SIFAC Démat Avril 2017

Sommaire Présentation Nouveautés 2017 Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Volumétrie des dépenses par montant au 31.12.2016 Présentation Volumétrie des dépenses par montant au 31.12.2016

Volumétrie des missions au 31.12.2016 Présentation Volumétrie des missions au 31.12.2016

Présentation Volumétrie des dépenses par nature de dépense au 31.12.2016 Démarrage de la dématérialisation des factures à partir de mai 2016 pour l’UPMC et de septembre 2016 pour le SAIC

Volumétrie des factures dématérialisées au 31.12.2016 Présentation Volumétrie des factures dématérialisées au 31.12.2016

Présentation - Bilan 2016 Gestionnaires de centres financiers Les acquis : Appropriation de la ZRM05 Amélioration de la gestion des WF de SF manquant Début de l’utilisation de la note utilisateur Points à améliorer : 1/3 des factures traitées quotidiennement font l’objet d’un WF Compréhension du WF d’information Délai de traitement des WF d’écart et SF manquant Relance par mail des WF automatiques Problème outil de synchronisation du statut des pièces Pour remédier à ce problème technique, merci de signaler vos WF bloqués via un ticket au CCS catégorie assistance Sifac Démat https://hotline.upmc.fr/glpi/front/central.php Gestionnaires comptables fournisseurs Les acquis : Prise en main de P2P (numérisation, vidéocodage…) Nouvelle organisation du travail Formation sur la ZRM03 Points à améliorer : Suivi quotidien de la ZRM03 Apurement du vidéocodage Problème outil de mise à jour du statut des pièces dans la ZRM03 Pour remédier à ce problème technique, nous demandons les mises à jour de statut via un ticket au CCS catégorie assistance Sifac Démat https://hotline.upmc.fr/glpi/front/central.php

Sommaire Nouveautés 2017 Présentation Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Qui fait quoi la comptabilité fournisseurs Nouveautés 2017 Qui fait quoi la comptabilité fournisseurs Les factures sont scannées au fil de l’eau par le pôle support sans tri préalable par centre financier Le vidéocodage est assuré par tous les agents des pôles métiers La répartition de la ZRM03 par CF (1 CF = 1 gestionnaire comptable frs) Le suivi au jour le jour de la ZRM03 : enregistrement des pièces pré-enregistrées, analyse des pièces en-cours, retraitement des statuts de WF… Le traitement fluide des réponses aux WF d’information et des refus des gestionnaires financiers Une montée en compétence des équipes depuis la mise en place de la dématérialisation

Chorus Portail Pro: Dématérialisation native Nouveautés 2017 Chorus Portail Pro: Dématérialisation native L’utilisation de «Chorus Portail Pro» pour le dépôt, la transmission et la récupération des factures dématérialisées. Le n° de BC est obligatoire pour déposer une facture. Emetteurs : Les entreprises privées : passage progressif jusqu’en 2020 Les fournisseurs publics https://chorus-pro.gouv.fr

Chorus Portail Pro: Dématérialisation native Nouveautés 2017 Chorus Portail Pro: Dématérialisation native L’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 prévoit : L’obligation progressive pour les fournisseurs de dématérialiser les factures à destination des établissements publics, l’Etat et les collectivités publiques : au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés) et les personnes publiques au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) au 1er janvier 2020 : pour les micros entreprises (-10 salariés)

Sommaire Flux de la dépense Présentation Nouveautés 2017 Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Flux de la dépense Principe = pas de dépense sans pièces justificatives Devis Convention Marché Commande Prestation fournisseur Service fait Archivage des pièces liées à la commande Réception facture Courrier ou CPP 2 modes de transmission des factures : Par courrier avec une seule adresse de facturation : Agence comptable Comptabilité fournisseurs BC 500 Par dépôt sur Chorus Portail Pro Le processus suite à la dématérialisation des factures Tri des factures Numérisation des lots Emission du bordereau Archivage des lots Vidéo-codage Liquidation Décaissement

Flux de la dépense Nettoyage des commandes au fil de l’eau en 2017 Traiter les WF en cours en ZRM05 Les factures en WF ne sont pas comptabilisées et donc non réglées. Attention au délai de règlement à 30 jours (intérêts moratoires) Nettoyer vos commandes en cliquant sur « facture finale »/ « livraison finale » lorsque vous n’attendez plus de facture sur une commande Consultation de la facture et du BL en service objet dans Sifac Analyser la ZME2K SFV sans facture les commandes sans SFV

