Point d’étape et perspectives 25 juin 2014 GBCP Point d’étape et perspectives 25 juin 2014

GBCP : Un projet avec les adhérents Projet démarré en janvier 2013 : plan d’actions global Les actions menées en 2013 : Rédaction et diffusion d’un kit de communication (sept 13) Rédaction et diffusion d’un guide de procédure d’élaboration des états budgétaires (sept 13) Web conférence présentation documentation (nov 13) Création d’un dossier internet GBCP (nov 13) Participation à l’ensemble des travaux pilotés par la DAF et pilotage d’un des groupes (2013-2014) Structuration d’un projet commun avec les EPST et animation des travaux (2013-2014) Le lien vers le site internet : http://www.amue.fr/finances/metier/dossier-gbcp/ 25/06/2014 © amue 2014

GBCP : Un projet avec les adhérents La participation des établissements : les référents 17 référents, 13 établissements, association Cocktail Universités, grands établissements, école d’ingénieur, EPA Profils : DAF, comptables, contrôleurs de gestion Phase déclinaison règle de gestion : terminée depuis le mois d’avril 2014 5 sous-projets en parallèle à compter de fin avril 2014 Formation Conduite du changement Clôture Système d’information Plan de bascule au 1er janvier 2016 25/06/2014 © amue 2014

GBCP : Synthèse des règles de gestion Une synthèse des règles de gestion majeures issues des ateliers menés avec les 13 établissements présents NIVEAU ETABLISSEMENT limitativité des crédits (AE et CP) appréciées au niveau du budget principal et des budgets annexes gestion des CP et des Recettes au niveau central de l'établissement  la comptabilité des AE (Autorisations d’engagement) est tenue par l'ordonnateur qui contrôle la limitativité, la comptabilité des CP est tenue par le comptable qui en contrôle le respect de la limitativité la comptabilité des recettes est tenue par le comptable plan de trésorerie annuel et pluriannuel établi au moment du budget = soutenabilité une fiche opération est mise en place pour toute recette contractuelle faisant l’objet d’un suivi détaillé 25/06/2014 © amue 2014

GBCP : Synthèse des règles de gestion RÉFÉRENTIELS En dépenses, fin des subdivisions des comptes budgétaires En recettes la comptabilité budgétaire = 2 catégories (globalisées et fléchées) subdivisés en sous-catégories (non détaillés) En comptabilité générale = un plan de comptes unique quel que soit le type d'établissement = fin des subdivisions fines COMPOSANTES les composantes ne disposent ni de CP ni de recettes dépenses : les composantes disposent d'une enveloppe financière constituée d'un volume des AE annuelles ouverte au niveau du budget unique Ressources : les composantes internes disposent d'un volume prévisionnel d'objectif de recettes représentant le montant prévisionnels des créances acquises au cours de l'exercice (et non des encaissements) 25/06/2014 © amue 2014

GBCP : Synthèse des règles de gestion UNITE DE GESTION Les unités disposent d'une enveloppe financière représentant une autorisation de dépense éventuellement pluriannuelle si notamment des contrats pluriannuels CENTRE DE RESPONSABILITE BUDGETAIRE Le CRB a en charge la programmation, la reprogrammation des crédits en AE et en CP (en lien avec le comptable) Toute opération pluriannuelle pour laquelle AE#CP est gérée par le niveau central 25/06/2014 © amue 2014

GBCP : Synthèse des règles de gestion UNITE DE RECHERCHE Règle de gestion commune aux EPSCP et aux EPST Dispose d'une enveloppe financière (autorisation de dépenses) comprenant : le montant total du contrat éventuellement pluriannuel (les tranches annuelles d'AE étant positionnées au niveau du budget de l'établissement) pour chaque contrat les autres origines de crédits (SCSP) le volume de crédits annuels alloués à l'unité pas d'ouverture de recettes mais un dialogue de gestion et une information très régulière de la réalisation des recettes. Les recettes sont pilotées par une structure dédiée (unité budgétaire, délégation, …) 25/06/2014 © amue 2014

Le plan d’actions conduit par l’Amue 25/06/2014 © amue 2014

Les actions proposées par acteurs et par domaines Sifac- à partir de mai 2015 25/06/2014 © amue 2014

