Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 [Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007   [Notes à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives. Dans la mesure où cette présentation contient une animation Macromedia Flash, l'enregistrement du modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement relatif aux informations personnelles. À moins que vous n'ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash lui-même, cet avertissement ne s'applique pas à cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 1

Sommaire du cours Vue d'ensemble : il est important d'apprendre à partager Leçon 1 : pourquoi utiliser des bibliothèques de documents ? Leçon 2 : comment ajouter et modifier des fichiers Chaque leçon se termine avec quelques questions pour tester votre compréhension du domaine. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 2

Vue d'ensemble : il est important d'apprendre à partager Votre entreprise utilise-t-elle un site Microsoft Windows® SharePoint® Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Dans ce cas, il est essentiel que vous sachiez comment partager des fichiers à l'aide de bibliothèques de documents SharePoint. Ce cours vous permet de bien démarrer. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 3

Objectifs du cours Découvrir de quelle manière une bibliothèque de documents peut vous être utile ainsi qu'à vos collègues Tenir des fichiers à la disponibilité des autres en les ajoutant à une bibliothèque de documents Modifier et enregistrer des fichiers dans une bibliothèque de documents Découvrir ce qui arrive lorsque deux personnes tentent de modifier un fichier en même temps et comment gérer la situation Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 4

Pourquoi utiliser des bibliothèques de documents ? Leçon 1 Pourquoi utiliser des bibliothèques de documents ? 5

Pourquoi utiliser des bibliothèques de documents ? De nos jours, le partage de fichiers se révèle essentiel pour réaliser des tâches. Mais comment partager vos fichiers ? Vous pourriez les envoyer par courrier électronique aux personnes ou bien les placer dans un dossier, quelque part sur le réseau. Toutefois, si votre entreprise dispose d'un site Windows SharePoint Services 3.0 ou de Microsoft Office SharePoint Server 2007, le meilleur moyen de partager des fichiers consiste alors à utiliser une bibliothèque de documents. Quelques exemples : vous avez une présentation Microsoft Office PowerPoint® pour laquelle des commentaires sont nécessaires ? Partagez-la. Vous devez publier une feuille de calcul afin que d'autres personnes puissent la lire ? Partagez-la. Vous voulez annoncer une nouvelle politique rédigée dans un document Microsoft Office Word ? Partagez-le. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 6

Qu'est-ce qu'une bibliothèque de documents ? Une bibliothèque de documents SharePoint est un emplacement sur un site où vous pouvez créer, collecter et mettre à jour des fichiers avec d'autres personnes. Dans cet exemple, les employés de Contoso Pharmaceuticals utilisent une bibliothèque de documents intitulée « Documents partagés ». Ils ont ajouté des fichiers à la bibliothèque et les personnes peuvent désormais y apporter des modifications. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 7

Qu'est-ce qu'une bibliothèque de documents ? Une bibliothèque de documents SharePoint est un emplacement sur un site où vous pouvez créer, collecter et mettre à jour des fichiers avec d'autres personnes. Ces modifications seront stockées dans la bibliothèque, pas sur leurs ordinateurs. Ensuite, puisque la bibliothèque se trouve sur un site Web, d'autres personnes peuvent aisément accéder aux fichiers à l'aide d'un navigateur Web, s'ils disposent des autorisations adéquates. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 8

Bonnes raisons d'utiliser une bibliothèque Vous devez vous demander, « pourquoi ne pas envoyer un fichier par courrier électronique à mes collègues ou utiliser un dossier réseau pour partager des fichiers ? » Parce que les bibliothèques de documents SharePoint fournissent un contrôle accru. Il existe plusieurs manières de procéder :  Extraire : vous pouvez extraire un fichier afin de le réserver à votre propre usage, de sorte que les autres ne puissent pas le modifier pendant que vous l'utilisez. Versions : une bibliothèque peut également être définie pour stocker des versions antérieures en vue de les archiver. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 9

