Gestion de la Relation Citoyen Procédures de début d’année

Au Programme Présentation du support BERGER-LEVRAULT au CDG22. Les ressources documentaires. ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année: Editions des tables annuelles. Clôture des registres 2016. Ouverture des registres 2017. Focus sur la saisie d’acte et l’export INSEE. ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier. La gestion des adresses dans e.grc. Paramétrages et pré-requis. La gestion du calendrier électoral. Le tableau rectificatif du 10 janvier. Le tableau des inscrits d’office du 6 février La refonte.

Une équipe de 4 personnes à votre service Thierry PERCHE Tiphaine L’HARIDON Sébastien LEFEUVRE Anne NICOLAS Si la ligne d’assistance au 02.96.58.64.17 ne répond pas, c’est que vos interlocuteurs sont tous occupés ! Pensez à adresser un mél à magnus@cdg22.fr et seulement cette adresse ! Nous vous répondrons dans les délais les plus courts possibles et par ordre d’entrée. Pensez à indiquer votre N° de téléphone et vos horaires d’ouvertures. Contacter le support au Centre de Gestion: Téléphone: 02.96.58.64.17. Mél: magnus@cdg22.fr (une adresse unique relevée par tous et traitée en priorité)

Une équipe de 4 personnes à votre service Le 02.96.58.64.17. ne répond pas ? Laissez un message sur magnus@cdg22.fr ! Votre message sera ainsi enregistré et tracé. N’oubliez pas d’indiquer … La nature de votre problème, le message d’erreur, éventuellement joignez une copie d’écran. Nom de la personne à recontacter, horaires. N° de téléphone (direct) ou mail (Pensez à les associer à votre signature mél). Si la ligne d’assistance au 02.96.58.64.17 ne répond pas, c’est que vos interlocuteurs sont tous occupés ! Pensez à adresser un mél à magnus@cdg22.fr et seulement cette adresse ! Nous vous répondrons dans les délais les plus courts possibles et par ordre d’entrée. Pensez à indiquer votre N° de téléphone et vos horaires d’ouvertures.

Une équipe de 4 personnes à votre service Retrouvez nos fiches pratiques ... www.cdg22.fr Si la ligne d’assistance au 02.96.58.64.17 ne répond pas, c’est que vos interlocuteurs sont tous occupés ! Pensez à adresser un mél à magnus@cdg22.fr et seulement cette adresse ! Nous vous répondrons dans les délais les plus courts possibles et par ordre d’entrée. Pensez à indiquer votre N° de téléphone et vos horaires d’ouvertures.

Les ressources documentaires e.grc La lecture des récapitulatifs nouveautés: une étape obligatoire. La version 9: Une version essentiellement orientée sur les communes nouvelles et leurs communes déléguées ainsi que de nombreuses corrections sur les formulaires

Mise en service de version: Bonnes pratiques S’assurer qu’aucun utilisateur ne travaille dans l’application. Désactiver l’antivirus temporairement sur le serveur et les postes. Surveiller le déroulement de la mise en service. L’écran gris indique la fin de mise en service. Cliquer sur l’info bulle ou Clic droit et choisir l’option Afficher les messages

Les ressources documentaires Une aide abondante et multi-formes. Un fil d’informations: technique et réglementaire: le flux RSS. Une recherche thématique: recherche par mots-clés Une F.A.Q.: Questions / Réponses. Des guides spécifiques dont celui sur la dématérialisation INSEE. Les nouveautés versions toujours accessibles. Des favoris …. Personnalisables. Ce bouton permet d'être averti de la présence de nouveaux événements : demandes en attente, décès d'électeurs détectés... Le + signifie qu’il y a plus de 9 événements à a traiter Ouvrir le bloc pour personnaliser des favoris métier (sites internet)

