La gestion électronique des documents Centre de développement des technologies Avancées CDTA Thème du séminaire: La gestion électronique des documents RSI: Réseau et système d’information Présenté par: Oudjoudi Idir

Plan Introduction Pourquoi la GED? L’architecture d’un système GED Le système GED Atlas Nos Ambitions!! Conclusion

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? La gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent : d’acquérir*, d’organiser, de gérer, de stocker, et de distribuer des documents sous forme électronique.

La GED La GED est la repense aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche , de consultation, de traitement et de circulation des fichier ou des document réunit sous forme de dossiers ou non. C’est l’ensemble des technique qui permettent d ’accéder rapidement et le plus économiquement possible aux masses d’information et et de documents générer ou reçus par un organisme.

Pourquoi la GED ? (1) Plus de 90% de la communication avec les citoyens se fait par des documents Les processus documentaires représentent jusqu’à 40% des coûts salariaux. 30% à 40% du temps est dépensé à rechercher de l’information 70% de la connaissance des salariés est perdue à leur départ Des insuffisances de contrôle peuvent conduire à des pénalités En moyenne un document est copié 9 à 11 fois Les coûts de classements sont très élevés.

Pourquoi la GED ? (2) Évolutions technologiques Avènement du multimédia Démocratisation du stockage Standardisation des protocoles et systèmes d’exploitation Évolution très importante de l’ergonomie Travail en réseau...

Quelles sont les sources de documents ? Les documents peuvent être : des documents électroniques par nature. des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques. Documents électroniques par nature : ce sont alors des fichiers texte, graphique, photo, vidéo, son, des courriers électroniques, des documents téléchargés à partir d’Internet ou des documents issus d’applications logicielles de l’organisation (facture d’un logiciel de gestion commerciale par exemple, etc.). Les documents peuvent être des documents papier : extrait d’un livre, photocopie d’un article de revue, lettre manuscrite, facture reçue d’un fournisseur, etc.

1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED Fichiers Intégrer des documents dans le système GED 1a On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise : sous forme d’états sous format texte sous toutes les autres formes de fichier électronique On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature. Ce sont tous les documents issus des applications informatiques de l’entreprise : sous forme d’états (états comptables : balance, journaux, grand livre, bulletins de salaires ; documents commerciaux : factures clients, bons de commande et de livraison) ; sous format texte (courriers, rapports, notes, etc.) ; sous toutes les autres formes de fichier électronique natif (photographie, image, son, courrier électronique, etc.)

1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED Entrer des documents dans le système GED Acquérir par numérisation 1b Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Ils sont numérisés et dématérialisés. Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Pour pouvoir faire entrer ces documents dans le système de GED, il faut les « dématérialiser » c’est-à-dire transformer ces documents papier en documents électroniques. Cette transformation se réalise en utilisant un scanner qui va permettre de numériser le document papier pour en faire un fichier image. Cette opération est aussi appelée « acquisition » par numérisation. Après la numérisation, on peut transformer l’image obtenue en texte en utilisant un logiciel de reconnaissance de caractères ou OCR. Ceci permet de reprendre le document sur traitement de textes ou d’en indexer* le contenu.

2a – Organiser l’accès aux documents du système GED Indexer 2a On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut indexer les documents. La gestion électronique des documents n’est utile que si on peut trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Pour pouvoir accéder aux documents, il faut qu’ils soient indexés. L’indexation va identifier le contenu du document électronique pour qu’il puisse être compris et exploité directement par le système GED. L’indexation est l’opération, manuelle ou automatique, qui consiste à repérer et définir des mots-clés* qui vont définir le contenu du document. *Il existe d’autres techniques d’indexation.

2b – Classer les documents dans une arborescence Il faut ensuite classer les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l’arborescence des dossiers et fichiers. 2b Classer dans une arborescence Lorsqu’ils ont été indexés, les documents doivent être classés. L’entreprise va définir le système de classement qui convient à son système d’information, à ses processus de gestion et aux besoins des utilisateurs du système GED. Ce système de classement est représenté par une arborescence.

3 – Stocker les documents et les protéger Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc. Stocker et protéger les documents 3 Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage. Ces serveurs doivent être protégés des menaces extérieures ou intérieures (virus, mauvaises manipulations, etc.) Des solutions logicielles permettent de protéger les documents électroniques : logiciels d’anti-virus, logiciels pare-feu ; etc. ; mais aussi administration de droits d’accès hiérarchisés (lecture, écriture, modification, contrôle total) aux modules du système GED.

4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de données des applications logicielles administratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise. 4 « Alimenter » les bases de données de l’organisation Tous les documents indexés, classés et stockés doivent enrichir le système d’information de l’entreprise et permettre le bon déroulement des processus de gestion. Les documents sont utilisés dans les bases de données de l’entreprise.

