Un suivi administratif organisé

34. La stabilité financière 34. L’organisme gestionnaire peut assurer de sa stabilité financière. L’organisme gestionnaire dépose ses comptes dans les 6 mois suivant la clôture de ceux ci : - Soit au greffe du tribunal de commerce de son lieu de siège social pour les entreprises - Soit à la préfecture pour les associations - Preuves de dépôt des comptes

La lecture de l’exigence Les comptes de l’année précédente doivent être faits dans les premiers mois de l’année suivante.

La mise en application Moyens • Etablissement des comptes et du bilan. • Service comptable et/ou recours à un expert comptable ou commissaire aux comptes.

La mise en application Méthodes • Organiser le travail au cours de l’année pour être en capacité de sortir les comptes au premier semestre de l’année suivante.

La mise en application Gestion des compétences • Veiller à l’actualisation des connaissances des personnes chargées de la comptabilité, en fonction notamment des évolutions réglementaires.

35. La confidentialité des informations 35. L’organisme gestionnaire assure la confidentialité des informations qui lui sont transmises. L’organisme gestionnaire respecte les directives de la CNIL en matière de confidentialité des informations confiées par le bénéficiaire. - L’organisme gestionnaire informe ses bénéficiaires du respect des déclarations CNIL. - Déclaration CNIL - Contrat ou Mandat ou conditions générales de services

La lecture de l’exigence C’est une exigence réglementaire pour tous les organismes gérant des fichiers contenant des informations personnelles. Ils doivent être déclarés à un organisme public, la CNIL: Commission nationale de l’informatique et des libertés. Cette confidentialité doit être indiquée au bénéficiaire dans le contrat ou les conditions générales de services: voir en caractéristique 15.

La mise en application Moyens • Contrat ou mandat. • Document de déclaration à la CNIL.

La mise en application Méthodes • Définition des modalités d’accès au fichier des bénéficiaires: personnes habilitées, codes d’accès informatiques, etc.

36. Une facturation claire et détaillée - L’organisme gestionnaire émet pour ses bénéficiaires une facture détaillée et datée qui énonce : - La raison sociale de l’organisme gestionnaire - Les coordonnées de l’organisme gestionnaire - Le numéro d’agrément de l’organisme gestionnaire - Les coordonnées du bénéficiaire - La nature des prestations fournies par l’organisme gestionnaire - Le coût total et détaillé des produits ou services associés (Prestation Hors Taxe, TVA réduite ou non conformément à la réglementation, Prestation TTC, le cas échéant somme collectée en mandatement) - Le cas échéant, les frais de déplacement - Le montant des sommes acquittées - La prise en charge par les organismes tiers - Factures

La lecture de l’exigence Toutes les prestations doivent faire l’objet d’une facture, que ce soit en prestataire ou en mandataire (frais de gestion dans ce cas, avec éventuellement précision des sommes collectées pour payer les cotisations sociales par exemple). Les obligations concernant le contenu de la facture sont reprises en grande partie dans cette caractéristique 36. L’agrément demande cependant qu’apparaissent également la durée horaire de l’intervention, le taux horaire toutes taxes comprises et le nom et numéro d’immatriculation de l’intervenant.

La mise en application Moyens • Facture.

La mise en application Méthodes • Etablissement régulier des factures (périodicité mensuelle généralement).

37. L’établissement d’une attestation fiscale 37. L'établis-sement d'une attestation fiscale chaque année. - Pour pouvoir faire accéder ses bénéficiaires aux dispositions fiscales en vigueur, l’organisme gestionnaire leur communique une attestation fiscale annuelle, au plus tard un mois avant la première date limite de déclaration d’impôt sur le revenu, mentionnant : - La raison sociale de l’organisme gestionnaire - Les coordonnées de l’organisme gestionnaire (adresse, Siret du siège social) - Le numéro et la date d’agrément de l’organisme gestionnaire - La référence bancaire - Les coordonnées du bénéficiaire - La nature des prestations fournies par l’organisme gestionnaire …/… - Attestation fiscale

- Le montant de la dépense ouvrant droit à réduction d’impôt 37. L'établis-sement d'une attestation fiscale chaque année. (suite) …/… - Le montant de la dépense ouvrant droit à réduction d’impôt La durée totale annuelle des interventions - Le nom des intervenants et/ou le code identifiant des intervenants - Les modalités de paiement et montants correspondants Le montant de cette attestation correspond à des prestations éligibles aux services à la personne (réalité et nature de la prestation, lieux).

37. L’établissement d’une attestation fiscale La lecture de l’exigence L’attestation fiscale est établie sur la totalité des sommes acquittées l’année précédente par le bénéficiaire auprès de l’organisme, hors financement par un organisme tiers. Elle est complétée, par le bénéficiaire lors de sa déclaration, par les sommes payées directement par ailleurs pour des services à la personne (cotisations sociales et salaires des intervenants par exemple en mandataire).

37. L’établissement d’une attestation fiscale La mise en application Moyens • Attestation fiscale.

La mise en application Méthodes • Etablissement de l’attestation fiscale en début d’année à partir des sommes acquittées l’année précédente.