Passerelle : logiciel informatique destiné aux associations partenaires des BA Présentation des principes et fonctionnalités – version complète Janvier 2011 – Version 1.1 1

Objet et destinataires du document Objet du document Ce document présente Passerelle, le nouvel outil informatique conçu et développé spécialement pour les associations partenaires des BA distribuant l’aide alimentaire aux bénéficiaires, au niveau local. Passerelle permettra aux associations de gérer et suivre leurs stocks, d’inscrire les bénéficiaires de l’aide, ainsi que de suivre la distribution. Il facilitera par ailleurs grandement la transmission, par les associations, des indicateurs d’activité demandés par l’Etat. Destinataires du document Ce document est destiné aux responsables des BA en contact avec les associations, aux représentants des associations et aux futurs utilisateurs, afin qu’ils comprennent les grands principes de Passerelle, son mode de fonctionnement général, et ses principales fonctionnalités.

Référentiel de produits Glossaire Voici une liste de termes utilisés dans ce document qui méritent qu’on en précise la définition : BA Banque Alimentaire Passerelle Outil de gestion des stocks et des bénéficiaires utilisé par les associations à partir de fin 2010. Il leur sera fourni par la FFBA qui coordonne les développements et la maintenance du logiciel. BL Bon de livraison : document papier ou électronique remis ou envoyé par la BA à l’association après distribution des produits à l’association. Numéro de lot Identifiant attribué à un ensemble de produits réceptionnés par la BA considérés comme homogènes. Il est donné à l’association lors de la distribution ; utilisé en cas d’alerte alimentaire. Référentiel de produits Liste de tous les produits structurée en 3 niveaux (familles, sous-familles, articles), commun aux BA et aux associations partenaires Les associations pourront créer leurs propres articles dans une sous-famille existante. Indicateurs Etat Indicateurs d’activité transmis par les associations partenaires à leur BA Ils concernent les volumes distribués, les bénéficiaires et le fonctionnement de l’association Ils sont transmis à la BA soit via Passerelle, soit manuellement (par fax, mail, …) PEAD Programme Européen d’Aide aux plus Démunis : prévoit la fourniture de denrées alimentaires aux associations distribuant l’aide alimentaire aux plus démunis en Europe PNAA Programme National d’Aide Alimentaire : programme français similaire au PEAD Produits limités Produits dont les associations souhaitent encadrer / limiter la distribution (ex : café, lessive, huile, etc.). Leur coût et durée de vie (consommation) sont généralement plus élevés. Il revient aux associations de définir leurs propres « produits limités ».

Contexte : l’Etat a débloqué une enveloppe budgétaire pour permettre la modernisation informatique des associations distribuant l’aide alimentaire Passerelle est au service des associations et doit faciliter leur gestion des stocks et des bénéficiaires Passerelle permet aux associations : De gérer simplement la liste de leurs bénéficiaires De réaliser une gestion de stock simplifiée mais précise, notamment sur les produits du PEAD / PNAA sur lesquels elles peuvent être contrôlées D’assurer, le plus longtemps possible, le suivi de la traçabilité des produits De suivre la distribution, soit au global, soit par bénéficiaire De disposer de l’ensemble des informations dans un seul et même outil, de réaliser des rapports statistiques et d’envoyer les indicateurs demandés par l’Etat Passerelle remplace l’ancien outil GPSto. Stock L’Etat subventionne Passerelle qui lui permettra de mieux appréhender la réalité du terrain La connaissance de l’Etat concernant l’aide alimentaire est très limitée à ce jour : Quel est le nombre de bénéficiaires de l’aide et le volume d’aide distribué ? Combien de personnes se mobilisent pour distribuer l’aide alimentaire ? L’Etat demande donc aux Associations de lui transmettre quelques indicateurs à caractère général et non nominatifs (volumes distribués, etc). Une fois consolidés, ces indicateurs permettront à l’Etat d’adapter et de modifier son action et de justifier la pérennisation du PEAD auprès de l’Union Européenne. Passerelle n’a pas vocation à remplacer les rapports humains avec les bénéficiaires ; il peut être utilisé dans la salle de distribution ou dans un autre local.