5 – Utiliser des documents dans l’organisation ENRICHISSEMENT Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche. Utiliser les documents dans l’organisation 5 Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher, trouver et utiliser facilement et rapidement les différents documents électroniques. L’indexation, le classement et le stockage des informations doivent être complétés par des moteurs de recherche faciles à utiliser et efficaces : le délai pour accéder à un document doit être court ; le système de GED doit être compatible avec les applications logicielles de l’entreprise ; le système GED doit pouvoir évoluer à long terme sans que les documents soient perdus ou deviennent illisibles.

6 - La décomposition du système GED – schéma complet ENRICHISSEMENT Intégrer et entrer des documents dans le système GED Fichiers 1a « Alimenter » les bases de données de l’organisation 4 Organiser l’accès aux documents Indexer et 2a Stocker et protéger les documents 3 Utiliser des documents dans l’organisation 5 2b classer dans une arborescence Acquérir par numérisation 1b

GED ATLAS Présentation du Système ATLAS est un système d’archivage qui peut traiter des sources de données variées : documents numérisés, fichiers bureautiques, fichiers spool ou flux électroniques divers. ATLAS apporte un référentiel documentaire unifié pour la gestion de documents au sein de dossiers uniques (patients, employés, fournisseurs …).

Le système Atlas ATLAS assure la conservation des documents sur un support légal : le microfilm, et sur un support magnétique pour un accès rapide aux données. Avec ATLAS, vous disposez d’un système d’archivage pérenne et sécurisé, qui vous garantit la fiabilité des informations enregistrées et la traçabilité des actions effectuées (norme Z42-013). ATLAS peut fonctionner comme un système autonome ou être interfacé avec le Système d’Information.

La chaîne de traitement Numérisation Traitement de flux électroniques ARCHIVAGE FILMS Production des films Accès aux films CONSULTATION Consultation Intranet ADMINISTRATION Administration, Paramétrage, Statistiques

Les périphériques Numérisation Scanner Kodak 3520, I280, I260 … Production des films Enregistreur analogique de films Kodak I9610 (DAW) Développeuse PROSTAR Lecture des films Numériseur de films Kodak I7300 (IMS)

Structure de l’information

Structure de l’information Le plan de classement est organisé selon la hiérarchie suivante : Titulaire Dossiers (*) Documents (*) Dans le contexte de gestion de dossiers hospitaliers, le dossier correspond à un dossier de séjour ou de visite.

Structure de l’information Identification des titulaires : N° de titulaire, nom, prénom, date de création et de mise à jour du dossier du titulaire (*), … Identification des dossiers : N° de dossier, référence du titulaire concerné, date de création et de mise à jour (*), … (*) Critères d’indexation supplémentaires en fonction des besoins

Structure de l’information Structure des dossiers : Structure arborescente à un ou deux niveaux (familles et sous-familles) qui est définie librement par le paramétrage. Commune à tous les dossiers de la base ATLAS, elle représente l’organisation du référentiel de classement unifié des documents. Famille Sous-Famille

Structure de l’information Composition d’un document : Un ensemble d’images numérisées Ou un fichier de type quelconque (Word, Excel …) Ou des données de texte extraites d’un fichier spool généré par le Système d’Information. Identification des documents : Référence du titulaire et du sous-dossier concernés, date, famille et sous-famille définissant l’emplacement dans la structure du dossier (*) (*) Critères d’indexation supplémentaires en fonction des besoins

Structure de l’information Notion de typologie de document : La typologie désigne la nature logique du document et son emplacement dans la structure du dossier. Une typologie est équivalente à un couple famille / sous-famille.

Indexation des Lots Le Formulaire d’indexation

La consultation Intranet

La Consultation Intranet 2 points d’entrée principaux : La consultation d’un dossier (recherche par n° de titulaire et / ou de dossier). La recherche multi-critères de documents (recherche par les divers critères d’indexation gérés). Les principales fonctions : Affichage des documents (avec ou sans les pages blanches). Gestion des droits d’accès et de la confidentialité Demandes différées pour les documents sur film (cf. gestion des films). Impression de documents. Envoi des documents par fax (module optionnel du système). Gestion de commentaires texte sur les documents.

La Consultation Intranet L’interface de consultation d’un dossier Parmi les options : affichage ou non des pages blanches Seuls les documents accessibles à l’utilisateur sont dans la liste (cf. gestion de la sécurité)

Notre vision… Introduire la technologie open source Maîtrise des outils GED Linux Java (Éclipse) Oracle, Mysql Etc. Développement d’une plateforme GED open source Utilisation des outils open source sous linux Mettre en œuvre d’une solution pour le CDTA

Merci pour votre intention