Informatisation et pilotage de la logistique. Apports de l’organisation logistique à la traçabilité des expéditeurs et destinataires Une solution adaptée au monde hospitalier : Medilem INTERVENANTS : François BISCH, président CoLogH / aslog / ELA François PEIGNES, Associé – PEA Consulting

S O M M A I R E 1 Traçabilité et Logistique dans les établissements de soins Définition et champ d’application Processus concernés Application des standards GS1 à ma logistique hospitalière Approche et positionnement de la solution Medilem Couverture des processus par la solution Points forts et fonctionnalités Intégration aux systèmes d’information existant Accompagnement du projet Conduite du changement Mise en conformité réglementaire Maintenance évolutive 2 3

Traçabilité et Logistique dans les établissements de soin 1 Traçabilité et Logistique dans les établissements de soin

De quelle Traçabilité parle-t-on ? Définition (ISO 8402): aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation, la localisation d'une entité au moyen d'informations enregistrées. Acquérir > Enregistrer > Restituer Plusieurs types de traçabilité pour des objectifs différents Traçabilité matière (ou produit) Traçabilité opératoire Traçabilité procédé

Définition de la Traçabilité matière Enregistrement et exploitation des relations de filiation (ou généalogie) entre un lot produit fabriqué et ses constituants, ainsi que sa localisation lot i lot c lot b lot a lot z lot y lot x

Traçabilité et logistique En logique collaborative étendue, la traçabilité impacte : l’organisation : organisation collaborative, choix tactiques et stratégiques (éléments tracés, le périmètre, les produits, la durée d'archivage), gestion des risques et renforcement des plans de crise… le Système d’Information : implémentation au sein du SI d'un progiciel ou d’une technologie (RFID, …), d'outils et solutions hétérogènes spécifiques aux produits et aux processus, qui doivent interagir Elle cible donc les processus logistiques qui viennent s’intercaler entre les processus de production/distribution et de consommation ? Ces processus constituent-ils les chaînons manquant potentiels ou sont-ils des partenaires actifs de la traçabilité « globale » ?

La traçabilité ascendante Point de vente Restaurant collectif Producteur 1ère transformation 2ème transformation E1 A1 B1 A2 E2 A3 B2 C1 D1 E3 A4 D2 E4 B3 C2 A5 D3 E5 B4 A6 E6

La traçabilité descendante Plate-forme de distribution Point de vente Restaurant collectif Producteur 1ère transformation 2ème transformation E1 A1 B1 A2 E2 A3 B2 C1 D1 E3 A4 D2 E4 B3 C2 A5 D3 E5 B4 A6 E6

Processus logistique sans transformation Logique Produit Logique Colis Logique Produit Logique Colis Logique Produit TM TM TM TO TO TO TP TP Lien avec le dossier médical Numéro de Lot Numéro de Série Numéro de Lot Numéro de Série

Choix pour l’entrepôt du CHU de Dijon Standards GS1 Avis d’expédition : DESADV Codes colis : SSCC GRAI Codes produits : GTIN Codes lieux fonction : GLN

Standards GS1 EAN-13 ITF-14 Identification Datacarrier GTIN (Identification of an Item) UCC/EAN-128 SSCC (Identification of logistics units) Datamatrix Databar GLN Identification for a function , a location Supply Chain RFID electronic Commerce EANCOM - ebXML Doc GS1

DESADV : Avis d’expédition Logique Produit Logique Colis Logique Produit Logique Colis Logique Produit Avis d’expédition Avis d’expédition TM TM TM TO TO TO TP TP Lien avec le dossier médical GTIN SSCC GTIN SSCC GTIN

Etiquette Palette avec SSCC

Etiquette Fournisseur avec SSCC Code UC fournisseur + n° de lot GTIN UC + nbre UC SSCC

GLN de base du CHU de Dijon Adresses de livraison 3026140000127 CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE HOPITAL DU BOCAGE 3026140000134 ENTREPOT 3026140000114 5 Boulevard Jeanne d'Arc 21079 DIJON CEDEX ZA EXCELLENCE 2000 12 Rue Pierre Henri Spaak 21800 CHEVIGNY SAINT SAUVEUR 1 Bd Jeanne d'Arc BP 77908 Adresse de facturation

