BOUCLEMENT ANNUEL 2016 Yolanda Buehlmann Martin Schlatter Marc Fromentin Bertold Walther

bOUclement annuel Bouclement 2016 Principes généraux Calendrier Ecritures transitoires Factures Débiteurs Rappel des principes de gestion budgétaire Régularisation des fonds de tiers échus Equilibrage entre fonds désignés et fonds réservés Annonce de contrats clients signés en fin d’année Démonstrations Confirmation d’entrée de marchandises Affichage des transitoires automatique via BI Commandes ouvertes Infocentre Gestion des engagements depuis infocentre Projets en cours Questions Ordre du jour

Instructions de bouclement et annexes pour transitoires: bOUclement annuel Instructions de bouclement et annexes pour transitoires: http://sf.epfl.ch/bouclementannuel Application des normes IPSAS (International Public Sector Accounting Standards)  Manuel de présentation des comptes du domaine des EPF Délimitation des charges, investissements et produits de 2016 et 2017 Prestations et biens fournis ou livrés à l’EPFL en 2016  à comptabiliser sous 2016 Prestations et biens fournis ou livrés à nos clients en 2016  à comptabiliser sous 2016 Exhaustivité des charges, investissements et produits 2016 Bouclement 2016 Principes généraux 3

Pendant le mois de décembre 2016 bOUclement annuel Pendant le mois de décembre 2016 Envoyer au fur et à mesure au SF toutes les factures fournisseurs reçues et les ordres de paiement, contrôlés et approuvés Insister auprès de vos fournisseurs de vous envoyer les dernières factures concernant des livraisons 2016 Lundi 12 décembre Afin de faciliter la consolidation des institutions du domaine des EPF (EPFL/ETHZ/PSI/WSL/EMPA/EAWAG), établir les dernières factures débiteurs et envoyer les dernières factures fournisseurs ou ordres de paiement concernant ces institutions. Avances à court terme : si vous avez demandé une avance pour un événement terminé en 2016 (p.ex. avance de caisse pour conférence), restituer le montant avancé ou le solde avec les quittances des dépenses. Décompte petite caisse : si vous n’avez pas encore décompté votre petite caisse au moins une fois en 2016 (envoi des quittances avec demande de BPR pour renflouer la caisse), à faire. Etablissement des dernières factures clients «sésame», internes et externes, concernant 2016 Bouclement 2016 Calendrier 4

bOUclement annuel Mercredi 4 janvier 2017 (délai de réception impératif le jeudi 5 janvier) Dernier envoi au SF des factures fournisseurs, notes de frais, ordres de paiement concernant des livraisons ou prestations de 2016. Le SF n’acceptera pas de factures Pro-forma ou paiements d’avance qui concernent des livraisons ou services 2017 ou 2018. Attention: si vous avez commandé auprès du REO (Equipement Scientifique) ou de la VPSI (Equipement informatique - commandes E-Buying), les factures doivent également transiter via ces mêmes centres d’achat avant d’arriver au SF. Dernier envoi au SF des documents de «Transfert Interne» Seuil = Fr. 10’000 Dernier envoi au SF des listes de «Produits à recevoir» et «Charges / investissements à payer » intégralement remplies (actifs et passifs transitoires). Dernier envoi aux Responsables Finances des Facultés des « Transfert de budget ». Dernier délai pour la confirmation de réception de marchandises de 2016 (commandes via EBP/SRM) Dernier délai pour soumettre les dernières corrections d’écriture on-line (devront être approuvées et comptabilisées avant le 13 janvier) Bouclement 2016 Calendrier 5

bOUclement annuel Vendredi 13 janvier 2017 Ensuite… Pour le SF, fin de comptabilisation des factures fournisseurs/notes de frais/ordres de paiement et factures débiteurs 2016 et des actifs et passifs transitoires Ensuite… Ecritures complémentaires hors comptabilité des fonds Etablissement du bilan et PP de l’EPFL Reporting Package au CEPF Préparation de la révision des comptes Etablissement des comptes annuels EPFL Révision des comptes depuis le 30 janvier pendant 3 semaines Bouclement 2016 Calendrier 6