ETAT-CIVIL ETAT-CIVIL

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Saisie des avis de naissance: Acces: Tables > Avis de naissance. Editions des tables: Acces: Registres > Tables annuelles. Clôture des registres 2016: Acces: Organisation > Registres et procès verbaux. Ouverture des registres 2017: Acces: Organisation > Registres et procès verbaux. Mise en forme des actes et autres documents: Acces: Organisation > Collectivités et formats d’édition. Rappel des bonnes pratiques: Saisie guidée d’un acte / Export INSEE.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année L’essentiel de la procédure se déroule dans le bloc organisation

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Rattrapage des avis de naissance: Accès: Etat-Civil > Tables > Avis de naissance. Il s’agit d’enregistrer les naissances extérieures à la commune afin de les faire apparaître sur la table des naissances.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Editions des tables annuelles: Accès: Etat-Civil > Tables > Tables annuelles. La présentation classée par type d’acte probablement la plus appréciée. Choisir selon la date de déclaration de l’acte pour être conforme au registre.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Clôture des registres 2016: Accès: Etat-Civil > Organisation > Registres et procès verbaux. Après clôture, plus aucun acte ne pourra être saisi sur ce registre.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Ouverture des registres 2017: Acces: Etat-Civil > Organisation > Registres et procès verbaux. Selon l’importance et le choix de la collectivité, il faudra ouvrir un registre unique ou 3 registres. L’ouverture du registre (un seul) des avis de mention sert à numéroter automatiquement les futurs avis de mention.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Ouverture des registres 2017: Acces: Etat-Civil > Organisation > Registres et procès verbaux.

ETAT-CIVIL: Procédures de début d’année Ouverture des registres 2017: Accès: Etat-Civil > Organisation > Registres et procès verbaux. Le bouton Document permet d’exporter le PV ainsi obtenu vers Word pour le corriger (date, feuillets discontinus ...)

Mise en page des actes Actes au format “rubriqué” (formulaire). Accès : bureau Etat civil > bloc Organisation > Option Collectivité et formats d'édition Fiche de la collectivité > onglet Etat civil L’ouverture des registres est le moment adéquat pour changer la mise en page des actes: Par exemple, choisir le format rubriqué plutôt que littéraire ou encore la disposition de l’acte et les polices utilisées.

Mise en page des actes Accès : bureau Etat civil > bloc Organisation > option Collectivité et formats d'édition > fiche de la collectivité > onglet Etat civil > sous-onglet Autres Choix du modèle de page centrale du livret de famille.

Paramétrage Possibilité de masque les déclarants et officier d’état-civil qui ne servent plus. Accès: Bureau Etat-Civil > Bloc Paramétrage > Options Officiers d’état-civil et Déclarants usuels Décocher la case Actif permet de faire disparaître les déclarants ou officiers d’état-civil des listes déroulantes.

Saisie d’un acte Accès: Bureau Etat-Civil > Bloc Saisie guidée d’un acte d’état civil. Penser à aller chercher voire à corriger le citoyen grâce au bouton Une nouvelle option pour la saisie des communes déléguées dans le cadre des communes nouvelles.

Saisie d’un acte Accès: Bureau Etat-Civil > Bloc Saisie guidée d’un acte d’état civil. Compléter le bulletin INSEE en vue de l’export INSEE Enregistrer les informations avec le bouton Fermer

Saisie d’un acte Accès: Bureau Etat-Civil > Bloc Saisie guidée d’un acte d’état civil. Le brouillon est une étape obligatoire: Prenez le temps de le relire et/ou de le faire relire !

Dépôt INSEE Accès: Bloc Dématérialisation > Menu Export des bulletins INSEE état civil. On crée un export puis l’on suit l’assistant jusqu’au dépôt du flux à l’INSEE. Le bouton Bulletin permet de vérifier une dernière fois la complétude du bulletin INSEE

Dépôt INSEE Accès: Bloc Dématérialisation > Menu Export des bulletins INSEE état civil.