Bonnes raisons d'utiliser une bibliothèque Vous devez vous demander, « pourquoi ne pas envoyer un fichier par courrier électronique à mes collègues ou utiliser un dossier réseau pour partager des fichiers ? » Parce que les bibliothèques de documents SharePoint fournissent un contrôle accru. Il existe plusieurs manières de procéder :  « Autoriser des recherches » signifie, par exemple, que si vous avez uniquement besoin de consulter les fichiers de rapports de ventes, vous pouvez rechercher tous les fichiers qui contiennent les mots « rapport de ventes » dans la totalité de la bibliothèque. Alertes : vous pouvez définir des alertes par courrier électronique afin que vous soyez averti des modifications d'un fichier apportées par une autre personne. Rechercher : les bibliothèques peuvent aussi être définies de manière à autoriser des recherches. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 10

Où se procurer une bibliothèque de documents ? Où trouver cette bibliothèque de documents ? Sur un site Windows SharePoint Services . Et où trouver un site Windows SharePoint Services ? Votre service informatique ou un de vos collègues vous enverra l'adresse Web ou une URL du site, afin que vous puissiez y accéder à partir de votre navigateur Web. Votre site vous propose généralement une bibliothèque de documents par défaut intitulée Documents partagés. Vous accédez à cette bibliothèque à partir du côté gauche de la page d'accueil, comme illustré dans cette image. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 11

Où se procurer une bibliothèque de documents ? Important : Le site présenté ici est un exemple de site que vous pouvez trouver sur Windows SharePoint Services 3.0 ou sur Microsoft Office SharePoint Server 2007. Ce cours ne concerne que ces versions. Si vous disposez d'une version antérieure, l'apparence et le fonctionnement risquent de différer des exemples de ce cours. Comment connaître votre version ? Adressez-vous à la personne responsable de votre site. Si vous êtes le responsable, demandez alors à la personne qui a configuré votre serveur. Elle fait probablement partie de votre service informatique. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 12

L'URL est importante Une fois que vous avez trouvé la bibliothèque de documents que vous voulez utiliser, vous voudrez vous familiariser avec l'URL de la bibliothèque. L'URL de la bibliothèque se trouve dans la partie supérieure, dans a barre d'adresses. Il vous suffit de vous familiariser avec ce qui précède « Forms/AllItems.aspx. » Donc, si cet exemple correspondait à votre bibliothèque, vous devriez vous familiariser avec « http://contoso/shared/%20Documents ». « Vingt pour cent » correspond à un espace dans une URL. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 13

L'URL est importante Une fois que vous avez trouvé la bibliothèque de documents que vous voulez utiliser, vous voudrez vous familiariser avec l'URL de la bibliothèque. Ajoutez cette URL aux favoris de votre navigateur Web pour un accès rapide et aisé. Vous finirez même par la mémoriser car vous l'utiliserez souvent pour accéder aux fichiers. Vous l'utiliserez même pour enregistrer des fichiers, comme expliqué dans la leçon suivante. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 14

Test 1, question 1 Où obtenir une bibliothèque de documents ? (Une réponse possible). Vous pouvez vous en procurer une dans votre programme Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel® 2007 ou Microsoft Office PowerPoint® 2007. Vous pouvez vous en procurer une uniquement si votre entreprise dispose de Microsoft Office SharePoint Server. Vous pouvez vous en procurer une sur un site Microsoft Windows SharePoint Services ou sur un site Microsoft Office SharePoint Server. Vous pouvez vous en procurer une sur n'importe quel serveur réseau accessible. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 15

Test 1, question 1 : Réponse Vous pouvez vous en procurer une sur un site Microsoft Windows SharePoint Services ou sur un site Microsoft Office SharePoint Server. Ce cours traite précisément des bibliothèques d'adresses dans les sites Windows SharePoint Services 3.0 et Microsoft Office SharePoint Server 2007. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 16