GLN entrée Hôpital Général : BALISE RFID ACTIVE

GLN destination et GRAI contenant GLN Aller GLN Retour GRAI

GRAI ( + date/heure = SSCC ) BALISE RFID ACTIVE

Processus logistiques (Entreposage) Gestion des approvisionnements Gestion des cmdes fournisseur Calcul des besoins de réappro Facturation fournisseur Circuit médicament Et prescription GEF Demandes services Planification des réceptions Ordonnancement Dotations Lancement des préparations Mise en stock Réception Gestion du plein-vide Tracabilité Réassortiment picking Préparation des Demandes services Chargement roll/armoires Livraisons services Gestion litiges/retour fournisseur Gestion des stocks Préparation médicaments Planification des transports Préparation DMS/DMI/solutés Inventaires Retours UF Préparation DxIN Gestion de l’entreposage Cross docking Unités fonctionnelles Préparation « ateliers » Préparation diverses

Commandes fournisseur Avis expédition fournisseur Choix pour l’entrepôt du CHU de Dijon Préparation de la réception fournisseur par intégration du DESADV. Flux d’informations N3 LM7 Hors SI Flux physique Commandes fournisseur Intégrer les commandes fournisseur & consultation Avis expédition fournisseur Avis d’expédition & consultation Accueil et contrôle camion Déchargement camion Dossier d’arrivage Contrôle détaillé des charges Planning de réception Re-palettisation mono référence Édition SSCC Clôture dossier de réception/ arrivage CR réception Gestion des RDV Rangement Gestion des litiges à réception DESADV SSCC Stockage en quarantaine non conformité Retour Fournisseur

Choix pour l’entrepôt du CHU de Dijon Livraison des services internes Flux d’informations N3 Chargement livraison LM7 N° plomb bac N° plomb GLN GLN UF GRAI GRAI Livraison et contrôle du roll à l’UF destinataire Livraison et contrôle des bacs au local destinataire SI AGV Flux physique Fin de la livraison d’une UF Déchargement des rolls Transfert du roll vers le local destinataire Rangement des bacs Fin de la livraison d’un local Mise à quai du camion Transfert des rolls vers les UF destinataires

Approche et positionnement de la solution MEDILEM 2 Approche et positionnement de la solution MEDILEM

Le cœur de l’offre : la logistique hospitalière Intégration aux unités fonctionnelles Définition de la solution logistique MEDICAMENTS Système d’information DMS, DMI, SOLUTES MASSIFS PRODUITS DE LABORATOIRE ECHANTILLOTHEQUE Organisation conduite du changement FOURNITURES ALIMENTAIRES FOURNITURES GENERALES Conformité réglementaire Intégration aux systèmes d’information existants

Un groupement d’entreprises pérennes A-sis est l’éditeur du logiciel LM7, il apporte son expertise fonctionnelle et technique ainsi que sa capacité et réactivité à gérer les adaptations nécessaires de l’outil. PEA Consulting se positionne pour spécifier et accompagner la mise en œuvre de l’organisation, des processus logistiques et du système d’information. SAVOYE est concepteur de solutions logistiques et fournisseur des équipements techniques nécessaires aux adaptations ou constructions des plates-formes. Euriware, leader en intégration de systèmes industriels et logistiques se positionne pour concevoir et assurer l’intégration du futur système d’information dans l’environnement informatique existant du CHU. Un réseau d’entreprises partenaires

Un système d’information positionné au cœur de l’exécution logistique LM® se positionne … N3 Niveau 3 Entreprise : SI CHU N2 Niveau 2 Pilotage de l’entrepôt N1 Niveau 1 Automatisme, API N0 Niveau 0 Capteurs, actionneurs

Les flux gérés sur l’ensemble du périmètre RECEPTION STOCKAGE PREPARATION LIVRAISON UF MEDICAMENTS ET SOLUTES MASSIFS FOURNITURES GENERALES / HOTELIERES DMS DMI FOURNITURES ALIMENTAIRES STERILISATION