Passifs transitoires (dernier envoi le 4 janvier 2017) bOUclement annuel Passifs transitoires (dernier envoi le 4 janvier 2017) Listes des charges/investissements à payer (passifs transitoires), TVA incluse, concernant tous les fonds. Prestations des fournisseurs 2016 > CHF 10’000.- par prestation, livrées ou effectuées avant le 1er janvier 2017 mais non encore facturées au moment du dernier envoi des factures au SF le mercredi 4 janvier Rappel du seuil: CHF 10’000 par prestation Joindre pour chaque position une copie de la preuve de livraison en 2016 ou autre preuve écrite. Ajouter une TVA à payer de 8% (TVA d’un fournisseur suisse, TVA facturée par la douane lors de l’importation d’un bien, ou TVA auto-imposée lors de l’achat de prestations de service provenant de l’étranger) Distinguer les investissements (biens durables de valeur > CHF 10’000.- par article) des charges. Pour ces investissements, inscrire le compte budgétaire 141600 pour les mobilier/appareils/machines et 142600 pour l’informatique. Taux de change des transitoires = taux comptable de décembre se trouvant sur le site du SF Bouclement 2016 Ecritures transitoires 7

Passifs transitoires (dernier envoi le 4 janvier 2017) bOUclement annuel Passifs transitoires (dernier envoi le 4 janvier 2017) Pour le matériel commandé directement via l’application E-buying (EBP/SRM) et livré avant le 1er janvier 2017, le SF produira des listes de passifs transitoires par fonds, pour les acquisitions > CHF 10’000.-. Voir directives pour la saisie de la confirmation de réception de marchandise. Cartes de crédit d’achat: Vu le seuil de CHF 10’000.-, un passif transitoire n’est pas possible pour les achats par carte de crédit. Les achats du 13 au 31 décembre seront comptabilisés sur janvier 2017. Billets CFF: comme d’habitude le SF recevra un fichier pour les derniers voyages de décembre qui seront débités du fonds avant le bouclement; il ne faut donc pas inscrire le coût de ces voyages sur les listes des passifs transitoires. Les dernières factures Airplus (voyages) datées de 2016 seront comptabilisées directement par le SF, comme d’habitude. Pour les projets avec les autres institutions du domaine des EPF où l’EPFL est Leading House (par ex. NanoTera, NCCR…), le SF prendra contact avec les unités concernées pour procéder à l’estimation des montants encore dus aux autres institutions du domaine des EPF. Bouclement 2016 Ecritures transitoires 8

Passifs transitoires (dernier envoi le 4 janvier 2017) bOUclement annuel Passifs transitoires (dernier envoi le 4 janvier 2017) Factures Lyreco, Distrelec et Arp (factures électroniques): doivent être régulièrement approuvées à réception des messages hebdomadaires: le 13 janvier, toutes les pièces préenregistrées en 2016 et qui n’auraient pas été validées par l’acheteur seront comptabilisées par défaut. D’éventuelles notes de crédits demandées pour ces dernières écritures se reporteront sur 2017. Equipement scientifique: Le ReO préparera les passifs transitoires pour les acquisitions livrées en 2016 à la charge de leurs fonds centraux. Les autres unités doivent seulement déclarer les passifs transitoires des équipements scientifiques livrés en 2016 à la charge d’un fonds de leur unité. Retenir les factures concernant 2017 jusqu'au jeudi 5 janvier Les factures de loyer 2017 à payer au 1er janvier peuvent être envoyées au SF jusqu’au mi-décembre (dans fourre séparée et mises en évidence) Les factures 2016 qui ont été enregistrées en tant que passif transitoire sont à retenir jusqu’au 16 janvier. Bouclement 2016 Ecritures transitoires 9