Test 1, question 2 Comment connaître la version de Windows SharePoint Services ou de Office SharePoint Server utilisée par votre site ? (une réponse possible) Cliquez sur le menu ? (Aide), puis sur À propos de. Adressez-vous à votre service informatique ou à la personne qui a configuré votre site à votre place. Si vous voyez un lien intitulé Documents partagés à gauche, cela signifie que vous disposez de la version 3.0. Examinez l'ordinateur du serveur actif, le numéro de version doit apparaître sur la partie extérieure. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 17

Test 1, question 2 : Réponse 2.Adressez-vous à votre service informatique ou à la personne qui a configuré votre site à votre place. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 18

Test 1, question 3 Laquelle des affirmations suivantes définit une bibliothèque de documents SharePoint ? (une réponse possible) Un ensemble de fichiers que vous organisez sur votre ordinateur. Un groupe de documents joints à un message électronique. Un emplacement sur un site SharePoint où vous pouvez uniquement ajouter des documents Word et pas des fichiers Excel ou PowerPoint. Un emplacement sur un site SharePoint où vous pouvez créer, collecter et mettre à jour des fichiers avec d'autres personnes.  Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 19

Test 1, question 3 : Réponse Un emplacement sur un site SharePoint où vous pouvez créer, collecter et mettre à jour des fichiers avec d'autres personnes. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 20

Comment ajouter et modifier des fichiers Leçon 2 Comment ajouter et modifier des fichiers 21

Comment ajouter et modifier des fichiers Vous vous demandez comment utiliser une bibliothèque de documents ? Vous êtes au bon endroit. Au cours de cette leçon, vous apprendrez à ajouter et à modifier des fichiers de la bibliothèque à l'aide de Word, d'Excel et de PowerPoint 2007. Vous découvrirez également ce qui arrive lorsque deux personnes tentent de modifier simultanément un fichier et comment gérer cette situation. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 22

Comment enregistrer un fichier dans une bibliothèque Voici une bibliothèque qui ne contient aucun fichier. Vous pouvez remédier à cela. L'ajout d'un fichier à une bibliothèque est comparable à l'enregistrement de fichiers sur votre ordinateur. [Auteur : le fichier .swf est inséré ici ; supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Cliquez sur Lire pour voir une animation sur la façon de procéder. Notez que l'animation utilise Word 2007, mais qu'Excel 2007 et PowerPoint 2007 fonctionnent de manière identique. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Au lieu de spécifier un emplacement sur votre ordinateur lorsque vous enregistrez le fichier, tapez l'URL de votre bibliothèque, autrement dit, tout ce qui précède « Forms/AllItems.aspx ». Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 23

Comment enregistrer un fichier dans une bibliothèque L'ajout d'un fichier à une bibliothèque est comparable à l'enregistrement de fichiers sur votre ordinateur. Au lieu de spécifier un emplacement sur votre ordinateur lorsque vous enregistrez le fichier, tapez l'URL de votre bibliothèque, autrement dit, tout ce qui précède « Forms/AllItems.aspx ». Notez que l'image représente Word 2007, mais qu'Excel 2007 et PowerPoint 2007 fonctionnent de manière identique. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 24

Comment télécharger des fichiers dans une bibliothèque Que faire si vos fichiers sont déjà enregistrés sur votre ordinateur et que vous devez à présent les placer dans la bibliothèque d'une façon ou d'une autre ? [Auteur : le fichier .swf est inséré ici ; supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Pour ce faire, accédez à la bibliothèque de documents dans votre navigateur Web et cliquez sur Télécharger, comme dans l'animation.  Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 25

Comment télécharger des fichiers dans une bibliothèque Que faire si vos fichiers sont déjà enregistrés sur votre ordinateur et que vous devez à présent les placer dans la bibliothèque d'une façon ou d'une autre ? Pour ce faire, accédez à la bibliothèque de documents dans votre navigateur Web, puis cliquez sur Télécharger. Ensuite, lorsque l'image apparaît, vous pouvez cliquer sur Parcourir pour rechercher le fichier sur votre disque dur. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 26

