Formation SINFONIE Présentation générale Mars 2010

A titre d’informations ANNEXE - Reporting : sujet en cours de réflexion et de mise en œuvre, cela ne fait pas partie de la formation. - Périmètre de données : les adhérents ont été migrés de SOFIA, mais pas les dossiers, qui eux sont des dossiers tests. Ne vous fiez pas aux données !!! - Périmètre de la formation : Présentation générale de l'application avec livret, consultation des éléments standards.

Agenda de la formation PROGRAMME Journée 1 Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD Présentation du module adhérent du logiciel CRD

Agenda de la formation PROGRAMME Présentation du moteur d’édition Journée 2 (matinée) Présentation du moteur d’édition Présentation du livret d’adhérent

Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant Le système SINFONIE se découpe en plusieurs logiciels : Portail accessible via le lien http suivant: http://sinfonie/portail/ CRD ( Collecte Référentiel Dispositif ) : modules métiers Moteur d’édition Générer des courriers Les modifier Les imprimer et valider les impressions Livret adhérent : GED ( Gestion électronique de documents )

Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant. I Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant I. Portail Le Portail accessible via le lien http suivant: http://sinfonie/portail/ Permet d’accéder aux autres logiciels de Sinfonie (en fonction des habilitations de l’utilisateur) :

1. Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant. I 1. Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant I. Portail Création du portail : Important pour éviter tout problème la Google bar doit être enlevée et les options de sécurité pour ce site doivent être au minimum. 1 2 3

Groupe(s) de l’utilisateur Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant II. CRD ( Collecte Référentiel Dispositif ) : modules métiers Utilisateur en cours Groupe(s) de l’utilisateur

Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant. III Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant III. Moteur d’édition Liste des lots : Supprimer Valider Documents : Modifier Imprimer

Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant IV Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant IV. Livret adhérent : GED (Gestion électronique de documents) Données adhérent Documents Entrants (GED Canon) Liste des documents Recherche Documents émis (CRD)

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD Principes ( barre d’information, menu gauche, seconde fenêtre ) L’écran d’accueil: menus et liste des tâches Les modules du CRD: référentiel, financement, dispositifs, tâches Principes de recherche, création et modification Liste des anomalies

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD I. Principes Barre d’information Menu général Menu gauche

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD I. Principes Seconde fenêtre Dans le système SINFONIE on ne cumuler que 2 fenêtres 1 2 Dans la deuxième fenêtre tous les liens Les liens de la première fenêtre s’ouvrent dans la deuxième fenêtre

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD II 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD II. L’écran d’accueil Menus Liste des tâches

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Référentiel Gestion des adhérents Entreprise Etablissement Entité GGF Anomalies Gestion des O.F. Recherche d’O.F. Gestion des Tiers

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Financement Collecte Régime de collecte Versements Remise en banque Ordres de virement Reversements/Régularisation Anomalies Editions Appels de fonds FA Attribution

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Dispositifs Dossiers Plan Recherche de dossiers Recherche de DR Dossiers Multi-adhérents Contrats de professionnalisation Recherche de contrats Anomalies

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Tâches : tableau de bord des tâches

Historique des tâches sur l’objet sélectionné 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Liens concernant la tâche Traiter la tâche Tâche en cours par l’utilisateur Liste des tâches Rechercher des tâches Historique des tâches sur l’objet sélectionné

en cours par l’utilisateur 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Le traitement d’une tâche se fait à partir du dossier ou contrat Déverrouille la tâche en cours par l’utilisateur

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification Les créations se font à partir d’un écran de recherche ou d’une liste afin d’éviter la création de doublons (création d’entreprise à partir de l’écran de recherche, création d’établissement à partir de la liste des établissements d’une entreprise)

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification Lance la recherche par critères Réinitialise la recherche Créer un nouvel O.F. Liste de résultats Donnée par les critères Détail d’un O.F. Historique des dernières recherches effectuées

Ajout, modification, détail 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification Modification Contacts, adresses, transactions de l’agence Liste des agences concernant l’O.F. Ajout, modification, détail

2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Liste des anomalies Sur chaque module, ou ensemble de modules, un écran « anomalies » fournit la liste des objets en anomalie permettant un accès à l’objet via les liens afin de corriger le problème Le click sur une anomalie permet d’accéder dans le menu de gauche au lien ou la correction pourra être effectuée.

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD Terminologie et structuration des données Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche Création Entreprise Etablissement Entité Modification

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD I 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD I. Terminologie et structuration des données Entreprise : SIREN, taille, assujettissement Etablissement : NIC (Numéro Interne de Classement) identifie chaque établissement de l’entreprise. Entité : unité de gestion ( dossiers, collecte… ) La collecte est gérée sur l’entité principale.

