Journées Trimestrielles du système d ’information Direction des systèmes d’information Bureau Budget Finances Comptabilité Rue Pierre-Gilles De Gennes - PB 193 - 31676 LABEGE Cedex 31 janvier et 1er février 2002

 Application PREPILAB : La migration à l ’euro des applications centrales de la GCF  Application BUDGET :  Migration à l ’euro le 17/12/2001  Reprise des saisies le 19/12/2001  Application PREPILAB :  Installation de l ’euro le 14/12/2001  Reprise des saisies le 18/12/2001  Application TAUX DE CHANGE :  Installation de l ’euro le 09/01/2002

 Les autres sites (hors ACP) : La migration à l ’euro de la GCF en délégation (hors Inventaire et Magasin)  Sites éclaireurs * : 3 des 5 sites éclaireurs ont migré lors de la dernière semaine de décembre 2001 Les 2 autres sites éclaireurs ont migré au tout début de la 1ère semaine de janvier 2002  Les autres sites (hors ACP) : 11 sites (soit 70 %) ont migré lors de la 1ère semaine de janvier 2002 5 sites (soit 30 %) ont migré lors de la 2ème semaine de janvier 2002  Problème sur la migration de l ’application Sigeconv pour 6 délégations, ce qui a donné lieu à rapatriement de fichiers à la DSI pour analyse voire migration dans 3 cas  L ’ACP : Elle a migré lors de la 3ème semaine de janvier 2002 * Les sites éclaireurs GCF sont les délégations de Marseille, Meudon, Montpellier, Nancy et Orléans

 Les autres sites (hors ACP) : La reprise des saisies en euros en 2002 en délégation (hors Inventaire et Magasin)  Sites éclaireurs * : Les 5 sites éclaireurs ont repris les saisies en euros lors de la 1ère semaine de janvier 2002  Les autres sites (hors ACP) : 3 sites (soit 20 %) ont repris les saisies en euros lors de la 1ère semaine de janvier 2002 9 sites (soit 55 %) ont repris les saisies en euros lors de la 2ème semaine de janvier 2002 4 sites (soit 25 %) ont repris les saisies en euros lors de la 3ème semaine de janvier 2002  L ’ACP : Elle a repris les saisies en euros lors de la 4ème semaine de janvier 2002 * Les sites éclaireurs GCF sont les délégations de Marseille, Meudon, Montpellier, Nancy et Orléans

La migration à l ’euro de l ’Inventaire et du Magasin  Migration de l ’Inventaire local et central : Aucun site n ’a migré son inventaire local à l ’euro  Migration du magasin : La Délégation de Gif a migré son magasin lors de la 1ère semaine de janvier 2002 La Délégation de Meudon est en cours de résolution d ’un problème avec la DSI avant migration

 Les autres sites (à la date du 23/01/02) La migration à l’euro d’Xlab  Sites éclaireurs Une dizaine de sites éclaireurs ont migré sans problème lors de la dernière semaine de décembre 2001 : Toutes les options de basculement d’exercice étaient couvertes Les modules d’Xlab utilisés et les mouvements présents dans les bases étaient représentatifs  Les autres sites (à la date du 23/01/02) Données collectées à l ’aide du suivi d ’implantation : 47% des laboratoires CNRS ont réalisé des échanges avec la GCF en Euros 72% des laboratoires CNRS ont téléchargé la version 3.8

Bilan des demandes d ’assistance pour la GCF et Xlab de décembre 2001 à janvier 2002 Du 10 décembre 2001 au 28 janvier 2002 , environ 1000 appels ont été formulés pour la GCF dont environ 450 transformés en demandes d ’assistance  Xlab  : Du 24 décembre 2001 au 28 janvier 2002 , environ 300 appels ont été formulés pour Xlab dont environ 80 transformés en demandes d ’assistance