Passifs transitoires bOUclement annuel Bouclement 2016 Ecritures transitoires

Passifs transitoires bOUclement annuel Bouclement 2016 Ecritures transitoires

Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2016) bOUclement annuel Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2016) Les factures débiteurs (internes et externes) sont désormais établies au moyen du logiciel sur Sésame Factures débiteurs «externes» 2016: pour des raisons de validation des factures par le SF et leur envoi avant la fin de l’année, le délai pour établir les dernières factures 2016 : le 12 décembre Factures débiteurs «internes» 2016: pour des raisons de validation par l’unité acheteuse et le SF avant la fin de l’année, le délai pour établir les dernières factures: le 12 décembre En cas de problème, contacter sf_facturation@epfl.ch Attention: Toute facture établie et validée jusqu’au 31.12.2016 est à priori comptabilisée sur 2016. Les factures clients établies et validées en 2017 toucheront l’année comptable 2017 Cependant… Bouclement 2016 Factures Débiteurs

Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2016) bOUclement annuel Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2016) Il est possible de renseigner le champ «Date de livraison de la prestation» pour préciser l’année comptable, par exemple pour une facturation anticipée en décembre d’un loyer concernant 2017: Bouclement 2016 Factures Débiteurs

Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2016) bOUclement annuel Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2016) Etablissement des factures débiteurs internes et externes au 12 décembre permet suffisamment de temps pour leur validation par les unités et par le SF et leur impression et envoi avant la fin de l’année. Cependant le SF traitera encore les dernières factures 2016 suite à cette date jusqu’au 5 janvier. Renseigner le champ «date de livraison de la prestation». Par exemple, une facture interne 2016 approuvée par une autre unité début janvier 2017 est à priori comptabilisée sur 2017, à moins que le champ «date de livraison de la prestation» soit renseigné avec une date de 2016. Au-delà du 13 janvier 2017, aucune recette ne pourra être comptabilisée sur 2016. Bouclement 2016 Factures Débiteurs

Actifs transitoires (dernier envoi le 4 janvier 2017) bOUclement annuel Actifs transitoires (dernier envoi le 4 janvier 2017) Liste des produits à recevoir (actifs transitoires) TVA exclue concernant chaque type de fonds. Joindre pour chaque position une copie de la confirmation de commande ou élément de contrat conclu avec le client. Prestations aux clients (> CHF 10’000.- par prestation) de l'année 2016, livrées par votre unité avant le 1er janvier 2017 mais non encore facturées à vos clients au moment du dernier établissement des factures débiteurs 2016. Bouclement 2016 Ecritures transitoires

Actifs transitoires bOUclement annuel Bouclement 2016 Ecritures transitoires

Actifs transitoires bOUclement annuel Bouclement 2016 Ecritures transitoires

Fonds budgétaires Principes de gestion budgétaire bOUclement annuel Validité annuelle Pas de report Solde positif ou négatif non transféré Enveloppe de fonctionnement et dotation Fonds de fonctionnement xxxx-1 à xxxx-n (ex. 0052-1) Fonds 6029011 AE/AC et 6029016 PI/HA Fonds 3029012 (CF) Contrôle et gestion des fonds budgétaires S’assurer que le budget soit respecté Vérifier que les écritures comptables soient correctement imputées D’éventuelles compensations sont à déterminer avec votre Responsable Finances de Faculté (ou son équivalent dans chaque vice-présidence) Transferts ou corrections d’écritures Délai : 4 janvier 2017 Plus de corrections possibles (pour 2016) après le bouclement. Extournes de salaires à communiquer aux RH (Dotation et AE/AC / PI/HA) Délai : 5 décembre 2016 Bouclement 2016 Principes gestion budgétaire