ELECTIONS ETAT-CIVIL

Elections: La gestion des adresses Définitions: Adresse électorale: C’est l’adresse qui apparaît sur les documents électoraux (cartes, listes). Elle sert également à la répartition par bureau. Obligatoire & unique. Adresse préférentielle: C’est l’adresse où l’on contacte l’électeur (étiquettes). Autres critères: Principale, Secondaire, Professionnelle. Facultatifs. Une adresse électorale ne peut être modifiée que dans le module élections dans l’option changement d’adresse et/ou de bureau

Avant de commencer .... Liste des cantons des Côtes d’Armor: Paramétrage de la fiche collectivité en vue des exports prefecture & INSEE. Accès : bureau Elections > bloc Organisation> option Collectivité et paramétrage Code Arrondissement 1 DINAN 2 GUINGAMP 3 LANNION 4 SAINT-BRIEUC Code Circonscription 1 SAINT-BRIEUC 2 DINAN 3 LOUDEAC 4 GUINGAMP 5 LANNION Le N° de SIRET est obligatoire pour les échanges avec l’INSEE. Liste des cantons des Côtes d’Armor: https://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_des_cantons_des_C%C3%B4tes-d'Armor

Avant de commencer .... Paramétrage de la fiche collectivité. Accès : bureau Elections > bloc Organisation> option Collectivité et paramétrage

Avant de commencer .... Paramétrage des fiches Bureaux: Les Commissions Administratives. Accès : bureau Elections > bloc Organisation> option Bureaux de vote Permet d’intégrer l’image de la signature au format Jpeg pour apparition sur les tableaux rectificatifs et autres PV. Il s’agit de créer les membres de la commission électorale: Ne pas oublier de sélectionner le groupe « Commission électorale » et de reprendre les membres parmi la population de e.grc.

Avant de commencer .... Paramétrage des fiches Bureaux: Les Commissions Administratives. Accès : bureau Elections > bloc Organisation> option Bureaux de vote

Gérer le calendrier électoral Accès : bureau Elections > bloc Calendrier des événements > option Liste des événements Il s’agit d’enregistrer la liste des prochains événements: Refonte: 01/03/2017 Présidentielles : 23/04/2017 & 7/05/2017 Législatives: 11/06/2017 & 18/06/2017 Vous pouvez également enregistrer les dates de vos commissions électorales ... ... Afin de réaliser le publipostage pour leur convocation.

Elections: Formulaires d’inscriptions Des formulaires téléchargeables sur internet. Les récépissés sont intégrés à e.grc. Ils permettent la radiation d’une liste consulaire lors d’une (ré) inscription en France. 1 2 1 1 2

ELECTIONS: Les motifs d’inscriptions Motif d'inscription INSEE Scrutin Demande Office 1ère Inscription sur demande A2   oui Changement d'Adresse non communiquée Changement de Bureau Changement de Commune Decision du Tribunal A3 Inscription d'office avec A2 Inscription d'office sans A2 Inscription electeur européen A2E Les motifs inscriptions d’office avec A2 ou avec INSEE ne doivent plus être utilisés: Ils n’ont plus aucun intérêt depuis la fusion des formulaires… Un seul des motifs d’inscription d’office doit avoir le code 8: C’est celui qui sera utilisé pour les inscriptions d’office reçus de l’INSEE via SDFI (Service de Dépôt de Fichiers Intégré). Les motifs ci-dessus sont fournis à titre indicatif.

