Réalise par: -Fatiha AIT EL HAJ -Amina BELAFIA Procès verbal Réalise par: -Fatiha AIT EL HAJ -Amina BELAFIA

Plan Définition Type de PV Utilité d’un PV Comment il se présente? Rédaction d’un PV Exemple PV de réunion Conclusion

Défintion Le procès-verbal est, malgré son nom, un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d’une séance, d’une assemblée, d’une réunion avec plus de détaille . Son objectif est, en quelque sorte, d’être un « témoin » et de servir de référence dans l’avenir.

Type de PV PV Description utilisation PV court( le plus fréquent) -Il résume de façon concise le déroulement de la discussion et montre comment on est parvenu aux décisions. Réunions de travail • Réunions associatives • Réunions de la direction PV de décision(souvent choisie car très rationel) Les résultats, décisions et tâches attribuées sont consignés fidèlement, de manière claire et succincte. Réunions d’entreprise • Réunions du comité directeur PV de négociation Le procès-verbal de négociation donne un aperçu du déroulement, pas à pas, de la négociation ou de la réunion. • Assemblées des délégués • Réunions du conseil d’administration PV complet Un moyen de preuve essentiel lors de négociations difficiles. Réunion ou débats • Conférences • Séances parlementaires • Interrogatoire de police • Débats judiciaires

Utilité d’un PV

Présentation d’un PV Le papier : De préférence feuilles blanches (A4) avec "en-tête" indiquant le nom et les coordonnées de l'organisme dont dépend l’agent. Laisser une marge (obligatoire) d'environ 1/3 de la largeur de chaque page. L'encre : Noire pour la qualité des photocopies et pour limiter les possibilités d'altération. La pagination : Obligatoire. Indiquer le n° de la page en haut de chaque page. L’écriture : Traitement de texte. Indiquer les chiffres (dates, nombres, heures…) en toutes lettres (sauf dates de naissance et immatriculations). Dans le texte, ne laisser ni blanc, ni lacune, et notamment ne pas laisser d'interligne.

Présentation d’un PV Le style : Faire des phrases courtes et simples pour la clarté du texte. Pour la description des faits. L'identification du P.V. : Le PV doit obligatoirement être numéroté. Le numéro sera indiqué sous le titre du procès-verbal. Les pièces jointes : Si le PV comporte des pièces jointes (photos, carte de localisation, rapports scientifiques…), il convient de les numéroter et de faire apparaître sur chacune d’entre elles le n° du PV auquel elles se rattachent. Style: explication

Rédaction d’un PV En tète (ou cartouche) : - nom du comité, conseil, etc.; - titre de la réunion; - les personnes présentes & personne absentes - date et lieu de la réunion  - nom du rédacteur du document et l’heur de rédaction  corps du document  - sujets -pour chaque sujet abordé un petit paragraphe reprenant l'essentiel de ce qui s'est dit ensuite trois petits tableaux en fin :  - point bloquants/risques soulevés - liste des décisions prises - liste des actions définies -date, heure et lieu de la prochaine réunion; - clôture de la séance.  

Dépôt de PV au service des archives et de gestion des documents Au Service des archives et de gestion des documents, les procès-verbaux sont regroupés par unité et par comité et sont classés chronologiquement. Tous les procès-verbaux sont conservés de façon permanente.

Exemple de PV Voir le word

PV de reuinion Le procès verbal de la réunion est une pièce importante . Il s'agit d'un acte écrit par lequel le rédacteur généralement le secrétaire fait une description objective des faits qu’il a constaté. Ensuite il le communique au Président et à chaque membre du comité,en principe au début de la séance suivante.

PV de reuinion Il restitue le contenu de la réunion .Il permet : -- De savoir ce qui s’y est passé si l’on était absent -- De se souvenir de ce qui s’est passé si l’on était présent --D’avoir une mémoire du groupe -- De synthétiser les éventuels suivis à donner lors de la réunion

Etapes de pré-rédaction d’un PV de réunion 1-Apportez un cahier de notes ou un ordinateur portable avec vous. 

2-Juste avant que la réunion ne commence, distribuez des fiches individuelles que vous aurez spécialement prévues à cet effet aux participants afin qu'ils y renseignent leurs noms et coordonnées.

3-Écrivez l'heure à laquelle la réunion débute 4-Lisez l'ordre du jour

5-Lisez le projet de procès-verbal. 6-Écoutez ce que chacun a à dire

7-Prenez note de toute motion émanant des précédentes réunions 8-Écrivez qui a fait motion, deuxième motion et si ces motions ont été acceptées ou rejetées.

9-Notez à quelle heure la réunion a été ajournée 10-Faites en sorte d'avoir l'intégralité des éléments au moment de l'ajournement de la réunion

11-Rédigez le procès-verbal 12-Distribuez votre projet de procès-verbal

conclusion La fonction la plus évidente, et aussi la moins juridique, du procès-verbal est qu’il constitue un outil de travail pour les administrateurs et les membres du Conseil de surveillance Le procès-verbal sert aussi et surtout à établir le contenu des débats et des décisions prises par le Conseil d’administration La rédaction d’un procès-verbal est enfin une condition formelle de validité des décisions du Conseil