Avantages de Passerelle Pourquoi les associations ont-elle un intérêt à s’équiper de Passerelle ? Avantages de Passerelle Conçu en étroite collaboration avec les associations et les BA, il améliore la gestion de l’activité des associations : Gestion des stocks simple et rigoureuse Centralisation des données sur les bénéficiaires Suivi simple de la distribution pour tout type d’association (repas, colis, E.S) 1 Il permet de répondre facilement aux demandes de l’Etat : Calcul automatique des indicateurs Etat et transmission électronique à la BA Gestion simplifiée de la traçabilité des produits 2 Il fournit immédiatement aux associations toutes les informations dont elles ont besoin (mouvements et stocks de produits PEAD / PNAA, bénéficiaires inscrits et passés, statistiques de distribution, etc.). 3 Il n’entraine pas de coût ni de surcharge de travail supplémentaire significative pour les associations. 4

Passerelle en quelques mots : Gratuit La FFBA met Passerelle à disposition des associations sans contrepartie financière. Ce logiciel reste néanmoins la propriété exclusive de la FFBA. Pas de coût d’équipement informatique nécessaire (hors PC), sauf pour les associations souhaitant s’équiper de périphériques additionnels (douchette codes à barres, imprimante à tickets de caisse) ou d’un réseau informatique interne pour utiliser le logiciel en mode multiposte Facultatif mais fortement recommandé Les Associations sont libres d’accepter ou de refuser de s’équiper de Passerelle. Néanmoins : Les indicateurs Etat sont plus simples à obtenir et à transmettre avec Passerelle. Passerelle permet aux associations d’améliorer leur fonctionnement, sans générer une charge de travail significative supplémentaire. Fonctionnalités principales Gestion des stocks Enregistrement des mouvements de stocks, consultation, inventaire Gestion des bénéficiaires Enregistrement des informations, consultation, création de cartes,… Suivi de la distribution Suivi des passages des bénéficiaires, suivi au global, planification, caisse Statistiques Consultation de rapports internes et saisie / envoi des indicateurs Etat Administration Gestion des référentiels (produits, fournisseurs, etc.), paramétrage et gestion des comptes utilisateurs Installation locale Passerelle fonctionne en mode local ; internet n’est pas nécessaire. La connexion à internet est néanmoins recommandée car elle permet les échanges de fichiers entre Passerelle et l’outil informatique utilisé par les BA.

Le respect de la confidentialité des données est garanti et les associations ont toute la maitrise des échanges de données avec le système informatique des BA Les données des associations ne sont visibles que des associations Toutes les données sont stockées sur le PC de l’association. Les seules données visibles par l’Etat et les BA sont les informations d’activité non nominatives (volume d’aide distribué ; nombre de bénéficiaires, etc.), transmises par les associations à leur BA. Les échanges de fichiers avec le système des BA sont limités et sous contrôle de l’association Les échanges de données avec l’outil des BA concernent : L’envoi d’un BL électronique par la BA à l’association (en plus du document papier) qui mettra les stocks de l’association automatiquement à jour  moins de charge de travail pour l’association. Le partage du référentiel de produits avec la BA La transmission des indicateurs Etat par les associations à la BA  L’association doit elle-même déclencher la remontée des indicateurs vers sa BA de rattachement et doit valider les BL et le référentiel de produits avant leur intégration dans Passerelle. Illustration des échanges de fichiers de données avec la BA Logiciel BA Envoi BL électroniques Passerelle Mise à jour Référentiel de produits Indicateurs Etat Envoi

Beaucoup de fonctionnalités sont facultatives ou paramétrables Passerelle est souple : chaque association peut définir le niveau d’utilisation qu’elle souhaite en avoir Beaucoup de fonctionnalités sont facultatives ou paramétrables Inscription ou non des bénéficiaires Gestion nominative ou anonyme des bénéficiaires Plusieurs méthodes de suivi de la distribution (par bénéficiaire ou au global) Utilisation ou non d’un outil de gestion de caisse pour les épiceries sociales Etc. Les associations peuvent choisir d’utiliser certaines fonctionnalités selon : Leur mode de distribution (colis, repas, épicerie sociale, maraude, etc.). Exemple : la caisse n’est utile que pour un fonctionnement en libre service / épicerie sociale. Exemple : la gestion des bénéficiaires n’est pas utile pour une association distribuant des repas à des bénéficiaires « anonymes ». Leurs effectifs Leurs préférences de manière générale Exemples de fonctionnalités sélectionnées en fonction du type de distribution Repas anonyme Epicerie Sociale Colis Gestion des stocks de produits    Inscription des bénéficiaires   Suivi de la distribution au global (pas par bénéficiaire)  Outil de caisse 

