AEFO - Rapport OCG - étape 3 Planification à court terme et modèles de gouvernance Éric Cousineau, MBA, CMA, CMC, SHRP

2 Objectif de lexamen de la structure et des services Maximiser lefficacité du fonctionnement de lAEFO. Rapprocher les dirigeantes et dirigeants des membres de lAEFO. Renforcer la confiance des membres à lendroit du syndicat. Réduire les risques financiers et opérationnels pour lAEFO. Orienter le futur de lAEFO. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

3 Identification des « livrables » à court terme Rapport OCG - étape 2 Redéfinition du rôle des présidences locales. Redéfinition du rôle des agentes et des agents. Supervision et évaluation des agentes et des agents est assurée par le bureau provincial (démarré). Offre de formation continue pour les présidences locales, les agentes et les agents (démarré). Modifications temporaires de la formule de financement pour les unités et les sections locales en attendant les résultats du Congrès extraordinaire 2011 (démarré). OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

4 Identification des « livrables » à court terme Rapport OCG - étape 2 Le déploiement des cadres selon la spécialisation des tâches et par région géographique (démarré). Le développement de processus et doutils opérationnels standardisés à léchelle de la province (démarré). OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

5 Exigences du rôle des présidences locales Responsabilités envers les membres » Visibilité auprès des membres. » Formation. » CE local et AGA. » Valorisation des membres – social;. » Action politique, partenaires, communauté. » Assurer le même niveau de service à tous les membres. » Communication avec le provincial et le local; Responsabilités envers lAEFO » Relations avec les employeurs (à définir). » C.A. provincial. » Travail déquipe de temps à autre, au besoin. 80% 20% N.B. Toutes les tâches administratives et la plupart des tâches en relations de travail au quotidien sont déléguées à lagente/lagent. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

6 Exigences du rôle des agentes et des agents Responsabilités envers les membres » Relations de travail au niveau du département des ressources humaines et de la surintendance. » Conseils et appui. Responsabilités envers lAEFO » Communications et coordination pour les divers dossiers. » Stratégies pour les relations de travail. » Élargissement de la membriété en travaillant avec les cadres. » Dossiers locaux. 70% 30% Lagente ou lagent sera embauché(e), géré(e) et évalué(e) par le bureau provincial. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

7 Personnel AEFO – cadres, agentes et agents À court terme, développer ou redéfinir les processus pour : » lembauche du personnel incluant les prêts de service; » la supervision; » lévaluation; » la gestion quotidienne des tâches – manuel de politiques; » la formation; » la communication. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

8 Personnel AEFO – cadres, agentes et agents À moyen terme, définir des régions géographiques provinciales pour : » le déploiement du personnel cadre; » le déploiement des agentes et des agents (période transitoire); » la livraison des services. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

9 Modèles de gouvernance OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

10 Moteurs de changement dans la conception organisationnelle La planification stratégique est un des moteurs clefs du changement dans la conception organisationnelle, mais il peut y avoir dautres moteurs, dont : » les exigences et les attentes des membres; » le besoin de réduire les coûts tout en offrant la même valeur, sinon meilleure, aux membres; » les possibilités offertes par les changements technologiques; » la reconnaissance des problèmes liés aux différences de performance dans chaque région, sur les dossiers comme la formation, le succès en relations de travail, lengagement et limplication; » la compétence des employées et employés cadres. LAEFO a besoin daborder tous ces moteurs dans sa structure et ses processus. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

11 Options organisationnelles Moteurs principaux : » les fonctions, par exemple, la reddition des comptes (transparence); » la géographie, par exemple, Timmins, Windsor, Ottawa; » membres/intervenants, par exemple, conseil scolaires, employeurs; » produits/programmes, par exemple, négociation, griefs; » processus, par exemple, griefs, conseils et appui des membres; » réseaux/équipes, par exemple, régions géographiques, membres. Ces options ne sexcluent pas mutuellement. Différentes approches peuvent se superposer. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