Formations Sifac GBCP La Formation aura lieu en 4 étapes : 1) Les référents des ateliers GBCP + Stéria + Amue élaborent les supports et la base de formations 2) L’Amue + Stéria forment les formateurs 3) Stéria + formateurs forment les référents établissement (2 par établissement) 4) Les référents établissement forment les gestionnaires en interne : calendrier et volume variable selon la taille et le nombre de gestionnaires au sein de l’établissement. Pour la formation des gestionnaires à l’exécution en mode GBCP, l’Amue mettra à disposition des établissements des supports et des bases de formation. 25/06/2014 © amue 2014

Formation Sifac GBCP 4 modules 4 modules de formation initiales : Module 1 Budget : 3j, entre mai et juillet 2015 Module 2 Exécution : 5j, entre septembre et novembre 2015 Module 3 Opérations pluriannuelles : 3 j, entre novembre 2015 et janvier 2016 Module 4 Clôture : 3j, entre mai et novembre 2016 Pour chaque module, nous organisons 17 sessions de 12 personnes, 2 à 3 sessions se dérouleront en parallèle (Paris, Montpellier et éventuellement un autre lieu de formation) 25/06/2014 © amue 2014

Budget, Tréso Reporting Opérations pluriannuelles Planning prévisionnel Février Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Sept Octobre Nov 2015 2016 Janvier GBCP Formation GBCP SIFAC Déc Préparation support et base de formation Formation de formateurs Module 1 Budget, Tréso Reporting Formation des référents établissements Formation des gestionnaires établissements Préparation support et base de formation Formation de formateurs Formation des référents établissements Module 2 Exécution Formation des gestionnaires établissements Module 3 Opérations pluriannuelles Préparation support et base de formation Formation de formateurs Formation des référents établissements Formation des gestionnaires établissements 25/06/2014 © amue 2014

Formation GBCP Sifac - Appel à candidatures Nous n’avons pas assez de formateurs parmi les référents GBCP (qui ne peuvent se mobiliser pour toutes les formations outils). Nous cherchons donc des volontaires : Experts métier dans un des 4 domaines Ayant une autorisation de cumul d’activités Un formulaire en ligne est disponible sur le site de l’AMUE pour vous faire connaître auprès du pôle Formations « Etre formateur Amue c’est à la fois diffuser des méthodes de travail et avoir la souplesse de les adapter aux caractéristiques propres à chaque établissement » 25/06/2014 © amue 2014

La prise en compte dans le SI : Sifac Etat d'avancement : Phase de conception qui se termine début octobre 2014 Risques : Démarrage sans site pilote Délais contraints imposant un lotissement de la solution Passage de 1 à 2 budgets jamais effectué selon l’éditeur SAP Charge de retraitement des flux liés à la bascule (reprises des flux en cours complexes nécessitant un effort important pour les sites) Difficultés sur les réponses tardives du ministère (Ex : nomenclature budgétaire et comptable unique, états règlementaires) qui peuvent potentiellement impacter sur l’avancement du projet.(ex : Planification d’ateliers complémentaires non prévue à ce jour) 25/06/2014 © amue 2014

La prise en compte dans le SI : Sifac Étapes à venir Plan de bascule (reprise des flux en cours) Validation de la conception Réalisation ( 3eme trim. 2014 ) et recette (1er trim 2015) 25/06/2014 © amue 2014

Impact dans le SI de la mise en place de la GBCP Livraison en plusieurs lots de la solution finale Eté 2015 : Mise en place du double budget pré requis à l’élaboration du budget 2016 1er janvier 2016 Mise en place des contrôles budgétaires pré requis à l’exécution budgétaire 2016, 25/06/2014 © amue 2014

Les points d’attention Axe système d’information 7 points d’attention : Bascule de un à deux budgets (jamais réalisé par SAP) Pas de site pilote (anticipation via des bases tests) Gestion de la période de transition (fin 2015 en modalités actuelles et préparation 2016 en GBCP) Capacité à produire l’information aux différents niveaux (nouvelle organisation) et sur les différents axes (nouvelle définition compta budgétaire) Etude en cours pour un passage d’une logique métier à processus Passage à un plan de compte unique M9 Plus de distinction dans la modélisation des RCE / non RCE dans le système d’information 25/06/2014 © amue 2014

GBCP : Macro calendrier projet 25/06/2014 © amue 2014

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