Réinitialiser le formulaire 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche Pour rechercher une entreprise : sélectionner Référentiel, Gestion des adhérents puis entreprise Critères de recherche Réinitialiser le formulaire

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche Si La recherche sur le SIREN ne ramène pas d’entreprise, le bouton de création apparaît

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche ENTREPRISE Fil d’Ariane SIREN

Liste des établissements 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche ENTREPRISE Liste des contacts de l’entreprise Liste des établissements de l’entreprise

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche ENTREPRISE Entité de l’entreprise Assujettissement de l’entreprise

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche ETABLISSEMENT

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche ETABLISSEMENT

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche ENTITE

Contacts adresses et transactions 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche ENTITE Lien établissement Lien entreprise Synthèse financière Accès à la collecte Zones historisées Contacts adresses et transactions

ENTITE détail de la synthèse financière 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Recherche ENTITE détail de la synthèse financière Collecte de l’entité Budget de l’entité Détail des mouvements de l’entité Accès au détail du Dossier, de l’adhérent

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création La création d’une entreprise se fait en plusieurs étapes. On crée l’entreprise elle-même en premier. En rouge les zones obligatoires Enregistrement : valide la saisie entreprise et ouvre l’écran de saisie établissement

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Suite à la création d’une entreprise, on arrive sur la création de l’établissement. Saisie d’établissement de l’entreprise Enregistrement : valide la saisie de l’établissement et ouvre l’écran de saisie de l’entité

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Différentes zones sont à renseigner suite à la création de l’entité Informations à renseigner : Contacts, Adresses, Transactions Saisie de l’entité de l’entreprise Affectation automatique des régimes de collecte. A vérifier dans les anomalies pour éviter les erreurs Sur validation contrôle de saisie

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Les zones Contacts, adresses et transactions de l’entité sont à renseigner. Le principe de fonctionnement ( création, modification) sur les fenêtres Contacts, et Adresses et Transactions reste identique sur un O.F. ou un Tiers Contacts Ajouter de nouveaux contacts Pour enregistrer le contact créé

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Adresses Une adresse GEOPOSTALE est obligatoire Trouvé automatiquement via le CP

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Transactions Lien entre un contact et une adresse pour un type d’échange donné, porteur du mode de règlement et de l’ordre à indiquer sur les chèques. Au moins une transaction « toutes transactions tous volets » ( par défaut ) doit être définie. Chaque modèle de courrier utilise une transaction spécifique, si elle n’est pas définie pour l’entité destinatrice, la transaction « toutes transactions tous volets » est utilisée. Une transaction peut porter sur un autre établissement ou sur un tiers : si une entité ou un tiers est sélectionné, les adresses et contacts proposés sont les siens Renseignements administratifs : utilisé par le service adhérent pour demander des renseignements administratifs (si gestion par un cabinet comptable, il s’agit du cabinet comptable). Courrier formation : les courriers concernant un contrat ou un dossier Règlement : pour les règlements

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Transactions Contact Adresse Ordre du chèque Mode de règlement

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Une fois les contacts, l’adresse et les transactions de l’entité créée, les données bureaux, volets peuvent être renseignées. Convention Simplifiée Administrative Données historisées Affectation automatique de l’assujettissement Formules d’adhésion

Modification du bureau 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Données sur le bureau Détail du bureau Modification du bureau

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création Données sur le volet Ouverture des volets de l’entité définit par le régime de l’entreprise

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Création L’entité peut faire parti d’un Groupe de Gestion Financier (GGF). L’écran ci-dessous permet de renseigner son Groupe de Gestion financier Ajout d’un GGF

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Modification Pour modifier une entreprise, un établissement ou une entité, il faut aller dans le menu Référentiel puis Gestion des adhérents. Modifier l’entreprise Pour modifier une entreprise Il faut déjà la rechercher

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Modification Des contrôles s’exécutent sur la validation si des occurrences sont manquantes sur l’entreprise En rouge les champs obligatoires Annuler les modifications Valider les modifications

Les assujettissements de l’entreprise 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Modification Sur l’onglet Assujettissement de l’entreprise, on peut réinitialiser les assujettissements en créer, ou les modifier en se rendant sur son détail. Détail de l’assujettissement Réinitialiser les assujettissements Ajouter un assujettissement Les assujettissements de l’entreprise sont historisées

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Modification Pour modifier l’entité, on va d’abord la rechercher. Modifier l’entité

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Modification Sur l’entité les contacts, l’adresse et les transactions sont modifiables. De même les différents onglets vu précédemment sont modifiables aussi. Liens contextuels sur l’entreprise, l’établissement, le livret, la génération de courrier et la synthèse financière Modification des contacts, de l’adresse ou des transactions sur l’entité

3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification d’un adhérent Généralités L’onglet événement historise tous les événements en cours sur l’adhérent ( le cas d’un changement de libellé par exemple). Les événements sont générés automatiquement. Cet onglet se retrouve sur le détail des entités et des établissements et de l’entreprise

Agenda de la formation PROGRAMME Présentation du moteur d’édition Journée 2 Présentation du moteur d’édition Présentation du livret d’adhérent

1. Présentation du moteur d’édition Mode d’accès ( portail ou génération de lots ) Lots et documents : modification, de lots et de documents, validations ou suppression de lots, demandes d’impression