Flux de la dépense Zoom sur le videocodage

Flux de la dépense Zoom sur le videocodage

Sommaire Mails d’alerte et workflow Présentation Nouveautés 2017 Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Mails d’alerte ou Workflow 2 Types de communication avec les gestionnaires financiers Le mail d’alerte   Le Workflow Les mails d’alerte et les WF sont initiés lorsque les factures ne peuvent pas être traitées suivant le flux normal de la dépense Attention à la qualité de la commande

Mails d’alerte ou Workflow Le mail d’alerte : émis lors du vidéocodage lorsque la facture ne peut pas être intégrée dans SIFAC La copie de la facture est en pièce jointe dans le mail Le nom du gestionnaire comptable fournisseur est en copie du mail Vous devez faire « répondre à tous » pour inclure le gestionnaire à l’origine du mail La copie de la facture n’est pas consultable en ZRM03 ou ZRM05 puisque la facture ne peut pas être intégrée dans Sifac Cas identifiés : Absence de n° de bon de commande (ou tél au fournisseur) Commande passée sur un mauvais fournisseur Erreur du code de TVA dans la commande Cas particulier des nouveaux affactureurs  

Mails d’alerte ou Workflow Le Workflow : toujours accompagné d’un mail automatique généré par « sifacdemat ». Il informe le gestionnaire financier des raisons du blocage de la liquidation. Ce mail quotidien est envoyé automatiquement à 20h. Vous ne devez pas y répondre mais traiter les problèmes sur les commandes via la transaction ZRM05. Il concerne une ou plusieurs factures qui ne peuvent pas être liquidée(s). Il existe différents types de workflows : Workflow de service fait man quant Workflow d'écart Workflow d’ information Les workflow se gèrent dans la transaction : ZRM05 (ITESOFT.Balance : Afficher workflows en cours) Agence comptable Avril 2017

Mails d’alerte ou Workflow Le mail automatique signalant un workflow est adressé au valideur de la commande. Les managers ne sont pas mis en place à ce jour dans le circuit des Workflows. En cas d’absence significative du valideur, il est nécessaire de désigner un délégué, c’est-à-dire un gestionnaire financier qui a les autorisations sur le CF. Le délégué va recevoir les mails automatiques de workflow et doit être en capacité de traiter les demandes. Les demandes de désignation des délégués sont à adresser au CCS par un ticket. Ticket hotline au CCS accompagné du formulaire de demande d’accès à Sifac https://hotline.upmc.fr/glpi/front/central.php Agence comptable Avril 2017

Mails d’alerte ou Workflow Pour quelle raison? Sous quelle forme? Adressé à qui ? Action attendue Mail d’alerte @mail manuel + copie de la facture en pièce jointe du mail Valideur de la commande Réponse par @mail après traitement Worflow Absence de SF @mail automatique + copie de la facture en ZRM05 via ZRM05 Worflow d’écart via MIGO / ME22N Worflow d’information Réponse au WF via ZRM05+ ME22N / MIGO Agence comptable Avril 2017

Sommaire Traitement des WF (ZRM05) Présentation Nouveautés 2017 Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Agence comptable Avril 2017 ZRM05 – Tableau de bord Cliquer sur IMAGE pour afficher la copie de la facture Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 ZRM05 – Tableau de bord Agence comptable Avril 2017

ZRM05 – réception manquante Cliquer sur « réceptionner » pour arriver sur un écran MIGO Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 ZRM05 – worklow d’écart Vous ne pouvez pas réceptionner directement en ZRM05, vous devez : - vous connecter sur votre MIGO (et si nécessaire ME22N pour modifier la commande) - cliquer sur OK pour mettre à jour le statut de la pièce immédiatement (sinon synchronisation la nuit) Agence comptable Avril 2017

Toujours utiliser la note utilisateur pour préciser le motif du refus ZRM05 –Refus du WF Le gestionnaire ne peut pas traiter le workflow pour les raisons suivantes : Litige avec le fournisseur et le gestionnaire financier demande un avoir au fournisseur Facture saisie sur un poste de commande incorrect ou sur un n° de commande incorrect. Indiquer en note utilisateur les références correctes du poste ou de la commande à rattacher à la facture Lorsque plusieurs SFV ont été saisis sur un même poste de commande, le système démat affecte la facture sur le 1er SFV disponible Doublon de facture Toujours utiliser la note utilisateur pour préciser le motif du refus Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 ZRM05 – Refus du WF Penser à renseigner la note utilisateur avant de refuser la facture Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 ZRM05 – Workflow d’info Message du gestionnaire comptable fournisseur Après avoir fait le nécessaire, vous devez répondre dans la zone blanche et cliquer sur « envoyer » Agence comptable Avril 2017