Comment modifier un fichier Une fois que vos fichiers Word, Excel et PowerPoint se trouvent dans la bibliothèque, que devez-vous en faire ? Par exemple, comment pouvez-vous modifier ce document de stratégie marketing ? [Auteur : le fichier .swf est inséré ici ; supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Remarque : vous avez besoin de Windows Internet Explorer 6.0 ou version ultérieure pour modifier un fichier à partir d'une bibliothèque SharePoint. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Lorsque vous devez utiliser un fichier et apporter des modifications, vous modifiez le fichier. Cliquez sur Lire pour savoir comment procéder dans Word 2007, mais sachez que ce processus est identique dans Excel 2007 et PowerPoint 2007. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 27

Comment modifier un fichier Une fois que vos fichiers Word, Excel et PowerPoint s'y trouvent, que devez- vous en faire ? Par exemple, comment pouvez-vous modifier ce document de stratégie marketing ? Lorsque vous devez utiliser un fichier et apporter des modifications, vous modifiez le fichier. L'image représente ce que vous apercevez lorsque vous effectuez cette opération dans Word 2007 ; cliquez sur Modifier pour apporter des modifications au fichier. (Ce processus est identique dans Excel 2007 et PowerPoint 2007.) Remarque : vous avez besoin de Windows Internet Explorer 6.0 ou version ultérieure pour modifier un fichier à partir d'une bibliothèque SharePoint. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 28

Les personnes peuvent apporter des modifications, chacune à leur tour Avec une bibliothèque, lorsque des personnes modifient le fichier chacune à leur tour, une véritable collaboration s'instaure. [Auteur : le fichier .swf est inséré ici ; supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Par exemple, Frank et Ellen doivent travailler sur le document Stratégie marketing Contoso, affiché ici. Cliquez sur Lire pour découvrir comment ils modifient le document, chacun à leur tour. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Chaque personne peut contribuer au fichier selon ses disponibilités. Pas besoin de réunions supplémentaires, d'impressions en plus, ni de parcourir les couloirs pour demander des révisions, etc. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 29

Les personnes peuvent apporter des modifications, chacune à leur tour Avec une bibliothèque, lorsque des personnes modifient le fichier chacune à leur tour, une véritable collaboration s'instaure. Chaque personne peut contribuer au fichier selon ses disponibilités. Pas besoin de réunions supplémentaires, d'impressions en plus, ni de parcourir les couloirs pour demander des révisions, etc. Si, par exemple, Frank et Ellen doivent tous les deux travailler sur un document de stratégie marketing, ils le modifient chacun à leur tour. L'image représente ce que Frank voit lorsque c'est son tour. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 30

Lorsque vous ne modifiez pas chacun votre tour Que se passe-t-il lorsque vous ne modifiez pas chacun votre tour ? Le premier qui modifie le fichier bloque l'autre personne. En d'autres termes, deux personnes ne peuvent pas modifier un fichier en même temps. [Auteur : le fichier .swf est inséré ici ; supprimez cet espace réservé avant d'insérer le fichier .swf.] Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. [Note à l'attention de l'instructeur : Pour lire l'animation au cours du diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation et cliquez sur Lire. Une fois que vous avez lu le fichier, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir effectué un clic droit) puis sur Lire. Si vous cliquez sur une diapositive pour faire apparaître le texte ou pour accéder à la diapositive suivante et que rien ne se passe, cliquez en dehors de l'animation. Il est parfois nécessaire de cliquer à deux reprises. Si vous rencontrez des problèmes pour lire l'animation, consultez les commentaires de la dernière diapositive de cette présentation se rapportant à la lecture des animations Macromedia Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit est la même que celle-ci mais avec des images statiques. Supprimez l'une des deux avant de lire la présentation.] Dans cette animation, Don et Amy entrent leurs chiffres de ventes dans la feuille de calcul Chiffres de ventes 2009. Don modifie le fichier en premier. Mais lorsqu'Amy tente de modifier le fichier en même temps, un message Fichier en cours d'utilisation apparaît. Une fois que Don ferme le fichier, elle peut le modifier. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 31