Il existe 3 profils utilisateurs dans Passerelle, ce qui permet de limiter les droits d’accès sur des fonctionnalités à certains utilisateurs Profil « Responsable de l’association » A tous les droits sur le logiciel 1 Profil « Utilisateur » Même droits que le responsable de l’association sauf : Paramétrage de Passerelle Création de nouveaux utilisateurs Clôture de la distribution avec le suivi des passages Validation d’un inventaire Envoi des indicateurs Etat à la BA (il peut quand même préparer les indicateurs) 2 Profil « Utilisateur avec droits restreints » Accès aux stocks (sauf inventaire) Accès au suivi de la distribution (sans accès aux fiches bénéficiaires) 3 Il n’est pas possible de créer un profil spécifique en lui attribuant certaines fonctionnalités (au choix de l’association)

Le respect de la confidentialité est total Les associations peuvent inscrire et gérer les bénéficiaires dans Passerelle, ce qui leur permet de gagner du temps Les grandes fonctions de gestion des bénéficiaires dans Passerelle sont : Inscrire les bénéficiaires et noter les informations les concernant Réaliser des recherches sur les bénéficiaires (par nom, par ville, etc.) Enregistrer les informations de passage (date, paiement…) dans le module Distribution Consulter le planning de passage des bénéficiaires Editer des cartes d’identification des bénéficiaires  La gestion des bénéficiaires dans le logiciel est beaucoup plus pratique que l’utilisation de fichiers papier ou Excel. La gestion des bénéficiaires dans Passerelle est facultative et personnalisable Les associations ont le choix d’utiliser ou non cette fonctionnalité. Les associations qui distribuent l’aide à des bénéficiaires non inscrits n’en ont pas besoin. Les associations n’utilisant pas cette fonctionnalité peuvent néanmoins enregistrer le nombre de bénéficiaires servis à chaque distribution. La saisie des informations plus « sensibles » est facultative. Les associations peuvent inscrire les bénéficiaires sans les nommer (identification possible par le n° de dossier). Le respect de la confidentialité est total La non diffusion des données des associations à des tiers est garantie  pas de constitution d’un « fichier des pauvres » au niveau national. Les quelques informations transmises à l’Etat et à la BA sont de caractère général et non nominatives. Elles sont envoyées après validation par l’association.

La gestion des stocks dans Passerelle est simple et permet notamment aux associations de suivre facilement les produits PEAD / PNAA sur lesquels elles peuvent être contrôlées Fonctions de gestion de stock disponibles dans Passerelle : Enregistrer des entrées et des sorties de stock Consulter des états de stock par produit ainsi que les mouvements de stock passés  Pratique en cas de contrôle de l’Union Européenne et de l’Etat Réaliser des inventaires réguliers et des régularisations de stock Les entrées de stock des produits distribués par la BA peuvent être automatiquement enregistrées dans Passerelle via le BL électronique envoyé par la BA Par l’association Par la BA Par l’association Par l’association Enregistrement automatique de l’entrée de stock dans Passerelle Chargement des produits Envoi du BL électronique à l’association L’association accepte-t-elle le BL électronique ? oui BL électronique non Saisie manuelle de l’entrée de stock sur la base du BL papier Note 1: la BA continuera de fournir un BL papier à l’association, lors de la distribution. Note 2 : pour des raisons techniques, l’envoi des BL est réalisé tous les jours à 14h00 pour l’ensemble des BA (impossible d’envoyer les BL à la volée). En cas de contrôle, les associations ont toutes les informations à disposition Etat des stocks des produits Liste des mouvements de stocks passés : Entrées de stock des produits du PEAD / PNAA Liste des sorties de produits pour la distribution Liste des mises au rebut

Les associations utilisent le même référentiel de produits que la BA, et peuvent l’enrichir avec de nouvelles références Passerelle permet de gérer tous les produits, même non alimentaires. Le référentiel de produits est structuré en 3 niveaux : familles / sous-familles / articles Familles Sous-familles Articles F1 Ambiant … Viande réfrigérée Porc réfrigéré Viande Réfrigéré Volaille réfrigérée Gibier réfrigéré Surgelé … Pourquoi un référentiel commun ? Les associations reprennent un référentiel complet, déjà créé. Cela facilite les échanges entre BA et associations : Ex : réception par les associations du BL électronique avec les produits de la BA Ex : remontée des indicateurs Etat sur les produits distribués Les unités de mesure sont fixes Produits alimentaires : kg net (avec une gestion possible par unité en parallèle) Produits non alimentaires : à l’unité La gestion du référentiel de produits sera souple Les associations pourront créer de nouveaux articles si elles le souhaitent. Elles pourront également désactiver (en affichage) les références produit inutilisées, afin d’alléger les écrans de Passerelle.

