Reference Document Document de référence Treasury Board of Canada Secretariat    © Her Majesty the Queen in Right of Canada. This information is released under an Open Government Licence - Canada.  Disclaimer: This resource has been deemed to have business value but is not an official publication of the Government of Canada. It is provided in the original language and format in which it was created.    Document de référence Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada © Sa Majesté la Reine du chef du Canada. Les présents renseignements sont communiqués selon les termes de la Licence du gouvernement ouvert — Canada.  Avis de non-responsabilité: On a jugé que les présents renseignements possèdent une valeur opérationnelle, mais il est possible qu’ils soient inexacts car ils sont périmés. Ils sont fournis dans la langue originale et le format dans lesquels ils ont été créés. Open Government Canada http://open.canada.ca Gouvernement ouvert Canada http://ouvert.canada.ca

Architecture de l’information d’entreprise Groupe de l’administrateur de l’information Comprendre les rôles, les responsabilités et une formation avancée GCDocs GCDocs 15614882 

Objectifs de la formation Présenter le rôle de l’administrateur de l’information afin de travailler avec « votre » section de l’AI d’entreprise. Comprendre votre rôle et vos responsabilités en tant que membre du groupe AI Comprendre la structure des dossiers de l’activité opérationnelle Comprendre les groupes et les autorisations Surveiller la création des dossiers et des métadonnées Why it’s a good thing – what does this really mean for you? As of Monday – you will have to use it to create new documents. The tools is not changing – GCDocs will remain the same.

Les composantes de la nouvelle AI Gestion des documents Structure de fichiers Évoluer selon le besoin Groupes & autorisations Identification des membres Métadonnées Definition et promotion Nouveau - Groupe d’administrateur de l’information Gouvernance

Aperçu de la structure de dossiers Les niveaux 1 à 4 sont contrôlés et reflète le AAP (approuvé par COEX) Les niveaux 5 et 6 sont gérés par les responsables du groupe AI (peuvent ajouter des dossiers spécifiques à vos besoins opérationnels) Les niveaux 7+ - les utilisateurs des connaissances peuvent ajouter des dossiers à titre organisationnel

Comprendre la structure des dossiers Services internes – établis pour chaque secteur 4 plus hauts niveaux de la structure communs à tous Niveaux 5 et + propres aux besoins des secteurs Dossiers des Services internes propres à certaines fonctions – accessibles aux groupes fonctionnels de l’organisation (p. ex., le SSM (DGF) a accès à tous les fichiers financiers dans les dossiers des secteurs) Programmes visés par le mandat Dossiers restreints (accessibles à tous ceux qui contribuent aux processus) Dossiers non classifiés (accessible à tous)  

Groupe de l’Administration de l’information - Adhésion Représentants de la GI des secteurs Détenir une connaissance fondamentale de la tenue de documents et une connaissance approfondie des activités exercées à l’appui de l’exécution des programmes autorisés Responsable pour: l’observation des normes de la GI d’entreprise, de la promotion de pratiques exemplaires dans leur unité opérationnelle, de l’entretient des ressources en information d’une valeur opérationnelle ou durable, produites dans le cadre des opérations de programme Super-utilisateurs particuliers Sélectionnés par les représentants de la GI des secteurs Approuvés par GI de l’entreprise Acquiert une très bonne connaissance des fonctions et de l’outil GCDocs

Que peut faire chaque groupe? Membres du groupe AI du secteur Le bouton « Ajouter un élément » sera disponible au niveaux 4+, se qui permettra la création de dossiers opérationnels spécifiques au secteur Pourront modifier les autorisations Utilisateurs des connaissances Pourront ajouter des documents aux niveaux 5 et 6 à l’aide du bouton « Ajouter un élément » Pourront ajouter des dossiers au niveau 7+ Pourront enregistrer, modifier, déplacer ou supprimer leur documents Ne pourront plus « modifier les autorisations »

AI – Structure de dossier – Guide de référence

Comprendre les autorisations Voir – permet à l’utilisateur de voir que l’élément existe bel et bien Voir le contenu – permet d’ouvrir l’élément (souligné comme hyperlien) Modifier Modifier les attributs – permet de modifier les valeurs des métadonnées Ajouter des éléments – permet d’ajouter des éléments (sous-dossier ou documents) Réserver – permet de bloquer les modifications (modifications hors ligne; gel temporaire des modifications) – ajoute le ‘Modifier’ aux options Supprimer les versions – permet de supprimer des versions Supprimer– élimine un objet de la collection; exigé pour déplacer un objet (propriétaire) Modifier les autorisations – permet de réviser les réglages des autorisations

Utilisation de l’application TITUS Obligatoire dès octobre 2015 La pratique exemplaire est d’appliquer une classification de sécurité pour tous les documents Sélectionnez la classification selon le contenu du document / ne pas sur classifier ni sous classifier Assurez-vous que le dossier est sécurisé avant d’enregistrer le document (vérifiez les permissions à l’aide du « Gestionnaire des autorisations ») Lien vers le document : Ligne directrice sur la détermination et le marquage de l’information sensible

Surveillance de l’utilisation de l’AI Pratiques de classement Cerner la résistance au classement axé sur la fonction Cerner le besoin d’encadrement de la formation Utilisation excessive des sous-dossiers Nuit à l’utilisation de filtres Accroît les exigences de navigation Application efficace des métadonnées Cerner le besoin de métadonnées propres à une activité

Formation avancée dans GCDOCS