12 La transparence pour les membres Comment peut-on sassurer de la reddition des comptes? (livrable à court terme) À titre dexemple, chaque région remet un rapport annuel portant sur : les services aux membres; loffre de formation locale; les activités des dirigeantes et des dirigeants; lexercice financier; laction politique; la participation aux activités communautaires; les activités des employeurs relativement aux conventions collectives. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

13 Comment lAEFO devrait-elle être organisée? Options possibles » Fonctionnelles » Régionales – peut être par fonction » Basées sur le service à la clientèle » Autres? Questions à poser pour chaque modèle » Quelles fonctions devraient être livrées, par région, par service, etc.? » Comment cela fonctionnerait-il? » Quels sont les avantages? » Quels sont les inconvénients? OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

14 Option 1 – Structure actuelle (statu quo) La structure actuelle a été mise en place en 1998, suite à la création des conseils scolaires de langue française. À cette époque, lAEFO avait opté pour une structure à « base politique », reflétant celle définie par le gouvernement de lOntario pour les conseils scolaires. Gouvernance et prise de décision À léchelon provincial, le congrès dorientation est linstance décisionnelle suprême, suivi du conseil dadministration et du comité exécutif. Les membres élisent la présidence provinciale et le comité exécutif lors du congrès dorientation. Les membres du conseil dadministration sont élus au niveau local. À léchelon local, il existe plusieurs modèles organisationnels et les Statuts et Règlements varient dun regroupement local à lautre. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

15 Option 1 – Structure actuelle Fonctionnement Le bureau provincial compte 10membres du personnel cadre, y inclus la direction générale, et 14membres du personnel de soutien. Ce personnel assure le bon fonctionnement de lAEFO et traite, entre autres, des dossiers en relations de travail, dordre professionnel ou pédagogique, du ministère de lÉducation de lOntario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de lOntario, des affaires francophones, de communication et des finances. À léchelon local, la taille des regroupements locaux varie entre membres pour la plus grosse unité et 33 membres pour la plus petite section locale. Certaines unités ont des présidences libérées et des agentes ou agents, tandis que les plus petites unités nont pas la capacité de libérer leur présidence. Les sections locales nont ni la capacité de libérer leur présidence, ni accès aux services dune agente ou dun agent, et reçoivent la plupart de leurs services directement du bureau provincial. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

16 Option 1 – Structure actuelle Considérations La formule de financement actuelle défavorise les petites unités/sections locales. Il y a un manque déquité dans la répartition des ressources financières de lAEFO aux unités/sections locales. Il y a un manque déquité et defficacité dans la livraison des services auprès des membres (représentation, formation, visibilité de lAEFO auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres). Il y a un manque dhomogénéité dans le fonctionnement de lAEFO, ce qui augmente les risques financiers et opérationnels. « Est-ce quun membre est vraiment un membre? » OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

17 Carte géographique de la structure actuelle

18 Option 2 – Structure « géopolitique » (Option recommandée par OCG) La structure « géopolitique » est fondée sur la répartition des membres, des employeurs et des territoires géographiques. Gouvernance et prise de décision À léchelon provincial, le congrès dorientation est linstance décisionnelle suprême suivi du conseil dadministration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès dorientation. Les membres du conseil dadministration sont élus à léchelon local (trois représentantes ou représentants par région). Le comité exécutif provincial devient redondant. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

19 Option 2 – Structure « géopolitique » (Option recommandée par OCG) Gouvernance et prise de décision À léchelon local, les 12 unités et quatre sections locales sont regroupées en six ou sept régions. Dans lesprit où un « membre est un membre », le comité exécutif dune région est formé de membres qui proviennent des écoles publiques, des écoles catholiques et des sections locales. Le comité exécutif local est composé des postes élus suivants : une présidence; une à deux vice-présidences; une ou un secrétaire; une trésorière ou un trésorier; cinq à sept conseillères et conseillers. Les postes de présidence et de vice-présidence sont comblés de façon à assurer une représentation des membres provenant des écoles catholiques, des écoles publiques et des sections locales. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

