La gestion sécurisée des flux d’impression Introduction La gestion sécurisée des flux d’impression

Définitions  FollowMe  Ringdale  Altis Technologies Le nom de la solution originale développée depuis 12 ans par Ringdale.  Ringdale La société britannique qui a développé la solution FollowMe. Filiale de Network Technology PLC, société cotée à la bourse de Londres.  Altis Technologies La société française qui distribue la solution FollowMe en France, Belgique et Suisse romande. Partenaire de Rex Rotary pour les solutions d’impression.

La solution FollowMe  Analyser  Gérer  Sécuriser Trois verbes résument les fonctions essentielles de cette solution de gestion des flux imprimés :  Analyser Qui imprime quoi, quand, où, combien Toutes les données dans une base de données unique.  Gérer Rediriger, bloquer, supprimer des travaux Contrôler le volume global imprimé Impliquer les utilisateurs. Scripts de personnalisation à différentes étapes du traitement.  Sécuriser Contrôler l’accès au multifonction. Module embarqué ou contrôleur externe Compatible avec de nombreux lecteurs

Analyser les flux imprimés  Collecter les données Un service Windows fonctionnant sur une machine non dédiée Un analyseur syntaxique puissant Compatibilité avec pilote PCL, PS, ESC/P, RPCS  Synthétiser les données Base MS SQL ouverte pour une intégration facile. Nombreux graphiques et tableaux, Rapport d’impact environnemental Requêtes personnalisées sous Excel et Access grâce au lien ODBC  Publier les résultats Affichage des rapports directement dans une page Web Rapports enregistrés envoyés automatiquement par par email selon une fréquence définie.

Gérer les flux imprimés Gestion des flux Rediriger, bloquer, effacer des impressions sur des critères prédéfinis Reprise d’impression après incident Répartition de charges en fonction de critères prédéfinis Suivi des bonnes pratiques d’impression Information utilisateur et avertissement par email ou popup Confirmation dynamique par l’utilisateur de l’imprimante sélectionnée Crédit / quota par utilisateur ou services Crédits spécifiques limités à certaines fonctions Fonctions avancées Conversion couleur en noir/blanc, forcer mode recto/verso Recherche de mots clés dans le texte du document Recherche de chaine de caractères dans les commandes PJL Tatouage de documents avec des informations dynamiques Script Visual Basic pour utilisations diverses

Sécuriser les impressions  Cryptage de bout en bout Du poste client au serveur, en attente sur le serveur, du serveur au point d’impression dans format AES, DES, 3DES, Blowfish, RSA Compatibilité avec un large nombre de lecteurs Cartes sans contact (Hid, Legic, Mifare, Prox), code à barres, cartes à puces, piste magnétique Intégration aisée avec règle de décryptage ou auto enregistrement de la carte par l’utilisateur Remontée d’information à partir d’annuaires LDAP/AD ou de fichier csv provenant d’application de contrôle d’accès  Fort contrôle d’accès Profil utilisateur pour restriction d’accès aux périphériques et/ou aux fonctions du copieur si modules embarqués Enregistrement de toutes les opérations Enregistrement de toutes les modifications de configuration

 Ouverture et Indépendance par rapport au matériel Points forts  Ouverture et Indépendance par rapport au matériel Base de données SQL ouverte, possibilité d’agent sql Integration de scripts à toutes les étapes du processus.  Application multi langue Choix de la langue au niveau de I' utilisateur pour toutes les interfaces (administration web, client web, module embarqué)  Cryptage des données Inclus filtrage IP. Pratique pour impression via internet. Compatible avec tout matériel sans perte de vitesse d’impression Fonctions avancées Confirmation dynamique par l’utilisateur de son choix Conversion couleur vers noir/blanc Formatage des flux provenant de gros systèmes

Personnalisation FollowMe Intégration avec solutions tierces Intégration avec solution job ticketing Création à la volée de fichier PDF Compatibilité avec principaux ERP, dont SAP Intégration avec solutions propriétaire Architecture informatique Consolidation de données provenant de bases multiples Mise en place de GPO pour automatisation du déploiement Plan de continuité de services sur sites déportés Comptabilisation SNMP Personnalisation pour marchés verticaux (Copy shop) Remontée de compteur et/ou niveau de consommables suivi d’un envoi des données par email

