JT12-RSI mars 1999 Délégation aux systèmes d'information Pôle des délégations 30 et 31 mars 1999

Docubase - le module de consultation Historique novembre 1997 1ère proposition du prestataire. avril 1998 présentation d ’une base de test à DRH et DSI. juin 1998 présentation aux JT et choix des trois délégations test. Juillet / août 1998 installation des sites pilotes avec Docubase V 16bits. Juillet à sept. 1998 utilisation des bases d ’essai par les gestionnaires. juillet à nov. 1998 attente livraison de la version 32 bits. décembre 1998 commande d ’un cd-rom « livre de paie » complet de 1998 avec logiciel intégré pour démonstration et utilisation avec les gestionnaires en formation DADS. janvier 1999 attente de livraison du produit V32 bits. Février 1999 décision de démarrer en version 16 bits et commande des 3 bases avec run-time intégré. Mise en place du droit d ’accès par utilisateur afin de répondre à la volonté de sécurisation des informations demandée par la DRH.

Docubase - le module de consultation Généralités Consultation des documents qui ont été classés et stockés sur cd-rom. Visualisation et impression au format identique à l ’original papier (ex : duplicata de bulletin de paie). Sélection des informations par le biais de critères ou d ’identifiants pris dans le corps du document. Transfert de données sous forme de fichiers vers des applications micro (excel ..etc…). Contrôle des accès à toutes les bases du logiciel Docubase par nom d ’utilisateur et mot de passe.

Docubase - le module de consultation Les bases Création des bases à partir de fichiers d ’éditions des états de la paie ICARE (copie des pages des états transférés mensuellement aux gestionnaires). La Déclaration Annuelle des Données Sociales (D.A.D.S.). Le livre de paie. Le duplicata du bulletin de paie. Livraisons mensuelles 45 cd-rom en copie du livre de paie. 26 cd-rom en copie des bulletins de paie pour duplicata éventuels. Livraisons de fin d ’année 25 cd-rom en copie des déclarations DADS

Docubase - le module de consultation La D.A.D.S. La base « Déclarations Annuelles des Données Sociales » est l ’image exacte des états GEP145 et GEP146 édités en janvier de chaque année à la fin des validations, avant l ’envoi des fichiers récapitulatifs aux URSSAF et des fichiers magnétiques aux Organismes CNAV et DGI. Les critères de recherche sont ceux qui permettent les ruptures sur les états papier. La base DADS sur cd-rom est également conservée sur microfiches au centre d ’archivage du CNRS. Les droits d ’accès sont définis et distribués pour les seuls gestionnaires responsables de la gestion des dossiers.

Docubase - le module de consultation Le duplicata du bulletin de paie. La base « bulletins de paie » est l ’image, des bulletins de paie des agents, sauvegardée sur cd-rom Les dossiers présents sur cette base sont regroupés mois après mois, jusqu ’à constituer une base annuelle où se trouvent conservés tous les bulletins de paie classés, agent par agent. Les critères de recherche sont ceux qui permettent les ruptures lors de l ’édition papier. Chaque année à compter du mois de février, toute nouvelle livraison mensuelle sur cd-rom de la base des bulletins de paie, annule et remplace le cd-rom précédemment livré. Le cd-rom de décembre, image de l ’année complète est à conserver dans un lieu sécurisé. Les droits d ’accès sont définis et distribués pour les seuls gestionnaires responsables de la gestion des dossiers.

Docubase - le module de consultation Le livre de paie. La base « livre de paie » est l ’image, des livres de paie des agents, sauvegardée sur cd-rom. Les dossiers présents sur cette base sont regroupés mois après mois, jusqu ’à constituer une base annuelle où l ’on retrouve tous les livres de paie d ’un agent. Les critères de recherche sont ceux qui permettent les ruptures d ’édition lors de la sortie papier. Chaque année à compter du mois de février, toute nouvelle livraison mensuelle sur cd-rom de la base « livre de paie », annule et remplace le cd-rom précédemment livré. Le cd-rom de décembre, image de l ’année complète est à conserver dans un lieu sécurisé. Les droits d ’accès sont définis et distribués pour les seuls gestionnaires responsables de la gestion des dossiers.

Docubase - le module de consultation Les droits d ’accès. Les droits d ’accès pour consultation des bases ont été définis et fixés à la création. Ils ne sont pas modifiables en local, seule une demande écrite peut être prise en compte. Toute demande nouvelle est facturée au demandeur. Il est important de savoir qu ’un changement de droit d ’accès a des conséquences sur la gestion des cd-rom stockés sur plusieurs années. Un formulaire de modification a été proposé aux gestionnaires avec la documentation succincte du démarrage.

Docubase - le module de consultation Configuration. Le logiciel DOCUBASE fonctionne sur la configuration ‘ matériel ’ livré dans le cadre de la modernisation des délégations. Un PC sous Windows NT. Un lecteur de ….. cd-rom… Une imprimante de type HP5SI MX (le fond de page du bulletin de paie est réglé à la création pour ce type d ’imprimante).

Docubase - le module de consultation Difficultés identifiées à ce jour. Blocage du système . Mauvais cadrage des duplicata de bulletins sur certaines imprimantes. Catalogage des requêtes non disponible. Code confidentiel lié au cd-rom d ’ou problème de changement de code.

Docubase - le module de consultation Lancement. Après mise en place du cd-rom dans le PC, ouverture du répertoire et « double-clic » sur l ’icône « Consult » . Pour connaître tous les critères de la base, il suffit de consulter le cadre « catégories » du formulaire de recherche. Ne pas oublier d ’actionner le petit ascenseur si le nombre de critères dépasse la capacité du cadre.

Docubase - le module de consultation Perspectives. Formation à Docubase Version 32 bits. Par groupes de R.S.I. (dates diffusées par Carole Marcadié) à Paris (Gif) à Toulouse (Labège). L ’Assistance Utilisateurs sera intégrée lors de la journée de formation sur Toulouse. La livraison de la version 32 bits est toujours attendue courant 1999… La diffusion de la V.32 n ’est pas prévue en 1999 en délégations. Une livraison des bases « bulletins de paie » et « livre de paie » des années 1997 et 1998 est à l ’étude et devrait être possible dans un délais proche.