Sommaire Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Présentation Nouveautés 2017 Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Consultation des factures Vous pouvez consulter vos factures avec plusieurs transactions ZRM03 : uniquement les factures traitées en dématérialisation quelque soit leur statut ME23N : toutes les factures rapprochées avec un SFV (copie de la facture en service objet si celle-ci a été traitée en dématérialisation) FBL1N : l’ensemble des factures dématérialisées ou non par fournisseur avec la date de paiement

ZRM03 - Consultation des factures scannées Transaction ZRM03 Possibilité de Filtrer par : Société (obligatoire) Division Fournisseur Date N° de lot… Sélection rapide via statut des documents Type de document: INVO = facture CRME = avoir SUBC = déchargement ultérieur SUBD = chargement ultérieur N° de facture = n° de pièce SIFAC 510xxxx N° de référence = n° de facture du frs Identifiant ITESOFT = n° de lot Le gestionnaire financier doit indiquer son : Centre financier Fonds ÉOTP Centre de coûts… Variante d’affichage

ZRM03 - Consultation des factures scannées Transaction ZRM03

ZRM03 - Consultation des factures scannées

ZRM03 - Consultation des factures scannées Différents modes d’intégration dans SIFAC sont en place en fonction des cas rencontrés : Facture comptabilisée, bonne à payer Facture avec un workflow en cours sans n° de pièce 51* Facture préenregistrée, certains éléments peuvent encore être modifiés avant la comptabilisation dans SIFAC

ME23N - Consultation des factures via le BC

ME23N - Consultation des factures via le BC Copie de la facture

ME23N - Consultation des factures via le BC Transaction ME23N Copie de la facture

FBL1N - Consultation des factures par code fournisseur

FBL1N - Consultation des factures par code fournisseur

Sommaire Conclusion Présentation Nouveautés 2017 Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Agence comptable Avril 2017 Conclusion Pensez à nettoyer les commandes 2017 au fil de l’eau : c’est vital ! Traiter les WF en cours en ZRM05 Nettoyer vos commandes en cliquant sur « facture finale »/ « livraison finale » lorsque vous n’attendez plus de facture sur une commande Analyser les SFV sans facture (ZME2K) Analyser les commandes sans SFV (ZME2K) Analyse avec la DBF sur les années antérieures Les SFV n’ayant pas été facturés Les commandes n’ayant pas donné lieu à SFV Agence comptable Avril 2017

Comptabilité fournisseurs Interlocuteurs Comptabilité fournisseurs Chef de service : Salim Bouadi Adjointe au chef de service : Magali Librizzi Répartition des CF Pôle 1 - Olivier Lawson + pour tous les CF pour les gratifications de stage/Dépenses au comptant/Etats liquidatifs Pôle 2 - Sylvie Manteau SAIC – Salim Bouadi Pôle support - Armelle Lecoeur : courriers et relances Relance.Fournisseurs@upmc.fr Agence comptable Avril 2017

Interlocuteurs Chef du Pôle 2 Sylvie Manteau 01 Adeline Petrus Uniquement CF DPI et DLC DPI : 01_060 DLC : 01_120 / 01_230/ 01-240 / 01_540 / 01_550 / 01_560 /01_570 Marie-Solène Guilbert Hors DPI et DLC . Tous les CF qui commencent par 01 sauf ceux-ci-dessus 03 Rémy Amazias   05 06 07 Adama Koulibaly 09 19 Ourdia Dhamane 25 33 36 40 Pôle CF Gestionnaire Observation Chef du Pôle 1 Olivier Lawson 04 Muriel Bezombes   18 26 Edwige Fortas 27 Aouda Mostafaoui 29 Lilia Hani 37 38 39 67 Catherine Guizonne Pôle Saic 002 Salim Bouadi - Magali Librizzi CF 55_020 et centre de coûts 55_020* Agence comptable Avril 2017

catégorie assistance Sifac Démat Pour tout problème rencontré dans l’utilisation de la transaction ZRM05 et / ou dans la gestion des Workflows vous devez ouvrir un ticket sur : hotline.upmc.fr catégorie assistance Sifac Démat Agence comptable Avril 2017

Sommaire Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Présentation Nouveautés 2017 Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Workflow de service fait manquant Lors de l’intégration de la facture dans SIFAC, l’outil a détecté une ou des ligne(s) de poste de commande facturée non réceptionnée(s) Un workflow automatique « Livraison manquante » est adressé par mail au valideur de la commande La description tâche dans la ZRM05 affiche : Réception manquante Agence comptable Avril 2017