Lorsque vous ne modifiez pas chacun votre tour Que se passe-t-il lorsque vous ne modifiez pas chacun votre tour ? Le premier qui modifie le fichier bloque l'autre personne. En d'autres termes, deux personnes ne peuvent pas modifier un fichier en même temps. Cette image illustre ce qui arrive lorsqu'une personne tente de modifier le fichier en même temps qu'une autre. Un message Fichier en cours d'utilisation s'affiche. Une fois que Don Hall ferme le fichier, ce dernier est à nouveau modifiable. [Note à l'attention de l'instructeur : Cette diapositive est identique à la précédente à la différence qu'elle contient des images statiques au lieu d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous avez des problèmes pour afficher l'animation. Supprimez l'une des deux diapositives avant de commencer la présentation.] Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 32

Éviter de verrouiller le fichier en le fermant Dans la section précédente, vous avez découvert comment une personne peut verrouiller l'accès à un fichier à d'autres personnes si cette personne l'a ouvert. Pour déverrouiller le fichier, il suffit de le fermer. Il s'agit d'une étape importante que vous ne devez pas oublier. Si vous ne fermez pas le fichier, une confusion peut s'instaurer. Quel type de confusion ? La section suivante vous l'explique. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 33

Lorsque vous ne fermez pas un fichier Observez ce qui arrive entre Dave et Katie. Dave modifie une feuille de calcul à partir d'une bibliothèque. Quelques secondes après, Katie tente d'effectuer la même opération. Mais puisque deux personnes ne peuvent pas utiliser le fichier en même temps, Katie obtient le message Fichier en cours d'utilisation. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 34

Lorsque vous ne fermez pas un fichier Si Dave ferme le fichier, il sera déverrouillé. Mais que se passe-t-il s'il ne le ferme pas ? S'il prend une pause-déjeuner de deux heures ? Il risque alors d'empêcher tout accès à Katie pendant tout ce temps. S'il utilise Microsoft Windows XP, il la bloquera pendant 15 minutes après son dernier enregistrement tandis que s'il utilise Windows Vista®, il la bloquera pendant 60 minutes. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 35

Lorsque vous ne fermez pas un fichier S'il n'enregistre pas pendant tout ce temps, Katie peut modifier et enregistrer ses modifications dans la bibliothèque. Si le fichier de Dave est toujours ouvert et qu'il apporte des modifications, il peut écraser celles de Katie. Cela risque de devenir confus pour Katie, car ses modifications n'apparaîtront pas. Vous risquez de vous embrouiller et de ne pas trouver de solution. L'utilisation de l'extraction avant de modifier le fichier permet d'éviter cette confusion. Utilisez-la lorsque vous pensez que vos modifications nécessiteront plus de 15 minutes. Comment extraire un fichier ? La section suivante vous explique comment procéder. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 36

Comment extraire un fichier Pour extraire un fichier, vous devez accomplir une tâche supplémentaire avant de le modifier. Placez votre pointeur sur le nom de fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis sur Extraire. Le fichier vous est alors exclusivement réservé afin qu'aucune autre personne ne puisse apporter des modifications. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 37

Comment extraire un fichier Devez-vous toujours extraire des fichiers ? Pas forcément. Si vous devez apporter une modification rapide qui ne doit prendre que quelques minutes, l'extraction n'est pas nécessaire. Par contre, si vos modifications risquent de prendre plus de 15 minutes, il est recommandé d'extraire le fichier avant de le modifier. Il existe d'autres détails et avantages liés à l'extraction. Pour plus d'informations, vous trouverez des liens dans l'Aide-mémoire à la fin de ce cours. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 38