3 modes de suivi de la distribution sont possibles Les associations pourront choisir leur propre mode de suivi de la distribution, en fonction de leur organisation et de leurs contraintes 3 modes de suivi de la distribution sont possibles Simplifié au global L’association indique le nombre total de foyers et/ou de bénéficiaires servis à chaque distribution, sans suivre le passage de chaque bénéficiaire. Le suivi des quantités distribuées est réalisé par une sortie de stock globale. Par bénéficiaire L’association enregistre le passage de chaque bénéficiaire en notant quelques informations (montant payé, produits limités emportés, etc.). Le suivi des quantités distribuées est également réalisé par une sortie de stock globale. Avec la caisse L’association enregistre les produits emportés par chaque bénéficiaire, ainsi que la participation à payer par le bénéficiaire. En fin de distribution, une sortie de stock générale est générée automatiquement reprenant la totalité des produits emportés. Le suivi des passages par bénéficiaire est réalisé dans une seule page et permet une saisie en masse Nom Infos des 4 passages précédents (date, produits limités emportés, dû, payé) Reste à payer Confirmer passage Produits limités emportés Dû et payé Hélène Dupont 12/06. Dû : 3€ ; payé : 2€ Café 1€ Huile Dû : 1€ Payé : 1€ Henri Michelin 14/06. Dû : 1€ ; payé : 1€ Lessive 0€ Vinaigre Dû : 2,5€ Payé : 2€ …   Données informatives (pas de saisie) Seules données à cocher / saisir

Fonctionnalités disponibles Pour les épiceries sociales : le suivi de la distribution peut être réalisé via un outil de caisse éditant des tickets de caisse Principe de la caisse La contribution à régler par le bénéficiaire est la somme du prix de chaque produit emporté, en prenant en compte le taux de participation demandé par l’association. Fonctionnalités disponibles Enregistrement des produits emportés (sélection des produits, saisie des quantités en kg net ou en unité, prix à payer) Calcul de la contribution à régler par le bénéficiaire en fonction : Du prix de référence au kg net du produit, indiqué dans chaque fiche produit (facultatif, modifiable dans la caisse). Du taux de participation (taux standard indiqué dans les paramètres, modifiable dans la caisse). Affichage des informations bénéficiaires : fin des droits, dates de derniers passages, reste à payer avant distribution, etc. Edition d’un ticket de caisse Scan avec douchette des cartes bénéficiaires et des produits emportés (codes barres édités sur feuille A4). Carrefour xxx 3€ xxx 6€ xxx 2€ La caisse met automatiquement à jour les modules Stocks et Bénéficiaires Les produits emportés et enregistrés via la caisse génèrent une sortie de stock quotidienne automatique  il n’est donc pas nécessaire de réaliser une sortie de stock manuelle quotidienne. Les informations sur les bénéficiaires (date de passage, montant payé, etc.) sont enregistrées automatiquement et consultables dans le module Bénéficiaires.

Les fonctions standard de traitement de rapport seront disponibles Passerelle propose toutes les statistiques dont les associations ont besoin, notamment pour communiquer auprès de leurs partenaires et financeurs Les associations ont accès à des rapports prédéfinis dans le module « Statistiques » Stocks Etat des stocks Liste des mouvements de stock passés (entrées et sorties) Liste des entrées de stock par fournisseur et par produit Liste des derniers inventaires Bénéficiaires Indicateurs socio-démographiques Historique de la participation collectée auprès des bénéficiaires Distribution Indicateurs généraux (au global et par commune) : nombre de familles et de personnes aidées, etc. Détail des produits distribués Camembert nutritionnel des produits distribués et reçus de la BA Liste des bénéficiaires aidés Elles pourront également réaliser quelques requêtes personnalisées dans le module bénéficiaires Exemples de requêtes : liste de bénéficiaires… par commune avec date de fin de droits arrivant à échéance avant le XX/YY/2010 avec un reste à payer compris entre X et Y passés à l’association il y a plus de X mois Les fonctions standard de traitement de rapport seront disponibles Génération de fichiers Excel (pour retravailler le document, faire des graphiques, etc.) Génération de fichiers PDF Impression de documents