Workflow de service fait manquant Le SF peut être saisi (= livraison/réalisation de la prestation effectuée) Vous devez passer par cette transaction (ne pas utiliser directement la MIGO). Sélectionner la ligne concernée si plusieurs lignes. Sélectionner le bouton : « Réceptionner » qui ouvrira automatiquement l’écran MIGO classique. Agence comptable Avril 2017

Workflow de service fait manquant Refus de saisie du SFV manquant Pour les cas de litige, vous devez préciser les motifs empêchant la saisie du SFV au Service Facturier via le bouton « Ajouter une note utilisateur » Agence comptable Avril 2017

Workflow de service fait manquant Puis vous devez refuser la facture en sélectionnant le bouton : « refuser » En cas de litige, il vous appartient de demander au fournisseur l’envoi d’un avoir Agence comptable Avril 2017

Workflow de service fait manquant Le SF ne peut pas être saisi pour l’instant (= pas de livraison/pas de réalisation de la prestation) Vous devez préciser les motifs empêchant la saisie du SFV au Service Facturier Sélectionner le bouton : « Ajouter une note utilisateur » Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 Workflow d’écart Lors de l’intégration de la facture, l’outil a détecté un écart entre ce qui a été réceptionné et ce qui est facturé sur une ou des ligne(s) de poste de commande. Il peut s’agir d’un écart de quantité ou d’un écart de prix. Un workflow automatique « Workflow d’écart » est adressé par mail au valideur de la commande. Pour information, la description tâche dans la ZRM05 affiche : Workflow d’écart Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 Workflow d’écart Vous validez l’écart constaté Si SFV insuffisant : le service fait doit être complété (si livraison effective/réalisation de prestation) = procéder à la saisie du SFV dans la transaction MIGO Si commande insuffisante : le montant de la commande doit être actualisé via la ME22N et le SFV via la MIGO. A tout moment, vous avez la possibilité de communiquer avec le Service Facturier via la note utilisateur. Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 Workflow d’écart Après avoir procédé aux modifications du SFV et/ou du bon de commande, vous devez valider le Workflow d’écart en cliquant sur écart corrigé dans la ZRM05. Le statut de la pièce sera mis à jour et la facture pourra être payée. Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 Workflow d’écart Refus de validation de l’écart constaté Pour les cas de litige, vous devez préciser les motifs empêchant la validation de l’écart constaté au Service Facturier via le bouton « Ajouter une note utilisateur » Agence comptable Avril 2017

Agence comptable Avril 2017 Workflow d’écart Puis il faut refuser la facture en sélectionnant le bouton : « refuser » Cette action met fin au workflow. En cas de litige, il vous appartient de demander au fournisseur l’envoi d’un avoir. Agence comptable Avril 2017

Workflow d’ information Le workflow d’information est un workflow déclenché manuellement par le Service Facturier. Il est utilisé essentiellement pour les : Erreur de TVA Coûts supplémentaires (exemple : frais de port non prévus dans la commande) Autres cas identifiés par le Service Facturier, question libre Pour information, la description tâche dans la ZRM05 affiche : Workflow d’info. Agence comptable Avril 2017

Workflow d’ information Agence comptable Avril 2017

Workflow d’ information L’objet du Workflow d’information est indiqué dans le message du service facturier. Vous devez répondre également par message en retour. Si vous n’êtes pas d’accord avec la correction demandée vous devez l’indiquer et le justifier dans le message renvoyé. Agence comptable Avril 2017

Workflow d’ information Workflow d’information pour erreur de code TVA Afin de corriger le code TVA, vous devez annuler le SFV dans la transaction MIGO, puis modifier le code TVA dans la transaction ME22N et saisir de nouveau votre SFV dans la MIGO. Puis vous devez informer le Service Facturier du traitement de la modification via la transaction ZRM05 en indiquant par message l’action entreprise puis cliquer sur Agence comptable Avril 2017

Workflow d’ information Workflow d’information pour Coûts supplémentaires Vous devez créer une ligne de poste supplémentaire sur votre bon de commande via la ME22N puis procéder à la saisie du SFV correspondant dans la transaction MIGO Puis vous devez informer le Service Facturier du traitement de la modification via la transaction ZRM05 en indiquant par message l’action entreprise puis cliquer sur Agence comptable Avril 2017

Sommaire Annexe 2 : Chorus Portail Pro Présentation Nouveautés 2017 Flux de la dépense Mails d’alerte et workflow Traitement des WF (ZRM05) Consultation des factures (ZRM03, ME23N et FBL1N) Conclusion Annexe 1 : Mode opératoire ZRM05 Annexe 2 : Chorus Portail Pro

Agence comptable Avril 2017 Chorus Portail Pro Agence comptable Avril 2017

Merci de votre attention FIN Merci de votre attention