La satisfaction totale des utilisateurs  Liberté d’impression - il imprime où il veut - il imprime ce qu’il veut - il imprime quand il veut  Réduction du temps d’attente - Il choisit son point d’impression au dernier moment - Il évite l’attente en cas de point d’impression occupé ou indisponible  Visualisation et gestion de sa file d’attente - Il visualise TOUS ses fichiers en attente d’édition  Confidentialité assurée - Seul l’utilisateur peut éditer ses documents - Les documents en attente d’édition est crypté - Les documents fréquemment utilisés peuvent être conservés en toute sécurité

Altis Technologies - Support Prise d’appel de 07:00 à 19:00 Accueil en français et anglais  Analyses Réponse immédiate sur mise en œuvre de la solution Diagnostic immédiat du problème rencontré Prise de main à distance pour analyse Résolution immédiate des problèmes de licences liés à des modifications de matériel  Résolution du problème Engagement de “Best efforts” pour résoudre le problème Reproduction du problème sur nos matériels de test Résultats d’analyse envoyé à Ringdale pour validation et correction

Le principe de fonctionnement Impression Client FollowMe Hardware FollowMe 1 2 1 Enregistr. sur serveur 2 Authentification 3 Édition du document 3 FM server Server FollowMe Hardware FollowMe 3 Copies 1 2 FM server 4 1 Authentification 2 Accord / info. crédit 3 Copie du document 4 Mise à jour consommations

FollowMe embarqué Ricoh - identification

FM embarqué Ricoh – écran principal

FM embarqué Ricoh – liste travaux en attente

FM embarqué Ricoh – scan vers email

FM embarqué Ricoh – scan vers dossier

 Protocole de communication  Poste client  Serveur FollowMe Les pré requis  Protocole de communication - Couche TCP / IP indispensable  Poste client - Tout type de terminal : PC, MAC, station Unix, Linux  Serveur FollowMe - Exclusivement PC Windows 2000/NT/XP. - Matériel non dédié: FollowMe tourne comme un service.  WEB printing / remote administration - SQL server pour partager la base de données  Architecture informatique - Adresses IP fixes sur imprimantes et copieurs - 2 adresses IP par périphérique (sauf si utilisation port //) - Pas de limitation sur routers, switches,…  Matériels - fonctionne avec tout type d’imprimante ou de multifonctions.

 Un contrôleur de communication standard Le matériel  Deux composants - Un contrôleur + un lecteur pour l’identification  Un contrôleur de communication standard - 3 types : copieurs couleur, nb ou imprimantes  Un système d’identification adapté à chaque cas - Clavier pour saisie code - Cartes à piste magnétiques - Cartes de proximité sans contact - Carte avec code barre (cartes papier) - Carte avec code barre masqué - Lecteur d’empreinte digitale - Reconnaissance faciale

Le logiciel  3 versions  Standard  Professionnelle  Entreprise - Toutes les fonctionnalités dès la version de base - Outils de gestion dans la version professionnelle - Outils d’administration dans la version entreprise - Logiciel tout en un, pas de module  Standard - Toutes les fonctionnalités de base dans une version gratuite  Professionnelle - Version Standard + - Crédit utilisateurs - Paramétrage utilisateurs et imprimantes - Redirection des flux  Entreprise - Version Professionnelle + - Comptabilisation sans boîtier - Comptabilisation impr. personnelles - Outils d’administration : installation automatique synchronisation LDAP / Active directory

La comptabilisation des flux Principaux champs Date/heure Destinataire Imprimante Nom du document Taille Couleur / monochrome Nombre de pages couleur Nombre de pages noir/blanc Coût de l’impression Crédits consommés Code client/projet Recto/verso Format papier  Reporting détaillé de l’activité  Regroupement par centre de coûts  Exportation des données vers tableur  Valorisation de chaque édition/copie