20 Option 2 – Structure « géopolitique » (Option recommandée par OCG) Fonctionnement À léchelon provincial, le bureau comprend le personnel cadre, les agentes et agents et les membres du personnel de soutien. Les employées et employés du bureau provincial, dont certains sont déployés en région, assurent le bon fonctionnement de lAEFO et traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, dordre professionnel ou pédagogique, du ministère de lÉducation de lOntario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de lOntario, des affaires francophones, de communication et des finances. À léchelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent une agente ou un agent ou deux et du personnel de soutien (administration, finances et communication). OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

21 Option 2 – Structure « géopolitique » (Option recommandée par OCG) Considérations Il y a une homogénéité dans le fonctionnement de lAEFO, ce qui réduit les risques financiers et opérationnels et augmente son efficacité. Comparativement à la structure actuelle, la livraison des services aux membres (représentation, formation, visibilité de lAEFO auprès des membres, action politique et valorisation des membres) est plus efficace. La communication avec les membres est plus efficace. La répartition des ressources financières à léchelon local est plus équitable. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

22 Carte géographique de la structure « géopolitique »

23 Option 3 – Structure décentralisée Gouvernance et prise de décision À léchelon provincial, le congrès dorientation est linstance décisionnelle suprême suivi du conseil dadministration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès dorientation. Les membres du conseil dadministration sont élus à léchelon local. À léchelon local, les 12 unités et quatre sections locales actuelles demeurent inchangées, mais doivent sincorporer, sassurer et se rapporter à lAgence du revenu du Canada. Cependant, ceci nexclut pas la possibilité de créer de nouveaux regroupements. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

24 Option 3 – Structure décentralisée Fonctionnement À léchelon provincial, le bureau comprend la direction générale, la direction générale adjointe et trois employées ou employés de soutien. Ce personnel assure le bon fonctionnement de lAEFO. À léchelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent les cadres redéployés du bureau provincial, une agente ou un agent ou plusieurs et du personnel de soutien qui traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, dordre professionnel ou pédagogique, du ministère de lÉducation de lOntario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de lOntario, des affaires francophones, de ladministration, de la communication et des finances. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

25 Option 3 – Structure décentralisée Considérations Chaque unité/section locale devient une mini AEFO où les ressources doivent être dupliquées, ce qui entraîne une augmentation considérable des coûts opérationnels. Il ny a aucune garantie dhomogénéité dune unité/section locale à une autre dans le fonctionnement, ce qui augmente davantage les risques financiers et opérationnels pour lAEFO. Il ny a aucune garantie dhomogénéité dune unité/section locale à une autre dans la livraison des services aux membres (représentation, formation, visibilité auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres). OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

26 Carte géographique de la structure décentralisée

27 Option 4 – Structure régionale La structure régionale est basée sur des frontières géographiques, sans tenir compte de la répartition des membres à travers la province. Gouvernance et prise de décision À léchelon provincial, le congrès dorientation est linstance décisionnelle suprême suivi du conseil dadministration. Les membres élisent la présidence provinciale lors du congrès dorientation. Les membres du conseil dadministration sont élus à léchelon local. Le comité exécutif provincial devient redondant. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

28 Option 4 – Structure régionale Gouvernance et prise de décision (suite) À léchelon local, les 12 unités et quatre sections locales sont regroupées en trois à cinq régions. Dans lesprit où un « membre est un membre », les membres du comité exécutif dune région proviennent des écoles publiques, des écoles catholiques et des sections locales. Le comité exécutif local comporte les postes élus suivants : une présidence; une à deux vice-présidences; une ou un secrétaire; une trésorière ou un trésorier; cinq à sept conseillères et conseillers. Les postes de présidence et de vice-présidence sont comblés de façon à assurer une représentation des écoles catholiques, des écoles publiques et des sections locales. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

29 Option 4 – Structure régionale Fonctionnement Le bureau provincial comprend le personnel cadre, les agentes et agents et les membres du personnel de soutien. Les employées et employés du bureau provincial, dont certains sont déployés en régions, assurent le bon fonctionnement de lAEFO et traitent, entre autres, des dossiers en relations de travail, dordre professionnel ou pédagogique, du ministère de lÉducation de lOntario, de la Fédération des enseignantes et des enseignants de lOntario, des affaires francophones, de la communication et des finances. À léchelon local, les présidences libérées ont un rôle redéfini. Chaque région a un bureau où travaillent plusieurs agentes et agents et du personnel de soutien (administration, finances et communication). OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