Responsables Finances ou équivalent bOUclement annuel Principes de gestion budgétaire Responsables Finances ou équivalent Faculté / VP Responsable E-mail Téléphone ENAC Laurent Gaillard laurent.gaillard@epfl.ch 33212 SB Françoise Alt-Jenny francoise.jenny@epfl.ch 33303 IC René-Pierre Bonvin rene-pierre.bonvin@epfl.ch 36678 STI Paul Sunderland paul.sunderland@epfl.ch 36966 SV Sophie Viscolo sophie.viscolo@epfl.ch 35361 CDM Barbara Baumann barbara.baumann@epfl.ch 32103 CDH Nicole Aghroum nicole.aghroum@epfl.ch 31922 VPAA Rossana Papaux rossana.papaux@epfl.ch 35580 VPIV Natacha Putallaz natacha.putallaz@epfl.ch 31410 VPSI Séverine Jaques severine.jaques@epfl.ch 38181 Présidence Sandrine Favre sandrine.favre@epfl.ch 37005 Bouclement 2016 Principes gestion budgétaire

Fonds de Tiers bOUclement annuel Solde reporté intégralement sur l’année suivante Corrections d’écritures via infocentre Délai : 4 janvier 2017 Régularisation des fonds de tiers échus Base règlementaire: art. 24, al. 3 du Règlement financier Clôture dans les 3 mois suivant l’échéance contractuelle du contrat pour autant que toutes les sommes dues aient été encaissées Quels sont les fonds de tiers concernés? Tous ceux échus jusqu’au 30 septembre 2016 Compensation (en règle générale) avec le fonds réservé de l’unité Que faut-il faire? Mutation du personnel sur fonds désigné  RH Infocentre – Autres rapports – Procédure de clôture de fonds - Contrôle du personnel affecté Demande de transfert à adresser au SF (le cas échéant le SF est habilité à fermer le fonds art. 21 al. 4) Bouclement 2016 Fonds de tiers et régularisation

Equilibrage entre fonds désignés et fonds réservés bOUclement annuel Equilibrage entre fonds désignés et fonds réservés Pourquoi cet équilibrage? Être en mesure d’identifier les réserves libres disponibles dans chaque unité à un moment donné Afin de tenir compte des engagements financiers futurs (notamment salaires) sur les fonds désignés, maintien de CHF 50’000 sur les fonds désignés Cette opération est effectuée directement par le SF Tous les fonds désignés avec un solde négatif (mandats divers, fonds 6xxxxx) seront mis à zéro d’ici au 16 janvier 2017, au moyen du fonds réservé (7xxxxx) de l’unité de rattachement Si l’unité concernée n’a pas de « réserves », le SF prendra directement contact avec elle, afin de déterminer quand le fonds réservé sera régularisé. Tous les fonds désignés avec un solde positif supérieur à CHF 50'000.- (état au 31.12.2016) feront l’objet d’un transfert sur le fonds réservé Si nécessaire (solde négatif après quelques mois par exemple), les unités concernées pourront courant 2017 effectuer un transfert équivalent Bouclement 2016 Equilibrage

bOUclement annuel Annonce de contrats de recherche, subsides ou autres signés en fin d’année Afin d’assurer la prise en compte de tous les revenus futurs en comptabilité, les contrats de revenus en lien avec des financements de projets de recherche ou de sponsoring signés en fin d’année doivent être annoncés au plus vite à l’instance concernée (ReO, TTO…) et déposés sur la base GRANTSDB jusqu’au 10 janvier 2017. Veuillez ne prendre en compte que les contrats qui n’ont pas encore fait l’objet d’une demande d’ouverture de fonds. Bouclement 2016 Contrats signés fin 2016

Bouclement ANNUEL Démonstrations

Projets en cours Dématérialisation des factures fournisseurs Les factures fournisseurs seront dématérialisées de manière centrale, pour être ensuite validées par les unités dans le portail Sesame. Mise en production: fin 2017 Inventaire Simplification de la mise à l’inventaire et de la sortie d’inventaire. Contrôle annuel des biens mis à l’inventaire. Amélioration de l’ergonomie de l’outil inventaire. Mise en production: fin 2017 / début 2018 Bouclement 2016

Projets en cours Notes de frais Mise en place un outil plus simple d’utilisation et permettant d’accélérer notablement le temps de traitement des notes de frais. Mise en production: fin 2017 Bouclement 2016

Bouclement ANNUEL Questions ?