Éviter de verrouiller le fichier inutilement En plus de fermer le fichier lorsque vous avez terminé, il existe un autre moyen d'éviter le verrouillage des fichiers : les ouvrir en lecture seule. Procédez ainsi lorsque vous n'avez pas besoin de modifier le fichier mais juste de le lire ou de vous y référer. Lors de l'ouverture du fichier en lecture seule, vous ne serez bien sûr pas autorisé à le modifier. Cependant, les autres le pourront, vous ne les bloquerez donc pas. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 39

Test 2, question 1 L'URL de votre bibliothèque est la suivante : http://sharepoint/Team%20Files/Forms/AllItems.aspx. Quelle est la partie dont vous avez besoin pour l'enregistrer à l'aide de Word, Excel ou PowerPoint 2007 ? (une réponse possible) http://sharepoint/télécharger_fichiers_ici http://sharepoint/Team%20Files/ http://sharepoint/Team%20Files/Forms/ http://sharepoint/  Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 40

Test 2, question 1 : Réponse http://sharepoint/Team%20Files/ Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 41

Test 2, question 2 Lors de l'utilisation d'une bibliothèque de documents, comment modifier un fichier pour l'utiliser dans Word, Excel ou PowerPoint 2007 ?  (Une réponse possible). Cliquez sur le nom du fichier, puis sur l'option Modifier. Cliquez sur le nom du fichier, puis sur Lecture seule. Placez votre pointeur sur le nom du fichier, cliquez sur le menu, puis sur Extraire. Placez votre pointeur sur le nom du fichier, cliquez sur le menu, puis sur Modifier les propriétés. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 42

Test 2, question 2 : Réponse Cliquez sur le nom du fichier, puis sur l'option Modifier. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 43

Test 2, question 3 Shellie modifie un fichier dans une bibliothèque SharePoint. Celui-ci est toujours ouvert sur son ordinateur. Quelques secondes après, Gwyneth tente de modifier ce fichier. Que va- t-il se passer ? (Choisissez une réponse). Gwyneth pourra apporter des modifications et les enregistrer dans la bibliothèque en même temps que Shellie. Gwyneth pourra apporter des modifications, mais pas Shellie. Gwyneth obtiendra un message « Fichier en cours d'utilisation » et ne pourra pas afficher le fichier. Gwyneth obtiendra un message « Fichier en cours d'utilisation » et ne pourra pas apporter de modifications, mais elle pourra afficher le fichier.  Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 44

Test 2, question 3 : Réponse Gwyneth obtiendra un message « Fichier en cours d'utilisation » et ne pourra pas apporter de modifications, mais elle pourra afficher le fichier. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 45

Aide-mémoire Pour un résumé des tâches décrites dans ce cours, consultez l'Aide-mémoire. Bibliothèque de documents SharePoint I : Introduction au partage de fichiers 46

UTILISATION DE CE MODÈLE Votre entreprise utilise-t-elle un site Microsoft Windows® SharePoint® Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® est un cours de formation sur le partage de fichiers à l'aide d'une bibliothèque de documents SharePoint. Vous pouvez le présenter à un groupe et le personnaliser selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Bibliothèques de documents I : Introduction au partage de fichiers ». Fonctionnalités du modèle Diapositive de titre : dans la toute première diapositive, tapez le nom de votre société dans l'espace réservé à cet effet. Vous pouvez également supprimer cette zone de texte si elle ne vous intéresse pas. Animations : des effets d'animation personnalisés sont appliqués tout au long de la présentation. Ces effets incluent Sortie furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Tous ces effets fonctionnent dans les versions précédentes à compter de Microsoft PowerPoint 2000. Pour les modifier, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation, puis utilisez les options qui apparaissent. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : Pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX®, appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version de Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions : la transition Balayage vers le bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama, cliquez sur Transition et modifiez les options affichées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : le modèle contient des liens vers la version en ligne de ce cours de formation. Les liens vous permettent d'accéder à l'Aide-mémoire publié pour ce cours. En-têtes et pieds de page : Le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (menu ou onglet Affichage) pour obtenir plus d'aide sur ce modèle. 47