30 Option 4 – Structure régionale Regroupement ARegroupement BRegroupement C 1.Nord (Sudbury, North Bay, Mattawa, Timmins, Thunder Bay, Sturgeon Falls,) 2.Sud -Ouest (Barrie, Toronto,Belleville à Windsor) 3.Sud -Est (Kingston, Ottawa, Pembroke) 1.Nord (Nord de Sudbury, North Bay, Mattawa, incluant Timmins, Thunder Bay) 2.Centre Nord (Sudbury, North Bay, Mattawa, Sturgeon Falls) 3.Centre-Sud (Barrie, Toronto,Kingston, Waterloo) 4.Sud-Est (Brockville, Ottawa, Pembroke) 5.Sud-Ouest (Cambridge à Windsor) 1.Nord (Nord de Sudbury, North Bay, Mattawa, incluant Timmins, Thunder Bay) 2.Centre-Nord (Sudbury, North Bay, Mattawa, Sturgeon Falls) 3.Ottawa 4.Sud-Ouest (Ingersoll à Windsor 5.Sud (Cornwall, Barrie, Toronto,Kitchener, Waterloo) OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

31 Option 4 – Structure régionale Considérations Il y a une homogénéité dans le fonctionnement de lAEFO, ce qui réduit les risques financiers et opérationnels et augmente son efficacité en comparaison avec la structure actuelle. Il y a une homogénéité dans la livraison des services auprès des membres (représentation, formation, visibilité de lAEFO auprès des membres, communication, action politique et valorisation des membres), mais pas à un niveau aussi efficace que lOption 2. Les plus grandes régions augmentent les coûts de déplacement. Les plus grandes régions regroupant un plus grand nombre demployeurs peuvent créer des inconsistances dans l'approche en relations de travail. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

32 Carte géographique de la structure régionale OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

33 Carte géographique de la structure régionale OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

34 Carte géographique de la structure régionale OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

35 Principes conceptuels Critères d évaluationStructure actuelle Structure géopolitique Structure décentralisée Structure régionale Maximisation de lefficacité du fonctionnement de lAEFO Rapprochement entre les dirigeantes et dirigeants et les membres de lAEFO et renforcement de la confiance des membres à lendroit du syndicat La taille du budget et du personnel devrait être comparable La complexité opérationelle devrait être comparable La complexité politique devrait être comparable Évaluation des options OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

36 Critères d évaluationStructure actuelle Structure géopolitique Structure décentralisée Structure régionale Réduction des risques financiers et opérationnels pour lAEFO Regroupement des services semblables pour une plus grande efficacité des services Orienter le futur de lAEFO « Un membre est un membre! » Équilibre entre le contrôle et le service/soutien Principes conceptuels Évaluation des options OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

37 Évaluation des options Critères d évaluationStructure actuelle Structure géopolitique Structure décentralisée Structure régionale Point de contact unique pour les membres Compréhension facile pour les membres Accent sur une livraison efficace des services Responsabilisation et identification claire de lautorité pour répondre aux besoins des membres Homogénéité des services rendus aux membres Principes conceptuels OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING

38 Échéancier – exécution du travail sept./oct. 2010Consultation avec lexpert-conseil – préparation du document « Rapport OCG 3 » 15 oct. 2010CE – AEFO – proposition et acceptation du document 18 oct. 2010Rencontre des présidences à Toronto – présentation et consultation 28 oct. au 10 nov. Consultation provinciale auprès des membres sur les quatre modèles de gouvernance 13 nov. 2010CA – AEFO – présentation du document OCG3 nov.2010/ fév Sur demande - présentation et consultation auprès des exécutifs locaux et du personnel de lAEFO – président et directeur général. 5-6 mars 2011Congrès dorientation extraordinaire juin 2011CA – AEFO – adoption des changements proposés. avril/août 2011Préparation de la transition. sept. 2011Mise en œuvre des livrables à moyen terme. OCG STRATEGY AND ORGANIZATION CONSULTING