ELECTIONS: Les motifs d’inscriptions Motifs de Radiation INSEE Scrutins Annulation inscription d'office (C) Avis INSEE, Support Magnétique oui Avis de radiation volontaire B3E Avis de radiation volontaire de la liste électorale complémentaire B3E   Avis insee non communiqué Changement commune-Commission (C) Changement commune-Judiciaire (C) Changement d'adresse Changement de bureau Changement de commune Perte des qualités requises par la loi Condamnation privatrice capacité(C) Décès Décès (C) Décision de justice Décision du juge du tribunal d'instance ou arrêt de la cour de cassation Etat civil incontrôlable (C) Inscription d'office (C) N'a pas atteint l'âge électoral (C) Perte nationalité française (C) Rectification d'erreur matérielle Rectification d'erreur matérielle par la commission administrative Tutelle privatrice capac. élect.(C) Les motifs marqués d’un (C) sont ceux arrivés par avis INSEE, transmis par voie électronique, ils ne doivent pas être modifiés ni supprimés et surtout pas utilisés pour une radiation “manuelle” ! Les motifs ci-dessus sont fournis à titre indicatif…

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Paramétrer les courriers pour les inscrits d’office. Accès: Bureau Elections> Bloc Organisation > Option Modèles de courriers

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Importer les fichiers INSEE Accès: Bloc Dématérialisation > Option Import INSEE Elections Traiter les avis INSEE Accès: Bureau Elections> Bloc Electeurs> Option Suivi des inscriptions d’office Accès: Bureau Elections> Bloc Electeurs> Option Traitement des éléments importés Saisir les radiations: Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Option Suivi des décès Accès: Bureau Elections> Bloc Electeurs > Liste (liste principale ou complémentaire) Saisir les inscriptions: Opérer les changements d’adresse/bureau de vote: Contrôler les inscriptions/radiations: IMPORTANT ! Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Révision > Liste préparatoire

ELECTIONS: Réaliser les imports INSEE Accès: Bloc Dématérialisation > Option Import INSEE Elections Les inscriptions d’office, les radiations ou encore les mentions sont alors prêtes à être traitées (acceptées ou refusées)

ELECTIONS: Le traitement des imports INSEE Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Suivi des inscriptions d’office Pour suivre et corriger l’information en provenance de l’INSEE

ELECTIONS: Le traitement des imports INSEE Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Traitement des éléments importés Si le refus est lié au fait que la demande a déjà été traitée manuellement, il n’y aura aucun renvoi effectué à l’INSEE Ne pas hésiter à intervenir sur les critères de sélection si la recherche est infructueuse

ELECTIONS: Saisie d’une inscription Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Liste Il faut choisir le type de liste sur lequel on veut intervenir: Principale Européennes Municipales Si un découpage électoral existe, le bureau sera proposé automatiquement La date de prise en compte doit être la date de la prochaine révision ou le scrutin le plus proche La date effective doit être le 1er mars ou la date du prochain scrutin.

ELECTIONS: Saisie d’une radiation Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Liste Il faut choisir le type de liste sur lequel on veut intervenir: Principale Européennes Municipales Il est possible de produire un courrier de notification de la radiation et d’enregistrer le fait que cet avis de radiation a été envoyé puis a reçu ou non une réponse afin de produire une liste sélective de ces avis. Dans le cas d’un décès, il est souhaitable de renseigner la date de décès sur chacune des dates.

ELECTIONS: Changement d’adresse/bureau Accès: Bureau Elections > Bloc Electeurs > Option Liste Il faut choisir le type de liste sur lequel on veut intervenir: Principale Européennes Municipales Une procédure entièrement assistée qui permet de radier l’électeur à son ancienne adresse et le réinscrire à la nouvelle ou encore seulement corriger une adresse erronée (option 1)

ELECTIONS: Liste préparatoire Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Option Liste préparatoire Il est souhaitable de raisonner sur la date de prise en compte en demandant une date postérieure à la dernière révision et la date de révision à venir.

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Transmettre les inscriptions à l’INSEE: Accès: Bloc Dématérialisation > Option Export INSEE des avis électoraux Sauvegarde: Accès: Bloc Vos données > Option Sauvegarde de vos données Réaliser le tableau rectificatif du 10 janvier: Accès: Bureau Elections > Bloc Tenue des listes électorales > Révision > Révision guidée (Première révision) Accès: Bureau Elections > Bloc Calendrier des évènements > Prochain évènement à traiter. Déposer le tableau sur e.listelec: Accès: Bureau Dématérialisation > Bloc Préfecture > Option Export des listes électorales Imprimer les cartes d’électeur: Accès: Bureau Elections > Bloc Cartes d’électeurs > Editions des cartes d’électeurs Imprimer les statistiques: Accès: Bureau Elections > Bloc Editions > Statistiques.