Une totale maîtrise des flux en pilotage et en traçabilité Traitement administratif des réceptions à partir des commandes fournisseurs Processus de réception déconditionnement reconditionnement Rangement Stockage Préparation Fabrication Chargement des armoires Livraison Des unités WMS Pilotage et traçabilité de l’activité des produits des acteurs des ressources des opérations

Optimiser la gestion des flux logistiques LM7® est une suite logicielle qui couvre en standard l'ensemble des fonctions ciblées d'une plate-forme logistique. La suite logicielle de LM7® est composée d’un core system LM Execution® enrichi de modules satellites permettant à chacun de construire et adapter sa solution logistique. Le noyau LM Execution® possède en standard tous les connecteurs d’accueil des différents modules satellites. Il offre une grande souplesse de paramétrage permettant de configurer tout type de plate-forme et d’optimiser au mieux les différents flux. Il permet l’intégration des différentes recommandations des organismes de qualité et de traçabilité des contenants et des contenus.

Schéma d’intégration du système d’information N3 : SIH GEF Circuit médicament Et prescription E-Procurement DESADV Base articles Cmdes Frn Cmdes Frn à 0 Blocage cmde Demandes services Qté globale réceptionnée Ecarts réception Cmdes auto. (seuil) (Dé)Blocage stock IFCSUM Demandes services Annuaire Fournisseurs Droits d’accès   EAI ou Interfaces directes   LM N2 : LM7 Connecteurs standard LM   Ordres d’exécution Contenants livrés Stockeur rotatif AGV N1 Automates de préparation

Accompagnement d’un projet 3 Accompagnement d’un projet

Conduite du changement : les différents chantiers Une formation : Basée sur une approche métier intégrant le système d’information et la conception logistique de l’entrepôt Adaptée aux changements induits par le nouvel outil logistique Avec des supports auto porteurs Une communication structurée Interne ciblée sur les futurs utilisateurs du nouvel outil logistique Externe ciblée sur les acteurs du CHU ou les prestataires es en lien direct avec l’entrepôt logistique Externe ciblé sur les autres acteurs du CHU Disposant d’outils de communication adaptés (lettre mensuelle d’avancement du projet, séances plénières,…) FORMATION COMMUNICATION ORGANISATION Une organisation en cohérence avec l’outil logistique définie de façon itérative en fonction des choix fonctionnels Une analyse des impacts maîtrisée par une formation adéquate et une information bien gérée

Démarche projet : accompagnement L’accompagnement au démarrage et à l’exploitation constitue un élément incontournable de l’appropriation Définition du plan de déploiement Réalisation du plan de déploiement Suivi d’exploitation Choix de la stratégie de déploiement : démarrage par activité, démarrage par processus, démarrage par produit,… Définition du rôle et des responsabilités types Définition du calendrier de transfert d’activité Plan de déploiement : tâches de paramétrage, reprise de données,… tests de performance, tests en environnement d’exploitation, formations utilisateurs finaux , … Ordonnancement des tâches de démarrage Règles d’intervention et de communication des différents acteurs Définition des besoins et affectations dynamiques des ressources Montée en puissance de l’activité (nombre de demandes,..) pour atteindre le régime nominal Encadrement et accompagnement des opérateurs dans l’exploitation (y compris SI) Ajustement du paramétrage Surveillance du bon fonctionnement du SI (interfaces, mises à jour des données, performances, corrections, solutions de contournement…)

Synthèse de notre positionnement ORGANISATION PROCESSUS COUVERTS PROCEDURES PREPARATION AU CHANGEMENT MISE EN CONFORMITE REGLEMENTAIRE EXPLOITATION MISE EN PRODUCTION ACCOMPAGNEMENT A L’EXPLOITATION FORMATION MAINTENANCE REALISATION SPECIFICATIONS CONCEPTION PARAMETRAGE ADAPTATIONS QUALIFICATION INTERFACES IS

Références en milieu hospitalier CHU d’ANGERS CHU de TOURS CHR d’ORLEANS CHU de CLERMONT-FERRAND CHU de DIJON