Diffusion de la version 7.1 de la GCF

Diffusion de la version 3.8 d’Xlab

Diffusion de la version 3.8 d’Xlab Détail des appels reçus entre le 24/12/01 et le 28/01/02 Téléchargement de la version 3.8 (paramètres de connexion, version navigateur...) : 73 Installation de la version 3.8 : 67 Correction de base : 1er lancement de la version 3.8 : 6 états-requêtes de la DSI : 4 (43 au moment de la diffusion des états-requêtes) structure de la base non correcte ou mouvements incohérents : 16 Questions fonctionnelles liées à la fin d ’exercice et à la conversion : 58 Autres (pb d’archivages, accès à la base 2002 en francs, option 1A à tort …) : 14 Questions techniques (systèmes d’exploitation supportés par Omnis …) : 16 Consignes non respectées : version antérieure à la 3.7 : 6 dernier retour non récupéré avec la 3.7 : 18 basculement 2001/2002 avec la version 3.7 : 14

Diffusion de la version 3.8 d’Xlab Téléchargement Encore des difficultés pour l’identification Nouvel installeur et documentation Mise au point avec des laboratoires de 3 délégations gestionnaires, informaticiens PC / Mac Bilan « à chaud » Réussite pour les installations PC Beaucoup d ’erreurs pour les mises à jour sur des postes Mac documentation non lue message d’erreur outre-passé Bilan « à froid » Bilan sur les appels reçus à la DSI - sur les appels dans deux délégations Bilan avec les laboratoires sollicités pour la mise au point Réfléchir à nouveau à la une documentation utilisateur « pas à pas » Quid de la documentation à destination des équipes de support ?

Les versions en 2002 Aspects fonctionnels Code des marchés publics : mise en œuvre en plusieurs phases Amélioration de la fin d’exercice Déploiement du lot2 de l’outil d’échanges Xlab/NABuCo Communication Formations Mise en œuvre Mise en place d’un Web à destination des formateurs Amélioration des outils de diffusion et d’installation Aspects techniques Portage (principalement pour W2000, Mac OS9) Amélioration du suivi d’implantation

Code des marchés publics : le problème posé Entrée en application au 1er janvier 2002 Pas de fonction dans les outils existants Pas de mise en place d’un suivi « manuel » Mais pas de risque identifié sur un dépassement rapide des seuils Mise en œuvre de la délégation de PRM dans les unités : 1er mars 2002 Responsabilité de la surveillance non encore définie Règles précises de calcul des CA non encore définies Reprise des travaux du GT fin janvier Système de blocage / système d’alerte ? Ecueil fonctionnel et technique : pas de notion de ligne article dans la GCF

Code des marchés publics : la solution informatique envisagée Préalable Définition des règles (GT) Définition du système de contrôle souhaité (PRM, ordonnateur, comptable) Mise en œuvre progressive des outils Phase 1 Mise à disposition d’un outil d’aide pour la nomenclature Saisie de la nomenclature sur les commandes (Xlab / GCF) Phase 2 Saisie des informations sur les factures (Xlab / GCF) Envoi des informations vers le système de calcul des CA (Xlab/GCF) Calcul des CA et surveillance des seuils Système d’alerte / blocage à la saisie de la commande (Xlab / GCF)

Code des marchés publics : détail de la solution envisagée Outil d’aide - Application Web permettant de : rechercher sur des mots clés (libellé famille/exemples) mémoriser ses recherches naviguer dans la nomenclature enrichir avec des exemples propres au laboratoire Saisie des informations sur les commandes Xlab : ajout d’une nouvelle donnée / adaptation du concept matière utilisation des imputations sans règles de gestion GCF : 1 seule ligne => 1 commande saisie en GCF = 1 code nomenclature Saisie des informations sur les factures Xlab : règles à définir GCF : ligne  imputation comptable => 1 facture saisie en GCF = 1 code nomenclature

Code des marchés publics : détail de la solution envisagée Envoi des informations vers le système de calcul des CA (Xlab/GCF) Transmission des valeurs pour les commandes Transmission des valeurs pour les factures Système de rejet/correction si valeurs non conformes ? Calcul des CA et surveillance des seuils Visibilité par les unités Visibilité par les délégations Mode opératoire restant à définir Système d’alerte / blocage à la saisie de la commande (Xlab/GCF) Système d’alerte ? l’alerte est positionnée en dessous du seuil (effet préventif) le laboratoire peut passer outre et engager Système de blocage ? le blocage est complet impossibilité d’engager si le seuil est atteint