Le paramétrage utilisateur  Gestion avancée des utilisateurs - Interface dynamique avec répertoire LDAP ou Active Directory  Restriction d’accès à la couleur - Simplicité du paramétrage  Volume maximal stockage - Optimisation espace disque  Gestion plage horaire d’édition - Il est possible de récupérer ses impressions en attente à toute heure  Gestion cartes d’accès multiples - Gestion directeur/assistante ou groupe de travail - Gestion simple des cartes oubliées

Le paramétrage imprimante  Système d’authentification adapté aux besoins - lecteur de carte, ou d’empreinte digitale  Arrêt automatique en mode copie - Durée inactivité paramétrable  Blocage de certaines impressions - Couleur, n/b  Choix du type d’impression - sécurisée ou traditionnelle (mode audit)  Contrôle des pilotes utilisés - PCL, PS, ESC selon le périphérique  Taille maximale/minimale d’une édition - Adapte le volume édité aux matériels  Redirection des éditions - Vers un utilisateur ou un périphérique désigné selon des règles faciles à mettre en oeuvre

 SNMP durant impression Le moteur de règles Possibilité de rediriger / conserver / détruire toute impression en fonction de critères prédéfinis  Nombre de pages - Choix du périphérique le plus économique  Contenu : image ou texte - Séparation bureautique et arts graphiques  Nature couleur ou n/b - Restriction accès à la couleur  Pilote - Ventilation selon langage (PCL,PS,ESC/P2)  Nom du document - Impression Outlook uniquement n/b  SNMP avant impression - Imprimante hors tension, papier bas  SNMP durant impression - Fin de papier, bourrage

 Une capture de tous les flux imprimés Un outil d'audit  Une capture de tous les flux imprimés - Imprimantes réseau et personnelles partagées ou non (LPT, COM, USB) - Copieurs, y compris copies copieurs analogiques - Toute marque - Tout terminal utilisateur (PC, MAC, Unix, Linux) - Installation sur tous les systèmes (TCP/IP nécessaire)  Un module statistique complet - Informations nombreuses et variées - Séparation n/b et couleur - Base de données ouverte pour toutes les statistiques - Coût variable en fonction du périphérique utilisé - Valorisation de chaque impression  Simplicité d’installation - Rien sur les postes clients - Pas de serveur dédié (service 2000/NT/XP/2003) - Synchronisation LDAP/AD (table utilisateurs)

 Outil de gestion de contrôle des flux Un outil d'après audit  Outil de gestion de contrôle des flux - Paramétrage imprimantes - Paramétrage utilisateurs - Redirection des flux, blocage d’impressions.  Responsabilisation des utilisateurs - Quota par utilisateur - Suivi travaux en attente par interface WEB - Historique pour justifier des dépenses - Prix variable selon l’imprimante / copieur choisi  Exploitation simplifiée - Impression déportée garantit l’impression - Fiabilité matériel et logiciel fait oublier le produit - Formation utilisateur minimale  Choix d’investissement - Optimisation des investissements - Sous utilisation du parc installé - Mis en place impression départementale

Les points clés de différenciation face à la concurrence  Haut niveau de sécurité sur les impressions et les copies systèmes d'identification performants cryptage du poste utilisateur au copieur  Analyseur syntaxique (parser) puissant Traite tous les flux imprimés en PCL, PS, ESC/P2 (Epson)  Spooler intégré et gestion SNMP des périphériques Un outil de redirection unique  Accepte tous les flux entrants Windows, MAC, Unix, Linux IBM AS/400 RS6000  Gestion quotidienne simplifiée Installer FollowMe et oublier le !

La réduction des coûts d'impression FollowMe La réduction des coûts d'impression par la gestion des flux Contact : Altis Technologies 15, Rue Jean Jaurès 92260 Fontenay aux Roses Tel : +33 (0)1 49 73 87 11 Fax : +33 (0)1 46 60 43 30 Email : marketing@altistechnologies.fr Site Web : www.altistechnologies.fr