ELECTIONS: Export INSEE Accès: Bureau Dématérialisations> > Option Export INSEE des avis électoraux Le récapitulatif Export peut être exporté au format PDF et transmis par mail à l’INSEE

ELECTIONS: Tableau du 10 janvier Accès: Bloc Vos données > Option Sauvegarde de vos données Cette option permet de réaliser une copie de sécurité supplémentaire à celle programmée à heure fixe dans l’administration Berger-Levrault

ELECTIONS: Tableau du 10 janvier Accès: Bureau Elections> Bloc Calendrier des événements > Option Prochain événement à traiter Une procédure complètement guidée pour la production des tableaux rectificatifs En principe tous les tableaux doivent être imprimés

ELECTIONS: Annulation de la procédure Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Option Annulation de révision et scrutin Cette opération a pour but de revenir à l’état antérieur à la révision afin de retrouver le droit à l’erreur et ainsi permettre de corriger ou continuer à faire des demandes d’inscriptions ou radiations

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Accès: Bureau Elections > Bloc Cartes d’électeurs > Option Editions des cartes d’électeurs

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Accès: Bureau Elections > Bloc Editions > Option Statistiques.

ELECTIONS: Dépôt sur e.LISTELEC Il s’agit ici de déposer le tableau rectificatif au format PDF. Dépôt sur le site : https://elistelec.interieur.gouv.fr/web/login Soit après impression et scan. Soit après enregistrement au format PDF si les signatures des membres des commissions administratives ont été intégrées. N’oubliez pas de renommer le fichier selon les préconisations de la préfecture avant de la déposer

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier Un outil de contrôle Accès: Bureau Elections > Bloc Organisation > Option Epurations et contrôles. Il ne s’agit pas forcément d’erreurs mais parfois d’une mise en alerte sur des points d’attention.

ELECTIONS: Tableau rectificatif du 10 janvier En cas de problèmes : Bureau Informations Collectives > Bloc Organisation > Option Liste des personnes sans civilité. Bureau Informations Collectives > Bloc Organisation > Option Liste des personnes sans domicilie préférentiel. Bureau Informations Collectives > Bloc Organisation > Option Liste des personnes sans date de naissance.

ELECTIONS: Liste des inscrits d’office Au 6 février 2017, il faudra produire une liste des inscrits d’office qui auront 18 ans après le 1er mars mais avant le scrutin des présidentielles. Accès: Bureau Elections> Bloc Tenue des listes électorales > Option Liste des inscrits d’office

ELECTIONS: Refonte Accès: Bureau Elections > Bloc Calendrier des événements > Option Prochain événement à traiter. La refonte interviendra après le second tableau rectificatif de 2017. La première option conserve les anciens électeurs au même niveau que les autres et facilite donc la consultation. Le seconde les archive: leur consultation éventuelle se fera dans une option séparée. La troisième supprime toute trace électorale. La refonte va renuméroter l’intégralité des électeurs valides au 01/03/2017. Il est donc capital de réaliser une sauvegarde au préalable.

ELECTIONS: Refonte – Les éditions Accès: Bureau Elections > Bloc Editions > Option Liste électorale

ELECTIONS: Refonte – Les éditions Accès: Bureau Elections > Bloc Editions > Option Liste électorale Le tri par adresse peut faciliter la distribution

ELECTIONS: Dépôt de la liste sur e.LISTELEC Pour chaque type de liste, il faudra déposer le fichier xml ainsi généré accompagné du PV de la liste électorale signé au format PDF.