1. Présentation du moteur d’édition I 1. Présentation du moteur d’édition I. Mode d’accès ( portail ou génération de lots ) L’accès au moteur d’édition peut se faire soit sur le portail

1. Présentation du moteur d’édition I 1. Présentation du moteur d’édition I. Mode d’accès ( portail ou génération de lots ) Soit par génération de lots sur les adhérents, dossiers

1. Présentation du moteur d’édition I 1. Présentation du moteur d’édition I. Mode d’accès ( portail ou génération de lots ) Soit par génération de lots en série 1 2 Génération du lot

1. Présentation du moteur d’édition II. Lots et documents Application ou le lot a été généré Supprimer le lot Valider le lot Imprimantes Modifier le document Supprimer le document du lot

1. Présentation du moteur d’édition II. Lots et documents Modification du document après ouverture Sauvegarde du document Ne pas sauvegarder en local Après réouverture les données modifiées sont bien sauvegardées

1. Présentation du moteur d’édition II. Lots et documents Suite à l’ajout d’une demande d’impression Supprimer la demande Redemander l’impression sélectionnée Informations de l’impression

Après validation du lot, celui n’est plus modifiable. 1. Présentation du moteur d’édition II. Lots et documents La validation archive les documents dans le livret. Les documents ou lots valider sont à imprimer. Les lots ou documents sont à imprimer sinon les données seront perdues. Après validation du lot, celui n’est plus modifiable.

2. Présentation du livret adhérent Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD ) Paramétrages : installation de contrôle ActiveX Concepts : livret, communication, document, communications GED/ communication livret Recherche, navigation et affichage

2. Présentation du livret adhérent I 2. Présentation du livret adhérent I. Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD ) Le livret adhérent est accessible via le portail Livret sur le portail

2. Présentation du livret adhérent I 2. Présentation du livret adhérent I. Mode d’accès ( portail ou liens contextuels du CRD ) Ou via les liens dans le menu CRD aussi bien sur l’adhérent que sur le dossier Lien contextuel dans le CRD

2. Présentation du livret adhérent II. Paramétrages Installer les contrôles ActiveX pour les visualisations de documents Ouverture du document

2. Présentation du livret adhérent II. Paramétrages Autoriser dans la barre jaune l’installation du contrôle ActiveX L’autorisation entraîne l’installation du module

2. Présentation du livret adhérent II. Paramétrages Click sur la zone est renseignée les données pour l’activation de la clé Une fois les données enregistrées les TIFF apparaissent sur chaque click. Relancer le livret adhérent

2. Présentation du livret adhérent II. Paramétrages Activer le contrôle ActiveX suivant

2. Présentation du livret adhérent III. Concepts Volet de Recherche Par Correspondant Ou Communication Partie centrale du livret Index de la communication Communications GED/Canon entrantes Volet de Résultat : les adhérents principaux sont en verts Documents de la communication Communications livrets sortantes. Documents émis par l’AGEFAFORIA à ses adhérents Informations du documents

2. Présentation du livret adhérent III. Concepts Retour sur la partie centrale du livret Affichage du document sur la partie centrale sur click pour les TIF

2. Présentation du livret adhérent III. Concepts Ouverture de Word pour les livrets

Bonus : Lexique des icônes Généralités Rechercher Rafraichissement et accueil du CRD Réinitialiser Rafraichir Imprime écran Fermer la fenêtre Ouvrir un autre CRD en mode consultation Réduire la fenêtre Agrandir la fenêtre Ouvrir le livret Module Adhérent Création Modifier Réinitialiser Entreprise Rechercher Etablissement Synthèse financière Génération de courriers Contacts Financement de l’entité Adresses Transactions Tâche à créer Détail du dossier Tâche à traiter Données incomplètes Traiter la tâche Tâches Impression via le moteur d’édition Déverrouiller la tâche Versement Tâche verrouillée

Bonus : FAQ Peut on modifier un stagiaire, un adhérent sur une DPC sur un dossier engagé ? On ne peut plus toucher un dossier engagé. Pour une DPC sur un domaine d’INGENIERIE, le stagiaire doit il être obligatoirement renseigné ? Si DIF, ou période : stagiaire obligatoire sinon non bloquant Pour une DPC avec des Heures DIF, si on renseigne un stagiaire avec 1 an d’ancienneté, cela n’est pas possible ? Pas de règles, en plus que sur SOFIA. Si on change de thème en étant en modification d’une tâche, on repasse sur la fenêtre de recherche de tâches. Le changement de thème entraîne un rechargement du module de SINFONIE. Il faut changer le thème au début pour ne pas être géné.

Bonus : FAQ Quel est la différence entre l’opération et la commission sur onglet instruction d’une DPC. L’opération est soit FA soit non FA ( Formule d’adhésion ). C’est une donnée renseignée sur l’adhérent. Ce ne sont pas les mêmes couts ni les mêmes règles de calcul. Comment une enveloppe est elle trouvée ? Dans Opération toutes les enveloppes et tous les budgets de la branche sont définis pour une date donnée.