilé par poste de devis (= par nature de dépenses) MEMOIRES DE DEPENSES 30

M.D.2.I. Annexe 10 – Tableau détaillé des dépenses en (monnaie) Management, Développement International & Informatique Annexe 10 – Tableau détaillé des dépenses en (monnaie) MEMOIRE DE DEPENSES

M.D.2.I. L’état est généré en format EXCEL. Management, Développement International & Informatique Annex 10 – Etat de rapprochement du solde du compte bancaire devis-programme L’état est généré en format EXCEL. Les 2 colonnes de droite (compte auprès de la banque) doivent être remplies manuellement. Les formules pré-programmées calculent le T2 qui doit être égal au T1. Memoire de depenses

2 & 3. Journal banque et journal caisse 4. Chèques émis non payés M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Les états supplémentaires des pages 53-57 du Guide Pratique par rapport aux annexes 9 et 10 1. Balance analytique 2 & 3. Journal banque et journal caisse 4. Chèques émis non payés 5 & 6. Inventaires physiques valorisés/permanents 7. Suivi des avances – préfinancement. Voici quelques exemples d’ états parmi les plus significatifs dans les diapositives suivantes: MEMOIRE DE DEPENSES

M.D.2.I. EXEMPLE Guide Pratique, page 56 – Journal de banque Management, Développement International & Informatique Guide Pratique, page 56 – Journal de banque EXEMPLE

M.D.2.I. EXEMPLE Guide Pratique , page 57 : Chèques émis non payés Management, Développement International & Informatique Guide Pratique , page 57 : Chèques émis non payés EXEMPLE

M.D.2.I. MEMOIRE DE DEPENSES Management, Développement International & Informatique Guide Pratique, p56 – Liste des contrats en cours d'exécution: débit (du projet)= le montant total du contrat; crédit= Paiements déjà faits MEMOIRE DE DEPENSES

M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique Guide Pratique , p55 – Etat de suivi des avances-préfinancements MEMOIRE DE DEPENSES

M.D.2.I. MEMOIRE DE DEPENSES Management, Développement International & Informatique Guide Pratique , p55 –Inventaire permanent physique des investissements et biens d'équipements MEMOIRE DE DEPENSES

M.D.2.I. MEMOIRE DE DEPENSES Management, Développement International & Informatique Guide Pratique , p55 – Inventaire physique valorisé des investissements et biens d'équipements MEMOIRE DE DEPENSES

PRIX DE LA LICENCE SARA FED DP M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRIX DE LA LICENCE SARA FED DP 1500 euro par projet et par site géograpique, y compris l’appui-maintenance la 1ère année et l’appui à l’installation par e-mail. Sont disponibles moyennant supplément - La codification & la saisie du budget (300 EUR) - L’appui-maintenance après la première année (300 EUR par an) - La programmation d’états de sortie de plus,sans introduction de données nouvelles (500 EUR par état de sortie). TARIFICATION

PRIX DES LICENCES AUXILIAIRES M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRIX DES LICENCES AUXILIAIRES 1000 euros par licence SARA REGIONAL et par site géograpique, pour la saisie régionale d’une partie des dépenses du DP. 800 euros par licence SARA NSA et par site géograpique, pour la saisie des dépenses justificatives des subventions distribuées dans le cadre du Devis Programme. y compris l’appui-maintenance la 1ère année et l’appui à l’installation par e-mail. TARIFICATION 41

PRIX DE LA LICENCE SARA ON M.D.2.I. Management, Développement International & Informatique PRIX DE LA LICENCE SARA ON Supplément de 2.000 Euros pour le suivi des engagements spécifiques (contrats de service, de fournitures, de travaux et de subvention), la clôture des engagements financiers, l’émission des Ordres de paiement, et le suivi du PIN. y compris l’appui-maintenance la 1ère année et l’appui à l’installation par e-mail. TARIFICATION 42