Passerelle permet aux associations de transmettre facilement les indicateurs demandés par l’Etat tous les trimestres La transmission des indicateurs est demandée par l’Etat, afin qu’il connaisse mieux la réalité de la distribution de l’aide alimentaire en France Les indicateurs concernent : Les volumes distribués aux bénéficiaires de l’aide Les bénéficiaires de l’aide (indicateurs non nominatifs) : nombre de foyers, de personnes, de passages, etc. Le fonctionnement des associations : nombre de jours d’ouverture, nombre de bénévoles et salariés mobilisés pour la distribution de l’aide alimentaire Les associations peuvent choisir leur propre méthode pour remonter les indicateurs Méthodes possibles : Via Passerelle si l’ordinateur est connecté à internet Par e-mail / fax / courrier / téléphone (charge à la BA de réaliser la saisie informatique) L’envoi des données par Passerelle est fortement recommandé car cela est beaucoup plus pratique pour les associations et les BA. La grande majorité des indicateurs Etat sont calculés automatiquement Cela suppose que les associations utilisent Passerelle pour : La gestion des stocks de produits La gestion des bénéficiaires si l’association les inscrit Le suivi de la distribution (nombre de bénéficiaires passés chaque jour de distribution) Les associations ont toute la maitrise de la transmission des indicateurs via Passerelle car cela est déclenché manuellement

La gestion de la traçabilité des produits (demandée par l’Etat) est très simple pour les associations partenaires des BA La traçabilité des produits alimentaires est une demande de l’Etat et de l’Union Européenne Extrait du règlement européen 178/2002 : « les exploitants du secteur alimentaire et du secteur de l'alimentation animale doivent être en mesure d'identifier toute personne leur ayant fourni une denrée alimentaire » Obligations pour les associations : Disposer d'un système qui leur permette d'identifier le ou les fournisseurs directs de leurs produits Etablir un lien «fournisseur-produit» (pour savoir quels produits proviennent de quels fournisseurs) Un n° de lot est créé par la BA pour chaque produit qu’elle reçoit et redistribue Ce numéro de lot est utile en cas d’alerte alimentaire sur un produit BA Associations Associations Alerte sur un produit : envoi des infos (dont n° de lot) aux associations Recherche du produit incriminé (avec n° de lot et autres infos) Identification et destruction du produit La gestion de la traçabilité ne génère aucune surcharge de travail pour les associations Le numéro de lot de chaque produit est automatiquement enregistré lors de l’import du BL électronique dans le logiciel (pas de saisie supplémentaire). En cas d’alerte alimentaire, les associations pourront réaliser une recherche simple sur le n° de lot pour vérifier qu’elles ont bien reçu le produit incriminé. Il n’est pas demandé aux associations de savoir quels sont les numéros de lot des produits qu’elles distribuent au quotidien.

Annexes : Schéma des échanges entre VIF et Passerelle AMS (plateforme d’échanges) BE/BL élec. Envoi BE/BL élec. Envoi si accepté par asso Ref. produits Envoi Envoi si accepté par asso Ref. Asso Envoi Ref. produits DWH VIF pour données internes BA Passerelle Envoi par asso via outil Indicateurs Etat INFOCENTRE FFBA Contrôle de cohérence par BA Envoi dès validation par BA Indicateurs Etat Indicateurs Etat Envoi trimestriel Envoi par asso via mail, fax… et saisie par la BA Reporting DGCS Asso non équipées de Passerelle Indicateurs Etat

Annexe 2 : Définition du reste à vivre de la FFBA ressources – charges incompressibles fixes du foyer Reste à vivre par pers. et par mois = Nb de pers. dans le foyer Détail des ressources Détail des Charges incompressibles fixes Salaires Prestations (RMI,AHAA…) Retraite Pension alimentaire Pôle emploi Bourse si étudiant Revenu foncier et ou immobilier Pécule financier versé par assoc type CHRS Loyer/crédit habitation Assurance (sauf vie) Chauffage (fioul, bois…) Téléphone internet Loisirs Scolarité (étude, cantine…) Mutuelle santé Pension alimentaire Mode de garde Transport Crédit à la consommation Impôt Pour l’épicerie sociale, il faut faire attention que le reste à vivre soit suffisant pour que la personne puisse participer financièrement

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Page d’accueil Liste des modules disponibles Fonctionnalités d’un module

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Gestion des bénéficiaires – page de consultation Critères de recherche Résultats

Ce rapport est utile en cas de contrôle de FranceAgriMer Annexe 3 : quelques images de Passerelle Statistiques – mouvements de stocks sur les produits du PEAD / PNAA Ce rapport est utile en cas de contrôle de FranceAgriMer

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Statistiques – camembert nutritionnel des produits distribués Ce rapport est utile pour connaître l’équilibre nutritionnel de la distribution